# Inscalia — Volltexte > Vollstaendige Textfassung der oeffentlichen Inscalia-Seiten und Blogartikel. Automatisch aus dem Quelltext erzeugt, Stand 2026-10-12. Kurzfassung/Inhaltsverzeichnis: https://inscalia.de/llms.txt Inscalia ist eine deutsche SaaS-Plattform fuer den Immobilienvertrieb: Deal-Pipeline, Exposé-Generator, KI-Dokumentenextraktion, Buchungsseiten, Online-Reservierung mit E-Signatur und Provisionsabrechnung. Betreiber und Kontakt: https://inscalia.de/impressum --- # Seiten ## Inscalia für iPhone: das Immobilien-CRM in der Hosentasche Quelle: https://inscalia.de/app Stand: 16.09.2026 Die Inscalia-App ist eine eigene iPhone-App aus dem App Store, keine verpackte Website: Anrufe klingeln in der App, das iPhone erkennt Leads und Kunden beim Klingeln mit Name und Status, Rückrufe starten aus der iOS-Anrufliste oder per Siri, und die „Heute"-Startseite zeigt überfällige Rückrufe, den nächsten Termin und neue Leads. Alle Daten sind dieselben wie im Browser. ### Kurz beantwortet **Was kann die Inscalia-App?** Anrufer-Erkennung mit Name und Status ohne gespeicherte Kontakte, Anrufe und Rückrufe aus der iOS-Anrufliste, eine „Heute"-Startseite mit Rückrufen, Terminen und Leads, Face-ID-Sperre, Widget, Offline-Zugriff und Teilen von Fotos und PDFs an Objekte. **Was kostet sie?** Nichts extra. Die App ist im Inscalia-Abo enthalten; du meldest dich mit dem bestehenden Konto deiner Organisation an. **Für wen ist sie gedacht?** Für alle, die im Immobilienvertrieb unterwegs telefonieren: Vertriebler, Caller, Berater und Vertriebspartner. Jede Rolle sieht dieselben Bereiche wie im Browser. **Wo bekomme ich sie?** Im Apple App Store unter inscalia.de/ios, für iPhone und iPad ab iOS 16. Die Android-App gibt es bei Google Play. ### Anrufer-Erkennung ohne Kontakte zu speichern Ruft ein Lead oder Kunde an, zeigt das iPhone Name und Status aus Inscalia direkt im Anrufbildschirm, auch wenn die Nummer nicht im Adressbuch steht. Die Zuordnung läuft über die iOS-Anrufer-Erkennung; private Kontakte und Firmendaten bleiben getrennt. ### Anrufen, zurückrufen, dokumentieren Anrufe klingeln auch bei geschlossener App. Rückrufe starten aus der iOS-Anrufliste, per Siri oder aus der Mitteilung mit „Zurückrufen", „Erledigt" oder „Später". Laufende Gespräche erscheinen in der Dynamic Island und auf der Apple Watch. ### Die „Heute"-Startseite Überfällige Rückrufe, der nächste Termin, Wiedervorlagen und neue Leads stehen auf einer Seite. Der Plus-Knopf legt Lead, Kunde, Aufgabe oder Termin an. Ein Widget „Rückrufe heute" bringt die Zahl auf den Home-Screen. ### Sicherheit und Offline-Betrieb Face ID sperrt die App, im App-Wechsler bleibt der Inhalt verdeckt. Listen bleiben offline lesbar, Notizen werden nachgetragen, sobald wieder Netz da ist. Fotos und PDFs aus anderen Apps lassen sich direkt an Objekte teilen. ### Android und Desktop Die Android-App gibt es bei Google Play. Am Rechner läuft Inscalia im Browser oder als Desktop-App für macOS und Windows, mit denselben Daten wie auf dem iPhone. ### Haeufige Fragen **Kostet die App extra?** Nein. Die iOS-App ist im Inscalia-Abo enthalten. Du meldest dich mit dem bestehenden Konto deiner Organisation an; ein eigenes App-Konto gibt es nicht. **Muss ich Kundennummern im iPhone speichern?** Nein. Die Anrufer-Erkennung ordnet eingehende Nummern über die iOS-Anrufer-Erkennung zu und zeigt Name und Status aus Inscalia an, ohne dass ein Kontakt im Adressbuch entsteht. **Welche iOS-Version wird benötigt?** iOS 16 oder neuer auf iPhone; die App läuft auch auf iPad und als iPhone-App auf Apple Silicon Macs. **Gibt es die App auch für Android?** Ja, die Android-App gibt es bei Google Play. Alternativ läuft Inscalia auf Android im mobilen Browser, auch als Icon auf dem Home-Screen. **Funktioniert die App auch für Caller und Vertriebspartner?** Ja. Caller starten direkt in Anrufliste und Power Dialer, Vertriebspartner sehen ihre freigegebenen Objekte. ## Bauträger-Software: Einheiten, Reservierung und Provision in einem Ablauf Quelle: https://inscalia.de/fuer-wen/bautraeger Stand: 13.09.2026 Inscalia ist eine Vertriebsplattform für Bauträger und Projektentwickler. Sie führt ein Neubauprojekt von der Einheitenliste über die Reservierung und die digitale Unterschrift bis zum Notartermin — in einem System statt in Tabelle, Postfach und Cloud-Ordner. Jede Einheit trägt ihren eigenen Status, ihren Käufer und ihre Provision. ### Kurz beantwortet **Was ist eine Bauträger-Software?** Eine Software, die Projekte in Einheiten denkt statt in Objekten: Jede Wohnung hat einen eigenen Status (verfügbar, reserviert, verkauft), einen eigenen Käufer und einen eigenen Kaufprozess. Inscalia bildet diesen Ablauf als Pipeline ab und hängt Unterlagen, Reservierung und Provision direkt an die Einheit. **Für wen ist sie gedacht?** Für Bauträger und Projektentwickler, die mehrere Einheiten parallel vertreiben — selbst oder über Vertriebspartner. Wer ein einzelnes Haus verkauft, braucht sie nicht; wer 20 Einheiten und drei Partner koordiniert, verliert ohne sie den Überblick. **Was kostet sie?** Das Starter-Paket kostet 149 €/Monat (5 Projekte, unbegrenzte Einheiten pro Projekt, 3 Nutzer), das Pro-Paket 299 €/Monat (20 Projekte, 10 Nutzer, E-Signatur, Vertriebspartner). Jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, alle Beträge netto zzgl. USt. **Wie unterscheidet sie sich von einer Maklersoftware?** Eine Maklersoftware verwaltet Objekte und Interessenten. Eine Bauträger-Software verwaltet Einheiten innerhalb eines Projekts — mit Kaufpreisliste, Reservierungsstand und Provisionsverteilung pro Einheit. Das ist der Unterschied zwischen „ein Objekt, ein Käufer" und „ein Projekt, 40 parallele Kaufprozesse". ### Projekt und Einheiten anlegen Ein Projekt wird einmal angelegt: Adresse, Bundesland, Baujahr, Ausstattung. Darunter hängen die Einheiten — im Starter-Paket sind fünf Projekte mit unbegrenzt vielen Wohneinheiten je Projekt enthalten, im Pro-Paket zwanzig. Jede Einheit trägt Wohnfläche, Zimmerzahl, Etage, Kaufpreis und ihren eigenen Status. Das Bundesland ist kein Deko-Feld: Daraus zieht die Plattform den Grunderwerbsteuersatz für die Kaufnebenkosten, die später in Exposé, Renditerechnung und Notar-Vorbereitung auftauchen. Wer das Projekt einmal sauber anlegt, muss Kaufpreis und Fläche nie wieder abtippen — sie wandern automatisch in jedes Dokument, das aus der Einheit entsteht. ### Kaufpreisliste und Unterlagen importieren Die Kaufpreisliste kommt selten handgetippt, sondern als Excel-Tabelle vom Projektentwickler. Inscalia importiert CSV- und Excel-Dateien mit bis zu 500 Zeilen je Durchgang, dazu OpenImmo-XML mit bis zu 500 Objekten. Vor dem Schreiben zeigt der Import eine Vorschau mit erkannten Spalten und markierten Problemzeilen, damit keine halbe Liste in der Datenbank landet. Teilungserklärung, Baubeschreibung und Gutachten lädst du als PDF dazu: Die KI-Auslese zieht Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr und Mieten heraus und befüllt die Kennzahlen der Einheit. Jeder erkannte Wert bleibt bearbeitbar — die Auslese ersetzt die Prüfung nicht, sie spart das Tippen. ### Einheit reservieren Eine Reservierung ist im Neubau der Moment, in dem ein Interessent zum Käufer wird. In Inscalia setzt du sie direkt an der Einheit: Der Status springt auf „reserviert", der Käufer wird verknüpft, und der Kaufprozess startet mit der Stufe Reservierung. Ab da ist die Einheit für andere Berater sichtbar belegt — das verhindert den klassischen Fehler, dass zwei Vertriebspartner dieselbe Wohnung verkaufen. Kaufen mehrere Personen gemeinsam, wird der zweite Antragsteller mit erfasst, damit die Vereinbarung von Anfang an vollständig ist. Fällt die Reservierung, geht die Einheit mit einem Klick zurück auf „verfügbar". ### Reservierungsvereinbarung digital unterschreiben Aus der reservierten Einheit erzeugt Inscalia die Reservierungsvereinbarung mit deinem Logo und deinen Farben — Objekt-, Einheiten- und Käuferdaten stehen bereits im System. Der Käufer unterschreibt am Handy oder am Rechner; die Signatur wird mit Zeitpunkt dokumentiert und liegt beim Vorgang, nicht in einem Postfach. Ein separates Signatur-Abo ist dafür nicht nötig, die E-Signatur ist ab dem Pro-Paket enthalten. Für die beurkundungspflichtigen Schritte bleibt der Notartermin maßgeblich — die digitale Unterschrift deckt die Reservierungsvereinbarung ab, nicht den Kaufvertrag. ### Von der Finanzierung bis zum Notartermin Nach der Unterschrift läuft der Kaufprozess in sechs Stufen weiter: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen. Jede Stufe hat ihre eigenen Felder und Aufgaben. In der Notar-Vorbereitung hakt das Team eine feste Liste ab — Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet, Käufer informiert. Der Kaufpreis aus dem Notartermin fließt in die Grunderwerbsteuer-Berechnung des jeweiligen Bundeslands. Notartermine und Fristen erscheinen im Kalender neben gebuchten Terminen, sodass ein verpasster Beurkundungstermin nicht erst am Tag danach auffällt. ### Provision pro Einheit Weil jede Einheit ihren eigenen Käufer und Verkaufspreis trägt, hängt auch die Provision an der Einheit und nicht am Projekt. Vertriebspartner lädst du ab dem Pro-Paket in deine Struktur ein; sie arbeiten in einer eigenen Organisation unter deiner und belegen keinen deiner Sitzplätze. Jeder Partner sieht seine offenen und ausgezahlten Provisionen in seinem eigenen Zugang — das erspart die Rückfragen, die sonst am Monatsende auflaufen. Für die Buchhaltung lassen sich die Positionen filtern und exportieren, statt sie aus Tabellen und E-Mails zusammenzusuchen. ### Haeufige Fragen **Muss ich im Test schon eine Zahlungsmethode hinterlegen?** Ja. Die 14-tägige Testphase startet erst, wenn eine Karte oder PayPal hinterlegt ist; abgebucht wird erst nach Ablauf der Testphase. Kündigst du vorher, wird nichts berechnet — auch die Setup-Gebühr nicht. **Wie viele Einheiten kann ein Projekt haben?** Die Zahl der Wohneinheiten je Projekt ist in allen Paketen unbegrenzt. Begrenzt ist die Zahl der Projekte: 5 im Starter, 20 im Pro, unbegrenzt im Enterprise-Paket. **Wie groß darf meine Kaufpreisliste beim Import sein?** Bis zu 500 Zeilen je Import als CSV oder Excel (maximal 10 MB), bei OpenImmo-XML bis zu 500 Objekte (maximal 20 MB). Größere Listen teilst du auf mehrere Durchgänge auf. **Was passiert, wenn eine Reservierung platzt?** Du setzt die Einheit zurück auf „verfügbar". Der bisherige Vorgang bleibt mit seinen Dokumenten erhalten, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann reserviert hatte. **Ist die digitale Unterschrift für den Kaufvertrag ausreichend?** Nein. Der Immobilienkaufvertrag ist beurkundungspflichtig und bleibt beim Notar. Die E-Signatur in Inscalia deckt Reservierungsvereinbarung und vergleichbare Dokumente ab. **Können Vertriebspartner nur bestimmte Einheiten sehen?** Ja. Neben dem vollwertigen Vertriebspartner gibt es die Rolle Objekt-Betrachter: Sie sieht ausschließlich einzeln freigegebene Objekte und kann daraus Exposés versenden, arbeitet aber nicht in der Plattform. **Wie viele Finanzierer kann ich einbinden?** Fünf Finanzierer-Zugänge sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat. Finanzierer belegen keinen normalen Sitzplatz. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Software für Immobilienvertriebe: Team, Pipeline und Provisionen Quelle: https://inscalia.de/fuer-wen/immobilienvertriebe Stand: 13.09.2026 Inscalia bündelt Kunden, Berater, Objekte und Provisionen eines Vertriebsunternehmens in einer Plattform. Statt jeder Berater mit eigener Tabelle arbeitet das Team in einer gemeinsamen Pipeline, deren Zahlen in Echtzeit im Dashboard landen. Rollen und Rechte bestimmen, wer welche Kunden und Objekte sieht. ### Kurz beantwortet **Was ist eine Software für Immobilienvertriebe?** Ein CRM, das nicht nur Kontakte führt, sondern den kompletten Vertriebsweg abbildet: Lead, Beratungstermin, Objektzuordnung, Reservierung, Finanzierung, Notartermin, Provision. Inscalia hängt dabei jeden Schritt an eine konkrete Einheit, nicht nur an einen Kontakt. **Für wen ist sie gedacht?** Für Vertriebe mit mehreren Beratern und angeschlossenen Vertriebspartnern, die Objekte Dritter vermarkten. Entscheidend ist weniger die Firmengröße als die Frage, ob mehr als eine Person am selben Kunden arbeitet. **Was kostet sie?** Starter 149 €/Monat mit 3 Nutzern, Pro 299 €/Monat mit 10 Nutzern, Enterprise nach Absprache. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Viewer-Zugang zählt als halber Sitzplatz. Alle Beträge netto zzgl. USt. **Wie unterscheidet sie sich von einem allgemeinen CRM?** Ein allgemeines CRM kennt Leads und Abschlüsse. Ein Vertriebs-CRM für Immobilien kennt Einheiten, Reservierungen, Finanzierer, Notartermine und mehrstufige Provisionen — und rechnet mit Kaufpreis, AfA und Grunderwerbsteuer statt mit abstrakten Deal-Werten. ### Kunden zentral, Berater getrennt Jeder Kunde liegt einmal in der Datenbank — mit Kontaktdaten, Selbstauskunft, zugewiesenen Objekten und der kompletten Kommunikationshistorie. Welcher Berater welchen Kunden sieht, steuern Rollen und Rechte: Admin, Advisor, Viewer, Vertriebspartner, Finanzierer, Kunde. Ein Berater sieht seine eigenen Kunden, die Leitung sieht alle. Diese Trennung ist kein Komfortthema, sondern die Voraussetzung dafür, dass ein ausscheidender Mitarbeiter seine Kundenliste nicht mitnimmt und dass DSGVO-Auskünfte beantwortbar bleiben. Viewer-Zugänge für Personen, die nur lesen sollen, zählen als halber Sitzplatz und kosten entsprechend weniger als ein voller Arbeitsplatz. ### Eine Pipeline für alle Die Vertriebspipeline ist ein Kanban-Board, dessen Stufen du an euren tatsächlichen Ablauf anpasst. Jede Karte ist eine Einheit mit Käufer, Kaufpreis und Berater. Statusänderungen sind sichtbar, statt in einem Postfach zu versanden. Der Kaufprozess dahinter läuft in sechs festen Stufen — Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen — jeweils mit eigenen Feldern und Aufgaben. Für die Leitung entsteht daraus die Antwort auf die Frage, die sonst jede Woche neu gestellt wird: Welche Vorgänge hängen, seit wann, und bei wem. ### Beratung mit Zahlen statt mit Gefühl Der Renditerechner gehört zum Beratungsgespräch, nicht zur Nachbereitung. Kaufpreis, Eigenkapital, Zinssatz, Tilgung und Wertsteigerung sind einstellbar; das Ergebnis zeigt Cashflow, Rendite, AfA-Wirkung und die Vermögensentwicklung über 30 Jahre als Diagramm. Jede Berechnung lässt sich pro Kunde speichern und im nächsten Termin wieder aufrufen — inklusive der Annahmen, die damals galten. Das ist im Zweifelsfall auch eine Dokumentation dessen, was dem Kunden gezeigt wurde. Die Kaufnebenkosten setzen sich dabei aus der Grunderwerbsteuer des jeweiligen Bundeslands und 2,0 % für Notar und Grundbuch zusammen. ### Exposés und Unterlagen ohne Medienbruch Aus den Daten einer Einheit erzeugt Inscalia ein Exposé in deinem Branding — als PDF oder als teilbaren Link, der sich mit einem Passwort schützen lässt. Ändert sich der Kaufpreis, ändert sich der Link mit, ohne dass jemand ein neues PDF versendet. Alle Unterlagen liegen im Datenraum der Einheit mit rollenbasiertem Zugriff statt in E-Mail-Anhängen. Für die Leitung heißt das: Es gibt genau eine gültige Version eines Dokuments, und man sieht, wer sie sehen darf. ### Provisionen und Partnerstruktur Vertriebspartner erhalten eine eigene Organisation unterhalb deiner Struktur. Sie belegen dadurch keinen deiner Sitzplätze und rechnen ihr eigenes Abo ab. Provisionen hängen an der Einheit, nicht am Projekt, und bleiben mit Käufer und Verkaufspreis verknüpft — die Herkunft jedes Betrags ist nachvollziehbar. Mehrstufige Strukturen mit Override-Anteilen für übergeordnete Ebenen lassen sich abbilden. Partner sehen ihre offenen und ausgezahlten Positionen selbst; die Buchhaltung filtert und exportiert sie für die Auszahlung. ### Kommunikation im selben System Das geschäftliche Postfach verbindest du über Microsoft oder Google; eingehende Antworten werden per IMAP abgeholt und erscheinen am Kontakt, ausgehende Mails versendet Inscalia über dein Konto. Dazu kommen Telefonie, WhatsApp und automatische Terminerinnerungen ab dem Pro-Paket. Wichtig für die rechtliche Seite: Automatisierte Nachrichten und Workflows lösen nur bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben. Kontakte aus Handanlage oder Import starten bewusst keine automatischen Nachrichten. ### Haeufige Fragen **Wie verbinde ich unser Postfach?** Unter „Postfach" meldest du dich mit dem geschäftlichen Microsoft- oder Google-Konto an. Bleibt der Versand blockiert, ist bei Microsoft 365 häufig „Authentifiziertes SMTP" oder IMAP für dieses Postfach deaktiviert — das schaltet euer Microsoft-Administrator frei. **Wie viele Kontakte kann ich auf einmal importieren?** Bis zu 10.000 Kontakte je Import als CSV oder Excel, maximal 20 MB. Objekt- und Deal-Importe sind auf 500 Zeilen je Durchgang begrenzt. **Lösen importierte Leads automatische Nachrichten aus?** Nein. Automatisierungen greifen ausschließlich bei eingehenden Leads, die sich selbst gemeldet haben. Import und manuelle Anlage lösen keine WhatsApp-Nachricht und keinen Workflow aus. **Kosten Vertriebspartner einen Sitzplatz?** Nein. Ein Vertriebspartner bekommt eine eigene Organisation unter deiner Struktur mit eigenem Abo. Für dich als Einladenden entstehen dadurch keine Sitzplatzkosten. **Was zählt als halber Sitzplatz?** Die Rolle Viewer. Sie kostet die Hälfte eines vollen Sitzplatzes; je zwei Viewer werden als ein Sitzplatz gerechnet. Kunden, Investoren und Finanzierer belegen gar keinen Sitzplatz. **Können wir die Pipeline-Stufen umbenennen?** Ja. Die Stufen der Vertriebspipeline sind konfigurierbar. Die sechs Stufen des Kaufprozesses von der Reservierung bis zur Beurkundung sind dagegen fest, weil daran Felder und Berechnungen hängen. **Wie starten wir mit bestehenden Daten?** Über den Import: erst Kontakte, dann Objekte und Einheiten. Die Vorschau vor dem Schreiben zeigt erkannte Spalten und Problemzeilen, sodass sich Zuordnungsfehler vor dem Import korrigieren lassen. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## CRM für Maklervertriebe: Buchungen, Dokumente und Kundenportal Quelle: https://inscalia.de/fuer-wen/maklervertriebe Stand: 13.09.2026 Inscalia ist ein CRM für Maklerbüros und Maklervertriebe, die ihre Abwicklung digitalisieren wollen. Interessenten buchen selbst einen Termin, Exposés entstehen aus den Objektdaten, Unterlagen liegen im Datenraum statt im Mailanhang, und der Kunde sieht seinen Stand in einem eigenen Portal. ### Kurz beantwortet **Was ist ein CRM für Makler?** Eine Software, die Interessenten, Objekte, Termine und Unterlagen zusammenhält. Der Unterschied zu einer Kontaktliste liegt darin, dass jeder Interessent mit einem konkreten Objekt und einem Vorgangsstand verknüpft ist — vom Erstkontakt bis zum Notartermin. **Für wen ist es gedacht?** Für Maklerbüros und Maklervertriebe, die mehr Zeit mit Terminabstimmung und Unterlagenversand verbringen als mit Beratung. Auch kleine Maklerbüros nutzen es, wenn sie ohne zusätzliche Abos für Terminbuchung und Signatur auskommen wollen. **Was kostet es?** Starter 149 €/Monat mit 3 Nutzern, Pro 299 €/Monat mit 10 Nutzern inklusive Online-Buchung, E-Signatur und eigenem Branding. Jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt. **Wie unterscheidet es sich von einzelnen Tools?** Wer Kontaktverwaltung, Terminbuchung, Signatur und Dokumentenablage getrennt einkauft, gleicht die Daten dauerhaft von Hand ab. In Inscalia liegen diese Funktionen im selben Datensatz, sodass ein gebuchter Termin sofort ein Kontakt mit Vorgang ist. ### Termine, die der Interessent selbst bucht Jeder Berater bekommt eine eigene Buchungsseite mit Foto, Name und den Zeiten, die er freigibt. Der Link lässt sich in WhatsApp, E-Mail-Signatur oder Social-Profil setzen. Eine Buchung legt automatisch einen Kontakt an und ordnet ihn dem richtigen Berater zu — es gibt keinen zweiten Ort, aus dem Termine nachgetragen werden müssten. Automatische Erinnerungen vor dem Termin senken die Ausfallquote; ab dem Pro-Paket auch per SMS und WhatsApp. Für kurzfristige Absprachen gibt es zusätzlich die Sofort-Terminvergabe, die das feste Slot-Raster überspringt. ### Exposés aus den Objektdaten Das Exposé entsteht aus den Daten, die ohnehin am Objekt hängen — Kaufpreis, Fläche, Baujahr, Bilder, Lage. Du wählst die Vorlage, Inscalia setzt dein Logo und deine Farben. Ausgeben kannst du als PDF oder als teilbaren Link; der Link lässt sich mit einem Passwort schützen, was bei Objekten sinnvoll ist, die nicht offen im Netz landen sollen. Ändert sich ein Preis, zeigt der Link sofort den neuen Stand, während ein einmal versendetes PDF veraltet. Das erspart die Runde „Bitte das alte Exposé löschen". ### Unterlagen an einem Ort statt in Anhängen Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung und Kaufvertragsentwurf liegen im Datenraum des Objekts, nicht in zehn Mails. Der Zugriff ist rollenbasiert: Interessenten sehen freigegebene Dokumente, Finanzierer ihre Unterlagen, das Team alles. Wer Dokumente hochlädt, kann die KI-Auslese nutzen — sie liest Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr und Mieten aus dem PDF und befüllt die Kennzahlen. Weichen zwei Quelldokumente bei einem Wert um mehr als 10 % voneinander ab, meldet sie den Konflikt, statt sich stillschweigend für eine Zahl zu entscheiden. ### Das Kundenportal Kaufinteressenten erhalten einen eigenen Zugang mit ihren Objekten, den freigegebenen Unterlagen und dem aktuellen Stand ihres Vorgangs. Die Selbstauskunft füllt der Kunde selbst aus, statt sie am Telefon zu diktieren. Sichtbar ist, wo der Kauf gerade steht — Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin. Genau diese Transparenz nimmt die Rückfragen heraus, die sonst als „Wie ist der Stand?"-Anruf ankommen. Kunden- und Investorenzugänge belegen keinen Sitzplatz und kosten deshalb nichts extra. ### Unterschreiben ohne zweites Abo Reservierungsvereinbarungen und vergleichbare Dokumente werden in deinem Branding erzeugt und direkt am Bildschirm unterschrieben — am Handy oder am Rechner. Die Signatur wird mit Zeitpunkt dokumentiert und liegt beim Vorgang. Ein separates Signatur-Abo brauchst du dafür nicht; die E-Signatur ist ab dem Pro-Paket enthalten. Für beurkundungspflichtige Verträge bleibt der Notartermin maßgeblich. Nach der Unterschrift läuft der Vorgang automatisch in die nächste Stufe, statt auf eine manuelle Statusänderung zu warten. ### Haeufige Fragen **Brauche ich zusätzlich ein Terminbuchungs-Tool?** Nein. Persönliche Buchungsseite, Kalender-Synchronisation und automatische Erinnerungen sind ab dem Pro-Paket enthalten; gebuchte Termine legen den Kontakt direkt an. **Kann ich ein Exposé passwortgeschützt teilen?** Ja. Der Exposé-Link lässt sich mit einem Passwort versehen. Der Empfänger sieht immer den aktuellen Stand, ohne dass du ein neues PDF versendest. **Was passiert bei widersprüchlichen Angaben in den Unterlagen?** Weichen zwei Quelldokumente bei einem Wert um mehr als 10 % ab, markiert die KI-Auslese den Konflikt zur Prüfung. Jeder Wert bleibt manuell editierbar. **Kostet ein Kundenzugang extra?** Nein. Kunden- und Investorenzugänge belegen keinen Sitzplatz. Kostenpflichtig sind nur Arbeitsplätze im Team. **Wie lege ich eine Finanzierung an?** Im Kaufprozess der Einheit wechselst du auf die Stufe Finanzierung und hinterlegst dort die Angaben. Finanzierer erhalten einen eigenen Zugang — fünf sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat. **Gibt es eine Testphase?** 14 Tage. Eine Zahlungsmethode wird zu Beginn hinterlegt, abgebucht wird erst nach Ablauf. Kündigst du innerhalb der Testphase, fällt auch die Setup-Gebühr nicht an. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Vertriebspartner-Portal: freigegebene Objekte und eigene Provisionen Quelle: https://inscalia.de/fuer-wen/vertriebspartner Stand: 13.09.2026 Als Vertriebspartner arbeitest du in einer eigenen Organisation unterhalb der einladenden Struktur. Du siehst die Objekte, die dir freigegeben wurden, rechnest mit dem integrierten Renditerechner und siehst deine Provisionen selbst — ohne beim Anbieter nachfragen zu müssen. ### Kurz beantwortet **Was ist das Vertriebspartner-Portal?** Der Zugang für Vermittler, die Objekte anderer Organisationen vertreiben. Du bekommst eine eigene Organisation unter der einladenden Struktur, eigene Kunden und Zugriff auf die Objekte, die dir freigegeben wurden. **Für wen ist es gedacht?** Für freie Vermittler, Tippgeber und angeschlossene Vertriebe, die für einen Bauträger oder Vertrieb verkaufen, ihre Kundendaten aber im eigenen Bestand halten wollen. **Was kostet es?** Für dich als Vertriebspartner ist der Zugang kostenlos. Für die einladende Organisation belegst du keinen Sitzplatz. **Wie unterscheidet es sich von einem normalen Nutzerzugang?** Ein Nutzer arbeitet in der Organisation des Anbieters und sieht deren Daten. Ein Vertriebspartner hat eine getrennte Organisation: eigene Kunden, eigene Berater — verbunden nur über die freigegebenen Objekte und die Provisionsabrechnung. ### Eigene Organisation statt Gastzugang Der wichtigste Unterschied steckt in der Struktur: Ein Vertriebspartner bekommt bei Inscalia keine Leseberechtigung in fremden Daten, sondern eine eigene Organisation unterhalb der einladenden. Deine Kunden gehören dir, deine Berater arbeiten in deiner Umgebung, und der Zugang ist für dich kostenlos. Für den Einladenden bedeutet das, dass du keinen seiner Sitzplätze belegst; für dich bedeutet es, dass die Zusammenarbeit enden kann, ohne dass dein Kundenbestand mitgeht. Verbunden sind beide Seiten nur über die Objekte, die dir freigegeben wurden, und über die Provisionen, die daraus entstehen. ### Objekte, die dir freigegeben wurden Du siehst nicht den gesamten Bestand des Anbieters, sondern die Objekte und Einheiten, die er dir freigegeben hat — mit Kaufpreis, Fläche, Kennzahlen und den Unterlagen, die zur Freigabe gehören. Für Partner, die nur Exposés versenden und nicht in der Plattform arbeiten sollen, gibt es zusätzlich die schlankere Rolle Objekt-Betrachter. Sie sieht ausschließlich einzeln freigegebene Objekte. Welche Rolle passt, entscheidet der Anbieter bei der Einladung; beide Varianten kosten ihn keinen Sitzplatz. ### Rechnen im Kundengespräch Der Renditerechner steht dir im Partnerzugang zur Verfügung und rechnet mit denselben Annahmen wie beim Anbieter: Kaufpreis, Eigenkapital, Zinssatz, Tilgung und Wertsteigerung sind einstellbar, das Ergebnis zeigt Cashflow, Rendite, AfA-Wirkung und Vermögensentwicklung über 30 Jahre. Die Kaufnebenkosten setzen sich aus der Grunderwerbsteuer des Bundeslands und 2,0 % für Notar und Grundbuch zusammen. Jede Berechnung lässt sich pro Kunde speichern, sodass im zweiten Termin dieselben Zahlen auf dem Tisch liegen wie im ersten. ### Kunden bekommen ihren eigenen Zugang Du kannst deinen Kunden Objekte zuweisen; sie erhalten dann einen eigenen Portalzugang mit ihren Unterlagen, ihrer Berechnung und dem Stand ihres Vorgangs. Die Selbstauskunft füllen sie selbst aus. Für dich heißt das weniger Nachfassen, für den Kunden heißt es, dass er nicht auf eine Antwort warten muss, um zu sehen, wo sein Kauf steht. Kundenzugänge belegen keinen Sitzplatz und verursachen deshalb keine zusätzlichen Kosten. ### Provisionen ohne Rückfrage Provisionen hängen an der Einheit, nicht am Projekt, und bleiben mit Käufer und Verkaufspreis verknüpft. Du siehst deine offenen und ausgezahlten Positionen in deinem eigenen Zugang — das ist der Punkt, an dem die meiste Reibung in Partnerstrukturen entsteht und der sich am leichtesten beseitigen lässt. Mehrstufige Strukturen mit Override-Anteilen für übergeordnete Ebenen lassen sich abbilden, sodass auch Teamleiter-Modelle nachvollziehbar bleiben. ### Haeufige Fragen **Gehören meine Kunden mir oder dem Anbieter?** Deine Kunden liegen in deiner eigenen Organisation. Der einladende Anbieter sieht sie nicht automatisch mit; verbunden seid ihr über die freigegebenen Objekte und die Provisionsabrechnung. **Brauche ich ein eigenes Abo?** Ja. Weil du in einer eigenen Organisation arbeitest, läuft dort auch ein eigenes Abo. Für den Einladenden bist du dafür kostenlos, weil du keinen seiner Sitzplätze belegst. **Sehe ich alle Objekte des Anbieters?** Nein, nur die freigegebenen. Der Anbieter entscheidet je Objekt beziehungsweise Einheit, was du siehst. **Was ist der Unterschied zum Objekt-Betrachter?** Der Objekt-Betrachter sieht ausschließlich einzeln freigegebene Objekte und versendet daraus Exposés, arbeitet aber nicht in der Plattform. Der Vertriebspartner hat eine vollwertige eigene Organisation. **Kann ich meine bestehenden Kontakte mitbringen?** Ja, über den Kontakt-Import: bis zu 10.000 Kontakte je Durchgang als CSV oder Excel. Importierte Kontakte lösen keine automatischen Nachrichten aus. **Wie erfahre ich, dass eine Einheit reserviert wurde?** Der Status der Einheit wechselt sichtbar auf „reserviert". Damit ist sie für andere Partner erkennbar belegt, und der Kaufprozess startet mit der Reservierungsstufe. ## Exposé-Software für Immobilien: aus Objektdaten wird ein fertiges Exposé Quelle: https://inscalia.de/expose-software-immobilien Stand: 13.09.2026 Die Exposé-Software von Inscalia erzeugt das Exposé aus den Daten, die bereits am Objekt hängen — statt sie in ein Layoutprogramm zu übertragen. Ausgegeben wird ein PDF oder ein teilbarer Link in deinem Branding, der sich mit einem Passwort schützen lässt. ### Kurz beantwortet **Was ist eine Exposé-Software?