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Aufgaben und Wiedervorlagen: Kanban, Fälligkeiten und tägliche Erinnerung
Was heute dran ist, steht an einer Stelle — für Aufgaben im Team und für Kontakte und Kunden, die sich sonst niemand wieder vorlegt.
Im Vertrieb geht selten etwas verloren, weil jemand Nein sagt — sondern weil niemand nachfasst. Inscalia hält Aufgaben und Wiedervorlagen an denselben Kontakten, Kunden und Objekten, mit denen das Team ohnehin arbeitet. Aufgaben liegen auf einem Kanban-Board mit Status, Fälligkeit, Priorität und Zuständigkeit; wiederkehrende Aufgaben laufen als Serie. Wiedervorlagen gibt es für Kontakte in der Akquise und für Kunden im Kaufprozess, gesammelt auf einer Seite mit heute, überfällig und kommend. Jeden Morgen erinnert das System die zuständigen Berater an liegengebliebene Kontakte und fällige Kunden-Wiedervorlagen.
Aufgaben auf dem Kanban-Board
Aufgaben haben die Status offen, in Bearbeitung und erledigt und liegen als Karten auf einem Board, das sich per Ziehen sortieren lässt. Kennzahlen darüber zeigen offene, laufende, überfällige und wiederkehrende Aufgaben; „Meine" filtert auf die eigenen, ein Klick auf eine Kennzahl filtert die Liste. Überfällig ist eine Aufgabe, deren Fälligkeitsdatum vor heute liegt. Priorität, Fälligkeit und zuständige Person stehen an der Karte, der Bezug zu Kontakt, Kunde oder Objekt ist verlinkt, damit klar ist, um wen es geht. Serienaufgaben entstehen aus einer Wiederholungsregel.
Wiedervorlagen für Kontakte und Kunden
Die Wiedervorlagen-Seite sammelt Termine zum Nachfassen in den Reitern heute, überfällig, kommend, erledigt und alle — für Kontakte aus der Akquise ebenso wie für Kunden im Kaufprozess, die früher getrennt lagen. Dieselben Wiedervorlagen erscheinen als Karte im Dashboard und als Filter „Wiedervorlage heute" und „Wiedervorlage überfällig" in den Kontaktansichten, sodass eine Smart View die Tagesliste liefert. Erledigte Wiedervorlagen werden geschlossen; ein Kontakt, der später erneut liegen bleibt, wird wieder erinnert.
Tägliche Erinnerung um 8 Uhr
Ein täglicher Lauf um 8 Uhr ermittelt Kontakte, bei denen seit Tagen nichts passiert ist, und fällige Kunden-Wiedervorlagen — mit echten Tagen seit der letzten Aktivität, nicht mit Platzhaltern. Empfänger ist die zuständige Beraterin, sonst die Administratoren und Berater der Organisation — nie Kunden, Investoren oder Caller. Ab vier fälligen Kontakten je Empfänger gibt es einen Sammelhinweis statt vieler Einzelmeldungen, jeweils mit Link auf den Kontakt oder die Kundenakte. Abgelehnte und archivierte Kontakte werden nicht erinnert.
Aufgaben in der Inbox
Offene Aufgaben stehen zusätzlich in der Inbox neben E-Mails, eingehenden Anrufen und WhatsApp-Nachrichten, mit Live-Zählern je Typ und der Einteilung in aktuell, später und erledigt. Eine Aufgabe lässt sich auf später verschieben und taucht wieder auf, sobald sie fällig ist; erledigte bleiben dreißig Tage einsehbar. Workflows und Sequenzen legen Aufgaben mit Fälligkeit, Priorität und Zuständigem automatisch an — etwa einen Rückruf am Tag nach dem ersten WhatsApp-Kontakt. Auf dem iPhone zeigt die „Heute"-Seite dieselben Fälligkeiten.
Häufige Fragen
Gibt es wiederkehrende Aufgaben?
Ja. Aufgaben mit Wiederholungsregel laufen als Serie und werden auf dem Board als wiederkehrend gezählt.
Wer bekommt die tägliche Erinnerung?
Die zuständige Person am Kontakt, sonst Administratoren und Berater der Organisation. Kunden, Investoren und Caller nie.
Wo sehe ich, was heute fällig ist?
Auf der Wiedervorlagen-Seite im Reiter „Heute", in der Dashboard-Karte und in der Inbox.
Können Aufgaben automatisch entstehen?
Ja. Workflows und Sequenzen legen Aufgaben mit Fälligkeit und Zuständigem an.