HubSpot-Alternative für den Immobilienvertrieb
Wann ein branchenübergreifendes CRM reicht — und wann der Immobilienvertrieb Einheiten, Reservierungen, Finanzierer und Provisionen im System braucht.
HubSpot ist ein branchenübergreifendes CRM mit Marketing-Schwerpunkt und eine Marke von HubSpot, Inc. Inscalia ist auf einen einzelnen Ablauf gebaut: den Vertrieb von Kapitalanlage-Immobilien vom Lead über Reservierung und Finanzierung bis zum Notar und zur Provision je Einheit. Über Funktionen und Preise anderer Anbieter treffen wir keine Aussagen, weil wir sie nicht belegen können. Diese Seite beschreibt, was Inscalia nachweisbar leistet, damit du selbst entscheidest, welches Werkzeug zu deinem Ablauf passt.
Was ein Immobilien-CRM zusätzlich zum Kontaktmanagement braucht
- Kaufprozess je Einheit: Sechs Stufen: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen — mit Checkliste vor der Beurkundung.
- Objekte, Projekte, Einheiten: Mehrfamilienhäuser und Neubauprojekte in Einheiten mit eigenem Status, Käufer und Provision; Kaufpreisliste per CSV, Excel oder OpenImmo-XML.
- KI-Dokumentenauslese: Grundbuch, Teilungserklärung, ETV-Protokoll, Energieausweis — die KI liest, du prüfst; Konfliktmeldung ab 10 % Abweichung zwischen zwei Quellen.
- Exposé & Renditerechner: Web-Exposé und PDF aus denselben Daten, im eigenen Branding; AfA linear, degressiv, Denkmal, § 7b über 30 Jahre, je Einheit speicherbar.
- Reservierung & E-Signatur: Reservierungsvereinbarung aus den Vorgangsdaten, online unterschrieben mit Prüfspur — ab dem Pro-Paket ohne zusätzliches Signatur-Abo.
- Käufer- und Finanziererportal: Käufer sehen Stand und Unterlagen, füllen die Selbstauskunft aus; Finanzierer bekommen die Akte in einem eigenen Portal. Keiner dieser Zugänge belegt einen Sitzplatz.
- Telefonie & WhatsApp: Power Dialer, Aufzeichnung, Transkript und automatischer Lead-Status; WhatsApp Business über die eigene Nummer im Kundenkontext.
- Provisionen: Je Einheit, mit Käufer und Verkaufspreis verknüpft; mehrstufige Strukturen mit Override-Anteilen; Setup, Abo und Telefonie getrennt.
- Rechte & Datenschutz: Rollen Admin, Berater, Caller, Partner, Finanzierer, Kunde — in der Datenbank durchgesetzt; Zwei-Faktor und Passkeys; DSGVO-Anonymisierung aus der Akte.
- Mobile App: Eigene iOS-App im App Store: Anrufe klingeln in der App, Name und Status des Anrufers erscheinen beim Klingeln — ohne die Nummer zu speichern. Android eingereicht.
Allgemeines CRM oder Branchenlösung — die ehrliche Frage
Ein branchenübergreifendes CRM kennt Kontakte, Unternehmen, Deals und Pipelines. Der Immobilienvertrieb hat darüber hinaus Objekte, Einheiten, Kaufpreislisten, Reservierungen, Selbstauskünfte, Finanzierer und Notartermine — und eine Provision, die an der Einheit hängt, nicht am Kontakt. Wer diese Bausteine in einem allgemeinen CRM abbilden will, baut sie mit eigenen Feldern, Pipelines und Automationen nach oder ergänzt Zusatzwerkzeuge. Ob das für dein Team der bessere Weg ist, hängt davon ab, wie viel deines Alltags aus diesen branchenspezifischen Schritten besteht.
Was Inscalia mitbringt
Inscalia bündelt Objekt-Pipeline, KI-Dokumentenauslese, Exposé-Generator, Renditerechner, Buchungsseiten, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Käufer-, Investoren- und Finanziererportal, Telefonie mit Power Dialer, WhatsApp Business und die Provisionen je Einheit in einem System. Lead-Import aus Meta Lead Ads, Formularen und CSV, Zapier- und Make-Anbindung sowie eine REST-API mit öffentlicher Dokumentation sind enthalten, damit Inscalia neben deinen anderen Werkzeugen bestehen kann.
Was wir über HubSpot nicht behaupten
Wir nennen keine Preise, keinen Funktionsumfang und keine Grenzen des anderen Anbieters, weil wir sie nicht nachprüfbar belegen können. Alles, was auf dieser Seite zu HubSpot steht, beschränkt sich auf die Einordnung als branchenübergreifendes CRM mit Marketing-Schwerpunkt und die Nennung der Marke. Verbindliche Auskünfte gibt es nur beim Anbieter selbst.
So vergleichst du selbst
Nimm einen abgeschlossenen Kauf und spiele ihn in beiden Systemen durch: Objekt anlegen, Unterlagen hochladen, Exposé erzeugen, Termin vereinbaren, Einheit reservieren, unterschreiben lassen, Finanzierung einbinden, Notartermin vorbereiten, Provision abrechnen. Notiere bei jedem Schritt, ob du das System verlassen musstest. Diese Liste ist belastbarer als jede Funktionsübersicht, die eine der beiden Seiten selbst geschrieben hat — und sie zeigt dir, ob dein Engpass beim Objektmaterial, beim Ablauf oder bei der Zusammenarbeit mit Partnern liegt.
Häufige Fragen
Steht Inscalia mit HubSpot in Verbindung?
Nein. Inscalia ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu HubSpot, Inc. Der Markenname dient hier nur der Identifikation.
Kann ich Inscalia neben einem anderen CRM betreiben?
Ja. Über Zapier, Make, Webhooks und die REST-API lassen sich Leads, Kunden und Objekte zwischen Systemen austauschen. Kontakte importierst du zusätzlich per CSV bis 10.000 Zeilen.
Für wen ist Inscalia gedacht?
Für Bauträger, Kapitalanlage-Vertriebe und Maklervertriebe, deren Alltag aus Einheiten, Reservierungen, Finanzierungen und Provisionen besteht — nicht für Unternehmen, die vor allem Marketing-Kampagnen steuern wollen.
Was kostet Inscalia?
Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, alle Beträge netto zzgl. USt. Preise anderer Anbieter nennen wir nicht, weil wir sie nicht belegen können.
Gibt es eine Testphase?
14 Tage mit hinterlegter Zahlungsmethode; abgebucht wird erst danach. Bei Kündigung innerhalb der Testphase entstehen keine Kosten, auch keine Setup-Gebühr.
HubSpot ist eine Marke von HubSpot, Inc.. Inscalia steht in keiner Verbindung zu diesem Unternehmen. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben zu Drittanbietern beruhen auf öffentlich verfügbaren Informationen und erfolgen ohne Gewähr, Stand 20.09.2026.