** Ein Werkzeug, das Objektdaten in ein verkaufsfertiges Dokument übersetzt. Die Daten kommen aus dem Objektdatensatz, das Layout aus einer Vorlage, das Branding aus den Organisationseinstellungen — getippt wird nichts. **Für wen ist sie gedacht?** Für Makler, Bauträger und Vertriebe, die regelmäßig Exposés versenden und dafür bisher InDesign, Canva oder Word-Vorlagen benutzen. Bei einem Exposé im Quartal lohnt sich das nicht; bei einem pro Woche schon. **Was kostet sie?** Der Exposé-Generator je Einheit ist ab dem Starter-Paket für 149 €/Monat enthalten, eigenes Logo und eigene Farben ab dem Pro-Paket für 299 €/Monat. Beträge netto zzgl. USt. **Wie unterscheidet sie sich von einer Design-Vorlage?** Eine Vorlage muss bei jeder Preisänderung neu befüllt werden. Ein datengetriebenes Exposé zieht seine Werte aus dem Objekt: Änderst du den Kaufpreis, zeigt der geteilte Link sofort den neuen Stand. ### Dokument hochladen, Daten übernehmen Am Anfang steht meist ein PDF: Teilungserklärung, Baubeschreibung, Mietaufstellung oder Gutachten. Lädst du es hoch, liest die KI-Auslese Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr, Zimmerzahl und Mieten heraus und befüllt die Kennzahlen des Objekts. Jeder erkannte Wert bekommt einen Sicherheitswert; unsichere Werte werden zur Prüfung markiert statt stillschweigend übernommen. Weichen zwei Quelldokumente bei einer Zahl um mehr als 10 % ab, meldet die Auslese den Konflikt. Danach steht das Objekt vollständig genug im System, um daraus ein Exposé zu erzeugen — ohne dass jemand eine Zahl abgetippt hat. ### Layout, Branding und Reihenfolge Das Exposé folgt einer Vorlage, in der du Abschnitte an- und abwählst und ihre Reihenfolge festlegst: Titelbild, Objektbeschreibung, Lage, Ausstattung, Grundrisse, Finanzteil, Kontakt. Logo, Farben und Absender kommen aus den Einstellungen deiner Organisation — im Pro-Paket mit eigenem Logo und eigenen Farben, im Enterprise-Paket zusätzlich mit eigener Domain. Was du in der Bearbeitung siehst, entspricht dem, was der Empfänger sieht. Das ist bewusst so gebaut, damit niemand ein Exposé versendet, dessen Aussehen er erst beim Empfänger erfährt. ### PDF oder Link — und der Unterschied Ein PDF ist ein eingefrorener Stand. Ein Exposé-Link zeigt immer die aktuellen Daten des Objekts: Ändert sich der Kaufpreis, ändert sich der Link mit. Beides hat seinen Platz — das PDF für die Finanzierungsunterlagen, den Link für den Versand an Interessenten. Der Link lässt sich mit einem Passwort schützen, wenn ein Objekt nicht offen im Netz stehen soll; das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert. Für den Vertrieb heißt das: Du kannst ein Exposé teilen, ohne die Kontrolle darüber zu verlieren, wer es öffnet. ### Der Finanzteil, der das Gespräch trägt Bei Kapitalanlagen entscheidet selten das Titelbild, sondern die Rechnung. Deshalb kann das Exposé den Finanzteil mitführen: Kaufnebenkosten aus der Grunderwerbsteuer des Bundeslands plus 2,0 % für Notar und Grundbuch, Mieteinnahmen, Finanzierungsrate, Cashflow und AfA-Wirkung. Die Zahlen stammen aus demselben Rechner, den der Berater im Gespräch benutzt — es gibt also keine zweite Version der Wahrheit zwischen Exposé und Beratung. Ändert sich eine Annahme, ändert sich beides gemeinsam. ### Was danach passiert Ein versendetes Exposé ist kein Endpunkt, sondern der Beginn eines Vorgangs. Der Interessent bucht über die Buchungsseite einen Termin, wird dabei automatisch als Kontakt angelegt und landet in der Pipeline. Reserviert er die Einheit, wechselt ihr Status, die Reservierungsvereinbarung entsteht aus denselben Daten wie das Exposé, und der Kaufprozess läuft weiter bis zum Notartermin. Genau dieser Anschluss ist der Grund, warum ein Exposé-Werkzeug im CRM meist mehr bringt als eine separate Exposé-Software. ### Haeufige Fragen **Wie lange dauert es, bis ein Exposé fertig ist?** Das hängt davon ab, wie vollständig das Objekt erfasst ist. Liegen die Daten vor, ist das Exposé eine Frage von Vorlage auswählen und ausgeben; der zeitaufwendige Teil ist die Datenerfassung, die die KI-Auslese übernimmt. **Kann ich eigene Texte einsetzen?** Ja. Objektbeschreibung, Lagetext und Ausstattung lassen sich frei überschreiben. KI-Vorschläge sind ein Startpunkt, kein Zwang. **Kann ich das Exposé mit meinem Logo versehen?** Ja, ab dem Pro-Paket mit eigenem Logo, eigenen Farben und eigenem E-Mail-Absender; im Enterprise-Paket zusätzlich mit eigener Domain. **Wie schütze ich ein Exposé vor Weitergabe?** Über ein Passwort auf dem Exposé-Link. Das Passwort wird nicht im Klartext gespeichert, sondern nur als Prüfwert. **Was passiert, wenn sich der Kaufpreis ändert?** Der geteilte Link zeigt sofort den neuen Stand. Ein bereits versendetes PDF bleibt dagegen auf dem alten Stand — deshalb ist der Link für laufende Vermarktung meist die bessere Wahl. **Welche Dokumente kann die KI auslesen?** PDF-Unterlagen wie Teilungserklärung, Baubeschreibung, Mietaufstellung oder Gutachten. Erkannt werden unter anderem Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr und Mieten; jeder Wert bleibt editierbar. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Immobilienvertrieb-Software: ein System von der Anfrage bis zum Notar Quelle: https://inscalia.de/immobilienvertrieb-software Stand: 13.09.2026 Inscalia ist eine Vertriebsplattform für Immobilien: Pipeline, Exposés, Termine, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Käufer- und Finanziererportal sowie Provisionen liegen in einem System. Der Zweck ist kein größerer Funktionsumfang, sondern weniger Übergaben zwischen Werkzeugen. ### Kurz beantwortet **Was ist eine Immobilienvertrieb-Software?** Software, die den Verkaufsprozess einer Immobilie abbildet — nicht nur die Kontakte dazu. Sie kennt Objekte und Einheiten, Reservierungen, Finanzierungen, Notartermine und Provisionen und führt sie als zusammenhängenden Vorgang. **Für wen ist sie gedacht?** Für Bauträger, Immobilienvertriebe und Makler, die mehrere Vorgänge parallel führen. Die Grenze verläuft nicht bei der Firmengröße, sondern dort, wo Kaufvertrag, Exposé und Grundriss an drei verschiedenen Orten liegen. **Was kostet sie?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. **Wie unterscheidet sie sich von einer Werkzeugsammlung?** CRM, Terminbuchung, Signatur und Dokumentenablage einzeln zu betreiben funktioniert — bis die Daten auseinanderlaufen. In einer Plattform hängt der gebuchte Termin am selben Datensatz wie die unterschriebene Reservierung und die abgerechnete Provision. ### Das eigentliche Problem: verteilte Unterlagen Kaufvertrag in der Cloud, Exposé im Postfach, Grundriss irgendwo auf dem Rechner — und der Kunde wartet drei Tage auf eine Antwort, die eigentlich in drei Minuten möglich wäre. Der Zeitverlust entsteht nicht beim Verkaufen, sondern beim Suchen und beim Abgleichen von Ständen. Eine Vertriebsplattform löst zuerst dieses Problem: Jede Unterlage, jede Berechnung und jeder Termin hängt an der Einheit, um die es geht. Wer den Vorgang öffnet, sieht alles, was dazugehört — inklusive der Frage, was als Nächstes ansteht und wer dafür zuständig ist. ### Pipeline und Kaufprozess Die Vertriebspipeline ist ein Kanban-Board mit konfigurierbaren Stufen; jede Karte ist eine Einheit mit Käufer, Kaufpreis und zuständigem Berater. Darunter liegt der Kaufprozess mit sechs festen Stufen: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen. Jede Stufe hat eigene Felder, Aufgaben und Fristen. Die Notar-Vorbereitung führt eine feste Liste mit — Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet, Käufer informiert. So scheitert kein Abschluss an einem vergessenen Dokument, sondern wird sichtbar, bevor der Termin steht. ### Dokumente, Exposés und KI-Auslese Unterlagen liegen im Datenraum der Einheit mit rollenbasiertem Zugriff. Aus PDF-Dokumenten liest die KI Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr und Mieten heraus, versieht jeden Wert mit einem Sicherheitswert und markiert unsichere Werte zur Prüfung. Bei Abweichungen über 10 % zwischen zwei Quelldokumenten meldet sie den Konflikt. Aus denselben Daten entsteht das Exposé — als PDF oder als teilbarer, passwortgeschützter Link in deinem Branding. Ändert sich der Kaufpreis, ändert sich der Link mit. ### Termine, Telefonie und Nachrichten Jeder Berater hat eine eigene Buchungsseite; eine Buchung legt den Kontakt an und ordnet ihn zu. Automatische Erinnerungen laufen ab dem Pro-Paket auch per SMS und WhatsApp. Die Telefonie ist Teil der Plattform: Kontakte lassen sich direkt aus der Liste anrufen, Gespräche werden protokolliert und zusammengefasst. Automatisierte Nachrichten lösen ausschließlich bei eingehenden Leads aus, die sich selbst gemeldet haben — Import und Handanlage lösen bewusst nichts aus. Das ist keine technische Einschränkung, sondern eine Vorgabe aus dem Wettbewerbsrecht. ### Portale für Käufer, Partner und Finanzierer Käufer sehen in ihrem Portal ihre Unterlagen, ihre Berechnung und den Stand ihres Vorgangs und füllen die Selbstauskunft selbst aus. Finanzierer erhalten einen eigenen Zugang mit den Unterlagen, die sie für die Prüfung brauchen — fünf Zugänge sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat. Vertriebspartner arbeiten in einer eigenen Organisation unterhalb deiner Struktur und belegen keinen Sitzplatz. Keiner dieser drei Zugänge kostet einen Arbeitsplatz; bezahlt werden nur Nutzer, die tatsächlich im Vertrieb arbeiten. ### Datenschutz und Betrieb Die Daten liegen auf europäischen Servern und sind je Organisation getrennt; wer welche Kunden und Objekte sieht, steuern Rollen und Rechte. Für den Umstieg gibt es Importe: bis zu 10.000 Kontakte je Durchgang, bis zu 500 Zeilen für Objekte und Deals, dazu OpenImmo-XML mit bis zu 500 Objekten. Vor dem Schreiben zeigt jeder Import eine Vorschau mit erkannten Spalten und Problemzeilen. So lässt sich der Wechsel in Etappen planen, statt an einem Wochenende alles gleichzeitig zu bewegen. ### Haeufige Fragen **Wie lange dauert die Einrichtung?** Die Registrierung und die ersten Objekte sind in kurzer Zeit erledigt; realistisch planst du für Import, Rollen und Branding einen halben bis ganzen Arbeitstag ein. Zum Start gehört ein persönliches Onboarding. **Muss ich für die Testphase eine Zahlungsmethode hinterlegen?** Ja. Die 14 Tage starten mit hinterlegter Karte oder PayPal, abgebucht wird erst danach. Bei Kündigung innerhalb der Testphase entstehen keine Kosten, auch keine Setup-Gebühr. **Wie wird die Setup-Gebühr abgerechnet?** Einmalig, separat per Rechnung und Überweisung — nie automatisch über die Karte. Sie fällt erst nach der Testphase an und wird bei Vertragsverlängerung nicht erneut erhoben. **Kann ich Daten aus meinem bisherigen System übernehmen?** Ja, über CSV-, Excel- und OpenImmo-Import. Kontakte bis 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals bis 500 Zeilen. Die Vorschau zeigt vor dem Schreiben, welche Spalten erkannt wurden. **Brauche ich zusätzlich Tools für Termine und Signatur?** Nein. Buchungsseite mit Erinnerungen und die digitale Signatur sind ab dem Pro-Paket enthalten. Beurkundungspflichtige Verträge bleiben beim Notar. **Gibt es eine Schnittstelle?** Ab dem Pro-Paket stehen API, Webhooks sowie Anbindungen an Zapier und Make zur Verfügung. Objektdaten lassen sich zusätzlich über OpenImmo austauschen. **Läuft die Plattform auch mobil?** Ja, die Oberfläche ist für Telefon und Tablet ausgelegt; zusätzlich gibt es Apps. Funktionen werden mobil angepasst statt abgeschaltet. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Reservierung mit digitaler Unterschrift Quelle: https://inscalia.de/funktionen/reservierung-esignatur Stand: 13.09.2026 Inscalia erzeugt die Reservierungsvereinbarung aus den Daten der Einheit, versendet sie in deinem Branding und holt die digitale Unterschrift ein. Die Signatur wird mit Zeitpunkt dokumentiert und liegt beim Vorgang — ein separates Signatur-Abo ist dafür nicht nötig. ### Kurz beantwortet **Was ist eine digitale Reservierung?** Der verbindliche Zwischenschritt zwischen Interesse und Kaufvertrag, elektronisch abgewickelt: Einheit reservieren, Vereinbarung erzeugen, unterschreiben lassen — ohne Drucker, Post oder PDF-Anhang. **Für wen ist sie gedacht?** Für Bauträger und Vertriebe, bei denen zwischen Zusage und Notartermin Wochen liegen und in denen eine Einheit verlässlich blockiert sein muss. **Was kostet sie?** Die digitale Unterschrift ist ab dem Pro-Paket für 299 €/Monat enthalten, netto zzgl. USt. Ein zusätzliches Signatur-Abo entfällt. **Wie unterscheidet sie sich von einem Signatur-Dienst?** Ein Signatur-Dienst unterschreibt ein Dokument, das du ihm gibst. Hier entsteht das Dokument aus dem Vorgang — und die Unterschrift schiebt denselben Vorgang in die nächste Stufe. ### Reservieren heißt: die Einheit ist belegt Die Reservierung setzt du an der Einheit, nicht an einem Dokument. Ihr Status wechselt auf „reserviert", der Käufer wird verknüpft, und der Kaufprozess startet mit der Stufe Reservierung. Ab diesem Moment sehen alle Beteiligten — Berater, Vertriebspartner, Leitung —, dass diese Wohnung belegt ist. Damit verschwindet der teuerste Fehler in Projekten mit mehreren Vertriebswegen: dass zwei Partner dieselbe Einheit verkaufen und einer davon zurückrudern muss. Fällt die Reservierung, setzt du die Einheit zurück auf „verfügbar"; der bisherige Vorgang bleibt mit seinen Dokumenten nachvollziehbar erhalten. ### Die Vereinbarung entsteht aus dem Vorgang Objekt, Einheit, Kaufpreis und Käufer stehen bereits im System — die Reservierungsvereinbarung übernimmt sie, statt sie erneut abzufragen. Logo, Farben und Absender kommen aus deinen Organisationseinstellungen, sodass das Dokument nach deinem Unternehmen aussieht und nicht nach der Software dahinter. Kaufen mehrere Personen gemeinsam, wird der zweite Antragsteller mit erfasst. Das klingt nach einem Detail, ist in der Praxis aber der häufigste Grund, warum eine Vereinbarung nachträglich korrigiert werden muss. ### Unterschrieben wird da, wo der Kunde gerade ist Der Käufer öffnet den Link und unterschreibt am Bildschirm — auf dem Telefon oder am Rechner. Es braucht keine Software auf seiner Seite und kein Konto. Die Signatur wird mit Zeitpunkt dokumentiert und beim Vorgang abgelegt, nicht in einem Postfach. Für die Reservierungsvereinbarung im Immobilienvertrieb ist die einfache elektronische Signatur üblich; für beurkundungspflichtige Schritte bleibt der Notartermin maßgeblich. Diese Grenze ist bewusst gezogen: Die E-Signatur ersetzt keinen Notar, sie ersetzt den Postweg davor. ### Nach der Unterschrift läuft es weiter Die unterschriebene Vereinbarung ist kein Ablagevorgang, sondern ein Auslöser. Der Kaufprozess wechselt in die nächste Stufe: Finanzierung, danach Notar-Vorbereitung mit ihrer Checkliste — Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet, Käufer informiert — und schließlich der Notartermin. Der dort vereinbarte Kaufpreis fließt in die Grunderwerbsteuer-Berechnung des jeweiligen Bundeslands. Termine und Fristen erscheinen im Kalender, sodass ein hängender Vorgang auffällt, bevor er zum Problem wird. ### Was der Käufer davon sieht Parallel sieht der Käufer in seinem Portal, wo sein Kauf steht, und findet dort die freigegebenen Unterlagen. Das nimmt die Statusanrufe heraus, die sonst beim Berater auflaufen, und gibt der Reservierung eine sichtbare Fortsetzung. Wird ein Finanzierer eingebunden, erhält er einen eigenen Zugang mit genau den Dokumenten, die er für die Prüfung braucht — fünf solcher Zugänge sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat. ### Haeufige Fragen **Ist die digitale Unterschrift rechtssicher?** Die Signatur wird mit Zeitpunkt dokumentiert und revisionssicher beim Vorgang abgelegt. Für die Reservierungsvereinbarung ist die einfache elektronische Signatur üblich; beurkundungspflichtige Verträge bleiben dem Notar vorbehalten. **Brauche ich zusätzlich einen Signatur-Dienst?** Nein. Erstellung, Versand und Unterschrift laufen in Inscalia. Die E-Signatur ist ab dem Pro-Paket enthalten. **Kann die Vereinbarung in meinem Branding erscheinen?** Ja. Logo, Farben und Absender kommen aus den Einstellungen deiner Organisation; im Enterprise-Paket zusätzlich mit eigener Domain. **Was passiert bei zwei Käufern?** Der zweite Antragsteller wird mit erfasst, sodass die Vereinbarung von Anfang an vollständig ist. Das gilt ebenso für die anschließende Berechnung. **Was passiert, wenn die Reservierung platzt?** Du setzt die Einheit zurück auf „verfügbar". Der bisherige Vorgang bleibt erhalten, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann reserviert hatte. **Wie geht es nach der Unterschrift weiter?** Der Kaufprozess wechselt in die Stufe Finanzierung und läuft über Notar-Vorbereitung und Notartermin bis zum Abschluss — jeweils mit eigenen Aufgaben und Fristen. **Braucht der Käufer ein Konto zum Unterschreiben?** Nein. Er öffnet den Link und unterschreibt am Bildschirm; zusätzliche Software oder eine Registrierung sind dafür nicht nötig. ## Käufer- und Investorenportal Quelle: https://inscalia.de/funktionen/kaeuferportal Stand: 13.09.2026 Käufer und Kapitalanleger bekommen einen geschützten Zugang zu ihren Objektdaten, Unterlagen und dem Stand ihres Kaufs. Statt Anhänge zu verschicken und Rückfragen zu beantworten, gibst du einen Zugang frei — Kundenzugänge belegen keinen Sitzplatz und kosten nichts extra. ### Kurz beantwortet **Was ist ein Käuferportal?** Ein zugangsgeschützter Bereich, in dem ein Käufer seine eigenen Unterlagen, seine Berechnung und den aktuellen Stand seines Vorgangs sieht — und in dem er die Selbstauskunft selbst ausfüllt. **Für wen ist es gedacht?** Für Vertriebe und Bauträger, bei denen zwischen Reservierung und Notartermin Wochen vergehen und in denen dieselben Unterlagen mehrfach angefragt werden — von Käufern wie von Finanzierern. **Was kostet es?** Nichts zusätzlich: Kunden- und Investorenzugänge belegen keinen Sitzplatz. Der persönliche Investorenbereich mit Login gehört ab dem Pro-Paket für 299 €/Monat zum Funktionsumfang. **Wie unterscheidet es sich von einem geteilten Cloud-Ordner?** Ein Ordner zeigt Dateien. Das Portal zeigt zusätzlich den Vorgangsstand, nimmt die Selbstauskunft entgegen und begrenzt den Zugriff auf genau die Unterlagen, die freigegeben wurden. ### Alle Unterlagen an einem geschützten Ort Exposé, Teilungserklärung, Berechnungen und Verträge liegen im Datenraum des Vorgangs, nicht in zehn E-Mail-Anhängen. Der Käufer sieht immer die jeweils gültige Version — das beendet die Rückfragen, ob das zuletzt zugeschickte Dokument noch aktuell ist. Der Zugriff ist rollenbasiert: Käufer sehen ihre freigegebenen Unterlagen, Finanzierer ihre Prüfungsunterlagen, das Team alles. Für die Organisation ist das auch eine Datenschutzfrage, weil sich beantworten lässt, wer wann welche Dokumente einsehen konnte. ### Der Stand des Kaufs ist sichtbar Der Kaufprozess läuft in sechs Stufen — Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen. Der Käufer sieht, in welcher Stufe sein Vorgang steht und was als Nächstes ansteht. Diese Transparenz ersetzt den größten Teil der Statusanrufe, die sonst beim Berater auflaufen, und sie nimmt dem Käufer die Unsicherheit in einer Phase, in der er eine sehr große Summe zugesagt hat und wenig sieht. Für den Vertrieb ist der Effekt messbar in weniger Unterbrechungen pro Tag. ### Selbstauskunft, die der Kunde selbst ausfüllt Die Selbstauskunft füllt der Käufer im Portal aus, statt sie am Telefon zu diktieren oder als ausgefülltes PDF zurückzuschicken. Die Angaben landen direkt am Datensatz und stehen damit für Finanzierung und Notar-Vorbereitung bereit. Das spart nicht nur Tippzeit, es reduziert auch Übertragungsfehler bei Zahlen, die später in einer Finanzierungsanfrage stehen. Ändert sich etwas, aktualisiert der Kunde es selbst, statt eine Korrektur per Mail zu schicken. ### Datenraum für Investoren und Finanzierer Für Kapitalanleger lässt sich ein strukturierter Bereich mit genau den Unterlagen bereitstellen, die für die Entscheidung relevant sind. Finanzierer erhalten einen eigenen Zugang mit ihren Prüfungsunterlagen; fünf solcher Zugänge sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat. Weil Finanzierer keinen normalen Sitzplatz belegen, bleibt es günstig, mehrere Banken parallel einzubinden — was in der Praxis die Durchlaufzeit verkürzt, weil nicht auf eine einzelne Rückmeldung gewartet wird. ### Weniger Rückfragen, besserer Auftritt Der praktische Nutzen liegt weniger in einer einzelnen Funktion als im Wegfall einer ganzen Kategorie von Arbeit: Anhänge suchen, Versionen erklären, Stände durchgeben. Gleichzeitig wirkt ein eigener, gebrandeter Zugang in einer Phase professionell, in der der Käufer die größte finanzielle Entscheidung seines Jahres trifft und noch nichts in der Hand hält. Logo und Farben stammen aus deinen Organisationseinstellungen, im Enterprise-Paket auf Wunsch unter eigener Domain. ### Haeufige Fragen **Was genau sieht der Käufer?** Seine Objektdaten, die für ihn freigegebenen Unterlagen und die aktuelle Stufe seines Kaufprozesses — von der Reservierung bis zum Notartermin. **Kostet ein Käuferzugang extra?** Nein. Kunden- und Investorenzugänge belegen keinen Sitzplatz. Bezahlt werden nur Arbeitsplätze im Team. **Ist der Zugang geschützt?** Ja, er ist zugangsgeschützt und rollenbasiert. Jeder sieht ausschließlich die für ihn freigegebenen Inhalte. **Können Finanzierer eigene Zugänge bekommen?** Ja. Fünf Finanzierer-Zugänge sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat. Sie sehen die Unterlagen, die sie für die Prüfung brauchen. **Wie kommt die Selbstauskunft ins System?** Der Käufer füllt sie im Portal aus; die Angaben landen direkt an seinem Datensatz und stehen für Finanzierung und Notar-Vorbereitung bereit. **Kann ich das Portal in meinem Branding zeigen?** Ja. Logo, Farben und Absender kommen aus den Organisationseinstellungen; im Enterprise-Paket ist zusätzlich eine eigene Domain möglich. ## KI-Dokumentenauslese für Objektunterlagen Quelle: https://inscalia.de/plattform/ki-extraktion Stand: 13.09.2026 Lädst du Teilungserklärung, Baubeschreibung, Mietaufstellung oder Gutachten hoch, liest die KI die relevanten Werte heraus und befüllt die Kennzahlen des Objekts. Jeder Wert bekommt einen Sicherheitswert, bleibt editierbar, und Widersprüche zwischen Dokumenten werden gemeldet statt stillschweigend aufgelöst. ### Kurz beantwortet **Was ist KI-Dokumentenauslese?** Die automatische Übernahme von Werten aus PDF-Unterlagen in den Objektdatensatz — Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr, Zimmerzahl, Mieten. Statt abzutippen prüfst du, was erkannt wurde. **Für wen ist sie gedacht?** Für alle, die regelmäßig Objektunterlagen erfassen: Bauträger mit neuen Projekten, Vertriebe mit fremden Objekten, Makler mit Bestandsankäufen. Der Nutzen wächst mit der Zahl der Dokumente pro Objekt. **Was kostet sie?** Im Starter-Paket sind 50 ausgelesene PDF je Monat enthalten, ab dem Pro-Paket ist die Auslese unbegrenzt. Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, netto zzgl. USt. **Wie unterscheidet sie sich von einer reinen Texterkennung?** Texterkennung macht ein PDF durchsuchbar. Die Auslese ordnet erkannte Zahlen den richtigen Feldern zu, bewertet ihre Sicherheit und meldet Widersprüche zwischen mehreren Dokumenten desselben Objekts. ### Der Ablauf: hochladen, prüfen, übernehmen Der Weg ist bewusst kurz: Dokument hochladen, KI klassifiziert den Dokumenttyp, liest die Werte aus, danach prüft ein Mensch im Review und die Kennzahlen des Objekts werden befüllt. Die Reihenfolge ist wichtig — es gibt keinen Schritt, in dem Werte ungeprüft in den Datensatz laufen. Was die KI sicher erkannt hat, steht als Vorschlag da; was unsicher ist, wird markiert. Für den Nutzer ändert sich damit die Art der Arbeit: Statt Zahlen aus einem PDF abzuschreiben, bestätigt oder korrigiert er Vorschläge. ### Sicherheitswerte statt stiller Übernahme Jeder extrahierte Wert bekommt einen Sicherheitswert. Werte mit niedriger Sicherheit erscheinen im Review markiert, statt unauffällig im Datensatz zu landen. Das ist der entscheidende Unterschied zu einer Auslese, die immer ein Ergebnis liefert: Ein falsch erkannter Kaufpreis, der niemandem auffällt, richtet mehr Schaden an als ein leeres Feld. Wer viele Objekte erfasst, arbeitet deshalb sinnvollerweise die markierten Werte zuerst ab und lässt die sicheren stehen. ### Widersprüche zwischen Dokumenten In der Praxis widersprechen sich Unterlagen regelmäßig — die Wohnfläche im Gutachten weicht von der in der Teilungserklärung ab, der Kaufpreis im Entwurf vom Preis in der Liste. Weichen zwei Quelldokumente bei einem Wert um mehr als 10 % voneinander ab, meldet die Auslese den Konflikt, statt sich für eine Zahl zu entscheiden. Diese Meldung ist der eigentliche Wert der Funktion: Sie findet Fehler, die sonst erst beim Notar oder in der Finanzierung auffallen, wenn ihre Korrektur teuer ist. ### Welche Unterlagen sich eignen Gut auslesbar sind die Dokumente, die ohnehin zu jedem Objekt gehören: Teilungserklärung, Baubeschreibung, Mietaufstellung, Gutachten, Energieausweis. Erkannt werden unter anderem Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr, Zimmerzahl und Mieten. Gescannte Dokumente in schlechter Qualität liefern erwartungsgemäß schlechtere Ergebnisse — das zeigt sich dann an niedrigen Sicherheitswerten, nicht an falschen Zahlen ohne Warnung. Jedes Feld bleibt regulär editierbar, sodass ein manueller Eintrag jederzeit möglich ist. ### Wo die Daten liegen Hochgeladene Dokumente liegen verschlüsselt auf europäischen Servern und sind ausschließlich für deine Organisation sichtbar — dieselbe Infrastruktur wie der Rest der Plattform. Der Zugriff folgt den Rollen: Wer das Objekt nicht sehen darf, sieht auch seine Unterlagen nicht. Was die KI erkannt hat, bleibt an Ort und Stelle prüfbar, sodass sich später nachvollziehen lässt, aus welchem Dokument eine Zahl stammt. ### Haeufige Fragen **Wie genau ist die Erkennung?** Jeder Wert bekommt einen Sicherheitswert. Werte mit niedriger Sicherheit werden im Review markiert statt stillschweigend übernommen — die Kontrolle bleibt beim Bearbeiter. **Was passiert bei widersprüchlichen Angaben?** Weichen zwei Quelldokumente bei einem Wert um mehr als 10 % voneinander ab, meldet die KI den Konflikt, statt sich für einen Wert zu entscheiden. **Kann ich extrahierte Werte korrigieren?** Ja, jedes Feld bleibt normal editierbar. Die Auslese befüllt die Kennzahlen, ersetzt aber nicht die Prüfung durch den zuständigen Berater. **Wo landen meine hochgeladenen Dokumente?** Verschlüsselt auf europäischen Servern, sichtbar ausschließlich für deine Organisation — dieselbe Infrastruktur wie der Rest der Plattform. **Wie viele Dokumente kann ich auslesen lassen?** Im Starter-Paket 50 PDF je Monat, ab dem Pro-Paket unbegrenzt. **Welche Werte werden erkannt?** Unter anderem Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr, Zimmerzahl und Mieten. Welche Felder befüllt werden, hängt vom Dokumenttyp ab, den die KI zuvor klassifiziert. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Renditerechner für die Kapitalanlage-Beratung Quelle: https://inscalia.de/plattform/renditerechner Stand: 13.09.2026 Der Renditerechner zeigt Cashflow, Rendite, AfA-Wirkung und Vermögensentwicklung über 30 Jahre — mit einstellbarem Kaufpreis, Eigenkapital, Zinssatz, Tilgung und Wertsteigerung. Jede Berechnung lässt sich pro Kunde speichern und im nächsten Termin unverändert wieder aufrufen. ### Kurz beantwortet **Was ist ein Renditerechner für Immobilien?** Ein Werkzeug, das aus Kaufpreis, Finanzierung, Miete und Steuerwirkung eine Prognose rechnet: monatlicher Cashflow, Rendite pro Jahr und Vermögensentwicklung über die Haltedauer. **Für wen ist er gedacht?** Für Berater im Kapitalanlage-Vertrieb, die im Termin rechnen statt nachzureichen — und für Vertriebspartner, die ihren Kunden dieselben Zahlen zeigen sollen wie der Anbieter. **Was kostet er?** Der Rendite-Rechner ist ab dem Starter-Paket für 149 €/Monat enthalten, netto zzgl. USt. Ein separates Kalkulationswerkzeug ist nicht nötig. **Wie unterscheidet er sich von einer Excel-Tabelle?** Eine Tabelle liegt auf einem Rechner und wird pro Berater anders gepflegt. Hier rechnen alle mit denselben Annahmen, die Ergebnisse hängen am Kunden, und Exposé und Beratung zeigen dieselben Zahlen. ### Welche Parameter der Berater einstellt Einstellbar sind die Größen, über die im Gespräch tatsächlich diskutiert wird: Kaufpreis, Eigenkapital, Zinssatz, Tilgung und angenommene Wertsteigerung. Daraus entstehen die monatliche Belastung, der Cashflow und die Rendite pro Jahr. Die Kaufnebenkosten folgen einer festen Konvention: Grunderwerbsteuer nach dem Bundesland des Objekts plus 2,0 % für Notar und Grundbuch. Weil diese Konvention überall gleich gilt, sind zwei Berechnungen aus zwei Terminen vergleichbar — was bei individuell gepflegten Tabellen regelmäßig nicht der Fall ist. ### AfA und Steuerwirkung Die Abschreibung ist bei Kapitalanlagen selten ein Nebenaspekt, sondern oft der Grund für den Kauf. Der Rechner weist die AfA-Wirkung im Verlauf aus, sodass sichtbar wird, wie sich die Steuerentlastung über die Jahre verändert. Weil die Rahmenbedingungen sich ändern, sind die Annahmen offen einstellbar statt fest verdrahtet. Das ist auch eine Haltungsfrage: Eine Beratung, die ihre Annahmen zeigt, ist überprüfbar — eine, die nur ein Ergebnis zeigt, nicht. Für die konkrete steuerliche Beurteilung bleibt der Steuerberater zuständig. ### Die 30-Jahres-Sicht Die Vermögensentwicklung wird über 30 Jahre als Diagramm dargestellt: eingesetztes Eigenkapital, verbleibendes Darlehen und Wertzuwachs. Diese Darstellung beantwortet die Frage, die Kapitalanleger tatsächlich stellen — nicht „Was kostet mich das im Monat?", sondern „Was habe ich am Ende?". Gleichzeitig macht sie sichtbar, wie stark das Ergebnis an der angenommenen Wertsteigerung hängt. Genau deshalb ist dieser Parameter einstellbar und nicht vorgegeben: Der Berater kann im Termin zeigen, was eine vorsichtigere Annahme bedeutet. ### Berechnungen gehören zum Kunden Jede Berechnung lässt sich pro Kunde speichern und im Folgetermin unverändert wieder aufrufen — inklusive der Annahmen, die damals galten. Das erspart die Diskussion darüber, welche Zahlen beim letzten Mal auf dem Tisch lagen, und dokumentiert zugleich, was gezeigt wurde. Für einen zweiten Antragsteller lassen sich die Angaben mit erfassen, sodass gemeinsame Käufe korrekt gerechnet werden. Vertriebspartner nutzen denselben Rechner in ihrem eigenen Zugang. ### Dieselben Zahlen im Exposé Der Finanzteil des Exposés greift auf dieselbe Berechnung zu wie die Beratung. Damit gibt es keine zweite Version der Wahrheit zwischen dem, was der Kunde schriftlich bekommt, und dem, was ihm im Termin gezeigt wurde. Ändert sich eine Annahme, ändert sich beides gemeinsam. Für die Darstellung beim Kunden steht zusätzlich eine Präsentationsansicht bereit, die dieselben Werte größer und ohne Bedienelemente zeigt. ### Haeufige Fragen **Welche Kaufnebenkosten setzt der Rechner an?