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Workflows und Automation: bei neuen Inbound-Leads automatisch WhatsApp, Aufgabe und Zuweisung
Ein Lead aus dem Formular bekommt in Minuten eine Nachricht, einen Berater und eine Aufgabe. Ein importierter Kontakt bekommt nichts — mit Absicht.
Automation im Vertrieb ist nur dann hilfreich, wenn sie die Richtigen trifft. Inscalia hat deshalb eine harte Regel: Workflows und Lead-WhatsApps starten nur bei Kontakten, die selbst gekommen sind — über Webhook, Formular, Kampagne, Buchung, Social Flow oder API. Handanlage und Import lösen nichts aus. Innerhalb dieser Regel baust du Workflows in einem visuellen Editor: ein Auslöser, dann eine Kette aus Aktionen mit eigener Wartezeit und echten Wenn/Dann-Verzweigungen mit UND/ODER-Bedingungen. Aktionen sind WhatsApp-Vorlage, E-Mail, Telegram-Nachricht, Aufgabe anlegen, Feld ändern und Nutzer zuweisen — fest oder reihum.
Auslöser
Ein Workflow startet, wenn ein Status erreicht wird, ein neuer Datensatz angelegt wird, ein Tag hinzukommt, ein eigenes Feld sich ändert, seit N Tagen keine Aktivität stattfand — oder nur manuell per Knopf am Kontakt, etwa für Bestandskontakte, die du bewusst in eine Strecke schicken willst. Je Workflow legst du fest, ob er einmal pro Kontakt oder bei jedem Auslöser erneut läuft. Beim Auslöser „neuer Datensatz" greift die Inbound-Regel: Nur Leads aus Webhook, Formular, Kampagne, Buchung oder Social Flow starten ihn, importierte und von Hand angelegte nicht.
Aktionen mit Wartezeit
Jeder Schritt hat eine eigene Wartezeit — sofort, 15 Minuten, eine Stunde oder ein Tag. Als Aktionen stehen bereit: WhatsApp-Vorlage senden, E-Mail senden, Telegram-Nachricht in die eigene Gruppe, Renditerechner-Hinweis, Aufgabe mit Fälligkeit, Priorität und Zuständigem anlegen, Status oder eigenes Feld setzen und Nutzer zuweisen — fest oder reihum im Team. Nachrichten lassen sich mit Kontaktfeldern wie Vorname, Nachname, Firma, ausgelöstem Status oder zuständigem Berater befüllen. Dieselben Aktionen stehen auch in Sequenzen zur Verfügung.
Wenn/Dann-Verzweigungen
Eine Verzweigung prüft Bedingungen auf Telefonnummer, E-Mail, Firma oder Akquise-Daten wie Kaufpreis und Miete pro Monat: ist gleich, ist ungleich, enthält, größer als, kleiner als, ist leer, ist nicht leer. Mehrere Bedingungen verbindest du mit „alle" oder „mindestens eine". Jeder Zweig führt seine eigene Kette weiter — etwa WhatsApp, wenn eine Nummer vorliegt, sonst E-Mail; oder Zuweisung an ein bestimmtes Team, wenn der Kaufpreis eine Grenze überschreitet. Verzweigungen lassen sich verschachteln, jeder Schritt bleibt einzeln konfigurierbar.
Warum Import und Handanlage nichts auslösen
Wer eine gekaufte oder alte Liste importiert, hat keine Einwilligung dieser Personen für automatische Nachrichten. Deshalb entscheidet die Quelle eines Kontakts in der Datenbank, ob Lead-WhatsApp und Workflows starten — nicht die Oberfläche, und nicht der einzelne Nutzer. Die Regel ist als Funktion in der Datenbank hinterlegt und wird beim Anlegen jedes Kontakts geprüft. Für Bestandskontakte bleiben der manuelle Start eines Workflows und der bewusste Versand einer genehmigten Vorlage möglich, aber niemals automatisch.
Häufige Fragen
Läuft ein Workflow auch bei importierten Kontakten?
Nein. Automatisch starten Workflows nur bei Inbound-Leads aus Webhook, Formular, Kampagne, Buchung, Social Flow oder API. Manuell kannst du ihn dennoch anstoßen.
Welche Aktionen gibt es?
WhatsApp-Vorlage, E-Mail, Telegram-Nachricht, Renditerechner-Hinweis, Aufgabe anlegen, Feld ändern und Nutzer zuweisen — fest oder reihum.
Kann ein Workflow verzweigen?
Ja, mit Wenn/Dann-Verzweigungen auf Kontaktfelder, verbunden über „alle" oder „mindestens eine" Bedingung.
Läuft ein Workflow mehrfach für denselben Kontakt?
Das legst du fest: einmal pro Kontakt oder bei jedem Auslöser erneut.