Startseite · Funktionen
Lead-Import und Webhooks: Meta Lead Ads, Formulare, CSV — mit Dublettenprüfung
Leads kommen aus Anzeigen, Formularen und Listen. Inscalia nimmt sie über Webhooks und Import entgegen, ordnet Felder zu und verteilt sie im Team.
Ein Lead ist nur so viel wert wie die Geschwindigkeit, mit der er beim richtigen Berater landet. Inscalia bietet dafür zwei Wege: Webhooks für Meta Lead Ads, Website-Formulare und andere Systeme, die Leads sofort anlegen — und den Datei-Import für CSV- und Excel-Listen mit bis zu 10.000 Zeilen je Durchgang. In beiden Fällen ordnest du Quellfelder den Kontaktfeldern zu, auch eigenen Feldern. Eine Dublettensuche findet dieselbe Person mit abweichender Schreibweise oder Zweitnummer. Wichtig: Nur Leads aus Webhook, Formular oder Kampagne lösen Automationen aus; importierte Listen bleiben still.
Webhooks mit Test-Lead und Feldzuordnung
Jeder Webhook bekommt einen Namen, eine Quelle wie „Meta Lead Ads", „Webhook" oder „Formular" und ein Geheimnis, mit dem sich die Gegenseite bei jeder Zustellung ausweist; ohne gültiges Geheimnis wird nichts angelegt. Nach dem Anlegen schickst du einen Test-Lead: Inscalia erkennt die enthaltenen Felder und zeigt sie zur Zuordnung an — Kontaktfelder, Stammdaten und Lead-Infos oder eigene Felder. Nicht zugeordnete Felder bleiben als Zusatzinfo erhalten. Ab dann landet jeder Lead automatisch als Kontakt mit der hinterlegten Quelle.
CSV- und Excel-Import mit Vorschau
Der Import verarbeitet Dateien bis 20 MB und 10.000 Zeilen je Durchgang. Spaltenüberschriften werden automatisch erkannt: Eine Spalte „Name" wird in Vor- und Nachname getrennt, Datumsangaben werden gelesen, und eine Spalte „Budget" landet im passenden eigenen Feld, sofern eines angelegt ist. Vor dem Schreiben siehst du eine Vorschau mit der Zuordnung jeder Spalte und kannst Spalten überspringen oder umlenken. Import löst bewusst keine WhatsApp-Nachrichten und keine Workflows aus — die Quelle „Lead-Import" bleibt am Kontakt.
Dubletten finden und zusammenführen
Die Dublettensuche vergleicht Telefonnummern über einen normalisierten Schlüssel — nur Ziffern, ohne führende Nullen, die letzten neun Stellen — und gruppiert Kontakte, die dieselbe Person sein dürften, auch bei abweichender Schreibweise mit Ländervorwahl. Je Gruppe wählst du den Eintrag, der bleibt; die übrigen werden samt Historie zusammengeführt, sodass keine Notiz und kein Anruf verloren geht. „Alle zusammenführen" erledigt viele Gruppen in einem Durchgang mit einer einzigen Rückfrage und zeigt den Fortschritt.
Leads im Team verteilen
Unzugewiesene Leads lassen sich aus den Webhook-Einstellungen heraus an Berater verteilen; eine Vorschau zeigt vorher, wer wie viele bekäme, und die Betroffenen werden nach der Verteilung per E-Mail benachrichtigt. Die Quelle bleibt am Kontakt sichtbar und steht später als Filter in Kontaktansichten, Broadcasts und Berichten zur Verfügung — so siehst du, welche Kampagne welche Termine und Abschlüsse bringt. Caller sehen nur die Leads, die für sie freigegeben sind.
Häufige Fragen
Wie viele Kontakte kann ich auf einmal importieren?
Bis zu 10.000 Zeilen je Durchgang als CSV oder Excel, maximal 20 MB.
Lösen importierte Leads automatische Nachrichten aus?
Nein. Automationen greifen nur bei Leads aus Webhook, Formular, Kampagne oder Buchung — nie bei Import oder Handanlage.
Wie richte ich Meta Lead Ads ein?
Lege einen Webhook mit der Quelle „Meta Lead Ads" an, sende einen Test-Lead und ordne die erkannten Felder zu.
Wie erkennt Inscalia Dubletten?
Über die Telefonnummer, normalisiert auf Ziffern. Gefundene Gruppen führst du einzeln oder alle auf einmal zusammen.