** Die Grunderwerbsteuer des Bundeslands, in dem das Objekt liegt, plus 2,0 % für Notar und Grundbuch. Diese Konvention gilt in Rechner, Exposé und Kaufprozess gleichermaßen. **Über welchen Zeitraum wird gerechnet?** Die Vermögensentwicklung wird über 30 Jahre dargestellt, mit Eigenkapital, verbleibendem Darlehen und Wertzuwachs. **Kann ich Berechnungen pro Kunde speichern?** Ja. Jede Berechnung hängt am Kunden und lässt sich im Folgetermin mit denselben Annahmen wieder aufrufen. **Ist der Rechner eine Steuerberatung?** Nein. Er stellt die Wirkung von Annahmen dar. Die steuerliche Beurteilung eines konkreten Falls gehört zum Steuerberater. **Können Vertriebspartner ihn nutzen?** Ja, in ihrem eigenen Zugang und mit denselben Annahmen — so zeigen Anbieter und Partner dem Kunden dieselben Zahlen. **Lässt sich ein zweiter Antragsteller erfassen?** Ja. Angaben zum zweiten Antragsteller werden mit aufgenommen, sodass gemeinsame Käufe korrekt gerechnet werden. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Preise und Pakete Quelle: https://inscalia.de/pricing Stand: 13.09.2026 Inscalia kostet 149 €/Monat im Starter-Paket und 299 €/Monat im Pro-Paket, Enterprise nach Absprache — jeweils netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar; im Jahrespaket sind es 17 % weniger. ### Kurz beantwortet **Was kostet Inscalia?** Starter 149 €/Monat mit 3 Nutzern und 5 Projekten, Pro 299 €/Monat mit 10 Nutzern und 20 Projekten, Enterprise nach Absprache. Jeder weitere Nutzer 49 €/Monat. Alle Beträge netto zzgl. USt. **Für wen lohnt sich welches Paket?** Starter für kleine Teams mit ersten Projekten. Pro, sobald Online-Buchung, digitale Unterschrift, Telefonie, Vertriebspartner, Finanzierer-Portal oder eigenes Branding gebraucht werden. Enterprise bei eigener Domain und individuellen Anforderungen. **Gibt es eine Testphase?** 14 Tage. Eine Zahlungsmethode wird zu Beginn hinterlegt, abgebucht wird erst nach Ablauf. Kündigst du innerhalb der Testphase, entstehen keine Kosten — auch keine Setup-Gebühr. **Was kostet die Setup-Gebühr?** Sie fällt einmalig an und wird separat per Rechnung und Überweisung gestellt, nie automatisch über die Karte. Die Höhe wird individuell nach Absprache festgelegt; bei Kündigung innerhalb der Testphase entsteht sie nicht. ### Haeufige Fragen **Muss ich für die Testphase eine Zahlungsmethode hinterlegen?** Ja. Die 14 Tage starten mit hinterlegter Karte oder PayPal. Abgebucht wird erst nach Ablauf der Testphase; vorher kannst du jederzeit kündigen. **Was ist in der Setup-Gebühr enthalten?** Ein persönliches Onboarding als Video-Call, die technische Einrichtung deiner Organisation, eine Erstschulung für dein Team und die individuelle Konfiguration. **Wann wird die Setup-Gebühr fällig — und ist sie erstattungsfähig?** Sie wird erst nach der Testphase fällig, wenn du weitermachst, und separat per Rechnung und Überweisung berechnet — nie automatisch über deine Karte. Kündigst du innerhalb der Testphase, fällt sie gar nicht erst an. Nach Ende der Testphase ist sie nicht erstattungsfähig, weil die Leistung erbracht wurde. Im Jahrespaket fällt sie ebenfalls nur einmalig an und wird bei Verlängerung nicht erneut erhoben. **Was bedeutet „jeder weitere Nutzer"?** Jedes Paket enthält eine Anzahl Sitzplätze — 3 im Starter, 10 im Pro. Jeder zusätzliche volle Nutzer kostet 49 €/Monat. Ein Viewer zählt als halber Sitzplatz. **Welche Rollen kosten nichts?** Kunden, Investoren und Vertriebspartner belegen keinen Sitzplatz. Finanzierer haben ein eigenes Kontingent: fünf sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat. **Kann ich jederzeit kündigen?** Monatliche Pakete sind jederzeit kündbar. Jahrespakete laufen bis zum Ende der vereinbarten Laufzeit. **Wie funktioniert das Jahrespaket?** Es kostet 17 % weniger als die monatliche Abrechnung und wird jährlich im Voraus gezahlt. **Welche Zahlungsmethoden gibt es?** Kreditkarte und PayPal; im Enterprise-Paket auch auf Rechnung. Die Setup-Gebühr läuft immer separat per Überweisung. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Eine Alternative zu TeamProQ finden Quelle: https://inscalia.de/teamproq-alternative Stand: 13.09.2026 Wer eine Alternative zu seiner Vertriebssoftware sucht, vergleicht selten einzelne Funktionen, sondern den Gesamtablauf vom Lead bis zum Notar. Diese Seite nennt die Kriterien neutral und beschreibt, wie Inscalia sie abbildet. TeamProQ ist eine Marke der Real Estate Pilot AG. ### Kurz beantwortet **Was ist TeamProQ?** TeamProQ ist eine Immobiliensoftware der Real Estate Pilot AG. Angaben zum Funktionsumfang entnimmst du der Website des Anbieters; wir machen dazu keine eigenen Aussagen (Stand: 13.09.2026). **Für wen ist Inscalia eine Alternative?** Für Bauträger, Immobilienvertriebe und Makler, die Pipeline, Exposés, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Käufer- und Finanziererportal sowie Provisionen in einem System führen wollen. **Was kostet Inscalia?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt. Preise anderer Anbieter nennen wir nicht, weil wir sie nicht belegen können. **Wie vergleiche ich sinnvoll?** Nicht anhand von Funktionslisten, sondern anhand deines Ablaufs: Wie kommt ein Lead herein, wie wird er einer Einheit zugeordnet, wie läuft die Reservierung, wie entsteht die Provision. Eine Lücke in dieser Kette kostet dauerhaft Zeit. ### Warum überhaupt wechseln? Die Gründe für einen Wechsel sind individuell: eine modernere Oberfläche, mehr Automatisierung, eine engere Verzahnung von Reservierung und Vertrag oder eine transparentere Preisstruktur. Wichtig ist, die eigenen Anforderungen vor dem Anbietervergleich zu kennen — sonst tauscht man ein Werkzeug gegen ein ähnliches. Hilfreich ist, den letzten abgeschlossenen Vorgang durchzugehen und aufzuschreiben, an welchen Stellen das Team das System verlassen musste: Tabelle, Postfach, Signaturdienst, Cloud-Ordner. Diese Liste ist der eigentliche Anforderungskatalog. ### Die Kriterien, die im Alltag zählen Entscheidend sind vier Dinge: eine durchgängige Pipeline je Einheit statt je Objekt; eine integrierte Reservierung mit digitaler Unterschrift, damit zwischen Zusage und Vertrag kein Postweg liegt; eine nachvollziehbare Provisionsabrechnung, die an Einheit, Käufer und Kaufpreis hängt; und Portale, in denen Käufer, Partner und Finanzierer den Stand selbst sehen. Dazu kommen die Fragen nach Bedienbarkeit im Tagesgeschäft, mobiler Nutzung und dem Datenschutz- und Hosting-Modell. - Durchgängiger Prozess: Lead, Reservierung, Finanzierung, Notar — als eine Kette je Einheit - Reservierung mit digitaler Unterschrift ohne zusätzliches Signatur-Abo - Provisionen je Einheit, mit Käufer und Kaufpreis verknüpft - Portale für Käufer, Vertriebspartner und Finanzierer - Datenhaltung auf europäischen Servern, Rollen und Rechte je Organisation ### Wie Inscalia diesen Ablauf abbildet Inscalia führt Projekte in Einheiten: Jede Wohnung hat Status, Käufer, Unterlagen und Kaufprozess. Der Kaufprozess läuft in sechs Stufen — Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen — mit eigener Checkliste vor dem Notartermin. Die KI-Auslese übernimmt Werte aus PDF-Unterlagen und markiert unsichere Angaben. Aus denselben Daten entstehen Exposé und Reservierungsvereinbarung, die digital unterschrieben wird. Käufer, Finanzierer und Vertriebspartner haben eigene Zugänge, die keinen Sitzplatz belegen. ### Umstieg und Datenübernahme Ein Wechsel steht und fällt mit der Datenübernahme. Kontakte importierst du als CSV oder Excel mit bis zu 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals mit bis zu 500 Zeilen, Objektdaten zusätzlich per OpenImmo-XML mit bis zu 500 Objekten. Jeder Import zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit erkannten Spalten und Problemzeilen. Sinnvoll ist ein Umstieg in Etappen: erst Kontakte, dann Objekte, dann laufende Vorgänge. Zum Start gehört ein persönliches Onboarding. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Steht Inscalia mit TeamProQ in Verbindung?** Nein. Inscalia ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu TeamProQ oder der Real Estate Pilot AG. Der Markenname dient hier nur der Identifikation. **Warum nennt ihr keine Preise des anderen Anbieters?** Weil wir sie nicht belegen können. Preise und Leistungen ändern sich; verbindliche Angaben dazu gibt es nur beim Anbieter selbst. **Worauf sollte ich beim Vergleich achten?** Auf den durchgängigen Prozess vom Lead bis zum Notar, die Integration von Reservierung und Unterschrift, eine nachvollziehbare Provisionsabrechnung, die mobile Nutzbarkeit und das Hosting-Modell. **Kann ich meine Daten beim Umstieg übernehmen?** In der Regel ja. Kontakte bis 10.000 Zeilen je Import, Objekte und Deals bis 500 Zeilen, Objektdaten zusätzlich per OpenImmo-XML. **Für wen eignet sich Inscalia?** Für Bauträger, Immobilienvertriebe und Makler, die ihren Vertriebsprozess in einer Plattform führen wollen — vom ersten Kontakt bis zur Provision. **Wie lange dauert der Wechsel?** Das hängt vom Datenbestand ab. Für Import, Rollen und Branding planst du realistisch einen halben bis ganzen Arbeitstag; laufende Vorgänge überträgt man sinnvollerweise in einer zweiten Etappe. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Propstack-Alternative: Kriterien und wie Inscalia arbeitet Quelle: https://inscalia.de/propstack-alternative Stand: 13.09.2026 Propstack ist eine Marke der Propstack GmbH. Diese Seite vergleicht keine Preislisten, sondern beschreibt, welche Anforderungen im Immobilienvertrieb den Ausschlag geben — und wie Inscalia sie abbildet. Angaben zum Funktionsumfang anderer Anbieter entnimmst du deren Website. ### Kurz beantwortet **Was ist Propstack?** Propstack ist eine Maklersoftware der Propstack GmbH. Zum aktuellen Funktions- und Preisumfang äußern wir uns nicht, weil wir ihn nicht belegen können (Stand: 13.09.2026). **Für wen ist Inscalia eine Alternative?** Für Teams im Kapitalanlage- und Neubauvertrieb, die in Einheiten statt in Objekten denken und Reservierung, Unterschrift, Käuferportal und Provisionen im selben System brauchen. **Was kostet Inscalia?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt., 14 Tage Testphase. **Wie unterscheiden sich die Ansätze?** Eine klassische Maklersoftware ist auf Objektvermarktung und Portalanbindung ausgelegt. Inscalia ist auf den Vertriebsprozess einer Einheit ausgelegt: Reservierung, Finanzierung, Notartermin, Provision. ### Objekt oder Einheit — der eigentliche Unterschied Die wichtigste Weiche liegt vor allen Funktionslisten: Verwaltet die Software ein Objekt mit einem Interessentenkreis, oder ein Projekt mit vielen Einheiten und vielen parallelen Kaufprozessen? Im Bestandsverkauf reicht das erste Modell. Im Neubau- und Kapitalanlagevertrieb braucht jede Wohnung ihren eigenen Status, ihren eigenen Käufer, ihre eigene Reservierung und ihre eigene Provision. Wer das zweite Modell braucht und das erste einsetzt, landet zwangsläufig in einer Nebentabelle — und damit in doppelter Pflege. ### Was Inscalia mitbringt Inscalia bündelt Pipeline, KI-Dokumentenauslese, Exposé-Generator, Buchungsseiten, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Käufer-, Investoren- und Finanziererportal sowie die Provisionen je Einheit. Der Kaufprozess läuft in sechs Stufen bis zum Notartermin, mit fester Checkliste in der Notar-Vorbereitung. Käufer sehen ihren Stand selbst, Finanzierer bekommen eigene Zugänge, Vertriebspartner arbeiten in einer eigenen Organisation unterhalb deiner Struktur. Keiner dieser drei Zugänge belegt einen kostenpflichtigen Sitzplatz. - Kaufprozess je Einheit: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen - KI-Auslese aus PDF mit Sicherheitswerten und Konfliktmeldung ab 10 % Abweichung - Exposé als PDF oder passwortgeschützter Link im eigenen Branding - Digitale Unterschrift für die Reservierungsvereinbarung ab dem Pro-Paket - Käufer-, Investoren- und Finanziererzugänge ohne Sitzplatzkosten ### Was du selbst prüfen solltest Unabhängig vom Anbieter lohnt es sich, den letzten abgeschlossenen Vorgang Schritt für Schritt nachzustellen und aufzuschreiben, wo das Team das System verlassen musste. Diese Liste ist aussagekräftiger als jede Funktionstabelle. Prüfe außerdem, wie der Wechsel technisch abläuft: Welche Exportformate liefert dein bisheriges System, und passen sie zum Import des neuen? Inscalia importiert CSV, Excel und OpenImmo-XML und zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit erkannten Spalten und Problemzeilen. ### Datenschutz, Betrieb und Rechtliches Die Daten liegen auf europäischen Servern und sind je Organisation getrennt; Rollen und Rechte steuern, wer welche Kunden und Objekte sieht. Automatisierte Nachrichten lösen ausschließlich bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben — Import und Handanlage lösen bewusst nichts aus, weil Kaltakquise ohne Einwilligung nach dem Wettbewerbsrecht unzulässig ist. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Steht Inscalia mit Propstack in Verbindung?** Nein. Inscalia ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zur Propstack GmbH. Der Markenname dient hier nur der Identifikation. **Warum nennt ihr keine Funktionen oder Preise des Anbieters?** Weil wir sie nicht belegen können und falsche Angaben über Wettbewerber unzulässig wären. Verbindliche Auskünfte gibt es nur beim Anbieter selbst. **Kann ich meine Daten importieren?** Ja. Kontakte als CSV oder Excel mit bis zu 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals mit bis zu 500 Zeilen, Objektdaten zusätzlich per OpenImmo-XML mit bis zu 500 Objekten. **Gibt es eine Testphase?** 14 Tage mit hinterlegter Zahlungsmethode. Abgebucht wird erst danach; bei Kündigung im Test entstehen keine Kosten. **Brauche ich zusätzlich ein Signatur-Tool?** Nein. Die digitale Unterschrift für Reservierungsvereinbarungen ist ab dem Pro-Paket enthalten. Beurkundungspflichtige Verträge bleiben beim Notar. **Für wen ist Inscalia weniger geeignet?** Für Büros, deren Schwerpunkt auf klassischer Bestandsvermittlung mit breitem Portalbetrieb liegt und die keinen mehrstufigen Kaufprozess je Einheit brauchen. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## onOffice-Alternative: worauf es beim Wechsel ankommt Quelle: https://inscalia.de/onoffice-alternative Stand: 13.09.2026 onOffice ist eine Marke der onOffice GmbH. Diese Seite beschreibt neutral, welche Anforderungen bei der Auswahl einer Vertriebssoftware den Ausschlag geben, und wie Inscalia sie abbildet — ohne Aussagen über den Funktions- oder Preisumfang anderer Anbieter. ### Kurz beantwortet **Was ist onOffice?** onOffice ist eine Maklersoftware der onOffice GmbH. Zum aktuellen Funktions- und Preisumfang äußern wir uns nicht, weil wir ihn nicht belegen können (Stand: 13.09.2026). **Für wen ist Inscalia eine Alternative?** Für Vertriebe, Bauträger und Makler im Neubau- und Kapitalanlagegeschäft, die den Kaufprozess je Einheit führen und Reservierung, Unterschrift und Provision im selben System brauchen. **Was kostet Inscalia?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. **Was ist beim Wechsel das größte Risiko?** Die Datenübernahme und die laufenden Vorgänge. Sinnvoll ist ein Umstieg in Etappen — erst Kontakte, dann Objekte, dann offene Vorgänge — statt alles an einem Wochenende zu bewegen. ### Erst den eigenen Ablauf beschreiben Vor jedem Anbietervergleich steht die Frage, wie der eigene Vertrieb tatsächlich arbeitet: Wie kommt ein Lead herein, wer qualifiziert ihn, wie wird er einer Einheit zugeordnet, wie entsteht die Reservierung, wer bereitet den Notartermin vor, wie wird abgerechnet. Nimm den letzten abgeschlossenen Vorgang und schreibe auf, an welchen Stellen das Team die Software verlassen musste. Jede dieser Stellen kostet dauerhaft Zeit und erzeugt eine zweite Datenquelle. Diese Liste ist der eigentliche Anforderungskatalog — belastbarer als jede Funktionsübersicht. ### Was Inscalia abdeckt Inscalia führt Projekte in Einheiten mit eigenem Status, Käufer, Unterlagen und Kaufprozess. Der Prozess läuft in sechs Stufen bis zum Notartermin, mit fester Checkliste in der Vorbereitung: Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet, Käufer informiert. Dazu kommen KI-Auslese aus PDF-Unterlagen, Exposé als PDF oder geschützter Link, Buchungsseiten mit Erinnerungen, Telefonie, digitale Unterschrift ab dem Pro-Paket sowie Portale für Käufer, Investoren und Finanzierer. Provisionen hängen an der Einheit, nicht am Projekt. ### Migration ohne Stillstand Beim Wechsel zählt vor allem, welche Exportformate das bisherige System liefert. Inscalia importiert CSV und Excel — Kontakte bis 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals bis 500 Zeilen — sowie OpenImmo-XML mit bis zu 500 Objekten. Vor dem Schreiben zeigt jeder Import eine Vorschau mit erkannten Spalten und markierten Problemzeilen, sodass Zuordnungsfehler auffallen, bevor sie in der Datenbank stehen. Praktisch bewährt hat sich, zuerst die Kontakte zu übernehmen, dann die Objekte und zuletzt die offenen Vorgänge. ### Datenschutz und automatisierte Ansprache Die Daten liegen auf europäischen Servern, getrennt je Organisation, mit rollenbasiertem Zugriff. Für die Ansprache gilt eine harte Regel: Automatisierte Nachrichten und Workflows lösen ausschließlich bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben. Importierte oder handangelegte Kontakte lösen nichts aus — das ist keine technische Einschränkung, sondern folgt dem Wettbewerbsrecht, nach dem Kaltakquise ohne Einwilligung unzulässig ist. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Steht Inscalia mit onOffice in Verbindung?** Nein. Inscalia ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zur onOffice GmbH. Der Markenname dient hier nur der Identifikation. **Warum vergleicht ihr keine Funktionslisten?** Weil wir Angaben über Wettbewerber nur machen dürfen, wenn sie nachprüfbar sind. Statt fremde Funktionen zu behaupten, beschreiben wir, was Inscalia belegbar kann. **Wie übernehme ich meine Objekte?** Per OpenImmo-XML mit bis zu 500 Objekten je Durchgang oder per CSV/Excel mit bis zu 500 Zeilen. Kontakte laufen über den separaten Kontakt-Import mit bis zu 10.000 Zeilen. **Kann ich parallel testen?** Ja. Die Testphase dauert 14 Tage; viele Teams übernehmen darin zuerst die Kontakte und ein Pilotprojekt, bevor sie umstellen. **Gibt es eine Schnittstelle für eigene Anbindungen?** Ab dem Pro-Paket stehen API, Webhooks sowie Anbindungen an Zapier und Make bereit. **Was passiert mit laufenden Vorgängen?** Sie werden sinnvollerweise zuletzt übertragen, wenn Kontakte und Objekte bereits stehen. Der Kaufprozess lässt sich auf der passenden Stufe starten, statt von vorn zu beginnen. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Investagon-Alternative: Objektdatenbank oder Vertriebsprozess Quelle: https://inscalia.de/investagon-alternative Stand: 13.09.2026 Investagon ist eine Marke der Investagon GmbH und richtet sich nach eigener Darstellung an den Kapitalanlage-Vertrieb. Inscalia setzt an einer anderen Stelle an: am Vertriebsprozess einer Einheit — Pipeline, Exposé, Reservierung, digitale Unterschrift, Provision und Anrufer-Portal. Diese Seite ordnet beide Ansätze ein, ohne fremde Funktionen zu behaupten. ### Kurz beantwortet **Was ist Investagon?** Eine Plattform für den Kapitalanlage-Vertrieb der Investagon GmbH, die nach Anbieterdarstellung Objektdaten und digitale Exposés in den Mittelpunkt stellt. Zum aktuellen Funktions- und Preisumfang machen wir keine eigenen Angaben (laut Anbieter-Website, Stand: 13.09.2026). **Für wen ist Inscalia eine Alternative?** Für Vertriebe, die nicht nur Objektdaten und Exposés brauchen, sondern den kompletten Weg dahinter: Pipeline je Einheit, Reservierung mit Unterschrift, Käufer- und Finanziererportal, Provisionen und Telefonie. **Was kostet Inscalia?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt. Preise anderer Anbieter nennen wir nicht, weil wir sie nicht belegen können. **Wo liegt der Unterschied im Ansatz?** Eine Vertriebsplattform mit Objektdatenbank liefert das Material für den Verkauf. Ein CRM mit Vertriebsprozess führt den Verkauf selbst — inklusive Status je Einheit, Aufgaben, Fristen und Abrechnung. Beides kann nebeneinander sinnvoll sein. ### Material oder Ablauf — zwei verschiedene Fragen Im Kapitalanlage-Vertrieb gibt es zwei getrennte Engpässe. Der erste ist das Material: aktuelle Objektdaten, Kennzahlen, ein Exposé, das der Kunde versteht. Der zweite ist der Ablauf: Wer kümmert sich um welchen Interessenten, welche Einheit ist belegt, wann ist der Notartermin, wer bekommt welche Provision. Wer nur den ersten Engpass löst, verkauft weiterhin aus Tabelle und Postfach heraus. Wer nur den zweiten löst, hat einen sauberen Prozess ohne verwertbare Objektdaten. Die ehrliche Frage vor einer Auswahl lautet deshalb, welcher der beiden Engpässe bei dir gerade der größere ist. ### Was Inscalia belegbar abdeckt Inscalia führt Projekte in Einheiten mit eigenem Status, Käufer und Kaufprozess. Der Prozess läuft in sechs Stufen: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen. Dazu kommen KI-Auslese aus PDF-Unterlagen mit Sicherheitswerten, Exposé als PDF oder passwortgeschützter Link im eigenen Branding, Renditerechner mit 30-Jahres-Sicht, Buchungsseiten mit Erinnerungen, integrierte Telefonie mit Anrufer-Portal, digitale Unterschrift ab dem Pro-Paket sowie Portale für Käufer, Investoren, Vertriebspartner und Finanzierer. - Pipeline und Kaufprozess je Einheit, inklusive Notar-Checkliste - KI-Auslese aus PDF: Sicherheitswerte, Konfliktmeldung ab 10 % Abweichung - Exposé-Generator mit PDF- und Link-Ausgabe, Passwortschutz möglich - Renditerechner mit Cashflow, AfA-Wirkung und 30-Jahres-Darstellung - Reservierung mit digitaler Unterschrift ab dem Pro-Paket - Anrufer-Portal mit Power Dialer, Gesprächsprotokoll und Zusammenfassung ### Was wir über Investagon nicht behaupten Wir nennen keine Preise, keine Funktionsumfänge und keine Grenzen des anderen Anbieters, weil wir sie nicht nachprüfbar belegen können. Alles, was auf dieser Seite zu Investagon steht, beschränkt sich auf die Einordnung nach Anbieterdarstellung und die Nennung der Marke. Wer einen echten Funktionsvergleich braucht, holt sich beide Systeme in eine Demo und stellt denselben realen Vorgang darin nach — das ist aussagekräftiger als jede Gegenüberstellung, die eine der beiden Seiten selbst geschrieben hat. ### Wie du selbst vergleichst Nimm einen abgeschlossenen Kauf und spiele ihn in beiden Systemen durch: Objekt anlegen, Unterlagen hochladen, Exposé erzeugen, Termin vereinbaren, Einheit reservieren, unterschreiben lassen, Finanzierung einbinden, Notartermin vorbereiten, Provision abrechnen. Notiere bei jedem Schritt, ob du das System verlassen musstest. Prüfe zusätzlich die Datenübernahme: Inscalia importiert Kontakte bis 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals bis 500 Zeilen sowie OpenImmo-XML. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Steht Inscalia mit Investagon in Verbindung?** Nein. Inscalia ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zur Investagon GmbH. Der Markenname dient hier nur der Identifikation. **Warum nennt ihr keine Preise von Investagon?** Weil wir sie nicht belegen können. Preisangaben über Wettbewerber müssen nachprüfbar sein; verbindliche Auskünfte gibt es nur beim Anbieter selbst. **Kann ich beide Systeme parallel nutzen?** Das entscheidest du nach deinen Engpässen. Objektmaterial und Vertriebsprozess sind zwei verschiedene Aufgaben, die sich nicht zwingend ausschließen. **Was bringt Inscalia zusätzlich zum Exposé?** Den Ablauf dahinter: Pipeline je Einheit, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Finanzierer- und Käuferportal, Notar-Vorbereitung mit Checkliste und Provisionen je Einheit. **Wie übernehme ich bestehende Daten?** Per CSV, Excel und OpenImmo-XML. Kontakte bis 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals bis 500 Zeilen, OpenImmo bis 500 Objekte. Jeder Import zeigt vorab eine Vorschau. **Gibt es eine Testphase?** 14 Tage mit hinterlegter Zahlungsmethode; abgebucht wird erst danach. Bei Kündigung im Test entstehen keine Kosten, auch keine Setup-Gebühr. **Ist der Renditerechner eine Steuerberatung?** Nein. Er stellt die Wirkung einstellbarer Annahmen dar, unter anderem zur AfA. Die steuerliche Beurteilung eines konkreten Falls gehört zum Steuerberater. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Anrufer-Portal: Telefonie im selben System wie die Kontakte Quelle: https://inscalia.de/anrufer-portal Stand: 13.09.2026 Das Anrufer-Portal ist der eigene Arbeitsplatz für alle, die den ganzen Tag telefonieren. Kontakte lassen sich mit einem Klick anrufen, der Power Dialer arbeitet eine Liste ab, und Gesprächsnotizen und Wiedervorlagen landen direkt am Kontakt — ohne zweites Telefonsystem daneben. ### Kurz beantwortet **Was ist das Anrufer-Portal?** Ein eigener, aufgeräumter Zugang für die telefonische Bearbeitung von Kontakten: Anrufliste, Power Dialer, Gesprächsprotokoll, Wiedervorlage und Terminvereinbarung an einem Ort. **Für wen ist es gedacht?** Für Vertriebe mit eigenen Telefonisten und für Berater, die einen festen Anrufblock am Tag haben. Wer drei Anrufe pro Woche führt, braucht es nicht. **Was kostet es?** Die Telefonie-Funktionen gehören zum Funktionsumfang der Inscalia-Pläne; die Telefonie selbst wird nutzungsbasiert aus dem Guthaben abgerechnet — 0,07 €/Minute für ein normales Gespräch, 0,20 €/Minute für den Sprach-Agenten. **Wie unterscheidet es sich von einer Telefonanlage?** Eine Telefonanlage verbindet Gespräche. Das Anrufer-Portal arbeitet auf denselben Kontakten wie der Vertrieb: Wer angerufen wurde, was besprochen wurde und was als Nächstes ansteht, steht anschließend am Datensatz. ### Ein Klick statt Nummer tippen Jeder Kontakt lässt sich direkt aus der Liste, aus dem Objekt oder aus der Pipeline anrufen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, ist aber der Punkt, an dem in der Praxis die meiste Zeit verloren geht: Nummer suchen, ins Telefon übertragen, danach von Hand notieren, dass angerufen wurde. Im Anrufer-Portal entfällt dieser Umweg vollständig. Eine eigene Telefonie-Infrastruktur brauchst du dafür nicht — Guthaben aufladen genügt, es gibt keine separate Registrierung und keinen zweiten Vertrag. ### Der Power Dialer für Listen Für zusammenhängende Anrufblöcke gibt es den Power Dialer: Er arbeitet eine gefilterte Liste der Reihe nach ab, sodass nach einem beendeten Gespräch der nächste Kontakt bereitsteht. Welche Liste er abarbeitet, bestimmst du über die Ansicht — etwa eine gespeicherte Ansicht aus den Kontakten oder eine Auswahl aus der Lead-Karte. Für die Bedienung während des Telefonierens sitzt die Anrufleiste dauerhaft sichtbar am unteren Bildschirmrand, damit niemand zwischen Fenstern wechseln muss, während ein Gespräch läuft. ### Dokumentation, die von selbst entsteht Nach dem Gespräch entsteht ein Eintrag am Kontakt: Zeitpunkt, Dauer, Notiz und die nächsten Schritte. Auf Wunsch fasst die KI das Gespräch zusammen und schlägt Folgeaufgaben vor. Der Nutzen liegt weniger im gesparten Tippen als in der Vollständigkeit: Wiedervorlagen, die im Kopf bleiben, gehen verloren; Wiedervorlagen am Datensatz tauchen im Dashboard und in der täglichen Erinnerung wieder auf. Für die Leitung entsteht daraus eine belastbare Antwort auf die Frage, welche Kontakte seit wann nicht mehr angefasst wurden. ### Leads, Pool und Dubletten Damit das Telefonieren nicht an schlechten Listen scheitert, hängen am selben Datenbestand die Werkzeuge davor: Kontakt-Import mit bis zu 10.000 Zeilen je Durchgang, eine Dublettensuche, die doppelte Leads findet und zusammenführt, ein Kontakt-Pool für die Verteilung im Team und eine Lead-Karte mit regionaler Verteilung und Bonitätsangaben. Eine Liste, die zweimal dieselbe Person enthält, kostet doppelt Gesprächszeit und hinterlässt beim Angerufenen den schlechteren Eindruck — deshalb steht die Dublettenprüfung vor dem Anrufblock. ### Was rechtlich gilt Automatisierte Ansprache und automatische Rückrufe lösen ausschließlich bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben — etwa über ein Formular. Importierte oder handangelegte Kontakte lösen bewusst nichts aus. Das ist keine technische Einschränkung, sondern folgt dem Wettbewerbsrecht: Telefonische Kaltakquise gegenüber Verbrauchern ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist unzulässig. Wer Listen einkauft und automatisch anrufen lässt, handelt auf eigenes Risiko; die Plattform unterstützt diesen Weg bewusst nicht. ### Haeufige Fragen **Brauche ich ein eigenes Telefonkonto?