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Smart Views und Sequenzen: die richtigen Kontakte, der nächste Schritt
Gespeicherte Ansichten zeigen, wer heute dran ist. Sequenzen führen den Kontakt Schritt für Schritt nach — und stoppen, sobald er reagiert.
Eine Kontaktliste mit tausend Einträgen hilft niemandem. Smart Views sind gespeicherte Filter mit Namen und Symbol, die in der Seitenleiste liegen: Wiedervorlage heute fällig, letzte Aktivität vor mehr als 30 Tagen, heiße Leads ohne Termin, Kontakte mit KI-Vorschlag. Sequenzen setzen darauf auf: Du definierst eine Kette aus Anruf, E-Mail, SMS, WhatsApp, Brief und Wartezeiten, schreibst Kontakte ein und lässt Inscalia die Schritte im Sendefenster fällig stellen. Antwortet der Kontakt, ruft an, bucht einen Termin oder wechselt den Status, endet die Sequenz automatisch.
Filter, die als Ansicht bleiben
Der Filterbereich der Kontakte kennt Status, Quelle, Tags, Temperatur (heiß, warm, kalt), Priorität von bis, eigene Felder, „Erstellt von" sowie Zustände wie Wiedervorlage heute, Wiedervorlage überfällig, letzte Aktivität vor mehr als N Tagen, mit KI-Vorschlag und heiß ohne Termin. Jede Kombination speicherst du als Smart View mit Namen, Symbol und Sichtbarkeit; die Ansicht erscheint in der Seitenleiste, merkt sich die letzte Nutzung und lässt sich dort bearbeiten oder löschen. Aktive Filter stehen als Chips über der Liste und sind einzeln abwählbar.
Sequenzen aus Anruf, E-Mail, SMS, WhatsApp und Brief
Eine Sequenz besteht aus Schritten mit Verzögerung in Minuten, Stunden oder Tagen: Anruf, E-Mail, SMS, WhatsApp, Brief oder reines Warten. Für E-Mail, SMS und WhatsApp lassen sich Entwürfe hinterlegen, die beim Fälligwerden bereitstehen. Dazu kommen CRM-Aktionen — Status setzen, eigenes Feld setzen, Tag hinzufügen oder entfernen, Nutzer fest oder reihum zuweisen, Aufgabe mit Fälligkeit anlegen, Verkaufschance anlegen. Sequenzen nutzen dieselben Aktionsfunktionen wie die Automation-Workflows, es gibt also keine zweite Logik.
Stopp bei Reaktion
Je Sequenz legst du fest, was sie beendet: eine Antwort per E-Mail, WhatsApp oder SMS nach der Einschreibung, ein eingehender Anruf des Kontakts über Telefonie oder WhatsApp, ein gebuchter und nicht abgesagter Termin oder ein Statuswechsel in der Pipeline. Mehrere Stopps lassen sich kombinieren. Der Abbruchgrund — etwa „WhatsApp-Antwort" oder „Statuswechsel" — steht an der Einschreibung, damit später nachvollziehbar bleibt, warum ein Kontakt keine weiteren Nachrichten bekam und wer die Sequenz gestoppt hat.
Sendefenster und Zufallsverteilung
Nachrichten gehen nur im Sendefenster hinaus — voreingestellt Montag bis Freitag von 9 bis 18 Uhr in der Zeitzone Europe/Berlin. Jede Sequenz kann ein eigenes Fenster mit eigenen Wochentagen haben, und die Sendezeit lässt sich zufällig im Fenster verteilen, damit nicht alle Kontakte zur selben Minute eine Nachricht bekommen. Aufgaben für Anrufe, E-Mails und SMS werden unabhängig vom Fenster fällig, weil ein dringender Rückruf nicht bis zum nächsten Werktag warten soll. Sequenzen lassen sich jederzeit deaktivieren.
Häufige Fragen
Kann ich Smart Views mit dem Team teilen?
Ja. Beim Speichern legst du die Sichtbarkeit fest — nur für dich oder für andere in der Organisation.
Was passiert, wenn ein Kontakt in der Sequenz antwortet?
Die Sequenz endet, sofern „Antwort des Kontakts" als Stopp gewählt ist. Weitere Stopps sind Anruf, gebuchter Termin und Statuswechsel.
Werden Nachrichten auch am Wochenende gesendet?
Nur, wenn das Sendefenster der Sequenz das vorsieht. Voreingestellt ist Montag bis Freitag, 9 bis 18 Uhr.
Können Sequenzen Aufgaben anlegen oder den Status ändern?
Ja. Als CRM-Aktionen stehen unter anderem Aufgabe anlegen, Status setzen, Tag hinzufügen und Nutzer zuweisen zur Verfügung.