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WhatsApp Business: Inbox, Vorlagen, Broadcasts und Anrufe im Kundenkontext
Nachrichten und Anrufe über die eigene WhatsApp-Nummer laufen am Kontakt zusammen — nicht auf einem Diensthandy, das niemand sonst sieht.
WhatsApp ist im Immobilienvertrieb der Kanal, auf dem Interessenten am schnellsten antworten. Läuft er über ein privates Handy, fehlt dem Team der Verlauf, und niemand weiß, wer zuletzt geschrieben hat. Inscalia bindet die eigene WhatsApp-Business-Nummer an das CRM: Eingehende Nachrichten landen in der Inbox, Vorlagen werden zur Genehmigung eingereicht, Broadcasts gehen an gefilterte Kontaktgruppen, und WhatsApp-Anrufe starten direkt aus der Kontaktkarte. Jede Nachricht und jeder Anruf hängt am Kontakt — zusammen mit Notizen, Aufgaben und Wiedervorlagen. Wer eine Konversation übernimmt, sieht den vollständigen Verlauf.
Eine Inbox für WhatsApp, E-Mail, Anrufe und Aufgaben
Die Inbox fasst offene WhatsApp-Konversationen, eingehende Anrufe, E-Mails und Aufgaben in einer Liste mit Live-Zählern je Typ zusammen. Einträge lassen sich in „Aktuell", „Später" und „Erledigt" sortieren; auf später verschobene Konversationen tauchen wieder auf, sobald sie fällig sind, erledigte bleiben dreißig Tage einsehbar. Administratoren können die Inbox der gesamten Organisation oder die einer einzelnen Kollegin öffnen, etwa bei Urlaub oder Krankheit. Antworten schreibst du direkt aus der Konversation heraus; der zugehörige Kontakt mit Status, Notizen und Wiedervorlage bleibt daneben im Blick.
Vorlagen mit Genehmigung durch Meta
Nachrichten außerhalb des 24-Stunden-Fensters nach der letzten Kundennachricht brauchen bei WhatsApp eine genehmigte Vorlage. In Inscalia legst du Vorlagen mit Sprache und Kategorie an, reichst sie ein und verfolgst den Status der Prüfung in der Vorlagenliste; Meta prüft üblicherweise innerhalb von 24 Stunden. Genehmigte Vorlagen werden mit Kontaktfeldern wie dem Vornamen befüllt und lassen sich auch nachträglich an ausgewählte Kontakte senden — bis zu 200 je Durchlauf, etwa an Leads, die vor der Einrichtung angelegt wurden.
Broadcasts an gefilterte Kontaktgruppen
Ein dreistufiger Assistent führt durch den Broadcast: Empfänger nach Kontaktstatus und Quelle filtern — etwa alle offenen Leads aus Meta Lead Ads —, Nachricht wählen, senden oder einplanen. Danach zeigt die Übersicht je Broadcast den Status von Entwurf bis abgeschlossen und die Zahl der gesendeten, zugestellten, gelesenen und beantworteten Nachrichten. Kontakte, die sich abgemeldet haben, werden automatisch übersprungen und separat gezählt, damit die Quote ehrlich bleibt. Broadcasts sind Administratoren vorbehalten.
WhatsApp-Anrufe mit Zustimmung des Kunden
WhatsApp-Anrufe aus dem Unternehmen heraus setzen laut Meta die Zustimmung des Kunden voraus. Deshalb fragt der Anruf-Knopf in der Kontaktkarte zuerst die Erlaubnis per WhatsApp-Nachricht an; sobald der Kunde bestätigt hat, startet der Anruf mit einem Klick über die eigene Nummer. Laufende Anrufe werden mit Dauer angezeigt und wie Telefonate am Kontakt protokolliert. Solange eine Anfrage offen ist, bleibt der Knopf gesperrt, damit niemand den Kunden mehrfach mit Anfragen behelligt und die Qualität der Nummer bei Meta leidet.
Häufige Fragen
Brauche ich eine eigene WhatsApp-Business-Nummer?
Ja. Die Nummer wird für deine Organisation registriert; Nachrichten und Anrufe laufen dann über diese Nummer und landen im CRM.
Kann ich frei formulierte Nachrichten senden?
Innerhalb des 24-Stunden-Fensters nach der letzten Kundennachricht ja. Danach braucht es eine genehmigte Vorlage, die du in Inscalia anlegst und einreichst.
Wer sieht die WhatsApp-Konversationen?
Die zuständige Person in ihrer Inbox; Administratoren können zusätzlich die Inbox der gesamten Organisation oder einzelner Kollegen öffnen.
Wie funktioniert ein WhatsApp-Anruf?
Du fragst die Erlaubnis per WhatsApp an. Bestätigt der Kunde, startet der Anruf aus der Kontaktkarte; ohne Bestätigung bleibt der Knopf gesperrt.