** Nein. Die Telefonie-Infrastruktur ist Teil der Plattform. Du lädst Guthaben auf und kannst telefonieren — ohne separate Registrierung, SIM-Karte oder Zusatzvertrag. **Was kostet eine Gesprächsminute?** 0,07 € je Minute für ein normales Gespräch und 0,20 € je Minute für den Sprach-Agenten, jeweils aus dem Telefonie-Guthaben. **Ist automatisiertes Anrufen in Deutschland erlaubt?** Nur bei Kontakten, die vorher selbst Interesse bekundet haben. Kaltakquise ohne Einwilligung ist nach dem Wettbewerbsrecht unzulässig; Automatisierungen greifen deshalb nur bei eingehenden Leads. **Wo landen Gesprächsnotizen?** Direkt am Kontakt, zusammen mit Zeitpunkt, Dauer und den vereinbarten nächsten Schritten. Wiedervorlagen erscheinen im Dashboard und in der täglichen Erinnerung. **Können mehrere Personen gleichzeitig telefonieren?** Ja. Jeder Mitarbeiter arbeitet mit seinem eigenen Zugang und sieht seine eigenen Kontakte und Auswertungen. **Wie bekomme ich meine Leads in die Anrufliste?** Über den Kontakt-Import mit bis zu 10.000 Zeilen je Durchgang, über den Kontakt-Pool oder über eine Auswahl aus der Lead-Karte. Vor dem Anrufblock lohnt sich die Dublettenprüfung. **Löst ein Import automatische Anrufe aus?** Nein. Import und manuelle Anlage lösen weder Anrufe noch Nachrichten aus. Automatisierungen greifen ausschließlich bei Leads, die sich selbst gemeldet haben. ## Akquise-Software für Immobilienmakler Quelle: https://inscalia.de/akquise-software-immobilienmakler Stand: 13.09.2026 Akquise-Software ist der Teil eines CRM, der vor dem Verkauf steht: Leads sammeln, sortieren, Dubletten entfernen, verteilen und abarbeiten. Inscalia bündelt Import, Kontakt-Pool, Dublettenprüfung, Lead-Karte, Telefonie und Wiedervorlagen an einem Datenbestand. ### Kurz beantwortet **Was ist eine Akquise-Software?** Software für die Phase vor dem Verkauf: Leads erfassen und bewerten, doppelte Einträge zusammenführen, Kontakte im Team verteilen und systematisch abarbeiten — mit Telefonie, Nachrichten und Wiedervorlagen am selben Datensatz. **Für wen ist sie gedacht?** Für Makler und Vertriebe, die regelmäßig neue Kontakte bekommen — über Anzeigen, Formulare, Empfehlungen oder Listen — und dabei den Überblick verlieren, wer wann zuletzt erreicht wurde. **Was kostet sie?** Die Akquise-Werkzeuge gehören zum Funktionsumfang der Inscalia-Pläne ab 149 €/Monat; Telefonie wird nutzungsbasiert abgerechnet (0,07 €/Minute für ein Gespräch). Beträge netto zzgl. USt. **Wie unterscheidet sie sich von einer Kontaktliste?** Eine Liste sagt, wer da ist. Eine Akquise-Software sagt, wer als Nächstes dran ist — mit Wiedervorlage, Bearbeitungsstand, Zuständigkeit und der Historie aller Kontaktversuche. ### Leads hereinbekommen Kontakte kommen auf mehreren Wegen herein: als eingehender Lead aus einem Formular oder einer Anzeige, über eine Schnittstelle oder als Datei. Der Kontakt-Import verarbeitet CSV- und Excel-Dateien mit bis zu 10.000 Zeilen je Durchgang und maximal 20 MB. Vor dem Schreiben zeigt er eine Vorschau mit erkannten Spalten, damit eine verrutschte Spalte nicht zu 10.000 falsch zugeordneten Telefonnummern führt. Eingehende Leads landen direkt in der Bearbeitung; wer sie zuerst anfasst, entscheidet die Zuweisung im Team. ### Dubletten vor dem ersten Anruf Wer aus mehreren Quellen sammelt, hat Dubletten — dieselbe Person mit zwei Schreibweisen, zwei Telefonnummern oder zwei Mailadressen. Die Dublettensuche findet solche Paare und führt sie zusammen, statt sie nebeneinander stehen zu lassen. Der Aufwand lohnt sich vor dem ersten Anrufblock: Ein Kontakt, der zweimal in der Liste steht, wird zweimal angerufen, kostet doppelte Gesprächszeit und hinterlässt beim Angerufenen den Eindruck eines unorganisierten Absenders. Für größere Bestände lassen sich mehrere Treffer in einem Durchgang zusammenführen. ### Verteilen statt zuwerfen Im Team ist die Frage nicht, ob Leads bearbeitet werden, sondern von wem. Der Kontakt-Pool nimmt Kontakte auf, die noch keinen festen Bearbeiter haben; Berater übernehmen daraus oder bekommen zugewiesen. So bleibt sichtbar, was unbearbeitet liegt, statt in einem persönlichen Postfach zu verschwinden. Die Lead-Karte zeigt zusätzlich die regionale Verteilung und Bonitätsangaben aus Netto-Einkommen und Eigenkapital — hilfreich, wenn ein Berater ein Gebiet betreut oder eine Auswahl für einen Anrufblock zusammenstellt. ### Abarbeiten: Telefon, Nachricht, Wiedervorlage Kontakte lassen sich mit einem Klick anrufen; der Power Dialer arbeitet eine gefilterte Liste der Reihe nach ab. Nach dem Gespräch entsteht ein Eintrag mit Notiz und nächsten Schritten, auf Wunsch mit KI-Zusammenfassung. E-Mail läuft über das verbundene Postfach, WhatsApp und SMS ab dem Pro-Paket. Wiedervorlagen hängen am Kontakt und tauchen im Dashboard und in der täglichen Erinnerung auf — damit ist der häufigste Grund für verlorene Leads beseitigt: das Nachfassen, das niemand notiert hat. ### Vom Lead zum Vorgang Akquise ist kein Selbstzweck. Sobald ein Kontakt Interesse an einer konkreten Einheit zeigt, wechselt er in die Vertriebspipeline und bekommt einen Kaufprozess: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen. Kontaktdaten, Gesprächshistorie und Wiedervorlagen wandern mit, statt in einem separaten Akquisewerkzeug zurückzubleiben. Genau dieser Übergang ist der Grund, Akquise und Vertrieb im selben System zu führen. ### Was du nicht tun darfst Automatisierte Nachrichten und automatische Rückrufe lösen ausschließlich bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben. Import und Handanlage lösen bewusst nichts aus. Hintergrund ist das Wettbewerbsrecht: Werbeanrufe und Werbenachrichten an Verbraucher ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung sind unzulässig, bei Unternehmen gelten engere Ausnahmen. Eine gekaufte Adressliste wird durch eine Software nicht rechtmäßig — die Plattform setzt diese Grenze deshalb technisch durch, statt sie dem Einzelfall zu überlassen. ### Haeufige Fragen **Wie viele Kontakte kann ich auf einmal importieren?** Bis zu 10.000 Kontakte je Import als CSV oder Excel, maximal 20 MB. Vor dem Schreiben zeigt der Import eine Vorschau mit den erkannten Spalten. **Löst der Import automatische Nachrichten aus?** Nein. Automatisierungen greifen ausschließlich bei eingehenden Leads, die sich selbst gemeldet haben. Import und manuelle Anlage lösen weder WhatsApp noch Anrufe aus. **Wie finde ich doppelte Kontakte?** Über die Dublettensuche. Sie findet Paare mit abweichender Schreibweise oder zweiter Nummer und führt sie zusammen; mehrere Treffer lassen sich in einem Durchgang bearbeiten. **Wie verteile ich Leads im Team?** Über den Kontakt-Pool: Kontakte ohne festen Bearbeiter liegen dort sichtbar, Berater übernehmen daraus oder bekommen zugewiesen. **Was zeigt die Lead-Karte?** Die regionale Verteilung der Kontakte sowie Bonitätsangaben aus Netto-Einkommen und Eigenkapital. Daraus lässt sich eine Auswahl für einen Anrufblock zusammenstellen. **Wie verhindere ich, dass Wiedervorlagen untergehen?** Wiedervorlagen hängen am Kontakt und erscheinen im Dashboard sowie in der täglichen Erinnerung — nicht nur in einem persönlichen Kalender. **Brauche ich ein separates Telefonsystem?** Nein. Die Telefonie ist Teil der Plattform, abgerechnet aus dem Guthaben mit 0,07 € je Gesprächsminute. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## CRM und Notartermin: die Vertriebsseite der Beurkundung Quelle: https://inscalia.de/crm-fuer-notare Stand: 13.09.2026 Inscalia ist keine Notarsoftware und ersetzt weder Urkundenrolle noch Notariatsverwaltung. Es ist das System auf der Vertriebsseite: Es bereitet den Notartermin vor, hält die Unterlagen vollständig und sorgt dafür, dass beim Notar alles auf dem Tisch liegt — Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung, informierter Käufer. ### Kurz beantwortet **Was leistet ein CRM rund um den Notartermin?** Es führt die Vorbereitung: Es hält Käufer- und Objektdaten vollständig, sammelt die Unterlagen, führt eine Checkliste vor der Beurkundung und hält Termine und Fristen im Kalender. **Für wen ist es gedacht?** Für Bauträger, Vertriebe und Makler, die viele Beurkundungen koordinieren. Notariate selbst brauchen eine Fachsoftware für Urkundenrolle und Kostenrecht — die ersetzt Inscalia ausdrücklich nicht. **Was kostet es?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt. Externe Beteiligte wie Käufer und Finanzierer belegen keinen Sitzplatz. **Wie unterscheidet es sich von einer Notarsoftware?** Eine Notarsoftware führt das Notariat: Urkunden, Fristen, Gebühren. Inscalia führt den Vertriebsvorgang bis zum Termin und dokumentiert danach den Abschluss — zwei getrennte Aufgaben mit einer Schnittstelle dazwischen. ### Was Inscalia nicht ist Zuerst die Abgrenzung, weil sie für die Auswahl entscheidend ist: Inscalia ist keine Notariatssoftware. Es führt keine Urkundenrolle, rechnet keine Notarkosten nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz ab und erstellt keine Urkundenentwürfe. Wer ein Notariat betreibt, braucht dafür eine Fachanwendung. Was Inscalia leistet, ist die Seite davor: die Vorbereitung durch Bauträger, Vertrieb oder Makler — damit der Termin nicht verschoben werden muss, weil eine Unterlage fehlt oder der Käufer nicht informiert war. ### Die Checkliste vor der Beurkundung Der Kaufprozess kennt eine eigene Stufe Notar-Vorbereitung mit einer festen Liste: Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet, Käufer informiert. Diese fünf Punkte sind nicht beliebig gewählt, sondern die Positionen, an denen Termine in der Praxis scheitern. Jeder Punkt wird abgehakt, sichtbar für alle Beteiligten. Wer den Vorgang öffnet, sieht sofort, was noch fehlt — statt am Vortag des Termins in Postfächern zu suchen. Erst danach wechselt der Vorgang auf die Stufe Notartermin. ### Unterlagen, die alle Beteiligten finden Die Dokumente liegen im Datenraum des Vorgangs mit rollenbasiertem Zugriff: Der Käufer sieht seine freigegebenen Unterlagen im Portal, der Finanzierer seine Prüfungsunterlagen in seinem Zugang, das Team alles. Weil es genau eine gültige Version je Dokument gibt, entfällt die Rückfrage, ob der zuletzt verschickte Entwurf noch aktuell ist. Für die Übermittlung an das Notariat lässt sich der jeweils aktuelle Stand aus demselben Ort heraus teilen, statt eine gewachsene Anhangskette weiterzuleiten. ### Termine, Fristen und Kaufpreis Notartermine erscheinen im Kalender neben Fristen und gebuchten Beratungsterminen, sodass ein verschobener Termin nicht erst am Folgetag auffällt. Der beim Notartermin vereinbarte Kaufpreis fließt in die Berechnung der Grunderwerbsteuer nach dem Bundesland des Objekts; die Kaufnebenkosten folgen der Konvention Grunderwerbsteuer plus 2,0 % für Notar und Grundbuch. Damit stimmen die Zahlen, die dem Käufer in der Beratung gezeigt wurden, mit denen überein, die nach der Beurkundung gelten. ### Nach der Beurkundung Mit dem Notartermin ist der Vorgang nicht beendet, sondern wechselt auf die letzte Stufe. Die Einheit erhält ihren endgültigen Status, die Provision hängt an Einheit, Käufer und Verkaufspreis und bleibt damit nachvollziehbar, und der Käufer sieht in seinem Portal, dass sein Kauf abgeschlossen ist. Für die Buchhaltung lassen sich die Positionen filtern und exportieren. Was danach im Notariat passiert — Vollzug, Eintragung, Kostenrechnung — läuft dort, nicht hier. ### Haeufige Fragen **Ersetzt Inscalia eine Notariatssoftware?** Nein. Urkundenrolle, Urkundenentwürfe und die Kostenabrechnung nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz gehören in eine Fachanwendung. Inscalia führt die Vertriebsseite bis zum Termin. **Welche Punkte umfasst die Notar-Checkliste?** Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet und Käufer informiert. Jeder Punkt wird sichtbar abgehakt, bevor der Vorgang auf die Terminstufe wechselt. **Kann das Notariat Unterlagen direkt einsehen?** Der Zugriff ist rollenbasiert. Üblich ist, den aktuellen Stand aus dem Datenraum heraus zu übermitteln; Käufer und Finanzierer haben eigene Zugänge mit ihren jeweils freigegebenen Unterlagen. **Wie wird die Grunderwerbsteuer berechnet?** Nach dem Bundesland des Objekts, angewendet auf den beim Notartermin vereinbarten Kaufpreis. Die Kaufnebenkosten setzen sich aus Grunderwerbsteuer plus 2,0 % für Notar und Grundbuch zusammen. **Ist die digitale Unterschrift für den Kaufvertrag ausreichend?** Nein. Der Immobilienkaufvertrag ist beurkundungspflichtig. Die E-Signatur deckt Reservierungsvereinbarungen und vergleichbare Dokumente ab. **Was passiert, wenn ein Termin verschoben wird?** Das Datum wird am Vorgang geändert und erscheint im Kalender neu. Die Checkliste bleibt mit ihrem Stand erhalten, sodass die Vorbereitung nicht von vorn beginnt. **Sehen Käufer den Stand ihres Vorgangs?** Ja, im Käuferportal — inklusive der Stufe, in der ihr Kauf gerade steht. Kundenzugänge belegen keinen Sitzplatz. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Alle Funktionen von Inscalia im Überblick Quelle: https://inscalia.de/funktionen Stand: 20.09.2026 Die Funktionsübersicht zeigt, was Inscalia heute kann — sortiert nach dem Ablauf, in dem ein Vertrieb es braucht: Verkaufen, Akquise und Telefonie, Kunden und Abschluss, Auswertung und Automatisierung, Plattform. Es sind 37 Funktionen in fünf Gruppen, alle live; nichts davon ist eine Ankündigung. Funktionen mit eigener Seite sind verlinkt, die übrigen bekommen zwei Sätze, damit du einordnen kannst, ob sie zu deinem Ablauf passen. Rechte, Rollen und Preise stehen auf eigenen Seiten. ### Kurz beantwortet **Was deckt Inscalia ab?** Den Vertrieb von Kapitalanlage-Immobilien vom Lead bis zur Provision: Objekt-Pipeline, Exposé, KI-Auslese, Renditerechner, Telefonie, WhatsApp, Käufer- und Finanziererportal, Reservierung mit E-Signatur, Berichte, Provisionen — in einem Login. **Für wen ist die Übersicht gedacht?** Für Bauträger, Kapitalanlage-Vertriebe, Maklervertriebe und Vertriebspartner, die vor einer Demo wissen wollen, ob ihr Ablauf abgebildet ist. **Was kostet der Zugang?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt. Welche Funktion in welchem Paket steckt, steht auf der Preisseite. **Ist alles davon live?** Ja. Die Übersicht führt nur Funktionen, die im Produkt vorhanden sind. Was in Arbeit ist, steht nicht auf dieser Seite. ### Verkaufen: vom Objekt zum Exposé zum Käufer Die Objekt-Pipeline führt jedes Objekt von Interesse bis Beurkundung, mit Erwartungswert je Stufe. Die KI-Extraktion liest Grundbuch, Teilungserklärung, ETV-Protokoll und Energieausweis, der Exposé-Generator baut Web-Exposé und PDF aus denselben Daten, der Renditerechner rechnet AfA linear, degressiv, Denkmal und § 7b über 30 Jahre. Standortanalyse, Datenraum mit Dokumenten-Checkliste sowie Einheiten und Projekte runden die Gruppe ab. ### Akquise, Telefonie und Kunden Power Dialer mit Skript und Wiedervorlage, ein eigenes Anrufer-Portal für Caller, WhatsApp Business über die eigene Nummer, Gesprächsanalyse mit Transkript und automatischem Lead-Status, Lead-Import aus Meta Lead Ads, Formularen und CSV, Smart Views, Sequenzen, Inscalia Share und Social Flows. Auf der Kundenseite: Kunden-Akte, Käuferportal, digitale Selbstauskunft, Reservierung mit E-Signatur, Finanzierungsakte, Kaufprozess-Management, Terminbuchung, Kunden-Matching und Beratungsmodus. ### Auswertung, Automatisierung und Plattform Sieben Berichtsseiten auf einem Metrik-Motor mit über 100 Kennzahlen, Provisionsabrechnung mit Overrides, Aufgaben und Wiedervorlagen, Workflows für Inbound-Leads, REST-API, Zapier, Make und MCP-Server sowie Wissen und Kurse. Die Plattform-Gruppe umfasst die iPhone-App, White-Label, Rollen und Rechte, Partner-Zugriff, Themes und Desktop-App sowie das im Preis enthaltene Onboarding. ### Was die Übersicht nicht ist Sie ist keine Vergleichstabelle mit anderen Anbietern und keine Roadmap. Wer wissen will, wie die Funktionen im Alltag zusammenspielen, findet unter „Ablauf" die Strecke vom Lead zum Notar in sieben Stationen; wer wissen will, was ein Wort bedeutet, findet es im Glossar. ### Haeufige Fragen **Gibt es die Funktionen auch mobil?** Ja. Die iPhone-App aus dem App Store bringt Anrufer-Erkennung, Push, Heute-Startseite und Face-ID-Sperre; die Android-App gibt es bei Google Play. Am Rechner läuft Inscalia im Browser oder als Desktop-App für macOS und Windows. **Welche Funktionen sind im Starter-Paket enthalten?** Unter anderem 5 Projekte mit unbegrenzten Wohneinheiten, 3 Nutzer, PDF auslesen (50/Monat), Exposé-Generator, Kunden-Datenbank, Projekt-Portal, Rendite-Rechner und Termin-Kalender. Die vollständige Liste steht auf der Preisseite. **Brauche ich für E-Signatur oder WhatsApp ein Zusatzwerkzeug?** Nein. Digitale Unterschriften und SMS-, WhatsApp- und E-Mail-Erinnerungen sind ab dem Pro-Paket enthalten; WhatsApp Business wird mit eurer Nummer eingerichtet. **Kann ich Inscalia an bestehende Systeme anbinden?** Ja, über REST-API mit öffentlicher Dokumentation, Webhooks, Zapier, Make und einen MCP-Server für KI-Assistenten. Die Liste der Anbindungen steht unter „Integrationen". Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Vom Lead zum Notar: der Ablauf in Inscalia Quelle: https://inscalia.de/ablauf Stand: 20.09.2026 Diese Seite zeigt die Strecke, die ein Lead in Inscalia zurücklegt, in sieben Stationen: Lead kommt rein, erreichen und qualifizieren, beraten und rechnen, Selbstauskunft und Unterlagen, reservieren, finanzieren, beurkunden und abrechnen. Vier Rollen arbeiten dabei am selben Datensatz — Akquise, Berater, Kunde und Finanzierer. Jede Station hinterlässt, was die nächste braucht, und die Akte sagt jederzeit, wer am Zug ist. Nichts davon erfordert einen Wechsel in ein anderes Werkzeug. ### Kurz beantwortet **Was zeigt der Ablauf?** Die sieben Stationen vom Lead bis zur Beurkundung, mit der jeweils zuständigen Rolle und dem Ergebnis, das an die nächste Station übergeben wird. **Wer arbeitet an welcher Station?** Akquise und Caller an Lead und Qualifizierung, Berater an Beratung und Reservierung, der Kunde an Selbstauskunft und Unterlagen, der Finanzierer an der Finanzierungsakte, Notar und Vertrieb am Abschluss. **Was passiert am Ende?** Nach der Beurkundung berechnet Inscalia die Provision über die Struktur und rechnet ab. Das Objekt steht auf „Beurkundet", der Kunde auf „Abgeschlossen". **Muss ich alle Stationen nutzen?** Nein. Wer ohne Finanzierer arbeitet oder Termine anders bucht, lässt die Station aus; der Kaufprozess läuft trotzdem in seinen sechs Stufen weiter. ### Station 1 bis 2: Lead und Qualifizierung Leads kommen aus Meta Lead Ads, Formularen, Import oder Anruf. Dubletten werden erkannt; Inbound-Leads lösen WhatsApp und Aufgaben aus, Handanlage und Import nie. Im Power Dialer telefoniert der Caller mit Skript und Notiz, das Gespräch wird aufgezeichnet und transkribiert, der Lead-Status wird aus dem Gespräch gesetzt, ein Termin direkt gebucht. Aus dem Lead wird ein Kunde mit Wiedervorlage. ### Station 3 bis 4: Beratung, Rechnung, Selbstauskunft Im Beratungsmodus zeigt der Berater Exposé und Live-Rechner — AfA, Steuer, Cashflow über 30 Jahre mit den Zahlen des Kunden, je Einheit gespeichert. Der Kunde findet beides in seinem Portal, füllt die digitale Selbstauskunft aus und lädt Nachweise hoch. Die Akte zeigt „Liegt beim Kunden", bis alles da ist; danach ist die Finanzierungsakte vollständig. ### Station 5 bis 6: Reservierung und Finanzierung Die Reservierungsvereinbarung wird im White-Label elektronisch unterschrieben, mit Prüfspur. Die Einheit steht auf „Reserviert", die Aufgabe „Notartermin" wird angelegt. Der Finanzierer bekommt die Akte in seinem eigenen Portal, stellt Rückfragen und gibt ein Angebot ab; die Kunden-Akte zeigt „Liegt beim Finanzierer", bis die Zusage in der Akte liegt. ### Station 7: Beurkunden und abrechnen Der Notartermin steht im Kalender mit Erinnerung. Nach der Beurkundung berechnet Inscalia die Provision über die hinterlegte Struktur — je Einheit, mit Override-Anteilen — und rechnet ab. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Lösen importierte Leads auch Automationen aus?** Nein. WhatsApp, Aufgaben und Zuweisungen laufen nur bei Leads, die selbst Kontakt aufgenommen haben. Import und Handanlage lösen bewusst nichts aus. **Kann der Kunde seinen Stand selbst sehen?** Ja. Im Käuferportal sieht er Exposé, Rechnung, Selbstauskunft, Unterlagen und die Stufe seines Kaufs; fehlende Nachweise lädt er selbst hoch. **Wie kommt der Finanzierer an die Akte?** Über einen eigenen Zugang mit eigenem Portal. Fünf Finanzierer-Zugänge sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat; sie belegen keinen normalen Sitzplatz. **Was, wenn eine Reservierung platzt?** Die Einheit geht zurück auf „verfügbar"; der bisherige Vorgang bleibt mit seinen Dokumenten nachvollziehbar erhalten. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Häufige Fragen zu Inscalia Quelle: https://inscalia.de/faq Stand: 20.09.2026 Hier stehen die Fragen, die im Demo-Gespräch tatsächlich kommen — zu Start und Preisen, Funktionen, Rollen und Zusammenarbeit sowie Sicherheit und Vertrag. Die Antworten sind kurz gehalten und verweisen auf die Seiten, die ausführlicher werden: Preisseite, Funktionsübersicht, Integrationen, Datenschutz und Sicherheit. Was hier nicht steht, beantworten wir per E-Mail an kontakt@inscalia.de oder in einem Demo-Termin von 30 Minuten an euren eigenen Objekten, ohne Folien. ### Kurz beantwortet **Was kostet Inscalia?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt., monatlich kündbar. Onboarding und Schulung sind enthalten, Telefonie wird nach Verbrauch abgerechnet. **Gibt es eine Testphase?** Ja, 14 Tage mit allen Funktionen. Mit hinterlegter Zahlungsmethode läuft der Test in deiner eigenen Organisation; abgebucht wird erst danach. **Kann ich meine Daten importieren?** Kontakte und Leads per CSV bis 10.000 Zeilen, Objekte über OpenImmo, DIV-Export oder Investagon-Export, Kunden mit Dublettenprüfung. Bei größeren Beständen helfen wir beim Import. **Gibt es eine App?** Eine iPhone-App im App Store mit Anrufer-Erkennung, Push und Heute-Start. Die Android-App gibt es bei Google Play. Am Rechner läuft Inscalia im Browser oder als Desktop-App. ### Start und Preise Die Preise stehen offen auf der Preisseite. Ein Konto ist in Minuten da; für Objekte, Kontakte und Telefonie machen wir ein persönliches Onboarding, das im Preis enthalten ist. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Gekündigt wird monatlich; die Daten lassen sich vorher als CSV und über die API exportieren. ### Funktionen Der Power Dialer ist enthalten, Gesprächsminuten werden nach Verbrauch abgerechnet. WhatsApp Business läuft über eure Nummer mit Inbox, Vorlagen und Broadcasts. Die KI liest Grundbuch, Teilungserklärung, ETV-Protokolle, Energieausweis, Mietverträge und Hausgeldabrechnung aus — die Felder landen im Objekt, du prüfst sie. Kein KI-Bonitätsscoring, keine automatischen Entscheidungen mit Rechtswirkung. White-Label mit eigener Domain, Logo und Farben reicht bis ins Exposé, die Reservierungsvereinbarung und die E-Mails. ### Rollen und Zusammenarbeit Ein Vertriebspartner sieht nur die freigegebenen Objekte und seine eigenen Kunden; Rechte sind je Funktion einstellbar und werden in der Datenbank durchgesetzt. Der Finanzierer arbeitet als eigene Rolle in einem eigenen Portal mit der Finanzierungsakte des Kunden. Der Käufer bekommt ein Portal mit Exposé, Rechner, Selbstauskunft, Unterlagen-Upload und dem Stand seines Kaufs. ### Sicherheit und Vertrag Trennung je Organisation in der Datenbank, Rollen und Rechte, Verschlüsselung in der Übertragung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys, Anonymisierung nach DSGVO. Details und was wir nicht behaupten, stehen unter „Datenschutz und Sicherheit". Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Ist die Telefonie im Preis enthalten?** Der Power Dialer ja; Gesprächsminuten werden nach Verbrauch aus dem Guthaben abgerechnet. **Was sieht ein Vertriebspartner?** Nur die Objekte, die ihr freigebt, und seine eigenen Kunden. Rechte werden in der Datenbank durchgesetzt, nicht nur in der Oberfläche. **Kann ich Inscalia in meiner Marke betreiben?** Ja: eigene Domain, Logo und Farben — bis ins Exposé, die Reservierungsvereinbarung und die E-Mails. Eigene Domain ab Enterprise, Logo und Farben ab Pro. **Kann ich jederzeit kündigen?** Ja, monatlich. Kontakte, Kunden, Objekte und Berichte lassen sich vorher als CSV exportieren; die REST-API liefert alles maschinenlesbar. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Kontakt zu Inscalia Quelle: https://inscalia.de/kontakt Stand: 20.09.2026 Drei Wege, keine Formularpflicht: eine Demo buchen, per E-Mail schreiben oder den Support erreichen. Die Demo dauert 30 Minuten und läuft an euren eigenen Objekten, ohne Folien. Fragen zu Preisen, Partnerschaft oder Presse gehen an kontakt@inscalia.de, Anliegen von bestehenden Kunden an support@inscalia.de. Wir antworten an Werktagen innerhalb eines Tages; Support-Zeiten und der aktuelle Status stehen auf der Support-Seite. Für Datenschutz-Unterlagen wie AV-Vertrag und TOM reicht ebenfalls eine E-Mail. ### Kurz beantwortet **Wie buche ich eine Demo?** Über die Demo-Seite: Termin wählen, 30 Minuten, an euren Objekten. Bringt eine Kaufpreisliste oder ein Exposé mit, dann zeigen wir den Ablauf daran. **Wohin mit Fragen zu Preisen oder Partnerschaft?** An kontakt@inscalia.de. Antwort an Werktagen innerhalb eines Tages. **Ich bin Kunde und etwas klemmt — wohin?** An support@inscalia.de. E-Mail-Support innerhalb von 48 Stunden im Starter-Paket, Prioritäts-Support innerhalb von 24 Stunden ab Pro, Premium-Support innerhalb von 12 Stunden im Enterprise-Paket. **Gibt es Telefon-Support?** Der Support läuft per E-Mail; im Enterprise-Paket zusätzlich über einen Slack- oder Teams-Kanal mit dediziertem Ansprechpartner. ### Demo an euren Objekten Eine Demo ist bei uns kein Vortrag. Wir legen ein Objekt von euch an, laden Unterlagen hoch, lassen die KI auslesen, erzeugen ein Exposé und spielen Reservierung, Finanzierung und Provision durch. So seht ihr in 30 Minuten, ob der Ablauf zu eurem passt — und wo er es nicht tut. ### Schreiben Für Preisfragen, Partnerschaften, Presse oder Datenschutz-Unterlagen wie Auftragsverarbeitungsvertrag und technisch-organisatorische Maßnahmen: kontakt@inscalia.de. Ein Formular gibt es bewusst nicht; eine E-Mail mit eurer Frage reicht. ### Support für bestehende Kunden Support-Anfragen gehen an support@inscalia.de. Die Reaktionszeiten hängen vom Paket ab: 48 Stunden im Starter-Paket, 24 Stunden ab Pro, 12 Stunden im Enterprise-Paket. Support-Zeiten und der aktuelle Status stehen auf der Support-Seite; in der App hilft zusätzlich ein Hilfe-Chatbot auf Basis der eigenen Wissensdatenbank. ### Haeufige Fragen **Muss ich vor der Demo ein Konto anlegen?** Nein. Die Demo läuft in einer von uns vorbereiteten Umgebung. Ein eigenes Konto legst du an, wenn du testen willst. **Kann ich direkt testen statt eine Demo zu buchen?** Ja. Die Testphase dauert 14 Tage mit allen Funktionen; abgebucht wird erst danach. **Wie schnell antwortet ihr?** An Werktagen innerhalb eines Tages auf kontakt@inscalia.de; für Support gelten die Reaktionszeiten des Pakets. **Wo bekomme ich AV-Vertrag und TOM?** Auf Anfrage an kontakt@inscalia.de. Details zu Rechten, Verschlüsselung und Anonymisierung stehen unter „Datenschutz und Sicherheit". ## Integrationen: Was sich in Inscalia anbinden lässt Quelle: https://inscalia.de/integrationen Stand: 20.09.2026 Diese Seite listet, was in der App unter Einstellungen → Integrationen tatsächlich einrichtbar ist — nur Live-Anbindungen, keine Ankündigungen. Sechs Gruppen: Kommunikation (WhatsApp Business, Telefonie, KI-Anrufagent, E-Mail-Postfach, Telegram), Kalender und Termine (Google, Microsoft, Apple, Zoom, Calendly), Marketing und Leads (Meta Lead Ads, Instagram, Web-Formulare), CRM und Daten (Objekt-Import, Close CRM, CSV), Automatisierung und API (REST-API, Zapier, Make, MCP-Server, Webhooks) sowie Zahlung und Finanzierung (Stripe, Europace). ### Kurz beantwortet **Welche Kalender werden unterstützt?** Google Kalender, Microsoft Outlook mit Teams-Meetings, Apple Kalender über iCloud, Zoom für Video-Links und bestehende Calendly-Seiten, deren Termine im CRM landen. **Wie kommen Leads herein?** Meta Lead Ads landen sofort im CRM mit Dublettenprüfung und Automation; Web-Formulare und Paperform per Webhook; CSV bis 10.000 Zeilen mit Feldzuordnung. **Gibt es eine API?** Ja: eine REST-API für Objekte, Kontakte, Kunden und Berichte mit öffentlicher Dokumentation und API-Keys je Organisation, dazu Webhooks, Zapier, Make und ein MCP-Server für KI-Assistenten. **Was kostet die Anbindung?