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Datenraum und Dokumenten-Checkliste: Vollständigkeit je Objekt in Prozent
Welche Unterlage fehlt noch? Inscalia führt je Objekt eine Liste mit Pflichtkennzeichnung, Status und Freigaben.
Zwischen Reservierung und Notartermin scheitern Vorgänge selten am Preis, oft an einer fehlenden Unterlage. Inscalia führt deshalb je Objekt eine Dokumenten-Checkliste: Jedes Dokument hat einen Typ, eine Pflichtkennzeichnung und einen Status — ausstehend, hochgeladen, genehmigt oder abgelehnt. Aus den Pflichtdokumenten ergibt sich der Fortschritt in Prozent. Fehlende Unterlagen forderst du mit einem Hinweis beim Kunden an, der sie über einen Link selbst hochlädt. Für Finanzierer schaltest du einzelne Dokumente sichtbar; Vertriebspartner sehen an einem Objekt nur, was du ausdrücklich freigibst.
Checkliste mit Pflichtkennzeichnung und Fortschritt
Die Dokumentenliste eines Objekts zeigt je Zeile Dokument, Zuordnung, Upload-Zeitpunkt, Sichtbarkeit für den Finanzierer und Aktionen. Pflichtdokumente sind markiert; der Fortschrittsbalken zählt, wie viele davon hochgeladen oder genehmigt sind, und rechnet das in Prozent um. Bei Projekten mit mehreren Einheiten schaltest du über Reiter zwischen den Einheiten um und siehst den Stand je Einheit. Die Dokumenttypen samt Gruppen, Sortierung und Pflichtstatus pflegt die Organisation selbst; ohne eigene Liste gilt ein Standardkatalog von Personalausweis bis KfW-Bestätigung.
Anfordern, hochladen lassen, prüfen
Über „Dokument anfordern" legst du den Dokumenttyp, optional einen Namen und einen Hinweis für den Kunden fest — etwa welchen Zeitraum die Kontoauszüge abdecken sollen. Ein kopierbarer Link führt den Kunden zum Upload; von ihm hochgeladene Dateien sind in der Liste als Kunden-Upload gekennzeichnet und warten auf Prüfung. Du genehmigst oder lehnst ab, mit einer Begründung, die beim Kunden ankommt. Solange Pflichtdokumente ausstehen, weist die Liste mit einem Hinweis darauf hin, damit der Vorgang nicht unbemerkt liegen bleibt.
Sichtbarkeit für Finanzierer je Dokument
Jedes Dokument hat einen Schalter „Sichtbar" oder „Versteckt" für den Finanzierer, direkt in der Zeile umschaltbar. So bekommt die Bank die Objektunterlagen, die sie für die Prüfung braucht — Grundbuchauszug, Teilungserklärung, Energieausweis — und nichts darüber hinaus. Der Finanzierer sieht die freigegebenen Dateien in seinem Portal neben Objektdaten, Kundenprofil und Selbstauskunft und kann von dort Rückfragen an den Berater stellen. Wird ein Dokument ersetzt, gilt die Freigabe für die aktuelle Datei.
Freigaben für Vertriebspartner
Für jeden aktiven Vertriebspartner legst du je Objekt in „Freigaben verwalten" fest, ob der Preis sichtbar ist, ob das Exposé heruntergeladen werden darf, ob eigene Interessenten zum Objekt hinzugefügt werden dürfen und welcher Prozentsatz vom Verkaufspreis dem Partner zusteht. Ohne Freigabe sieht ein Partner das Objekt nicht — für externe Zugänge gilt durchgängig: nicht freigegeben heißt gesperrt. Die Freigabe wird als Aktivität am Objekt protokolliert, ebenso die Freigabe des Exposés.
Häufige Fragen
Wie wird die Vollständigkeit berechnet?
Aus den Pflichtdokumenten des Objekts: Anteil der hochgeladenen oder genehmigten Pflichtdokumente in Prozent.
Kann der Kunde selbst hochladen?
Ja, über einen kopierbaren Link. Seine Uploads sind in der Liste als Kunden-Upload gekennzeichnet und warten auf deine Prüfung.
Sieht der Finanzierer alle Dokumente?
Nur die, die du je Dokument auf „Sichtbar" geschaltet hast.
Kann ich die Dokumenttypen anpassen?
Ja. Typen, Gruppen und Pflichtstatus sind je Organisation konfigurierbar; sonst gilt der Standardkatalog.