** API, Webhooks, Zapier und Make sind ab dem Pro-Paket enthalten. Telefonie wird nach Verbrauch abgerechnet. ### Kommunikation im Kundenkontext WhatsApp Business mit Inbox, Vorlagen, Broadcasts und Anrufen über die eigene Nummer. Telefonie mit eigener Rufnummer, Power Dialer, Aufzeichnung und SMS. Ein KI-Anrufagent ruft Leads an, qualifiziert und bucht Termine, offen als KI gekennzeichnet. E-Mail über Google, Microsoft oder IMAP am Kunden; Telegram für Benachrichtigungen an Team und Inhaber. ### Kalender, Leads und Daten Buchungsseiten kennen eure Kalender: Google, Microsoft Outlook und Teams, Apple Kalender, Zoom, Calendly. Leads kommen aus Meta Lead Ads, Instagram-Automationen mit Flow-Canvas und Web-Formularen. Bestände nehmt ihr mit: Objekte und Einheiten per OpenImmo, DIV- oder Investagon-Export, Kontakte und Aktivitäten aus Close CRM, Kontakte, Leads und Kunden per CSV bis 10.000 Zeilen. ### Automatisierung, API, Zahlung Für alles, was nicht in der Liste steht: REST-API mit öffentlicher Dokumentation, Zapier und Make mit Auslösern und Aktionen für Leads, Kunden und Objekte, ein MCP-Server mit eigenem OAuth-Server, Webhooks an eure Systeme. Stripe rechnet Abo, Sitzplätze und Telefonie ab; Europace lässt sich für Vermittler mit eigenem Zugang anbinden. ### Marken und Gewähr Alle genannten Dienste sind Produkte ihrer jeweiligen Anbieter; Inscalia bindet sie an, ohne mit ihnen verbunden zu sein. Welche Funktionen ein Dienst auf seiner Seite bietet und was er kostet, entnimmst du dem Anbieter selbst. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Kann ich eine eigene Rufnummer nutzen?** Ja. Jede Organisation telefoniert mit eigener Rufnummer; Power Dialer, Aufzeichnung und Transkript laufen in Inscalia. **Landen Calendly-Termine im CRM?** Ja. Bestehende Calendly-Seiten können weiter genutzt werden; die Termine werden in Inscalia am Kunden abgelegt. **Welche Formate importiert der Objekt-Import?** OpenImmo-XML bis 500 Objekte, DIV-Export und Investagon-Export sowie CSV und Excel bis 500 Zeilen für Objekte und Deals. **Was ist der MCP-Server?** Eine Schnittstelle, über die KI-Assistenten Inscalia als Werkzeug nutzen können — mit eigenem OAuth-Server und denselben Rechten wie der angemeldete Nutzer. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Datenschutz und Sicherheit bei Inscalia Quelle: https://inscalia.de/sicherheit Stand: 20.09.2026 Diese Seite nennt nur, was im Produkt nachprüfbar ist: Trennung je Organisation in der Datenbank, Rollen und Rechte, Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys, Verschlüsselung in der Übertragung, DSGVO-Anonymisierung aus der Akte und Export der eigenen Daten. Ebenso offen steht, was wir nicht behaupten: Inscalia trägt kein ISO-27001- oder SOC-2-Siegel. Auftragsverarbeitungsvertrag, technisch-organisatorische Maßnahmen und die Liste der Unterauftragnehmer gibt es auf Anfrage an kontakt@inscalia.de. ### Kurz beantwortet **Wie sind Organisationen voneinander getrennt?** Jede Organisation ist ein eigener Datenraum. Rechte werden in der Datenbank durchgesetzt (Row Level Security), nicht nur in der Oberfläche — eine falsch gesetzte Ansicht gibt keine fremden Daten frei. **Wie ist die Anmeldung gesichert?** Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys für jedes Konto; die iPhone-App sperrt mit Face ID und verdeckt Inhalte im App-Wechsler. **Was passiert mit Personendaten auf Wunsch?** Personen können auf Wunsch anonymisiert werden (Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO) — direkt aus der Akte, mit Protokoll. Verlorene Kunden werden archiviert, nicht heimlich gelöscht. **Welche Zertifikate hat Inscalia?** Keine ISO-27001- oder SOC-2-Zertifizierung. Wir führen keine Siegel an, die wir nicht haben; AV-Vertrag und TOM bekommst du auf Anfrage. ### Rollen und Rechte Admin, Berater, Caller, Vertriebspartner, Finanzierer und Kunde sehen jeweils nur ihren Ausschnitt. Externe Rollen sind standardmäßig gesperrt: Was nicht ausdrücklich erlaubt ist, ist verboten. Rechte sind je Funktion einstellbar und gelten in der Datenbank — auch für Zugriffe über API und MCP-Server. ### Verschlüsselung und Speicher Alle Verbindungen laufen über TLS. Exposé-Freigaben mit Passwort werden mit PBKDF2 gesichert. Dokumente liegen in Speichern mit Zugriffsregeln je Organisation und Rolle; Interessenten sehen freigegebene Dokumente, Finanzierer ihre Unterlagen, das Team alles. ### Eure Daten bleiben eure Daten Kontakte, Kunden, Objekte und Berichte lassen sich als CSV exportieren; die REST-API liefert alles maschinenlesbar. Das Abo ist monatlich kündbar. Wie wir Künstliche Intelligenz einsetzen, steht unter „KI-Transparenz": kein KI-Bonitätsscoring, keine automatischen Entscheidungen mit Rechtswirkung. ### Was wir nicht behaupten Kein ISO-27001- oder SOC-2-Siegel, keine Region, die nicht bestätigt ist, keine Zusage, die im Produkt nicht nachprüfbar wäre. Auftragsverarbeitungsvertrag, technisch-organisatorische Maßnahmen und die Liste der Unterauftragnehmer schicken wir auf Anfrage an kontakt@inscalia.de. ### Haeufige Fragen **Ist Inscalia DSGVO-konform?** Die Verarbeitung ist auf die DSGVO ausgelegt: Trennung je Organisation, Rollen und Rechte, Anonymisierung aus der Akte, Export, AV-Vertrag auf Anfrage. Ein Zertifikat, das dies bescheinigt, führen wir nicht. **Kann ich Zwei-Faktor für alle Nutzer erzwingen?** Zwei-Faktor-Anmeldung und Passkeys stehen jedem Konto zur Verfügung; Details zur Durchsetzung je Organisation klären wir im Onboarding. **Was sieht ein Vertriebspartner von meinen Daten?** Nur die Objekte, die ihr freigebt, und seine eigenen Kunden. Er arbeitet in einer eigenen Organisation unterhalb eurer Struktur. **Wie bekomme ich meine Daten heraus?** Als CSV aus den Listen oder vollständig über die REST-API mit API-Key je Organisation. ## Glossar Immobilienvertrieb: Begriffe kurz erklärt Quelle: https://inscalia.de/glossar Stand: 20.09.2026 Das Glossar erklärt Begriffe aus Kapitalanlage, Finanzierung, Steuer und Vertrieb — von AfA bis Zinsbindung — jeweils mit Definition, Beispiel und dem Bezug zur Praxis in Inscalia. Zum Stand 20.09.2026 sind es 31 Begriffe; jeder hat eine eigene Seite unter /glossar/begriff. Die Erklärungen sind allgemein gehalten und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung. Zahlen gelten mit Stand 2026 und werden bei Änderungen nachgezogen. ### Kurz beantwortet **Was steht im Glossar?** Begriffe, die im Kapitalanlage-Vertrieb täglich vorkommen: AfA, Reservierung, Selbstauskunft, Provision, Grunderwerbsteuer, Zinsbindung und weitere — mit Beispiel und Praxisbezug. **Für wen ist es gedacht?** Für Einsteiger im Vertrieb, für Kunden, die ein Wort aus dem Beratungsgespräch nachschlagen wollen, und für Teams, die eine gemeinsame Sprache brauchen. **Ist das Steuer- oder Rechtsberatung?** Nein. Die Erklärungen sind allgemein; für den Einzelfall bleiben Steuerberater und Notar zuständig. **Wie hängt es mit Inscalia zusammen?** Jeder Begriff hat einen Abschnitt „In Inscalia", der zeigt, wo er im Produkt auftaucht — zum Beispiel die AfA im Renditerechner oder die Reservierung an der Einheit. ### Aufbau eines Eintrags Jeder Begriff hat eine kurze Definition, ein Beispiel mit Zahlen, den Bezug zur Praxis in Inscalia und Verweise auf verwandte Begriffe. Die Seiten sind einzeln aufrufbar und als DefinedTerm für Suchmaschinen ausgezeichnet. ### Themen Steuer und Rendite (AfA, Denkmal-AfA, § 7b, Cashflow, Eigenkapitalrendite), Kaufprozess (Reservierung, Notar-Vorbereitung, Beurkundung, Grunderwerbsteuer, Kaufnebenkosten), Finanzierung (Selbstauskunft, Zinsbindung, Tilgung, Finanzierungsakte) und Vertrieb (Lead, Pipeline, Override-Provision, Vertriebspartner). ### Grenzen Das Glossar ersetzt weder Steuer- noch Rechtsberatung. Sätze wie Grunderwerbsteuer oder AfA-Prozentsätze ändern sich; die Einträge tragen deshalb einen Stand und werden nachgezogen. ### Haeufige Fragen **Kann ich einen Begriff vorschlagen?** Ja, per E-Mail an kontakt@inscalia.de. Begriffe, die im Beratungsalltag regelmäßig gefragt werden, nehmen wir auf. **Sind die Zahlen in den Beispielen aktuell?** Sie gelten mit Stand 2026. Für verbindliche Werte im Einzelfall bleiben Steuerberater, Notar und Finanzierer zuständig. **Gibt es das Glossar auch in der App?** In der App hilft ein Chatbot auf Basis der Wissensdatenbank; das öffentliche Glossar ist unter /glossar erreichbar. **Wie finde ich einen Begriff?** Die Übersicht ist alphabetisch sortiert; jeder Begriff hat eine eigene Adresse unter /glossar/begriff. ## Fakten über Inscalia: belegbar, ohne Superlative Quelle: https://inscalia.de/fakten Stand: 20.09.2026 Diese Seite sammelt 15 Sätze über Inscalia, die sich im Produkt oder im Quelltext nachprüfen lassen — mit Angabe, wo. Keine Kundenzahlen, keine Umsatzzahlen, keine Superlative; Preise nur aus der Preisseite. Sie richtet sich an alle, die eine Aussage über Inscalia zitieren oder prüfen wollen: Journalisten, Vergleichsportale, KI-Assistenten und Interessenten, die vor einer Demo wissen wollen, was verlässlich gilt. Alles trägt den Stand 20.09.2026. ### Kurz beantwortet **Was ist Inscalia?** Eine Vertriebssoftware für Kapitalanlage-Immobilien: Objekt-Pipeline, Exposé, KI-Auslese, Renditerechner, Telefonie, WhatsApp, Käufer- und Finanziererportal, Reservierung mit E-Signatur, Berichte und Provisionen in einem System. **Für wen?** Für Bauträger, Kapitalanlage-Vertriebe, Maklervertriebe und Vertriebspartner, die Einheiten über Berater, Partner und Finanzierer verkaufen. **Was kostet es?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt., 14 Tage Testphase, monatlich kündbar. **Warum eine Fakten-Seite?** Damit Aussagen über Inscalia zitierbar sind. Jeder Satz nennt seinen Beleg; was sich nicht belegen lässt, steht nicht hier. ### Produkt Kaufprozess je Einheit in sechs Stufen. KI-Auslese aus Grundbuch, Teilungserklärung, ETV-Protokoll und Energieausweis mit Konfliktmeldung ab 10 % Abweichung. Renditerechner mit AfA linear, degressiv, Denkmal und § 7b über 30 Jahre. Reservierungsvereinbarung mit digitaler Unterschrift im White-Label ab Pro. Provisionen je Einheit mit Overrides. ### Plattform und Sicherheit Rollen Admin, Berater, Caller, Vertriebspartner, Finanzierer, Kunde, in der Datenbank durchgesetzt. Zwei-Faktor und Passkeys. Eigene iPhone-App im App Store mit Anrufer-Erkennung; Android-App bei Google Play. REST-API, Zapier, Make, MCP-Server. Kein ISO-27001- oder SOC-2-Siegel. ### Preise und Bedingungen Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; weitere Nutzer 49 €/Monat; fünf Finanzierer-Zugänge enthalten, weitere 9 €/Monat. 14 Tage Testphase, monatlich kündbar, Onboarding enthalten. Setup-Gebühr separat per Rechnung, erst nach der Testphase. ### Was hier nicht steht Kundenzahlen, Umsätze, Marktanteile, Zufriedenheitswerte und Vergleiche mit anderen Anbietern. Nicht, weil es sie nicht gäbe, sondern weil sie sich auf dieser Seite nicht unabhängig belegen ließen. ### Haeufige Fragen **Darf ich die Sätze zitieren?** Ja, mit Quellenangabe inscalia.de/fakten und dem Stand. Bitte den Satz nicht kürzen, wenn dadurch die Einschränkung wegfällt. **Wie aktuell sind die Angaben?** Stand 20.09.2026. Ändert sich eine Funktion oder ein Preis, wird der Satz angepasst und der Stand nachgezogen. **Wie kann ich einen Satz prüfen?** Jeder Satz nennt seinen Beleg: eine Seite in der App oder eine Stelle im Quelltext. In der Testphase ist alles selbst nachvollziehbar. **Gibt es eine Vergleichstabelle mit anderen Anbietern?** Nein. Die Vergleichsseiten beschreiben nur, was Inscalia hat, und nennen Drittanbieter neutral; zu deren Funktionen und Preisen treffen wir keine Aussagen. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Bauträger-Preise: Starter, Pro und Enterprise Quelle: https://inscalia.de/bautraeger-preise Stand: 20.09.2026 Die drei Bauträger-Pläne im Überblick: Starter für 149 €/Monat mit 5 Projekten, unbegrenzten Wohneinheiten pro Projekt und 3 Nutzern; Pro für 299 €/Monat mit 20 Projekten, 10 Nutzern, digitalen Unterschriften, Vertriebspartnern und Finanzierer-Portal; Enterprise auf Anfrage mit unbegrenzten Projekten, Nutzern und Full White-Label. Im Jahrespaket sind es 124 bzw. 248 €/Monat. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat; alle Beträge netto zzgl. USt., monatlich kündbar. ### Kurz beantwortet **Was kostet Starter?** 149 €/Monat, im Jahrespaket 124 €/Monat: 5 Projekte, unbegrenzte Wohneinheiten pro Projekt, Status pro Einheit, 3 Nutzer, PDF auslesen (50/Monat), Exposé-Generator, Kunden-Datenbank, Projekt-Portal, Rendite-Rechner, Termin-Kalender, E-Mail-Support (48h). **Was kommt bei Pro dazu?** 299 €/Monat, im Jahrespaket 248 €/Monat: 20 Projekte, 10 Nutzer, Team-Rollen, PDF-Auslesen unbegrenzt, digitale Unterschriften, Vertrags- und DSGVO-Vorlagen, Investoren-Bereich, Online-Buchung, SMS/WhatsApp/E-Mail-Erinnerungen, Telefonie, Vertriebspartner und Provisionen, Finanzierer-Portal, Branding, API, Prioritäts-Support (24h). **Was ist Enterprise?** Auf Anfrage: unbegrenzte Projekte, Einheiten und Nutzer, Multi-Standort, eigene Domain inkl. SSL, eigene E-Mail-Domain, Affiliate- und Reseller-Programm, automatische Provisionsabrechnung, dedizierter Ansprechpartner, SLA-Garantie (99,9% Uptime), On-Premise-Option, Premium-Support (12h). **Welche Kosten kommen hinzu?** Weitere Nutzer 49 €/Monat, Finanzierer-Zugänge über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat, Telefonie nach Verbrauch. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. ### Welcher Plan für welches Projekt Starter passt, wenn ein Bauträger die ersten Projekte selbst vertreibt und Exposé, Kunden-Datenbank und Rendite-Rechner braucht. Pro passt, sobald Vertriebspartner mitverkaufen, Reservierungen digital unterschrieben werden sollen und Finanzierer eine eigene Akte bekommen. Enterprise ist für mehrere Standorte, eigene Domain und Sonderprogrammierungen gedacht. ### Was in jedem Plan gilt Alle Beträge netto zzgl. USt., monatlich kündbar, 14 Tage Testphase mit hinterlegter Zahlungsmethode. Persönliches Onboarding mit Einrichtung und Schulung ist enthalten. Käufer, Investoren und Vertriebspartner belegen keinen Sitzplatz; fünf Finanzierer-Zugänge sind enthalten. Wer im Test kündigt, zahlt nichts — auch keine Setup-Gebühr. ### Monatlich oder jährlich Bei Jahreszahlung kostet Starter 124 €/Monat (1.484 € im Jahr) und Pro 248 €/Monat (2.975 € im Jahr), jeweils im Voraus. Der Wechsel zwischen den Plänen ist möglich; das Enterprise-Paket wird individuell vereinbart. ### Haeufige Fragen **Gibt es eine Testphase?** Ja, 14 Tage mit allen Funktionen des gewählten Plans. Abgebucht wird erst nach Ablauf; bei Kündigung im Test entstehen keine Kosten. **Wie viel kostet die Setup-Gebühr?** Sie wird separat per Rechnung vereinbart und hängt vom Umfang des Onboardings ab. Sie fällt erst nach der Testphase an. **Kann ich weitere Nutzer hinzubuchen?** Ja, jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat — in Starter über die 3, in Pro über die 10 enthaltenen hinaus. **Ist die E-Signatur im Starter-Paket enthalten?** Nein. Digitale Unterschriften (eSign) sind ab dem Pro-Paket enthalten, ebenso Online-Buchung, Telefonie, Vertriebspartner und Finanzierer-Portal. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Ratgeber Immobilienvertrieb: 30 Praxisartikel Quelle: https://inscalia.de/ratgeber Stand: 20.09.2026 Der Ratgeber bündelt 30 Praxisartikel für den Vertrieb von Kapitalanlage-Immobilien: Kaufprozess, Reservierung, § 34c GewO, Geldwäschegesetz, Provision, AfA und Denkmal, Finanzierung. Jeder Artikel beantwortet eine Frage aus dem Beratungsalltag, nennt die Rechtsgrundlage, wo es eine gibt, und zeigt, wie der Schritt in Inscalia abläuft. Die Artikel sind allgemein gehalten und ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung; sie tragen einen Stand und werden bei Änderungen nachgezogen. ### Kurz beantwortet **Welche Themen deckt der Ratgeber ab?** Kaufprozess vom Interesse bis zur Beurkundung, Reservierung und Reservierungsvereinbarung, § 34c GewO, Pflichten nach dem Geldwäschegesetz, Provisionsmodelle, AfA und Denkmal-AfA, Finanzierung und Selbstauskunft. **Für wen sind die Artikel gedacht?** Für Berater, Vertriebspartner und Bauträger, die einen Schritt sauber erklären oder selbst nachlesen wollen — und für Kunden, die verstehen möchten, was im Beratungsgespräch gesagt wurde. **Ist das Rechts- oder Steuerberatung?** Nein. Die Artikel nennen Rechtsgrundlagen und erklären Mechanik; für den Einzelfall bleiben Steuerberater, Rechtsanwalt und Notar zuständig. **Wie hängen die Artikel mit Inscalia zusammen?** Jeder Artikel hat einen Abschnitt, der zeigt, wo der Schritt in Inscalia stattfindet — etwa die Reservierung an der Einheit oder die AfA im Renditerechner. ### Kaufprozess und Reservierung Artikel zu den Stufen eines Kaufs, zur Reservierungsvereinbarung und ihrer Grenze zum beurkundungspflichtigen Vertrag, zur Notar-Vorbereitung mit Checkliste und zu Fristen zwischen Zusage und Beurkundung. ### Recht und Pflichten Artikel zu § 34c GewO, zur Erlaubnis und ihren Nachweisen, zu den Pflichten nach dem Geldwäschegesetz im Immobilienvertrieb, zur Dokumentation und zu dem, was Automationen dürfen — Nachrichten nur an Leads, die selbst Kontakt aufgenommen haben. ### Provision, Steuer, Finanzierung Artikel zu Provisionsmodellen und Overrides in Strukturen, zur AfA linear, degressiv und für Denkmal, zu § 7b, zur Selbstauskunft, zur Finanzierungsakte und zur Zusammenarbeit mit Finanzierern. ### Wie die Artikel entstehen Aus Fragen, die im Demo-Gespräch und im Support tatsächlich kommen. Jeder Artikel trägt einen Stand; Zahlen wie Grunderwerbsteuersätze oder AfA-Prozente werden bei Änderungen nachgezogen. ### Haeufige Fragen **Wie viele Artikel gibt es?** 30 zum Stand 20.09.2026. Neue Artikel kommen dazu, wenn eine Frage im Beratungsalltag regelmäßig auftaucht. **Kann ich einen Artikel an Kunden weitergeben?** Ja, per Link. Die Artikel sind öffentlich und ohne Anmeldung lesbar. **Sind die Rechtsgrundlagen aktuell?** Jeder Artikel nennt seinen Stand. Für verbindliche Auskünfte im Einzelfall bleiben Rechtsanwalt, Steuerberater und Notar zuständig. **Gibt es die Inhalte auch als Glossar?** Ja. Das Glossar erklärt die Begriffe kurz; der Ratgeber geht in die Tiefe und verlinkt auf die passenden Glossar-Einträge. ## Flowfact-Alternative: Kriterien und wie Inscalia arbeitet Quelle: https://inscalia.de/flowfact-alternative Stand: 20.09.2026 FLOWFACT ist eine Maklersoftware und Marke der FLOWFACT GmbH. Diese Seite vergleicht keine Preislisten, sondern beschreibt, welche Anforderungen im Kapitalanlage- und Neubauvertrieb den Ausschlag geben — und wie Inscalia sie abbildet: Kaufprozess je Einheit, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Käufer- und Finanziererportal, Provisionen mit Override-Struktur. Angaben zum Funktionsumfang anderer Anbieter entnimmst du deren Website; wir treffen dazu keine Aussagen, weil wir sie nicht belegen können. ### Kurz beantwortet **Was ist FLOWFACT?** Eine Maklersoftware der FLOWFACT GmbH. Zum aktuellen Funktions- und Preisumfang äußern wir uns nicht, weil wir ihn nicht belegen können (Stand: 20.09.2026). **Für wen ist Inscalia eine Alternative?** Für Bauträger, Kapitalanlage-Vertriebe und Maklervertriebe, die in Einheiten statt in Objekten denken und Reservierung, Unterschrift, Käuferportal und Provisionen im selben System brauchen. **Was kostet Inscalia?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt., 14 Tage Testphase. Preise anderer Anbieter nennen wir nicht, weil wir sie nicht belegen können. **Wie unterscheiden sich die Ansätze?** Eine Maklersoftware ist auf Objektvermarktung ausgelegt. Inscalia ist auf den Vertriebsprozess einer Einheit ausgelegt: Reservierung, Finanzierung, Notartermin, Provision. ### Objekt oder Einheit — der eigentliche Unterschied Verwaltet die Software ein Objekt mit einem Interessentenkreis oder ein Projekt mit vielen Einheiten und vielen parallelen Kaufprozessen? Im Bestandsverkauf reicht das erste Modell. Im Neubau- und Kapitalanlagevertrieb braucht jede Wohnung ihren eigenen Status, ihren eigenen Käufer, ihre eigene Reservierung und ihre eigene Provision. Inscalia ist für das zweite Modell gebaut. ### Was Inscalia mitbringt Inscalia bündelt Objekt-Pipeline, KI-Dokumentenauslese, Exposé-Generator, Renditerechner, Buchungsseiten, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Käufer-, Investoren- und Finanziererportal, Telefonie mit Power Dialer, WhatsApp Business und die Provisionen je Einheit. Der Kaufprozess läuft in sechs Stufen bis zum Notartermin, mit Checkliste in der Notar-Vorbereitung. Käufer, Investoren und Finanzierer belegen keinen Sitzplatz. - Kaufprozess je Einheit: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen - KI-Auslese aus PDF mit Sicherheitswert und Konfliktmeldung ab 10 % Abweichung - Exposé als PDF oder passwortgeschützter Link im eigenen Branding - Digitale Unterschrift für die Reservierungsvereinbarung ab dem Pro-Paket - Provisionen je Einheit mit Override-Struktur; Setup, Abo und Telefonie getrennt - Eigene iOS-App mit Anrufer-Erkennung; Android-App bei Google Play ### Was du selbst prüfen solltest Stelle den letzten abgeschlossenen Kauf in beiden Systemen nach: Objekt anlegen, Unterlagen hochladen, Exposé erzeugen, Termin vereinbaren, Einheit reservieren, unterschreiben lassen, Finanzierung einbinden, Notartermin vorbereiten, Provision abrechnen. Notiere bei jedem Schritt, ob du das System verlassen musstest. Prüfe außerdem den Wechsel: Welche Exportformate liefert dein bisheriges System? Inscalia importiert CSV, Excel und OpenImmo-XML und zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit erkannten Spalten und Problemzeilen. ### Was wir über FLOWFACT nicht behaupten Wir nennen keine Preise, keinen Funktionsumfang und keine Grenzen des anderen Anbieters, weil wir sie nicht nachprüfbar belegen können. Verbindliche Auskünfte gibt es nur beim Anbieter selbst. Automatisierte Nachrichten lösen in Inscalia ausschließlich bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben — Import und Handanlage lösen bewusst nichts aus. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Steht Inscalia mit FLOWFACT in Verbindung?** Nein. Inscalia ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zur FLOWFACT GmbH. Der Markenname dient nur der Identifikation. **Kann ich meine Daten übernehmen?** Ja, per CSV, Excel und OpenImmo-XML. Kontakte bis 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals bis 500 Zeilen. Der Import zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit Problemzeilen. **Gibt es eine Testphase?** 14 Tage mit hinterlegter Zahlungsmethode; abgebucht wird erst danach. Bei Kündigung innerhalb der Testphase entstehen keine Kosten, auch keine Setup-Gebühr. **Wie läuft der Umstieg?** In Etappen: erst Kontakte, dann Objekte, zuletzt die laufenden Vorgänge. Persönliches Onboarding mit Einrichtung und Schulung ist im Preis enthalten. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Immosolve-Alternative: Kriterien und wie Inscalia arbeitet Quelle: https://inscalia.de/immosolve-alternative Stand: 20.09.2026 immosolve ist eine Immobiliensoftware und Marke der immosolve GmbH. Diese Seite nennt keine Preise und keinen Funktionsumfang anderer Anbieter, sondern beschreibt, worauf es im Vertrieb von Kapitalanlage-Einheiten ankommt und wie Inscalia diese Anforderungen abbildet: Berater, Kunde und Finanzierer arbeiten am selben Datensatz, die Reservierung sitzt an der Einheit, die Provision auch. Wer vergleichen will, stellt denselben realen Vorgang in beiden Systemen nach. ### Kurz beantwortet **Was ist immosolve?** Eine Immobiliensoftware der immosolve GmbH. Zum aktuellen Funktions- und Preisumfang äußern wir uns nicht, weil wir ihn nicht belegen können (Stand: 20.09.2026). **Für wen ist Inscalia eine Alternative?** Für Bauträger und Vertriebe, die Einheiten über eigene Berater und externe Partner verkaufen und Reservierung, Finanzierer und Provision im selben System brauchen. **Was kostet Inscalia?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt., 14 Tage Testphase. Preise anderer Anbieter nennen wir nicht, weil wir sie nicht belegen können. **Was ist bei Inscalia anders gedacht?** Der Kaufprozess hängt an der Einheit und läuft in sechs Stufen bis zum Notartermin; Käufer, Finanzierer und Vertriebspartner haben eigene Zugänge ohne Sitzplatzkosten. ### Berater, Kunde und Finanzierer am selben Datensatz Zwischen Zusage und Notartermin liegen oft Wochen: Reservierung, Selbstauskunft, Finanzierungsprüfung, Unterlagen, Notar-Vorbereitung. Inscalia gibt jeder Seite ihren Zugang — Beratungsmodus, Käuferportal, Finanziererportal — und die Kunden-Akte zeigt, ob der Vorgang beim Berater, beim Kunden oder beim Finanzierer liegt. ### Was Inscalia mitbringt Inscalia bündelt Objekt-Pipeline, KI-Dokumentenauslese, Exposé-Generator, Renditerechner, Buchungsseiten, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Käufer-, Investoren- und Finanziererportal, Telefonie mit Power Dialer, WhatsApp Business und die Provisionen je Einheit. Der Kaufprozess läuft in sechs Stufen bis zum Notartermin, mit Checkliste in der Notar-Vorbereitung. Käufer, Investoren und Finanzierer belegen keinen Sitzplatz. - Kaufprozess je Einheit: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen - KI-Auslese aus PDF mit Sicherheitswert und Konfliktmeldung ab 10 % Abweichung - Exposé als PDF oder passwortgeschützter Link im eigenen Branding - Digitale Unterschrift für die Reservierungsvereinbarung ab dem Pro-Paket - Provisionen je Einheit mit Override-Struktur; Setup, Abo und Telefonie getrennt - Eigene iOS-App mit Anrufer-Erkennung; Android-App bei Google Play ### Was du selbst prüfen solltest Stelle den letzten abgeschlossenen Kauf in beiden Systemen nach: Objekt anlegen, Unterlagen hochladen, Exposé erzeugen, Termin vereinbaren, Einheit reservieren, unterschreiben lassen, Finanzierung einbinden, Notartermin vorbereiten, Provision abrechnen. Notiere bei jedem Schritt, ob du das System verlassen musstest. Prüfe außerdem den Wechsel: Welche Exportformate liefert dein bisheriges System? Inscalia importiert CSV, Excel und OpenImmo-XML und zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit erkannten Spalten und Problemzeilen. ### Was wir über immosolve nicht behaupten Wir nennen keine Preise, keinen Funktionsumfang und keine Grenzen des anderen Anbieters, weil wir sie nicht nachprüfbar belegen können. Verbindliche Auskünfte gibt es nur beim Anbieter selbst. Automatisierte Nachrichten lösen in Inscalia ausschließlich bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben — Import und Handanlage lösen bewusst nichts aus. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Steht Inscalia mit immosolve in Verbindung?** Nein. Inscalia ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zur immosolve GmbH. Der Markenname dient nur der Identifikation. **Kann ich meine Daten übernehmen?** Ja, per CSV, Excel und OpenImmo-XML. Kontakte bis 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals bis 500 Zeilen. Der Import zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit Problemzeilen. **Gibt es eine Testphase?** 14 Tage mit hinterlegter Zahlungsmethode; abgebucht wird erst danach. Bei Kündigung innerhalb der Testphase entstehen keine Kosten, auch keine Setup-Gebühr. **Wie läuft der Umstieg?** In Etappen: erst Kontakte, dann Objekte, zuletzt die laufenden Vorgänge. Persönliches Onboarding mit Einrichtung und Schulung ist im Preis enthalten. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## HubSpot-Alternative für den Immobilienvertrieb Quelle: https://inscalia.de/hubspot-alternative-immobilienvertrieb Stand: 20.09.2026 HubSpot ist ein branchenübergreifendes CRM mit Marketing-Schwerpunkt und eine Marke von HubSpot, Inc. Inscalia ist auf einen einzelnen Ablauf gebaut: den Vertrieb von Kapitalanlage-Immobilien vom Lead über Reservierung und Finanzierung bis zum Notar und zur Provision je Einheit. Diese Seite beschreibt, was Inscalia nachweisbar leistet, und nennt keine Funktionen oder Preise anderer Anbieter — damit du selbst entscheidest, ob ein allgemeines CRM oder eine Branchenlösung zu deinem Alltag passt. ### Kurz beantwortet **Was ist HubSpot?** Ein branchenübergreifendes CRM mit Marketing-Schwerpunkt von HubSpot, Inc. Zum Funktions- und Preisumfang äußern wir uns nicht, weil wir ihn nicht belegen können (Stand: 20.09.2026). **Wann reicht ein allgemeines CRM?** Wenn der Alltag vor allem aus Kontakten, Kampagnen und einem Verkaufstrichter besteht. Sobald Einheiten, Reservierungen, Finanzierer und Provisionen je Einheit dazukommen, braucht es diese Bausteine im System. **Was kostet Inscalia?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt., 14 Tage Testphase. Preise anderer Anbieter nennen wir nicht, weil wir sie nicht belegen können. **Kann ich beides parallel betreiben?** Ja. Über Zapier, Make, Webhooks und die REST-API lassen sich Leads, Kunden und Objekte zwischen Systemen austauschen. ### Allgemeines CRM oder Branchenlösung Ein branchenübergreifendes CRM kennt Kontakte, Unternehmen, Deals und Pipelines. Der Immobilienvertrieb hat darüber hinaus Objekte, Einheiten, Kaufpreislisten, Reservierungen, Selbstauskünfte, Finanzierer und Notartermine — und eine Provision, die an der Einheit hängt. Wer das in einem allgemeinen CRM abbilden will, baut es mit eigenen Feldern und Automationen nach oder ergänzt Zusatzwerkzeuge. ### Was Inscalia mitbringt Inscalia bündelt Objekt-Pipeline, KI-Dokumentenauslese, Exposé-Generator, Renditerechner, Buchungsseiten, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Käufer-, Investoren- und Finanziererportal, Telefonie mit Power Dialer, WhatsApp Business und die Provisionen je Einheit. Der Kaufprozess läuft in sechs Stufen bis zum Notartermin, mit Checkliste in der Notar-Vorbereitung. Käufer, Investoren und Finanzierer belegen keinen Sitzplatz. - Kaufprozess je Einheit: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen - KI-Auslese aus PDF mit Sicherheitswert und Konfliktmeldung ab 10 % Abweichung - Exposé als PDF oder passwortgeschützter Link im eigenen Branding - Digitale Unterschrift für die Reservierungsvereinbarung ab dem Pro-Paket - Provisionen je Einheit mit Override-Struktur; Setup, Abo und Telefonie getrennt - Eigene iOS-App mit Anrufer-Erkennung; Android-App bei Google Play ### Was du selbst prüfen solltest Stelle den letzten abgeschlossenen Kauf in beiden Systemen nach: Objekt anlegen, Unterlagen hochladen, Exposé erzeugen, Termin vereinbaren, Einheit reservieren, unterschreiben lassen, Finanzierung einbinden, Notartermin vorbereiten, Provision abrechnen. Notiere bei jedem Schritt, ob du das System verlassen musstest. Prüfe außerdem den Wechsel: Welche Exportformate liefert dein bisheriges System? Inscalia importiert CSV, Excel und OpenImmo-XML und zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit erkannten Spalten und Problemzeilen. ### Was wir über HubSpot nicht behaupten Wir nennen keine Preise, keinen Funktionsumfang und keine Grenzen des anderen Anbieters, weil wir sie nicht nachprüfbar belegen können. Verbindliche Auskünfte gibt es nur beim Anbieter selbst. Automatisierte Nachrichten lösen in Inscalia ausschließlich bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben — Import und Handanlage lösen bewusst nichts aus. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Steht Inscalia mit HubSpot in Verbindung?** Nein. Inscalia ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu HubSpot, Inc. Der Markenname dient nur der Identifikation. **Kann ich meine Daten übernehmen?** Ja, per CSV, Excel und OpenImmo-XML. Kontakte bis 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals bis 500 Zeilen. Der Import zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit Problemzeilen. **Gibt es eine Testphase?** 14 Tage mit hinterlegter Zahlungsmethode; abgebucht wird erst danach. Bei Kündigung innerhalb der Testphase entstehen keine Kosten, auch keine Setup-Gebühr. **Wie läuft der Umstieg?** In Etappen: erst Kontakte, dann Objekte, zuletzt die laufenden Vorgänge. Persönliches Onboarding mit Einrichtung und Schulung ist im Preis enthalten. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Pipedrive-Alternative für den Immobilienvertrieb Quelle: https://inscalia.de/pipedrive-alternative-immobilienvertrieb Stand: 20.09.2026 Pipedrive ist ein branchenübergreifendes Vertriebs-CRM mit Pipeline-Schwerpunkt und eine Marke von Pipedrive OÜ. Inscalia arbeitet ebenfalls mit einer Pipeline, hängt sie aber an die einzelne Einheit und führt sie durch Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung und Beurkundung bis zur Provision. Diese Seite beschreibt, was Inscalia nachweisbar leistet, und nennt keine Funktionen oder Preise anderer Anbieter, damit du beide Ansätze an deinem eigenen Ablauf prüfen kannst. ### Kurz beantwortet **Was ist Pipedrive?** Ein branchenübergreifendes Vertriebs-CRM mit Pipeline-Schwerpunkt von Pipedrive OÜ. Zum Funktions- und Preisumfang äußern wir uns nicht, weil wir ihn nicht belegen können (Stand: 20.09.2026). **Was unterscheidet eine Pipeline je Einheit?** Der Deal ist eine Wohnung mit Kaufpreis aus der Kaufpreisliste, Status, Käufer mit Selbstauskunft, Finanzierer und einer Provision, die an genau dieser Einheit hängt. Bieten zwei Berater dieselbe Wohnung an, sieht jeder, dass sie belegt ist. **Was kostet Inscalia?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt., 14 Tage Testphase. Preise anderer Anbieter nennen wir nicht, weil wir sie nicht belegen können. **Hat Inscalia Telefonie und WhatsApp im System?** Ja. Power Dialer mit eigener Nummer, Aufzeichnung und Transkript; WhatsApp Business mit Inbox, Vorlagen und Broadcasts über die eigene Nummer. ### Pipeline je Deal oder Pipeline je Einheit In einem allgemeinen Vertriebs-CRM ist ein Deal ein Datensatz mit Wert, Stufe und Ansprechpartner. Im Kapitalanlagevertrieb ist der Deal eine Einheit mit Kaufpreis, Status, Käufer, Finanzierer und Provision. Inscalia führt die Pipeline deshalb je Einheit, mit Erwartungswert je Stufe und Kennzahlen über dem Board; Smart Views wie „kalt geworden" und Nachfass-Sequenzen decken die tägliche Arbeit an der Liste ab. ### Was Inscalia mitbringt Inscalia bündelt Objekt-Pipeline, KI-Dokumentenauslese, Exposé-Generator, Renditerechner, Buchungsseiten, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Käufer-, Investoren- und Finanziererportal, Telefonie mit Power Dialer, WhatsApp Business und die Provisionen je Einheit. Der Kaufprozess läuft in sechs Stufen bis zum Notartermin, mit Checkliste in der Notar-Vorbereitung. Käufer, Investoren und Finanzierer belegen keinen Sitzplatz. - Kaufprozess je Einheit: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen - KI-Auslese aus PDF mit Sicherheitswert und Konfliktmeldung ab 10 % Abweichung - Exposé als PDF oder passwortgeschützter Link im eigenen Branding - Digitale Unterschrift für die Reservierungsvereinbarung ab dem Pro-Paket - Provisionen je Einheit mit Override-Struktur; Setup, Abo und Telefonie getrennt - Eigene iOS-App mit Anrufer-Erkennung; Android-App bei Google Play ### Was du selbst prüfen solltest Stelle den letzten abgeschlossenen Kauf in beiden Systemen nach: Objekt anlegen, Unterlagen hochladen, Exposé erzeugen, Termin vereinbaren, Einheit reservieren, unterschreiben lassen, Finanzierung einbinden, Notartermin vorbereiten, Provision abrechnen. Notiere bei jedem Schritt, ob du das System verlassen musstest. Prüfe außerdem den Wechsel: Welche Exportformate liefert dein bisheriges System? Inscalia importiert CSV, Excel und OpenImmo-XML und zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit erkannten Spalten und Problemzeilen. ### Was wir über Pipedrive nicht behaupten Wir nennen keine Preise, keinen Funktionsumfang und keine Grenzen des anderen Anbieters, weil wir sie nicht nachprüfbar belegen können. Verbindliche Auskünfte gibt es nur beim Anbieter selbst. Automatisierte Nachrichten lösen in Inscalia ausschließlich bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben — Import und Handanlage lösen bewusst nichts aus. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Steht Inscalia mit Pipedrive in Verbindung?** Nein. Inscalia ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu Pipedrive OÜ. Der Markenname dient nur der Identifikation. **Kann ich meine Daten übernehmen?** Ja, per CSV, Excel und OpenImmo-XML. Kontakte bis 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals bis 500 Zeilen. Der Import zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit Problemzeilen. **Gibt es eine Testphase?** 14 Tage mit hinterlegter Zahlungsmethode; abgebucht wird erst danach. Bei Kündigung innerhalb der Testphase entstehen keine Kosten, auch keine Setup-Gebühr. **Wie läuft der Umstieg?** In Etappen: erst Kontakte, dann Objekte, zuletzt die laufenden Vorgänge. Persönliches Onboarding mit Einrichtung und Schulung ist im Preis enthalten. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) ## Salesforce-Alternative für den Immobilienvertrieb Quelle: https://inscalia.de/salesforce-alternative-immobilienvertrieb Stand: 20.09.2026 Salesforce ist eine branchenübergreifende CRM-Plattform für Unternehmen und eine Marke von Salesforce, Inc. Inscalia ist keine Plattform zum Anpassen, sondern eine fertige Vertriebssoftware für Kapitalanlage-Immobilien: Einheiten, Reservierung, Finanzierung, Notar und Provision sind bereits als Ablauf angelegt. Diese Seite beschreibt, was Inscalia nachweisbar leistet, und nennt keine Funktionen oder Preise anderer Anbieter — damit du entscheiden kannst, ob ein fertiger Ablauf oder ein individuell gebautes System besser zu dir passt. ### Kurz beantwortet **Was ist Salesforce?** Eine branchenübergreifende CRM-Plattform für Unternehmen von Salesforce, Inc. Zum Funktions- und Preisumfang äußern wir uns nicht, weil wir ihn nicht belegen können (Stand: 20.09.2026). **Bauen oder benutzen?** Eine anpassbare Plattform kann jeden Ablauf abbilden, wenn jemand Datenmodell, Pipelines, Portale und Provisionslogik entwirft und pflegt. In Inscalia sind Objekt, Einheit, Käufer, Finanzierer, Reservierung und Provision fertig verdrahtet; eingestellt werden Stufen, Struktur, Branding und Integrationen. **Was kostet Inscalia?** Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt., 14 Tage Testphase. Preise anderer Anbieter nennen wir nicht, weil wir sie nicht belegen können. **Gibt es eine API für eigene Anbindungen?** Ja: REST-API mit öffentlicher Dokumentation und API-Keys je Organisation, Webhooks, Zapier, Make und ein MCP-Server für KI-Assistenten. ### Was du in Inscalia selbst einrichtest Pipeline-Stufen, Provisionsstruktur mit Override-Anteilen, Branding, Nutzer und Rollen, Integrationen. Das Datenmodell für Objekte, Einheiten, Käufer, Finanzierer und Reservierungen ist vorgegeben; die Rechte der Rollen werden in der Datenbank durchgesetzt. Persönliches Onboarding mit Einrichtung und Schulung ist im Preis enthalten. ### Was Inscalia mitbringt Inscalia bündelt Objekt-Pipeline, KI-Dokumentenauslese, Exposé-Generator, Renditerechner, Buchungsseiten, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Käufer-, Investoren- und Finanziererportal, Telefonie mit Power Dialer, WhatsApp Business und die Provisionen je Einheit. Der Kaufprozess läuft in sechs Stufen bis zum Notartermin, mit Checkliste in der Notar-Vorbereitung. Käufer, Investoren und Finanzierer belegen keinen Sitzplatz. - Kaufprozess je Einheit: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen - KI-Auslese aus PDF mit Sicherheitswert und Konfliktmeldung ab 10 % Abweichung - Exposé als PDF oder passwortgeschützter Link im eigenen Branding - Digitale Unterschrift für die Reservierungsvereinbarung ab dem Pro-Paket - Provisionen je Einheit mit Override-Struktur; Setup, Abo und Telefonie getrennt - Eigene iOS-App mit Anrufer-Erkennung; Android-App bei Google Play ### Was du selbst prüfen solltest Stelle den letzten abgeschlossenen Kauf in beiden Systemen nach: Objekt anlegen, Unterlagen hochladen, Exposé erzeugen, Termin vereinbaren, Einheit reservieren, unterschreiben lassen, Finanzierung einbinden, Notartermin vorbereiten, Provision abrechnen. Notiere bei jedem Schritt, ob du das System verlassen musstest. Prüfe außerdem den Wechsel: Welche Exportformate liefert dein bisheriges System? Inscalia importiert CSV, Excel und OpenImmo-XML und zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit erkannten Spalten und Problemzeilen. ### Was wir über Salesforce nicht behaupten Wir nennen keine Preise, keinen Funktionsumfang und keine Grenzen des anderen Anbieters, weil wir sie nicht nachprüfbar belegen können. Verbindliche Auskünfte gibt es nur beim Anbieter selbst. Automatisierte Nachrichten lösen in Inscalia ausschließlich bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben — Import und Handanlage lösen bewusst nichts aus. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. ### Haeufige Fragen **Steht Inscalia mit Salesforce in Verbindung?** Nein. Inscalia ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zu Salesforce, Inc. Der Markenname dient nur der Identifikation. **Kann ich meine Daten übernehmen?** Ja, per CSV, Excel und OpenImmo-XML. Kontakte bis 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals bis 500 Zeilen. Der Import zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit Problemzeilen. **Gibt es eine Testphase?** 14 Tage mit hinterlegter Zahlungsmethode; abgebucht wird erst danach. Bei Kündigung innerhalb der Testphase entstehen keine Kosten, auch keine Setup-Gebühr. **Wie läuft der Umstieg?** In Etappen: erst Kontakte, dann Objekte, zuletzt die laufenden Vorgänge. Persönliches Onboarding mit Einrichtung und Schulung ist im Preis enthalten. Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum. (Quelle: https://inscalia.de/pricing) --- # Blogartikel ## §7b Sonderabschreibung Neubau: So wirkt die Sonder-AfA Quelle: https://inscalia.de/blog/7b-sonderabschreibung-neubau-mietwohnung Datum: 2026-05-21 Kategorie: RATGEBER Mit der §7b Sonder-AfA kannst du beim Neubau einer Mietwohnung in den ersten Jahren spürbar mehr abschreiben. Wir zeigen dir die Voraussetzungen und was das für deine Kapitalanlage-Rechnung bedeutet. Wenn du in eine neu gebaute Mietwohnung investierst, lohnt sich ein genauer Blick auf §7b EStG. Diese sogenannte Sonderabschreibung gibt dir die Möglichkeit, in den ersten Jahren nach der Anschaffung deutlich mehr abzuschreiben als über die normale lineare AfA. Das senkt deine Steuerlast genau dann, wenn die Belastung durch die frische Finanzierung am höchsten ist – und genau deshalb taucht der Paragraf in fast jeder Investitionsrechnung für Neubauten auf. Ich erkläre dir hier in Ruhe, was hinter der Sonder-AfA steckt, welche Bedingungen erfüllt sein müssen und wie sich der Effekt in einer realistischen Kapitalanlage-Rechnung niederschlägt. Vorweg: Die Regel klingt simpler, als sie in der Praxis ist, weil der Gesetzgeber sie mehrfach angepasst und mit Obergrenzen versehen hat. ### Was ist die §7b Sonder-AfA überhaupt? Die Sonderabschreibung nach §7b EStG ist eine zusätzliche Abschreibung obendrauf zur regulären linearen Gebäude-AfA. Sie wurde eingeführt, um den Bau neuer, bezahlbarer Mietwohnungen anzukurbeln. Konkret kannst du über einen Zeitraum von vier Jahren jährlich bis zu 5 Prozent der förderfähigen Anschaffungs- oder Herstellungskosten zusätzlich absetzen – also bis zu 20 Prozent über vier Jahre, und das parallel zur normalen AfA. Wichtig ist das Wort förderfähig. Nicht die gesamten Baukosten zählen in die Bemessungsgrundlage, sondern nur ein gedeckelter Betrag pro Quadratmeter. Diese Bemessungsgrundlagen-Obergrenze liegt unter der eigentlichen Baukostenobergrenze, ab der die Förderung ganz wegfällt. Beide Grenzen wurden im Laufe der Gesetzeshistorie mehrfach angehoben, weshalb es darauf ankommt, in welchem Zeitraum der Bauantrag bzw. die Bauanzeige getätigt wurde. **Wichtig:** Dieser Artikel ist allgemeine Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Ob §7b in deinem konkreten Fall greift, welche Bemessungsgrundlage und welcher Zeitraum gelten und wie hoch dein individueller Vorteil ausfällt, hängt von vielen Faktoren ab. Lass das immer von einem Steuerberater prüfen, bevor du eine Investitionsentscheidung triffst. ### Die wichtigsten Voraussetzungen Damit du die Sonderabschreibung nutzen kannst, müssen mehrere Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein. Die zentralen Punkte sind: - Es muss neuer Wohnraum geschaffen werden, der vorher nicht existierte – ein reiner Kauf einer bestehenden Wohnung reicht nicht. - Die Wohnung muss nach der Fertigstellung tatsächlich vermietet werden, und zwar über einen Mindestzeitraum von rund zehn Jahren zu Wohnzwecken. - Die Baukosten dürfen eine gesetzlich festgelegte Obergrenze pro Quadratmeter Wohnfläche nicht überschreiten – wird sie gerissen, entfällt die Förderung komplett, nicht nur anteilig. - Für jüngere Förderzeiträume sind zusätzlich energetische Anforderungen (Effizienzhaus-Standard) Voraussetzung. - Der Bauantrag oder die Bauanzeige muss innerhalb des jeweils geltenden Förderfensters liegen. Gerade der dritte Punkt ist der häufigste Stolperstein. Weil Baukosten in den letzten Jahren stark gestiegen sind, schaffen es viele Neubauten gar nicht mehr unter die Obergrenze – und dann ist die Sonder-AfA vom Tisch. Prüfe das also nicht nebenbei, sondern lass es dir vom Bauträger oder deinem Berater anhand der konkreten Kostenaufstellung bestätigen. ### Wie sich die Sonder-AfA auf deine Rechnung auswirkt Der eigentliche Charme der Sonderabschreibung liegt im zeitlichen Effekt. Du verschiebst Abschreibungsvolumen nach vorne. In den ersten vier Jahren hast du dadurch deutlich höhere Werbungskosten, was dein zu versteuerndes Einkommen drückt. Bei einem hohen persönlichen Steuersatz kann das pro Jahr eine spürbare Steuererstattung bedeuten, die deine Liquidität in der kritischen Anfangsphase der Finanzierung stützt. Du solltest dabei aber zwei Dinge nüchtern sehen. Erstens: Die Sonder-AfA reduziert später deinen Restbuchwert, sodass nach Ablauf der vier Jahre die jährliche Abschreibung sinkt und der Steuervorteil zurückgeht. Du holst Geld in die Gegenwart, geschenkt bekommst du es nicht. Zweitens: Ein Steuervorteil rettet keine schlechte Immobilie. Lage, Mietniveau und Bausubstanz entscheiden über deinen langfristigen Erfolg – die AfA ist nur ein Beschleuniger, kein Fundament. In einer sauberen Kapitalanlage-Rechnung modellierst du die Sonder-AfA deshalb getrennt: einmal das Szenario mit, einmal ohne. So siehst du, wie viel deines kalkulierten Cashflows wirklich aus der Immobilie kommt und wie viel aus dem Steuereffekt. Tools wie der Investitionsrechner in Inscalia bilden genau diese Unterscheidung ab, damit du nicht versehentlich eine Rechnung präsentierst, die nur dank Sonderabschreibung aufgeht. ### Für wen sich der genaue Blick lohnt Die Sonderabschreibung entfaltet ihre Wirkung vor allem bei Käufern mit hohem Grenzsteuersatz, weil der gesparte Steuerbetrag direkt vom persönlichen Satz abhängt. Wer wenig Einkommensteuer zahlt, profitiert entsprechend weniger. Auch die Haltedauer spielt eine Rolle: Da du die Wohnung ohnehin rund zehn Jahre vermieten musst, passt §7b gut zu einer langfristig orientierten Anlagestrategie und weniger zu kurzfristigen Verkaufsabsichten. Im Vertrieb ist der Paragraf ein starkes Argument – aber nur, wenn er ehrlich eingesetzt wird. Versprich keinem Interessenten einen Steuervorteil, dessen Voraussetzungen das Objekt gar nicht erfüllt. Das fällt spätestens beim Steuerberater des Kunden auf und kostet dich Vertrauen. ### Häufige Fragen #### Kann ich die §7b Sonder-AfA mit der normalen Abschreibung kombinieren? Ja, genau das ist der Kern. Die Sonderabschreibung läuft zusätzlich zur regulären linearen Gebäude-AfA. In den ersten vier Jahren addieren sich beide, danach läuft die lineare AfA allein weiter. #### Was passiert, wenn ich die Wohnung vor Ablauf der Frist verkaufe oder selbst nutze? Wenn du die geforderte Vermietung zu Wohnzwecken nicht über den vorgesehenen Zeitraum einhältst, kann die in Anspruch genommene Sonder-AfA rückwirkend aberkannt werden. Das kann zu erheblichen Steuernachzahlungen führen. Plane die Haltedauer also fest ein und besprich Ausnahmen vorab mit deinem Steuerberater. #### Gilt §7b auch für gekaufte Bestandswohnungen? Nein. Gefördert wird ausschließlich die Schaffung neuen Wohnraums. Eine Bestandswohnung, die schon vorher zum Wohnen genutzt wurde, fällt nicht darunter. Beim Kauf vom Bauträger im Jahr der Fertigstellung kann es dagegen passen – das hängt vom Einzelfall ab. #### Woher weiß ich, welche Baukostenobergrenze für mein Objekt gilt? Das richtet sich nach dem Zeitpunkt des Bauantrags bzw. der Bauanzeige, weil der Gesetzgeber die Grenzen über die Jahre verändert hat. Die genauen Werte und ob dein Objekt darunter bleibt, klärst du am besten mit dem Bauträger und deinem Steuerberater anhand der konkreten Kostenaufstellung. ## KfW-Förderung bei der Kapitalanlage-Immobilie nutzen Quelle: https://inscalia.de/blog/kfw-foerderung-kapitalanlage-immobilie Datum: 2026-05-28 Kategorie: FINANZIERUNG Auch als Kapitalanleger kannst du von KfW-Förderprogrammen profitieren – meist über zinsgünstige Darlehen für energieeffizientes Bauen und Sanieren. So passt die Förderung sauber in deine Finanzierung. KfW-Förderung verbinden die meisten mit dem Eigenheim. Dabei kannst du auch als Kapitalanleger von den Programmen der staatlichen Förderbank profitieren – vor allem über zinsgünstige Darlehen für energieeffizientes Bauen und Sanieren. Richtig eingebaut senkt die Förderung deine Finanzierungskosten und verbessert deinen Cashflow. Falsch verstanden verschenkst du Potenzial oder verkalkulierst dich. In diesem Ratgeber gehe ich mit dir durch, welche Art von Förderung für vermietete Immobilien überhaupt in Frage kommt, wie ein KfW-Darlehen mechanisch in deine Gesamtfinanzierung passt und welche Stolperfallen du kennen solltest. Konkrete Programmnummern, Zinssätze und Tilgungszuschüsse ändern sich regelmäßig – deshalb halte ich die Programmlogik bewusst allgemein und nenne dir, wo du die aktuellen Konditionen prüfst. ### Welche KfW-Programme für Anleger relevant sind Grob lassen sich die für Kapitalanleger interessanten Förderungen in zwei Bereiche einteilen: Förderung für energieeffizienten Neubau und Förderung für die energetische Sanierung von Bestandsgebäuden. In beiden Fällen geht es der KfW darum, einen bestimmten energetischen Standard zu belohnen – etwa ein Effizienzhaus-Niveau im Neubau oder einzelne Maßnahmen wie Dämmung, Fenstertausch oder eine neue Heizung im Bestand. Typische Bausteine, die dir begegnen: - Zinsverbilligte Förderkredite, die du in der Regel nicht direkt bei der KfW, sondern über deine Hausbank beantragst. - Tilgungszuschüsse, bei denen ein Teil des Kredits erlassen wird, wenn du den geforderten Standard nachweist – das senkt effektiv deine Rückzahlungssumme. - Förderung einzelner Sanierungsmaßnahmen oder von Komplettsanierungen auf ein Effizienzhaus-Niveau. - Anforderungen an die Begleitung durch einen Energie-Effizienz-Experten, dessen Bestätigung oft Voraussetzung für die Auszahlung ist. Welche dieser Bausteine aktuell verfügbar sind und unter welchen Programmnummern, ändert sich. Verlasse dich daher nie auf eine Broschüre von vorgestern, sondern prüfe den Stand direkt auf der Website der KfW oder über deinen Finanzierungsberater. **Wichtig:** Dieser Text liefert allgemeine Informationen und ist keine Finanzierungs- oder Steuerberatung. Förderkonditionen, Antragsfristen und Voraussetzungen ändern sich laufend und hängen von deinem konkreten Vorhaben ab. Lass deine Finanzierung individuell von einem Finanzierungsberater und die steuerlichen Folgen von einem Steuerberater prüfen. ### Wie die Förderung in die Finanzierung passt Ein KfW-Darlehen ist in den meisten Fällen kein Ersatz für deine Hauptfinanzierung, sondern ein Baustein daneben. Du kombinierst also typischerweise ein klassisches Annuitätendarlehen deiner Bank mit einem zinsgünstigeren KfW-Anteil. Beantragt wird der KfW-Teil fast immer über deine durchleitende Bank, nicht im Direktkontakt mit der Förderbank. Das heißt: Deine Hausbank muss bei dem Programm mitspielen, und du musst es vor Vorhabensbeginn beantragen. Genau dieser Punkt wird oft übersehen. Bei den meisten Förderungen gilt: Antrag vor Beginn der Maßnahme. Wer erst kauft oder saniert und dann an die Förderung denkt, geht in der Regel leer aus. Plane die KfW-Komponente deshalb von Anfang an in deine Finanzierungsstruktur ein, nicht als nachträglichen Bonus. Rechne den Vorteil außerdem ehrlich durch. Ein günstigerer Zins über einen kleineren Darlehensteil bewegt deine Gesamtrate weniger stark, als die Werbung suggeriert. Der spürbarste Hebel ist meist ein Tilgungszuschuss, weil er die zurückzuzahlende Summe direkt reduziert. In einer ordentlichen Finanzierungsrechnung – wie sie sich etwa im Finanzierungsmodul von Inscalia abbilden lässt – legst du den KfW-Baustein deshalb separat neben das Bankdarlehen und schaust dir die Mischrate über die Zinsbindung an. ### Steuerliche Seite bei Vermietung Bei einer vermieteten Immobilie sind die Schuldzinsen deiner Finanzierung grundsätzlich als Werbungskosten absetzbar – das gilt im Grundsatz auch für die Zinsen eines Förderdarlehens. Ein Tilgungszuschuss dagegen ist ein Zuschuss zur Tilgung, also zur Vermögensbildung, und wird steuerlich anders behandelt als laufende Zinsen. Hier wird es schnell detailliert, und die korrekte Behandlung hängt vom Einzelfall und der konkreten Förderung ab. Deshalb der dringende Rat: Kläre die steuerliche Einordnung jedes Förderbausteins mit deinem Steuerberater, bevor du sie in deine Renditerechnung einbaust. Eine Förderung, die du steuerlich falsch ansetzt, kann deine kalkulierte Rendite verzerren. ### Worauf du in der Praxis achten solltest Zwei Dinge entscheiden meist über Erfolg oder Frust mit der KfW. Erstens die Reihenfolge: erst Antrag, dann Maßnahme. Zweitens der Nachweis: Den geforderten energetischen Standard musst du belegen, häufig über einen Energie-Effizienz-Experten. Ohne diesen Nachweis kann der Tilgungszuschuss entfallen. Plane die Kosten für diese Begleitung von Anfang an mit ein – sie schmälern den Fördereffekt, machen ihn aber selten zunichte. ### Häufige Fragen #### Bekomme ich KfW-Förderung auch, wenn ich die Immobilie vermiete? Ja, ein großer Teil der energiebezogenen Programme steht nicht nur Selbstnutzern, sondern auch Vermietern offen. Die genauen Bedingungen unterscheiden sich je nach Programm – prüfe das aktuelle Angebot direkt bei der KfW oder über deinen Finanzierungsberater. #### Beantrage ich das KfW-Darlehen direkt bei der KfW? In aller Regel nicht. Die meisten Förderkredite laufen über deine Hausbank, die den Antrag an die KfW durchleitet. Sprich deine Bank also frühzeitig darauf an, ob sie das gewünschte Programm anbietet. #### Kann ich KfW-Förderung mit anderen Steuervorteilen kombinieren? Grundsätzlich lassen sich Förderdarlehen und steuerliche Effekte wie die Abschreibung kombinieren. Allerdings gibt es bei manchen Förderungen Einschränkungen, etwa wenn dieselbe Maßnahme nicht doppelt gefördert werden darf. Lass die Kombination im konkreten Fall von einem Steuerberater prüfen. #### Lohnt sich der Aufwand für ein kleineres Förderdarlehen überhaupt? Das hängt vom Verhältnis aus Vorteil und Aufwand ab. Ein reiner Zinsvorteil auf einen kleinen Darlehensteil bewegt wenig. Wird dagegen ein Tilgungszuschuss gewährt, kann sich der Aufwand deutlich lohnen. Rechne beide Szenarien durch, bevor du entscheidest. ## Disagio bei der Immobilienfinanzierung erklärt Quelle: https://inscalia.de/blog/disagio-immobilienfinanzierung-damnum Datum: 2026-06-04 Kategorie: FINANZIERUNG Ein Disagio (Damnum) ist ein vorab einbehaltener Zinsanteil, der deinen Nominalzins senkt. Wir zeigen dir, wie es funktioniert, wann es sinnvoll ist und wie es steuerlich grundsätzlich behandelt wird. Das Disagio – auch Damnum genannt – ist eines dieser Finanzierungsdetails, über die kaum jemand spricht, bis es im Darlehensvertrag auftaucht. Dabei kann es bei einer vermieteten Immobilie ein nützliches Werkzeug sein, um den Nominalzins zu drücken und Werbungskosten gezielt vorzuziehen. Genauso schnell kann es aber zu Verwirrung führen, weil sich Nennbetrag und Auszahlungsbetrag des Darlehens plötzlich unterscheiden. Ich erkläre dir hier, was ein Disagio genau ist, wie es rechnerisch wirkt, in welchen Situationen es Sinn ergibt und wie die steuerliche Behandlung im Grundsatz aussieht. Wie immer bei Steuerthemen gilt: Die allgemeinen Linien kann ich dir zeigen, die Anwendung auf deinen Fall gehört in die Hände eines Beraters. ### Was ist ein Disagio? Ein Disagio ist die Differenz zwischen dem Nennbetrag deines Darlehens und dem Betrag, der dir tatsächlich ausgezahlt wird. Vereinbarst du zum Beispiel ein Darlehen über 100.000 Euro mit einem Disagio von 5 Prozent, dann nimmt die Bank 100.000 Euro in die Bücher, überweist dir aber nur 95.000 Euro. Die 5.000 Euro Differenz sind das Disagio. Wirtschaftlich ist das Disagio nichts anderes als vorausbezahlte Zinsen. Du zahlst einen Teil der Zinslast sofort, im Gegenzug sinkt der laufende Nominalzins über die Zinsbindung. Der effektive Zins – also die tatsächlichen Gesamtkosten – ändert sich dadurch nicht zwingend zu deinen Gunsten. Du verschiebst Kosten in die Gegenwart, statt sie zu sparen. Genau das ist der Punkt, an dem das Disagio interessant oder unsinnig wird, je nach Ziel. **Wichtig:** Dieser Beitrag enthält allgemeine Informationen und ist weder Steuer- noch Rechtsberatung. Ob und in welcher Höhe ein Disagio bei dir steuerlich sofort abziehbar ist und ob es sich für deine Finanzierung lohnt, hängt vom Einzelfall ab. Lass das durch einen Steuerberater und einen Finanzierungsberater individuell prüfen. ### Wie das Disagio den Zins beeinflusst Der sichtbarste Effekt ist der niedrigere Nominalzins. Weil du der Bank einen Teil der Zinsen vorab gibst, kann sie den laufenden Sollzins reduzieren. Das macht deine monatliche Rate optisch kleiner. Wichtig ist, dass du dich nicht vom Nominalzins blenden lässt: Entscheidend für den Vergleich zweier Angebote ist der Effektivzins, der das Disagio bereits einrechnet. Es gibt aber einen handfesten Grund, warum Anleger das Disagio mögen, und der liegt weniger in der Zinsmechanik als in der Steuer und in der Liquiditätsplanung. ### Steuerliche Behandlung bei Vermietung Bei einer vermieteten Immobilie zählt das Disagio grundsätzlich zu den Finanzierungskosten und damit zu den Werbungskosten aus Vermietung und Verpachtung. Der entscheidende Vorteil: Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Disagio im Jahr der Zahlung sofort und in voller Höhe als Werbungskosten abgezogen werden, statt über die Laufzeit verteilt zu werden. Das zieht Steuervorteile nach vorne – nützlich etwa in einem Jahr mit besonders hohem Einkommen. Damit der sofortige Abzug anerkannt wird, müssen jedoch Bedingungen erfüllt sein. In der Praxis orientiert sich die Finanzverwaltung dabei an einer marktüblichen Höhe des Disagios und an der Länge der Zinsbindung. Liegt das Disagio darüber oder ist die Konstruktion nicht marktüblich, kann der sofortige Abzug versagt und stattdessen eine Verteilung über die Laufzeit verlangt werden. Die genauen Grenzen können sich ändern und hängen vom Einzelfall ab – auch das gehört zwingend in die Hand deines Steuerberaters. ### Wann ein Disagio sinnvoll ist – und wann nicht Sinnvoll kann ein Disagio sein, wenn du gezielt Werbungskosten in ein bestimmtes Jahr vorziehen willst, einen hohen Grenzsteuersatz hast und die nötige Liquidität für das vorab einbehaltene Disagio aufbringen kannst. Es ist ein Instrument der Steuer- und Liquiditätssteuerung, kein Trick, mit dem du insgesamt billiger finanzierst. Weniger sinnvoll ist es in diesen Fällen: - Du hast einen niedrigen Steuersatz, sodass der vorgezogene Abzug kaum etwas bringt. - Du brauchst die volle Darlehenssumme zur Auszahlung und kannst die Disagio-Lücke nicht aus Eigenkapital schließen. - Du planst, die Finanzierung vorzeitig abzulösen, denn dann verpufft ein Teil des vorausbezahlten Zinses. - Du vergleichst Angebote nur über den Nominalzins und übersiehst, dass der Effektivzins die wahren Kosten zeigt. In einer durchdachten Investitionsrechnung modellierst du das Disagio deshalb bewusst: einmal mit, einmal ohne. So siehst du, wie stark dein Steuervorteil im ersten Jahr steigt und was das für deine Liquidität über die gesamte Zinsbindung bedeutet. Genau diese Transparenz brauchst du, um im Vertrieb ein Disagio sauber begründen zu können, statt nur mit einem niedrigen Nominalzins zu werben. ### Häufige Fragen #### Ist ein Disagio dasselbe wie eine Bearbeitungsgebühr? Nein. Eine Bearbeitungsgebühr ist ein Entgelt für die Bearbeitung des Kredits. Das Disagio dagegen ist wirtschaftlich vorausgezahlter Zins und senkt im Gegenzug deinen laufenden Nominalzins. Steuerlich werden die beiden unterschiedlich behandelt. #### Kann ich das Disagio immer sofort steuerlich absetzen? Nicht automatisch. Ein sofortiger voller Abzug bei Vermietung ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich, etwa bei marktüblicher Höhe und ausreichender Zinsbindung. Sind diese nicht erfüllt, kann die Finanzverwaltung eine Verteilung über die Laufzeit verlangen. Das gehört in jedem Fall vorab zu deinem Steuerberater. #### Senkt ein Disagio meine Gesamtkosten der Finanzierung? Nicht zwangsläufig. Das Disagio senkt den Nominalzins, aber es ist selbst vorausbezahlter Zins. Ob du unterm Strich günstiger fährst, zeigt der Effektivzins. Der Hauptnutzen liegt meist in der Steuer- und Liquiditätssteuerung, nicht in einer echten Kostensenkung. #### Wie hoch sollte ein Disagio sein? Üblich sind moderate Prozentsätze, die sich an Marktgepflogenheiten und der Zinsbindung orientieren. Ein zu hohes Disagio kann den steuerlichen Sofortabzug gefährden. Die passende Höhe hängt von deiner Strategie ab und sollte mit Finanzierungs- und Steuerberater abgestimmt werden. ## Endfällige Finanzierung bei Kapitalanlage-Immobilien Quelle: https://inscalia.de/blog/endfaellige-finanzierung-kapitalanlage Datum: 2026-06-09 Kategorie: FINANZIERUNG Bei einer endfälligen Finanzierung zahlst du während der Laufzeit nur Zinsen und tilgst die ganze Summe am Ende. Wir zeigen dir, wie das funktioniert, wo die Chancen liegen und wo die Risiken. Die meisten Immobilienkredite sind Annuitätendarlehen: Du zahlst jeden Monat eine konstante Rate aus Zins und Tilgung, und mit der Zeit schrumpft die Restschuld. Bei der endfälligen Finanzierung läuft es anders. Hier zahlst du während der gesamten Laufzeit ausschließlich Zinsen – die komplette Darlehenssumme wird erst am Ende in einer Summe zurückgezahlt. Für Kapitalanleger ist das ein durchaus reizvolles, aber auch missverständliches Modell. In diesem Ratgeber zeige ich dir, wie ein endfälliges Darlehen mechanisch funktioniert, warum es bei vermieteten Immobilien überhaupt eine Rolle spielt, wo die steuerliche Logik herkommt und für wen es passt – und für wen ausdrücklich nicht. ### So funktioniert ein endfälliges Darlehen Beim endfälligen Darlehen – manchmal auch Festdarlehen genannt – bleibt deine Restschuld über die gesamte Laufzeit konstant, weil du nicht tilgst. Du zahlst nur die Zinsen auf den vollen Darlehensbetrag. Am Ende der Laufzeit musst du den gesamten Betrag auf einen Schlag zurückzahlen. Damit das funktioniert, brauchst du einen Plan, woher diese Schlusssumme kommt. Klassischerweise wird das endfällige Darlehen mit einem Tilgungsersatz kombiniert: Du sparst die Tilgung nicht im Kredit an, sondern parallel in einem separaten Vehikel an, das am Ende die Rückzahlung leisten soll. Das kann ein Sparplan, eine Lebens- oder Rentenversicherung oder ein anderes Anlageprodukt sein. Die Idee dahinter: Wenn dein Tilgungsersatz eine höhere Rendite erzielt als der Kreditzins kostet, fährst du besser, als wenn du laufend getilgt hättest. - Während der Laufzeit: nur Zinszahlungen, konstante Restschuld. - Parallel dazu: Ansparen der Tilgungssumme in einem separaten Produkt. - Am Laufzeitende: Rückzahlung der vollen Darlehenssumme in einem Betrag. - Das Risiko: Reicht der Tilgungsersatz am Ende nicht aus, musst du die Lücke aus anderem Vermögen schließen. **Wichtig:** Dieser Artikel liefert allgemeine Informationen und ist keine Steuer-, Rechts- oder Anlageberatung. Ob eine endfällige Finanzierung für dich sinnvoll ist und wie sie steuerlich wirkt, hängt stark von deiner persönlichen Situation ab. Lass dich vor einer Entscheidung von einem Finanzierungsberater und einem Steuerberater individuell beraten. ### Warum es bei Kapitalanlagen interessant ist Der Hauptgrund, warum endfällige Darlehen bei vermieteten Immobilien auftauchen, ist steuerlicher Natur. Bei einer Kapitalanlage sind die Schuldzinsen als Werbungskosten absetzbar – die Tilgung dagegen nicht, weil sie der Vermögensbildung dient. Beim Annuitätendarlehen sinkt mit fortschreitender Tilgung der Zinsanteil und damit auch dein absetzbarer Betrag. Beim endfälligen Darlehen bleibt die Restschuld konstant hoch, also bleibt auch der absetzbare Zinsbetrag über die gesamte Laufzeit auf hohem Niveau. Für Anleger mit hohem Steuersatz kann das attraktiv sein, weil der Steuervorteil aus den Zinsen nicht im Zeitverlauf abschmilzt. Du behältst also dauerhaft hohe absetzbare Finanzierungskosten. Genau hier liegt der Reiz – und zugleich die Gefahr, das Modell allein über den Steuereffekt zu rechtfertigen. ### Die Vorteile im Überblick Zusammengefasst sprechen vor allem diese Punkte für eine endfällige Finanzierung: - Konstant hoher, absetzbarer Zinsanteil über die Laufzeit – bei hohem Grenzsteuersatz ein spürbarer Effekt. - Niedrigere laufende Belastung, weil nur Zinsen statt Zins plus Tilgung gezahlt werden – das stützt den laufenden Cashflow. - Renditechance, wenn der Tilgungsersatz mehr erwirtschaftet, als der Kredit kostet. - Flexibilität in der Gestaltung des Tilgungsersatzes je nach Anlagestrategie. ### Die Risiken, die du kennen musst Die Kehrseite ist deutlich und sollte dich nicht kalt erwischen. Weil du nicht tilgst, baust du über die Laufzeit keinen Schuldenabbau im Kredit auf – die volle Summe steht am Ende offen. Dein gesamtes Konzept hängt davon ab, dass der Tilgungsersatz aufgeht. Bleibt dessen Rendite hinter den Erwartungen zurück, klafft am Ende eine Lücke, die du aus anderem Vermögen stopfen musst. Dazu kommt das Zinsänderungsrisiko bei Anschlussfinanzierungen, falls die Zinsbindung kürzer ist als der Zeitraum bis zur geplanten Rückzahlung. Und nicht zuletzt: Der vermeintliche Renditevorteil aus dem Tilgungsersatz ist eine Wette auf den Kapitalmarkt, keine Garantie. Genau deshalb ist das endfällige Darlehen ein Modell für erfahrene Anleger mit solidem Vermögenspolster – nicht für jemanden, der ohnehin knapp kalkuliert. ### Für wen sich das Modell eignet Eine endfällige Finanzierung passt am ehesten zu Anlegern mit hohem Grenzsteuersatz, ausreichend Liquidität und Disziplin beim Aufbau des Tilgungsersatzes, die das Konzept nicht allein über die Steuer, sondern über die Gesamtrechnung tragen. Wer dagegen auf einen sicheren, planbaren Schuldenabbau setzt oder wenig Puffer hat, fährt mit einem klassischen Annuitätendarlehen meist ruhiger. Im Vertrieb solltest du beide Varianten transparent gegenüberstellen. In einem sauberen Finanzierungsmodul – etwa dem von Inscalia, das endfällige Darlehen abbilden kann – rechnest du das endfällige Szenario neben dem Annuitätendarlehen durch und zeigst dem Kunden ehrlich, wo der Steuervorteil sitzt und welches Risiko er dafür eingeht. Genau diese Ehrlichkeit unterscheidet seriösen Vertrieb von einer reinen Steuerspar-Erzählung. ### Häufige Fragen #### Worin unterscheidet sich ein endfälliges vom Annuitätendarlehen? Beim Annuitätendarlehen tilgst du laufend mit, die Restschuld sinkt kontinuierlich. Beim endfälligen Darlehen zahlst du während der Laufzeit nur Zinsen, die Restschuld bleibt konstant und wird erst am Ende in einer Summe zurückgezahlt. #### Warum nutzen Kapitalanleger endfällige Darlehen? Vor allem, weil der absetzbare Zinsanteil über die ganze Laufzeit hoch bleibt, statt wie beim Annuitätendarlehen abzuschmelzen. Bei hohem Steuersatz kann das einen dauerhaften Steuereffekt bedeuten. Ob sich das insgesamt lohnt, hängt aber von der Gesamtrechnung ab. #### Was passiert, wenn mein Tilgungsersatz am Ende nicht ausreicht? Dann musst du die Differenz aus anderem Vermögen begleichen oder eine Anschlussfinanzierung für den Restbetrag aufnehmen. Genau das ist das zentrale Risiko: Die Rückzahlung steht fest, die Rendite des Tilgungsersatzes nicht. Plane hier einen Puffer ein. #### Ist die endfällige Finanzierung auch für selbstgenutzte Immobilien sinnvoll? Meist nicht. Bei der Selbstnutzung kannst du die Schuldzinsen in der Regel nicht als Werbungskosten absetzen, sodass der zentrale steuerliche Vorteil entfällt. Das Modell spielt seine Stärken vor allem bei vermieteten Kapitalanlagen aus – im Einzelfall klärt das dein Berater. ## Immobilienvertrieb digitalisieren — Der komplette Leitfaden 2025 Quelle: https://inscalia.de/blog/immobilienvertrieb-digitalisieren Datum: 2025-01-15 Kategorie: LEITFADEN Wie Bauträger und Vertriebe ihren Vertrieb Schritt für Schritt digitalisieren. Die Immobilienbranche steht vor einem fundamentalen Wandel. Während andere Industrien längst digitale Prozesse etabliert haben, arbeiten viele Bauträger und Immobilienvertriebe noch mit Excel-Tabellen, E-Mail-Ketten und physischen Ordnern. Die Digitalisierung des Immobilienvertriebs ist keine Option mehr — sie ist eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben. **Warum jetzt?:** Laut einer Studie des ZIA verlieren Immobilienvertriebe durchschnittlich 15 Stunden pro Woche durch manuelle Prozesse. Digitale Vertriebslösungen reduzieren diesen Aufwand um bis zu 60 %. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihren Vertrieb systematisch digitalisieren, welche Schritte Sie priorisieren sollten und welche Fehler Sie unbedingt vermeiden müssen. ### Was bedeutet digitaler Immobilienvertrieb? Digitaler Immobilienvertrieb bedeutet, den gesamten Verkaufsprozess — vom Erstkontakt über die Qualifizierung bis zum Notartermin — digital abzubilden und zu optimieren. Das umfasst nicht nur einzelne Tools, sondern ein durchgängiges System, das alle Beteiligten vernetzt: Vertriebsteam, Käufer, Finanzierer und Bauträger. Der Unterschied zu einem einfachen CRM: Es geht nicht nur um Kontaktverwaltung, sondern um die digitale Abbildung des gesamten Vertriebsprozesses mit allen Dokumenten, Berechnungen und Kommunikationswegen. ### Die 5 wichtigsten Schritte zur Digitalisierung #### 1. Deal-Pipeline aufsetzen Der erste und wichtigste Schritt ist die Einführung einer digitalen Deal-Pipeline. Statt Deals in Excel zu verwalten, bilden Sie jeden Verkaufsprozess als Deal ab — mit klaren Phasen wie Akquise, Qualifizierung, Reservierung, Finanzierung und Beurkundung. So sehen alle Teammitglieder auf einen Blick, wo jeder Deal steht. #### 2. Dokumente digital verwalten Grundrisse, Teilungserklärungen, Kaufverträge, Finanzierungsbestätigungen — im Immobilienvertrieb fallen hunderte Dokumente an. Ein digitaler Datenraum mit klarer Struktur und Zugriffsrechten ersetzt den physischen Ordner und ermöglicht die sichere Zusammenarbeit mit externen Partnern. #### 3. Exposés automatisieren Statt Exposés manuell in InDesign oder Word zu erstellen, können moderne Tools automatisch professionelle Exposés aus Ihren Deal-Daten generieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass alle Informationen aktuell und konsistent sind. #### 4. Käufer digital einbinden Ein digitales Käufer-Portal gibt Ihren Interessenten 24/7 Zugang zu relevanten Informationen: Grundrisse, Berechnungen, Dokumente und den aktuellen Status ihres Kaufprozesses. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt die Entscheidungsfindung. #### 5. E-Signatur einführen Reservierungsvereinbarungen, Vertriebsrahmenvereinbarungen und Vollmachten können rechtssicher digital signiert werden. Das beschleunigt Prozesse von Tagen auf Minuten und eliminiert den Versand physischer Dokumente. Starten Sie nicht mit allen fünf Schritten gleichzeitig. Beginnen Sie mit der Deal-Pipeline und fügen Sie weitere Bausteine schrittweise hinzu. So vermeiden Sie Überforderung im Team. ### Häufige Fehler beim Umstieg **Achtung:** Der häufigste Fehler: zu viele Tools gleichzeitig einführen. Das überfordert das Team und führt dazu, dass keines der Tools richtig genutzt wird. - Das Team nicht mitnehmen — Schulungen und klare Prozesse sind entscheidend - Keine klaren Verantwortlichkeiten — definieren Sie, wer welche Daten pflegt - Bestehende Prozesse 1:1 digitalisieren statt sie zu optimieren - Datenmigration unterschätzen — planen Sie genug Zeit für den Umzug ein ### Was kostet die Digitalisierung? **99–499 €** Monatliche Kosten · **< 3 Mon.** Amortisierung · **60 %** Zeitersparnis Die Kosten variieren stark je nach Umfang und gewählter Lösung. Im Vergleich zu den eingesparten Arbeitsstunden und der höheren Abschlussquote amortisiert sich die Investition in der Regel innerhalb weniger Monate. Wichtig: Achten Sie darauf, dass alle Kosten vorab transparent kommuniziert werden — etwa Setup- und Schulungsleistungen sowie Gebühren für zusätzliche Nutzer. Transparente Preismodelle ohne langfristige Bindung bieten die größte Flexibilität. ### Fazit Die Digitalisierung des Immobilienvertriebs ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Starten Sie mit den Grundlagen — einer soliden Deal-Pipeline — und erweitern Sie schrittweise. Der wichtigste Schritt ist der erste. ## Provision Immobilien berechnen — So funktioniert's Quelle: https://inscalia.de/blog/provision-immobilien-berechnen Datum: 2025-01-20 Kategorie: RATGEBER Innen- vs. Außenprovision, Splitting und automatische Abrechnung erklärt. Die Provisionsberechnung im Immobilienvertrieb ist komplex — besonders wenn mehrere Vertriebspartner, Berater und Teamleiter beteiligt sind. In diesem Ratgeber erklären wir die verschiedenen Provisionsmodelle, wie das Splitting funktioniert und warum eine automatische Berechnung Excel überlegen ist. ### Innen- vs. Außenprovision Die Innenprovision wird vom Verkäufer (z.B. Bauträger) an den Vertrieb gezahlt. Sie ist in der Regel im Kaufpreis einkalkuliert und beträgt typischerweise 3–6 % des Kaufpreises. Die Außenprovision hingegen wird vom Käufer gezahlt und ist seit der Gesetzesänderung 2020 auf maximal 50 % der Gesamtprovision begrenzt. **Praxis-Beispiel:** Bei einem Kaufpreis von 350.000 € und einer Innenprovision von 4 % ergibt sich eine Bruttoprovision von 14.000 € pro verkaufter Einheit — ohne dass der Käufer eine Courtage zahlen muss. Im Neubauvertrieb ist die Innenprovision das dominierende Modell. Der Bauträger zahlt eine vereinbarte Provision an den Vertrieb, der Käufer zahlt keine zusätzliche Courtage. Das macht die Vermarktung für den Käufer attraktiver und vereinfacht die Kommunikation. ### Provisionssätze in Deutschland **3–5 %** Innenprovision Neubau · **3–7 %** Gesamtprovision Bestand · **50/50** Splitting seit 2020 Die Provisionshöhe ist in Deutschland nicht gesetzlich festgelegt, es haben sich jedoch regionale Standards etabliert. Bei hochpreisigen Objekten kann der prozentuale Satz niedriger sein, während bei kleineren Projekten höhere Sätze üblich sind. ### Provision splitten im Team In den meisten Vertriebsorganisationen wird die Bruttoprovision auf mehrere Beteiligte aufgeteilt. Ein typisches Splitting-Modell: - Berater (der den Deal abschließt): 40–60 % - Teamleiter / Vertriebsleitung: 10–20 % - Organisation / Overhead: 20–30 % - Tippgeber / Lead-Quelle: 5–10 % Je nach Vertriebsstruktur können weitere Ebenen hinzukommen. Bei mehrstufigen Vertriebsorganisationen mit Vertriebspartnern wird zusätzlich zwischen Vertrieb und Partner aufgeteilt. ### Automatische Berechnung vs. Excel **Häufiges Problem:** Excel-basierte Provisionsberechnungen führen bei 3+ Beratern und verschiedenen Splitting-Modellen fast unweigerlich zu Fehlern — und Fehler bei Provisionen beschädigen das Vertrauen im Team nachhaltig. Eine spezialisierte Software berechnet Provisionen automatisch basierend auf dem Kaufpreis, dem hinterlegten Provisionsmodell und den Splitting-Regeln. Änderungen am Kaufpreis oder am Deal-Status werden sofort in die Provisionsberechnung übernommen. ### Rechtliche Grundlagen Seit Dezember 2020 gilt in Deutschland das Gesetz zur Verteilung der Maklerkosten. Die wichtigsten Punkte: Der Käufer zahlt maximal 50 % der Gesamtprovision. Provisionsvereinbarungen müssen in Textform geschlossen werden. Im Bauträgervertrieb mit reiner Innenprovision ist der Käufer von der Provisionszahlung befreit. Dokumentieren Sie jede Provisionsvereinbarung digital und speichern Sie sie zentral — das schützt im Streitfall und ist seit 2020 gesetzliche Pflicht. ### Fazit Eine transparente und automatisierte Provisionsberechnung spart Zeit, vermeidet Fehler und schafft Vertrauen im Team. Investieren Sie in ein System, das Ihre Provisionsmodelle korrekt abbildet. ## Immobilien-Exposé erstellen: Pflichtangaben, Aufbau & Vorlage (2026) Quelle: https://inscalia.de/blog/expose-erstellen-immobilien Datum: 2026-06-09 Kategorie: RATGEBER Der Praxis-Leitfaden: welche Angaben gesetzlich rein müssen, der Aufbau, der wirklich zum Termin führt, die typischen Fehler – und eine Reihenfolge zum Nachbauen. Die meisten Exposés scheitern nicht am Design. Sie scheitern an zwei Dingen: Es fehlen Angaben, die der Gesetzgeber verlangt – das kann teuer werden. Und sie verlieren den Interessenten, bevor er überhaupt beim Grundriss ankommt. Beides lässt sich vermeiden, wenn du weißt, was rein muss und in welcher Reihenfolge. ### Was rechtlich in ein Exposé gehört – und was ein Fehler kostet Sobald du eine Immobilie kommerziell inserierst und ein gültiger Energieausweis vorliegt, schreibt das Gebäudeenergiegesetz (GEG, § 87) vor, dass bestimmte Energie-Kennwerte schon in der Anzeige bzw. im Exposé stehen. Das ist keine Kür, sondern Pflicht – Verstöße sind eine Ordnungswidrigkeit und können mit einem Bußgeld geahndet werden (in der Spitze bis 10.000 €, § 108 GEG). - Art des Energieausweises: Bedarfs- oder Verbrauchsausweis - Wert des End-Energiebedarfs bzw. -verbrauchs - Wesentlicher Energieträger der Heizung - Baujahr des Gebäudes - Energieeffizienzklasse (A+ bis H) **Praxis-Hinweis:** Die Pflichtangaben gelten für die kommerzielle Anzeige. Reichst du das Exposé erst nach Erstkontakt nach, prüfe trotzdem früh, dass diese Werte vollständig und korrekt sind – nichts ist peinlicher (und angreifbarer) als ein nachträglich „korrigierter" Energiekennwert. ### Der Aufbau, der zum Termin führt Ein gutes Exposé erzählt eine kleine Geschichte und folgt dabei einer klaren Dramaturgie: erst Emotion, dann Fakten, dann der nächste Schritt. Wer mit der Heizungsanlage einsteigt, hat verloren. Wer mit dem besten Bild und der Lage einsteigt, hält den Leser lange genug, um danach mit Zahlen zu überzeugen. 1. Titelbild + Headline: das stärkste Foto (oder die Visualisierung) plus ein Satz, der die Lage oder den Renditegedanken auf den Punkt bringt. 2. Lage & Umfeld: konkret statt Floskel – Entfernung zu ÖPNV, Schule, Autobahn in Minuten, nicht „verkehrsgünstig gelegen". 3. Objekt- & Ausstattungsbeschreibung: kurze Absätze, keine Textwüste. Was ist besonders? Was wurde saniert? 4. Grundrisse & Flächen: pro Einheit, beschriftet, lesbar. Fehlende Grundrisse sind der häufigste Absprunggrund. 5. Zahlen: Kaufpreis, Nebenkosten, bei Kapitalanlage Mietertrag und Rendite – transparent und nachvollziehbar. 6. Energie & Pflichtangaben: die GEG-Werte von oben. 7. Call-to-Action: ein klarer nächster Schritt mit Name, Telefon und Terminlink – nicht nur „bei Interesse melden". ### Die fünf Fehler, die Käufer abschrecken 1. Veraltete Daten: reservierte Einheiten oder alte Preise stehen noch drin. Bei manueller Pflege passiert das ständig. 2. Bilder ohne Grundriss: schöne Fotos, aber der Interessent kann sich die Wohnung nicht vorstellen. 3. Textwüste: drei Absätze ohne Zwischenüberschrift liest niemand zu Ende. 4. Kein klarer CTA: Wer ruft an, wann, wie? Ohne konkreten nächsten Schritt versickert das Interesse. 5. Fehlende Pflichtangaben: siehe oben – ärgerlich, vermeidbar und potenziell teuer. ### PDF oder digitales Exposé? Das PDF hat seinen Platz – es lässt sich weiterleiten und ausdrucken. Ein digitales Web-Exposé ist aber immer aktuell, kann interaktiv sein (z. B. mit Renditerechner) und zeigt dir, welche Abschnitte tatsächlich gelesen werden. In der Praxis fährst du am besten zweigleisig: ein digitales Exposé für den schnellen Versand und ein gebrandetes PDF für alle, die etwas in der Hand haben wollen. Wichtig ist nur, dass beide aus derselben Datenquelle kommen – sonst beginnt das Aktualisierungs-Chaos von vorn. Pflege Objektdaten an genau einer Stelle und erzeuge Exposé, Web-Link und PDF daraus. So kann sich ein Preis nie an drei Orten unterscheiden. Genau dafür ist der Exposé-Generator in Inscalia gebaut. ### Häufige Fragen #### Sind die Pflichtangaben im Exposé wirklich verpflichtend? Ja, sofern ein gültiger Energieausweis vorliegt und du die Immobilie kommerziell inserierst. Die genannten Energie-Kennwerte müssen dann bereits in der Anzeige erscheinen (§ 87 GEG). #### Wie viele Bilder gehören in ein Exposé? Lieber wenige gute als viele mittelmäßige. Ein starkes Titelbild, Außen- und Innenaufnahmen der wichtigsten Räume und – unverzichtbar – die Grundrisse. Qualität schlägt Quantität. #### Exposé selbst bauen oder Software nutzen? Für ein einzelnes Objekt reicht eine gute Vorlage. Sobald du mehrere Einheiten, wechselnde Preise und Reservierungen verwaltest, spart eine Software dir Zeit und schützt vor genau den Fehlern oben – weil die Daten zentral liegen und das Exposé sich automatisch aktualisiert. Mehr dazu, wie sich Exposés automatisch aus Projektdaten erzeugen lassen, findest du auf der Seite zum Exposé-Generator. Und wenn du tiefer in die Vermarktung einsteigen willst: unser Leitfaden zur digitalen Neubau-Vermarktung passt gut dazu. Ein Exposé verkauft nicht das Haus – es verkauft den nächsten Termin. Alles, was diesen Termin wahrscheinlicher macht, gehört rein. Alles andere lenkt ab. Hinweis: Dieser Beitrag gibt allgemeine Praxistipps und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist die jeweils aktuelle Fassung des GEG; im Zweifel hole rechtlichen Rat ein. ## CRM für Immobilienmakler — Was wirklich wichtig ist Quelle: https://inscalia.de/blog/crm-fuer-immobilienmakler Datum: 2025-02-01 Kategorie: SOFTWARE Welche CRM-Funktionen brauchen Immobilienmakler wirklich? Die Auswahl des richtigen CRM-Systems ist für Immobilienmakler eine der wichtigsten Entscheidungen. Ein CRM, das nicht zur Branche passt, kostet mehr Zeit als es spart. In diesem Artikel erklären wir, welche Funktionen wirklich relevant sind und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten. ### Warum brauchen Makler ein CRM? Immobilienmakler jonglieren täglich mit Dutzenden von Kontakten, Objekten und Terminen. Ohne ein zentrales System gehen Informationen verloren, Follow-ups werden vergessen und der Überblick geht verloren. Ein CRM schafft Ordnung und stellt sicher, dass kein Lead durch die Maschen fällt. **Wichtige Unterscheidung:** Ein generisches CRM wie Salesforce oder HubSpot bildet die spezifischen Prozesse im Immobilienvertrieb nicht ab. Makler brauchen keine Lead-Scoring-Algorithmen für SaaS — sie brauchen eine Pipeline vom Erstkontakt bis zum Notartermin. ### Die wichtigsten CRM-Funktionen - Deal-Pipeline mit immobilienspezifischen Phasen - Kontaktverwaltung mit Verknüpfung zu Objekten - Dokumenten-Management mit Zugriffsrechten - Provisionsberechnung und -tracking - Exposé-Erstellung und -Versand - Aktivitäten-Protokoll (Anrufe, E-Mails, Notizen) - Automatische Erinnerungen und Follow-ups - Reporting und Team-Übersicht ### CRM vs. spezialisierte Vertriebssoftware Ein generisches CRM kann Kontakte und Aufgaben verwalten, aber es fehlen die branchenspezifischen Funktionen: Renditeberechnung, Exposé-Generierung, Käufer-Portal, Finanzierungsmanagement. Spezialisierte Software für den Immobilienvertrieb bietet diese Funktionen out-of-the-box und spart damit die aufwendige Konfiguration eines generischen CRM. ### Worauf beim Kauf achten? - Ist die Software für Immobilienvertrieb entwickelt oder nur angepasst? - Gibt es ein Käufer-Portal für die digitale Einbindung? - Wie gut ist die mobile Nutzung (für Berater unterwegs)? - Werden Provisionen automatisch berechnet? - Gibt es eine API für Integrationen? - Wo werden die Daten gehostet (DSGVO)? Testen Sie jede Software mindestens 14 Tage mit echten Daten — nur so sehen Sie, ob sie wirklich zu Ihrem Workflow passt. ### Umstieg — was ist zu beachten? Der Wechsel von einem bestehenden System (oder von Excel) zu einem neuen CRM erfordert Planung. Exportieren Sie zuerst alle bestehenden Daten, definieren Sie klare Verantwortlichkeiten für die Datenpflege und planen Sie eine Übergangsphase, in der beide Systeme parallel laufen. **Häufiger Fehler:** Ein CRM funktioniert nur, wenn alle es nutzen — konsequent und korrekt. Schulen Sie Ihr Team gründlich und definieren Sie verbindliche Prozesse, bevor Sie live gehen. ### Fazit Das beste CRM für Immobilienmakler ist eines, das die Branche versteht. Investieren Sie in eine spezialisierte Lösung, die Ihren Vertriebsprozess von Anfang bis Ende abbildet. ## Digitale Signatur im Immobilienvertrieb — Rechtssicher & DSGVO-konform Quelle: https://inscalia.de/blog/digitale-signatur-immobilien Datum: 2025-02-05 Kategorie: RATGEBER Ist die digitale Signatur bei Immobilienverträgen rechtssicher? Die digitale Signatur revolutioniert den Immobilienvertrieb. Statt Dokumente auszudrucken, per Post zu versenden und auf die Rücksendung zu warten, können Verträge in Minuten digital signiert werden. Doch wie sieht es mit der Rechtssicherheit aus? **85 %** schnellere Vertragsabwicklung · **0 €** Druck- & Versandkosten · **100 %** DSGVO-konform ### Was ist eine E-Signatur? Eine elektronische Signatur (E-Signatur) ist ein elektronisches Verfahren, das die Zustimmung einer Person zu einem Dokument bestätigt. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift und ist in der EU durch die eIDAS-Verordnung rechtlich geregelt. Es gibt verschiedene Sicherheitsstufen — von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur. ### Rechtslage in Deutschland (eIDAS) Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen: Die einfache elektronische Signatur (z.B. Name in einer E-Mail), die fortgeschrittene elektronische Signatur (eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet) und die qualifizierte elektronische Signatur (gleichgestellt mit der handschriftlichen Unterschrift). **Gut zu wissen:** Für die meisten Dokumente im Immobilienvertrieb reicht die fortgeschrittene Signatur. Nur bei Grundstückskaufverträgen ist eine notarielle Beurkundung erforderlich — hier hilft keine E-Signatur. ### Einfach vs. qualifiziert — was brauche ich? Im Immobilienvertrieb fallen verschiedene Dokumenttypen an, die unterschiedliche Signatur-Anforderungen haben: - Reservierungsvereinbarungen: einfache oder fortgeschrittene Signatur ausreichend - Vertriebsrahmenvereinbarungen: fortgeschrittene Signatur empfohlen - Vollmachten: je nach Art fortgeschritten oder qualifiziert - Kaufverträge: erfordern notarielle Beurkundung (keine E-Signatur möglich) - Selbstauskunftsbögen: einfache Signatur ausreichend ### E-Signatur im Maklervertrag Seit der Gesetzesänderung 2020 bedürfen Maklerverträge für Wohnimmobilien der Textform. Das bedeutet: Eine E-Signatur ist ausdrücklich zulässig. Die einfache elektronische Signatur erfüllt bereits die Textform-Anforderung. Für zusätzliche Beweissicherheit empfehlen wir die fortgeschrittene Signatur mit Audit-Trail — so können Sie im Streitfall exakt nachweisen, wer wann unterzeichnet hat. ### Integration in bestehende Tools Die beste E-Signatur-Lösung ist die, die nahtlos in Ihren bestehenden Workflow integriert ist. Wenn Sie ein Dokument direkt aus Ihrer Vertriebssoftware heraus zur Signatur versenden können, sparen Sie Medienbrüche und Fehlerquellen. Achten Sie bei der Auswahl auf: API-Integration, Audit-Trail, DSGVO-konforme Datenspeicherung und Erinnerungsfunktionen. ### Fazit Die digitale Signatur ist im Immobilienvertrieb angekommen — und sie ist rechtssicher. Alle vorgelagerten Dokumente können digital signiert werden, nur der Kaufvertrag selbst muss weiterhin beim Notar beurkundet werden. ## Bauträger Software im Vergleich — Was passt zu dir? Quelle: https://inscalia.de/blog/bautraeger-software-vergleich Datum: 2025-02-10 Kategorie: SOFTWARE Welche Software eignet sich für Bauträger? Vergleich der wichtigsten Lösungen. Bauträger stehen vor einer besonderen Herausforderung: Sie müssen nicht nur bauen, sondern auch verkaufen. Die richtige Software kann den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem schleppenden Vertrieb ausmachen. Doch welche Lösung passt zu Ihrem Unternehmen? ### Was brauchen Bauträger wirklich? Im Gegensatz zu Bestandsmaklern haben Bauträger spezifische Anforderungen: Sie verkaufen mehrere Einheiten in einem Projekt, arbeiten mit externen Vertriebspartnern zusammen, müssen Reservierungen und Verfügbarkeiten in Echtzeit managen und benötigen professionelle Exposés für ihre Projekte. - Projektverwaltung mit Einheiten-Übersicht - Verfügbarkeitsmanagement in Echtzeit - Vertriebspartner-Management und Provisionsabrechnung - Exposé-Erstellung und Käufer-Portal - Digitale Selbstauskunft und Finanzierungsanbindung - Reporting über Projekte und Berater ### Die wichtigsten Software-Kategorien Bauträger-Software lässt sich in drei Kategorien einteilen: ERP-Systeme (z.B. für Buchhaltung und Bauprojektmanagement), CRM-Systeme (für Kontakt- und Lead-Management) und spezialisierte Vertriebssoftware (für den gesamten Verkaufsprozess). Idealerweise deckt eine Lösung den gesamten Vertriebsprozess ab — von der Lead-Generierung bis zur Beurkundung. ### Worauf beim Vergleich achten? - Ist die Software für den Neubauvertrieb entwickelt? - Können externe Vertriebspartner eingebunden werden? - Gibt es ein Käufer-Portal für digitale Abwicklung? - Werden Provisionen automatisch berechnet? - Wie sieht das Onboarding aus und wie lange dauert es? - Gibt es eine API für Anbindungen? ### Spezialisiert vs. allgemein **Erfahrungswert:** Bauträger, die auf spezialisierte Software setzen, sind im Schnitt 3x schneller produktiv als Teams, die ein generisches CRM anpassen müssen. Generische CRM-Systeme wie Salesforce oder HubSpot bieten maximale Flexibilität, erfordern aber erheblichen Konfigurationsaufwand. Spezialisierte Lösungen bieten branchenspezifische Features out-of-the-box: Deal-Pipeline mit Einheiten, Provisionsmodelle, Exposé-Generator und Käufer-Portal. ### Kosten im Überblick **30–80 €** Einfaches CRM / Nutzer · **99–299 €** Spezialisiert / Team · **500+ €** Enterprise-Lösung Achten Sie auf: Einrichtungsgebühren, Kosten pro Nutzer, Speicherplatz-Limits und Vertragslaufzeiten. ### Fazit Testen Sie verschiedene Lösungen, beziehen Sie Ihr Vertriebsteam in die Entscheidung ein und achten Sie auf Skalierbarkeit — die richtige Software wächst mit Ihrem Unternehmen. ## Deal-Pipeline im Immobilienvertrieb — So strukturierst du deinen Vertrieb Quelle: https://inscalia.de/blog/immobilien-deal-pipeline Datum: 2025-02-15 Kategorie: VERTRIEB Was ist eine Deal-Pipeline und wie hilft sie Immobilienvertrieben? Eine Deal-Pipeline ist das Herzstück jedes strukturierten Vertriebs. Sie visualisiert, wo jeder Verkaufsprozess steht, und gibt dem Team den Überblick, der für effizientes Arbeiten notwendig ist. Im Immobilienvertrieb ist die Pipeline besonders wichtig, weil jeder Deal komplex ist und viele Schritte umfasst. ### Was ist eine Deal-Pipeline? Eine Deal-Pipeline ist eine visuelle Darstellung aller aktiven Verkaufsprozesse, geordnet nach Phasen. Jeder Deal durchläuft definierte Stufen — von der ersten Kontaktaufnahme bis zum erfolgreichen Abschluss. Das ermöglicht eine klare Priorisierung und verhindert, dass Deals in Vergessenheit geraten. ### Die 6 Phasen im Immobilienvertrieb 1. Akquise: Lead kommt rein, wird qualifiziert 2. Beratung: Erstgespräch, Bedarfsanalyse, Objektpräsentation 3. Reservierung: Einheit wird für den Käufer reserviert 4. Finanzierung: Finanzierungsbestätigung wird eingeholt 5. Beurkundung: Notartermin wird koordiniert und durchgeführt 6. Abgeschlossen: Kaufvertrag ist beurkundet Diese Phasen können je nach Vertriebsorganisation angepasst werden. Manche Teams fügen weitere Zwischenschritte hinzu, z.B. "Selbstauskunft" oder "Due Diligence". ### Pipeline in Excel vs. Software **Grenzen von Excel:** Wenn zwei Teammitglieder gleichzeitig die Excel-Datei bearbeiten, entstehen Konflikte. Und der Teamleiter hat keine Live-Übersicht über den Stand aller Deals. Eine dedizierte Pipeline-Software löst diese Probleme: Echtzeit-Synchronisation, automatische Statusänderungen, Aktivitäten-Protokoll und Dashboard mit KPIs. Der Umstieg von Excel auf eine Pipeline-Software ist einer der größten Produktivitätssprünge im Vertrieb. ### Conversion Rate optimieren **30–50 %** Lead → Beratung · **20–40 %** Beratung → Reservierung · **70–90 %** Reservierung → Beurkundung Die Pipeline macht Engpässe sichtbar. Wenn viele Deals in der Phase "Finanzierung" stecken bleiben, liegt das Problem dort. Die Conversion Rate von Phase zu Phase ist der wichtigste KPI im Vertrieb. ### Team-Pipeline vs. Individual In größeren Teams brauchen Sie beides: eine Gesamt-Pipeline, die alle Deals zeigt, und individuelle Ansichten für jeden Berater. Der Teamleiter nutzt die Gesamtansicht für Reporting und Coaching, der Berater die individuelle Ansicht für seine tägliche Arbeit. ### Fazit Eine strukturierte Deal-Pipeline ist kein Luxus — sie ist die Grundlage für professionellen Immobilienvertrieb. Starten Sie mit den sechs Kernphasen und optimieren Sie kontinuierlich. ## Käufer-Portal für Immobilien — So begleitest du Käufer digital Quelle: https://inscalia.de/blog/kaeuferportal-immobilien Datum: 2025-02-20 Kategorie: VERTRIEB Was ist ein digitales Käufer-Portal und warum nutzen es immer mehr Vertriebe? Der Immobilienkauf ist für die meisten Menschen die größte finanzielle Entscheidung ihres Lebens. Umso wichtiger ist es, den Käufer professionell und transparent durch den Prozess zu begleiten. Ein digitales Käufer-Portal macht genau das — und verschafft gleichzeitig dem Vertrieb einen enormen Effizienzgewinn. **Was ändert sich?:** Vertriebe mit Käufer-Portal berichten von 40 % weniger Rückfragen per Telefon und E-Mail — das Team hat mehr Zeit für echte Beratung. ### Was ist ein Käufer-Portal? Ein Käufer-Portal ist ein geschützter Online-Bereich, in dem Immobilienkäufer alle relevanten Informationen zu ihrem Kaufprozess finden: Dokumente, Grundrisse, Berechnungen, den aktuellen Status und Kontaktmöglichkeiten. Es ist der zentrale Anlaufpunkt für alle Fragen rund um den Kauf. ### Vorteile für Käufer - 24/7 Zugriff auf alle relevanten Dokumente - Transparenter Überblick über den Kaufprozess-Status - Renditerechner und Finanzierungsübersicht - Sichere Kommunikation mit dem Vertriebsteam - Digitale Selbstauskunft ohne Papierkram ### Vorteile für Vertriebsteams - Weniger Rückfragen per Telefon und E-Mail - Automatische Benachrichtigungen bei Käufer-Aktivität - Dokumente nur einmal hochladen, nicht per E-Mail versenden - Professioneller Auftritt gegenüber dem Käufer - Nachvollziehbare Kommunikation und Dokumentation ### Was gehört ins Käufer-Portal? - Projektübersicht mit Grundrissen und Preisen - Renditerechner für Kapitalanleger - Digitale Selbstauskunft - Dokumenten-Download-Bereich - Status des Kaufprozesses - Sichere Nachrichtenfunktion ### Käufer-Portal einrichten Die Einrichtung eines Käufer-Portals ist mit der richtigen Software in wenigen Minuten erledigt. Sie laden Ihre Projektdaten hoch, konfigurieren die Zugriffsrechte und laden Ihre Käufer per E-Mail ein. Personalisieren Sie das Portal mit Ihrem Branding — Logo, Farben und Ansprechpartner. Das schafft Vertrauen und wirkt professionell. ### Fazit Ein Käufer-Portal ist heute Standard im professionellen Immobilienvertrieb. Es verbessert die Käufererfahrung, reduziert den Aufwand im Vertriebsteam und hebt Sie von der Konkurrenz ab. ## Immobilien Leads generieren — 5 Strategien die wirklich funktionieren Quelle: https://inscalia.de/blog/immobilien-leads-generieren Datum: 2025-02-25 Kategorie: VERTRIEB Wie generieren Bauträger und Vertriebe qualifizierte Immobilien-Leads? Leads sind das Lebenselixier jedes Immobilienvertriebs. Ohne qualifizierte Interessenten kein Umsatz. Doch die Lead-Generierung hat sich in den letzten Jahren fundamental verändert. Klassische Methoden wie Zeitungsannoncen und Messestände reichen nicht mehr aus. ### Was ist ein qualifizierter Lead? **Definition:** Ein qualifizierter Immobilien-Lead hat ein konkretes Kaufinteresse, ein realistisches Budget und einen zeitlichen Rahmen. Die Unterscheidung zwischen kalten, warmen und heißen Leads bestimmt Ihre Ressourcenverteilung. ### Strategie 1 — SEO & Content Marketing Suchmaschinenoptimierung ist die nachhaltigste Lead-Quelle im Immobilienvertrieb. Menschen, die "Neubau kaufen [Stadt]" oder "Eigentumswohnung [Stadtteil]" googeln, haben bereits ein konkretes Interesse. Durch gezielte SEO-Inhalte — Blogbeiträge, Projektseiten, Ratgeber — positionieren Sie sich als Experte und ziehen qualifizierte Leads organisch an. Erstellen Sie für jedes Projekt eine eigene Landing Page mit SEO-optimierten Texten. Das bringt langfristig mehr als jede Google-Ads-Kampagne. ### Strategie 2 — Google Ads & Paid Search Für sofortige Sichtbarkeit sind Google Ads unschlagbar. Schalten Sie Anzeigen auf hochrelevante Keywords wie "Neubau [Stadt] kaufen" oder "Bauträger [Region]". Der Vorteil: Sie zahlen nur für Klicks von Menschen mit konkretem Interesse. **5–15 €** Kosten pro Klick · **3–8 %** Conversion Rate · **200–500 €** Kosten pro Lead ### Strategie 3 — Referral & Netzwerk Empfehlungen von bestehenden Kunden und Partnern sind die wertvollsten Leads. Sie haben die höchste Conversion Rate und die niedrigsten Akquisitionskosten. Bauen Sie ein aktives Empfehlungsprogramm auf: Informieren Sie zufriedene Käufer über neue Projekte und pflegen Sie Beziehungen zu Finanzberatern und Steuerberatern. ### Strategie 4 — Automatische Suchagenten Suchagenten sind ein unterschätztes Tool: Interessenten hinterlegen ihre Suchkriterien (Budget, Lage, Größe) und werden automatisch benachrichtigt, wenn ein passendes Objekt verfügbar wird. Sie bauen so einen Pool an vorqualifizierten Interessenten auf, die bei jedem neuen Projekt sofort aktiviert werden können. ### Strategie 5 — Digitales Investoren-Portal Für Kapitalanleger ist ein digitales Portal mit exklusivem Zugang zu Projekten, Renditeberechnungen und Due-Diligence-Dokumenten ein starker Lead-Magnet. Investoren registrieren sich, erhalten Zugang zu detaillierten Projektinformationen und qualifizieren sich selbst durch ihr Interesse. ### Fazit Die erfolgreichsten Immobilienvertriebe setzen auf einen Mix aus organischen und bezahlten Kanälen. Die beste Lead-Quelle ist und bleibt ein zufriedener Kunde. ## Notartermin Immobilie: Ablauf, Dauer & Checkliste zur Vorbereitung Quelle: https://inscalia.de/blog/notartermin-vorbereitung Datum: 2026-06-09 Kategorie: RATGEBER Wie ein Notartermin abläuft, wie lange er dauert, welche Dokumente du brauchst – und warum der Vertragsentwurf 14 Tage vorher da sein muss. Beim Notartermin entscheidet sich, ob aus Wochen der Arbeit ein Abschluss wird – oder ob alles eine Runde zurückgeht. Die gute Nachricht: Fast jeder geplatzte Termin lässt sich auf eine Handvoll vermeidbarer Ursachen zurückführen. Wer die kennt und sauber vorbereitet, hat den Termin im Griff. **Die wichtigste Frist:** Der Kaufvertragsentwurf muss dem Käufer mindestens 14 Tage vor der Beurkundung vorliegen (§ 17 Abs. 2a BeurkG). Diese Frist ist kein Vorschlag – wird sie verkürzt, kann der Notar die Beurkundung verschieben. Plane also realistisch 3–4 Wochen Vorlauf ein. ### Wie ein Notartermin abläuft Der Notar liest den Kaufvertrag vollständig vor – das ist Pflicht, nicht Formsache. Beide Seiten können an jeder Stelle Fragen stellen und Änderungen besprechen. Danach wird unterschrieben. Anschließend veranlasst der Notar die Auflassungsvormerkung im Grundbuch und überwacht die Kaufpreiszahlung. Der eigentliche Termin dauert meist 30 bis 60 Minuten; bei mehreren Einheiten oder Rückfragen auch länger. ### Welche Dokumente du brauchst - Personalausweise oder Reisepässe aller Beteiligten - Aktueller Grundbuchauszug (üblich: nicht älter als 3 Monate) - Teilungserklärung mit Aufteilungsplan (bei Eigentumswohnungen) - Baubeschreibung und Baupläne (im Neubau) - Gültiger Energieausweis - Finanzierungsbestätigung des Käufers - Vollmachten, falls jemand vertreten wird - Ggf. Wohnflächenberechnung ### Checkliste für den Vertrieb 1. Vertragsentwurf rechtzeitig (14-Tage-Frist!) an alle Parteien senden – und den Versand dokumentieren. 2. Finanzierungsbestätigung selbst prüfen, nicht auf mündliche Zusagen verlassen. 3. Alle Unterlagen zentral im Datenraum bereitstellen, damit niemand am Termintag sucht. 4. Termin mit Käufer, Verkäufer und ggf. Berater fest abstimmen. 5. Letzter Datencheck: Namen, Kaufpreis, Flächen, Bankverbindung – stimmt alles im Entwurf? 6. Nach der Beurkundung den Status sofort in der Pipeline aktualisieren. **Häufigster Grund für geplatzte Termine:** Eine fehlende oder wackelige Finanzierungsbestätigung. Prüfe sie früh und schriftlich – ein „passt schon" am Telefon hat noch keinen Termin gerettet. ### Den Termin digital koordinieren Ein Notartermin hat viele Beteiligte und noch mehr Dokumente. Genau hier entstehen die Fehler: Jemand bekommt den Entwurf zu spät, eine Unterlage liegt nur im Mailpostfach, der Status ist unklar. Wenn alle Dokumente an einem Ort liegen, Erinnerungen automatisch rausgehen und der Status in der Pipeline sichtbar ist, fällt diese ganze Fehlerquelle weg. ### Häufige Fragen #### Wie lange dauert ein Notartermin? In der Regel 30 bis 60 Minuten. Den größeren Zeitaufwand macht die Vorbereitung – vor allem die 14-Tage-Frist für den Vertragsentwurf. #### Muss der Vertrag wirklich vorgelesen werden? Ja. Die Verlesung durch den Notar gehört zur Beurkundung und ist gesetzlich vorgeschrieben. Nutze die Zeit, um bei Unklarheiten nachzufragen – danach wird unterschrieben. #### Was passiert nach der Beurkundung? Der Notar trägt die Auflassungsvormerkung ein, holt nötige Genehmigungen ein und teilt mit, wann der Kaufpreis fällig ist. Erst nach Zahlung und Eigentumsumschreibung gehört die Immobilie offiziell dem Käufer. Ein Notartermin platzt selten am Termin selbst – er platzt drei Wochen vorher, wenn jemand die Frist oder die Finanzierung schleifen lässt. Hinweis: Dieser Beitrag fasst den üblichen Ablauf zusammen und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind der konkrete Kaufvertrag und die jeweils geltenden Vorschriften; bei Fragen ist der beurkundende Notar der richtige Ansprechpartner. ## Immobilienvertrieb skalieren — Mehr Deals mit gleichem Team Quelle: https://inscalia.de/blog/immobilienvertrieb-skalieren Datum: 2025-03-05 Kategorie: VERTRIEB Wie skalieren Immobilienvertriebe ohne mehr Personal? Mehr Deals abschließen, ohne proportional mehr Personal einzustellen — das ist der Heilige Gral im Immobilienvertrieb. Die gute Nachricht: Es ist möglich. Die Voraussetzung: die richtigen Prozesse und die richtigen Tools. **2–3x** mehr Deals pro Berater · **40 %** weniger Admin-Aufwand · **60 %** schnellere Abschlüsse ### Warum scheitert Skalierung? Die meisten Vertriebe scheitern an der Skalierung, weil sie versuchen, mehr Deals durch dasselbe fehlerhafte System zu drücken. Wenn Ihr Prozess bei 20 Deals im Monat nicht funktioniert, funktioniert er bei 40 Deals erst recht nicht. Skalierung beginnt mit der Optimierung des bestehenden Prozesses. ### Prozesse zuerst, dann skalieren Bevor Sie skalieren, müssen Ihre Kernprozesse stehen und dokumentiert sein. Das bedeutet: klare Pipeline-Phasen, definierte Verantwortlichkeiten, standardisierte Dokumentvorlagen und automatische Benachrichtigungen bei Statusänderungen. **Regel:** Wenn ein Prozess nicht aufgeschrieben ist, existiert er nicht. Dokumentieren Sie jeden Schritt, bevor Sie versuchen, ihn zu automatisieren. ### Automatisierung im Vertrieb - Automatische Lead-Zuweisung an den passenden Berater - Automatische Exposé-Generierung aus Deal-Daten - Automatische Provisionsberechnung bei Deal-Abschluss - Automatische Erinnerungen für Follow-ups - Automatische Statusupdates an Käufer und Partner ### Team-Performance messen Was Sie nicht messen, können Sie nicht verbessern. Definieren Sie klare KPIs für jeden Berater: Anzahl der Beratungsgespräche, Conversion Rate von Beratung zu Reservierung, durchschnittliche Deal-Dauer und Kundenzufriedenheit. Nutzen Sie die Performance-Daten nicht nur zur Kontrolle, sondern vor allem zum Coaching. Die besten Vertriebsleiter identifizieren Engpässe und helfen ihren Beratern, besser zu werden. ### Tools die Skalierung ermöglichen Die richtige Software ist der Multiplikator für Ihr Team. Sie automatisiert repetitive Aufgaben, schafft Transparenz und ermöglicht datenbasierte Entscheidungen. Investieren Sie in eine integrierte Lösung, die Pipeline, Dokumente, Provisionen und Kommunikation in einem System vereint. ### Fazit Skalierung ist kein Personal-Problem — es ist ein Prozess-Problem. Optimieren Sie Ihre Abläufe, automatisieren Sie repetitive Aufgaben und geben Sie Ihrem Team die Tools, die es braucht. ## DSGVO im Immobilienvertrieb — Was Makler wissen müssen Quelle: https://inscalia.de/blog/dsgvo-immobilienvertrieb Datum: 2025-03-10 Kategorie: RATGEBER Was gilt die DSGVO für Immobilienmakler und Vertriebe? Die DSGVO betrifft jeden Immobilienmakler und Vertrieb — unabhängig von der Größe. Die Verarbeitung personenbezogener Daten von Käufern, Verkäufern und Interessenten unterliegt strengen Regeln. Verstöße können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen. **Bußgeld-Risiko:** Bei DSGVO-Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 20 Mio. Euro oder 4 % des Jahresumsatzes. Auch kleine Vertriebe wurden bereits sanktioniert — häufig wegen fehlender Einwilligungen oder unsicherer Datenspeicherung. ### DSGVO — was gilt für Makler? Immobilienmakler verarbeiten täglich sensible personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Einkommensnachweise, Bankverbindungen und Bonitätsdaten. All diese Daten fallen unter die DSGVO. Das bedeutet: Sie brauchen eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, müssen die Daten sicher speichern und dem Betroffenen auf Anfrage Auskunft erteilen können. ### Kundendaten richtig speichern - Verschlüsselte Speicherung aller personenbezogenen Daten - Zugriffsrechte nach dem Need-to-know-Prinzip - Automatische Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist - Keine Speicherung auf privaten Geräten oder in privaten E-Mail-Postfächern - Regelmäßige Backups und Notfallpläne ### Einwilligungen dokumentieren Für viele Verarbeitungszwecke benötigen Sie die ausdrückliche Einwilligung des Betroffenen — etwa für Marketing-E-Mails oder die Weitergabe von Daten an Finanzierer. Diese Einwilligungen müssen nachweisbar dokumentiert werden: Wer hat wann wozu eingewilligt? Nutzen Sie digitale Einwilligungsformulare mit Zeitstempel und IP-Adresse. So sind Sie im Streitfall auf der sicheren Seite. ### Software DSGVO-konform wählen - Server-Standort in Deutschland oder EU - Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/SSL) - Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vorhanden - Löschkonzept und Datenportabilität - Zugriffsprotokollierung (Audit-Trail) - Regelmäßige Sicherheits-Updates ### Server in Deutschland — warum wichtig? Die Speicherung personenbezogener Daten auf Servern außerhalb der EU ist datenschutzrechtlich problematisch. US-amerikanische Cloud-Dienste unterliegen dem CLOUD Act, der US-Behörden Zugriff auf gespeicherte Daten ermöglicht — auch ohne Wissen der Betroffenen. Deutsche Server bieten hier maximale Rechtssicherheit. ### Fazit Die DSGVO ist keine Bürde — sie ist ein Qualitätsmerkmal. Vertriebe, die den Datenschutz ernst nehmen, schaffen Vertrauen bei Käufern und Partnern. ## Berater-Performance im Immobilienvertrieb messen und steigern Quelle: https://inscalia.de/blog/berater-performance-immobilien Datum: 2025-03-15 Kategorie: VERTRIEB Wie misst man die Performance von Vertriebsberatern? Die Performance Ihrer Berater bestimmt den Erfolg Ihres Vertriebs. Doch wie misst man Leistung fair und objektiv? Und wie steigert man die Performance, ohne das Team unter Druck zu setzen? Dieser Artikel zeigt konkrete KPIs, Messmethoden und Coaching-Ansätze. ### Welche KPIs sind relevant? **Conversion** Lead → Abschluss · **Ø Tage** Deal-Dauer · **Volumen** Umsatz pro Berater Die wichtigsten KPIs im Immobilienvertrieb sind: Conversion Rate (von Lead zu Abschluss), durchschnittliche Deal-Dauer, Anzahl aktiver Deals, Umsatzvolumen und Kundenzufriedenheit. Messen Sie nicht nur das Ergebnis, sondern auch die Aktivitäten, die zum Ergebnis führen. ### Performance-Monitoring einrichten Ein gutes Performance-Monitoring ist automatisch, transparent und fair. Es basiert auf Daten aus Ihrer Pipeline-Software — nicht auf Bauchgefühl oder Selbstauskünften. Definieren Sie Zielwerte für jeden KPI und vergleichen Sie die individuelle Leistung mit dem Team-Durchschnitt. **Best Practice:** Die besten Vertriebsleiter nutzen Performance-Daten nicht zur Kontrolle, sondern als Coaching-Tool. "Deine Conversion von Beratung zu Reservierung liegt bei 15 % — der Team-Schnitt ist 30 %. Lass uns schauen, wie wir das verbessern können." ### Häufige Messfehler - Nur Abschlüsse messen, nicht die Lead-Aktivitäten - Kurzfristige Ergebnisse überbewerten (Deal-Zyklen sind lang) - Externe Faktoren ignorieren (Projektqualität, Marktlage) - Zu viele KPIs — Fokus auf 3–5 Kern-Kennzahlen - Keine Berücksichtigung der Lead-Qualität ### Feedback-Kultur im Vertrieb Performance-Daten sind nur nützlich, wenn sie in eine konstruktive Feedback-Kultur eingebettet sind. Regelmäßige 1:1-Gespräche, Team-Reviews und gemeinsame Analyse von gewonnenen und verlorenen Deals schaffen eine Lernkultur, die den gesamten Vertrieb stärkt. Führen Sie wöchentliche Pipeline-Reviews durch, bei denen jeder Berater seine Top-3-Deals vorstellt. Das fördert den Austausch und identifiziert Blocker frühzeitig. ### Tools für Performance-Tracking Manuelle Performance-Reports in Excel sind zeitaufwendig und veraltet, bevor sie fertig sind. Eine integrierte Vertriebssoftware liefert Echtzeit-Dashboards mit allen relevanten KPIs — für jeden Berater, jedes Team und jedes Projekt. So können Vertriebsleiter sofort reagieren, wenn ein KPI abrutscht. ### Fazit Performance-Messung ist kein Kontrollinstrument — es ist ein Werkzeug zur Weiterentwicklung. Messen Sie die richtigen KPIs, geben Sie konstruktives Feedback und nutzen Sie Daten zum Coaching. ## Investoren-Datenraum für Immobilien — Sicher & digital Quelle: https://inscalia.de/blog/investoren-datenraum-immobilien Datum: 2025-03-20 Kategorie: RATGEBER Was ist ein digitaler Datenraum für Immobilieninvestoren? Professionelle Immobilieninvestoren erwarten heute einen digitalen Datenraum — strukturiert, sicher und jederzeit zugänglich. Ein gut aufgebauter Datenraum beschleunigt die Due Diligence, schafft Vertrauen und signalisiert Professionalität. **Warum wichtig?:** Investoren, die ihre Due Diligence schnell und unkompliziert durchführen können, treffen schneller Entscheidungen. Ein strukturierter Datenraum verkürzt die Time-to-Close um durchschnittlich 30 %. ### Was ist ein Investoren-Datenraum? Ein Investoren-Datenraum (Virtual Data Room) ist ein geschützter Online-Bereich, in dem alle relevanten Dokumente zu einem Immobilienprojekt bereitgestellt werden. Investoren erhalten einen individuellen Zugang und können die Dokumente einsehen, ohne dass physische Unterlagen versendet werden müssen. ### Welche Dokumente gehören rein? - Grundrisse und Wohnflächenberechnungen - Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung - Baubeschreibung und Ausstattungsdetails - Kaufvertragsentwurf - Energieausweis - Renditeberechnungen - Mietgutachten (bei Kapitalanlage) - Grundbuchauszug ### Sicherheit & Zugriffsrechte Ein guter Datenraum bietet granulare Zugriffsrechte: Nicht jeder Investor soll jedes Dokument sehen. Vertrauliche Kalkulationen oder Gutachten können für bestimmte Investorengruppen freigeschaltet werden. Aktivieren Sie den Audit-Trail: So sehen Sie, wer wann welches Dokument eingesehen hat. Das gibt Ihnen wertvolle Einblicke in das Interesse der Investoren. ### Datenraum vs. E-Mail **Risiko E-Mail:** Dokumente per E-Mail zu versenden birgt massive Risiken: keine Versionskontrolle, keine Zugriffsrechte, keine Nachvollziehbarkeit und erhebliche Datenschutz-Risiken. Investoren schätzen den strukturierten Zugang eines Datenraums. ### Datenraum einrichten Die Einrichtung sollte strukturiert erfolgen. Definieren Sie eine klare Ordnerstruktur, laden Sie alle Dokumente hoch, vergeben Sie Zugriffsrechte und laden Sie Ihre Investoren ein. ### Fazit Ein digitaler Datenraum ist Standard im professionellen Immobilienvertrieb. Er schafft Vertrauen, spart Zeit und schützt vertrauliche Dokumente. ## Neubau-Vertrieb digitalisieren: Projekte digital vermarkten (Leitfaden) Quelle: https://inscalia.de/blog/neubau-vermarktung-digital Datum: 2026-06-09 Kategorie: BAUTRÄGER Vom interaktiven Exposé über die Online-Vorqualifizierung bis zum Echtzeit-Reservierungsmanagement – wie du den Vertrieb deiner Neubauprojekte Schritt für Schritt digitalisierst. Früher reichten ein Bauschild und eine Zeitungsanzeige. Heute hat der Käufer die halbe Recherche schon hinter sich, bevor er das erste Mal anruft – online, abends, auf dem Handy. Wer Neubauprojekte verkauft, verkauft deshalb längst nicht mehr nur die Wohnung, sondern auch den Prozess drumherum. Und der entscheidet oft, ob jemand kauft oder zum nächsten Bauträger weiterzieht. ### Wo der Neubau-Vertrieb hakt – und was Digitalisierung löst Ein Neubauprojekt mit 20 Einheiten ist ein Datenproblem: 20 Grundrisse, 20 Preise, ständig wechselnde Verfügbarkeiten, dutzende Interessenten in unterschiedlichen Phasen. Wer das in Excel und im Mailpostfach verwaltet, verbringt mehr Zeit mit Suchen und Nachpflegen als mit Verkaufen. Digitalisierung heißt hier nicht „eine schicke Website", sondern: eine Datenquelle, aus der Exposé, Verfügbarkeit, Pipeline und Reporting automatisch entstehen. ### 1. Interaktive Exposés statt PDF-Wüste Für Neubauten spielt das digitale Exposé seine Stärke aus: Der Interessent klickt sich selbst durch Grundrisse, sieht die verfügbaren Einheiten in Echtzeit und rechnet bei Kapitalanlagen direkt die Rendite. Das spart deinem Team die immer gleiche Zusammenstellung von Hand – und der Käufer fühlt sich ernster genommen. ### 2. Käufer online vorqualifizieren **Der eigentliche Effizienz-Hebel:** Selbstauskunft, Suchprofil und Renditerechner vor dem ersten Gespräch heißt: Dein Team investiert Beratungszeit in ernsthafte Interessenten statt in „nur mal schauen". Die Vorqualifizierung filtert, bevor jemand einen Termin blockiert. ### 3. Reservierungen in Echtzeit managen Bei vielen Einheiten ist der Status alles: verfügbar, reserviert, verkauft – und zwar für alle Beteiligten gleichzeitig sichtbar. Sobald zwei Berater unabhängig dieselbe Einheit verkaufen, hast du ein Problem, das dich Vertrauen und im Zweifel den Käufer kostet. **Absolutes No-Go:** Doppelreservierungen. Setz auf ein System mit Echtzeit-Verfügbarkeit, das eine Einheit technisch nicht zweimal vergeben kann – nicht auf Zuruf und „ich glaube, die ist noch frei". ### 4. Finanzierer digital einbinden Die Finanzierung ist oft der Flaschenhals. Wenn der Finanzierer alle Unterlagen automatisch und vollständig bekommt – statt sie in drei Mails nachzufordern – verkürzt das die Strecke bis zum Notar spürbar. Status sichtbar, Dokumente an einem Ort, keine Rückfragen wegen fehlender Seiten. ### Womit du anfängst 1. Alle Projekt- und Einheitendaten an einer Stelle zentralisieren. 2. Daraus ein digitales Exposé mit Echtzeit-Verfügbarkeit erzeugen. 3. Eine Online-Vorqualifizierung (Selbstauskunft/Suchprofil) vorschalten. 4. Reservierung und Pipeline ins selbe System holen – ein Status für alle. 5. Den Finanzierungs-Workflow andocken, damit nichts an fehlenden Dokumenten scheitert. ### Häufige Fragen #### Lohnt sich Digitalisierung auch bei kleinen Projekten? Schon ab einer Handvoll Einheiten zahlt sich eine zentrale Datenquelle aus – einfach weil Preis- und Statusfehler bei manueller Pflege überproportional zunehmen, je mehr Beteiligte mitlesen. #### Brauche ich dafür mehrere Tools? Idealerweise nicht. Je mehr Tools, desto mehr Schnittstellen und desto höher die Gefahr, dass Daten auseinanderlaufen. Eine Plattform, die Exposé, Reservierung, Pipeline und Finanzierung abbildet, hält die Daten konsistent. Digital vermarkten heißt nicht „mehr Software". Es heißt: eine Datenquelle, aus der alles andere automatisch fällt – und ein Käufer, der nie merkt, wie viel im Hintergrund läuft. ## Was kostet Immobilien Software? Preisvergleich 2025 Quelle: https://inscalia.de/blog/immobilien-software-kosten Datum: 2025-04-01 Kategorie: SOFTWARE Was kostet Immobilien-Software? Überblick über Preise und Modelle. Die Kosten für Immobilien-Software variieren enorm — von 30 € bis über 1.000 € pro Monat. Die Preisspanne allein sagt wenig aus. Entscheidend ist, was Sie für Ihr Geld bekommen und welche versteckten Kosten auf Sie zukommen. ### Preismodelle im Überblick **20–80 €** Pro Nutzer / Monat · **99–499 €** Flat-Rate / Team · **0 €** Freemium-Einstieg Die gängigsten Preismodelle: Pro Nutzer/Monat (typisch für CRM-Systeme), Flat-Rate pro Team/Monat (ein Preis für das gesamte Team), Transaktionsbasiert (Gebühr pro abgeschlossenem Deal) und Freemium (Grundfunktionen kostenlos, Premium-Features gegen Aufpreis). ### Was ist im Preis enthalten? - Grundfunktionen: Pipeline, Kontakte, Kalender - Dokumenten-Management und Speicherplatz - Anzahl der Nutzer und Projekte - Support und Onboarding - API-Zugang und Integrationen - Updates und neue Features **Wichtig:** Achten Sie darauf, ob der genannte Preis alle relevanten Funktionen enthält oder ob wichtige Features nur in teureren Tarifen verfügbar sind. ### Versteckte Kosten erkennen **Worauf Sie achten sollten:** Nicht ausgewiesene Schulungskosten, Kosten für zusätzliche Nutzer oder Projekte, Speicherplatz-Upgrades, API-Zugang nur in Enterprise-Tarifen und Mindestvertragslaufzeiten — seriöse Anbieter nennen alle Posten (inklusive Setup) vor Vertragsschluss. ### Setup-Gebühren — was ist normal? Setup-Gebühren sind im Markt weit verbreitet und spiegeln in der Regel den Umfang von persönlichem Onboarding, Datenübernahme und individueller Einrichtung wider. Entscheidend ist, dass die Gebühr vor Vertragsschluss transparent kommuniziert wird und klar ist, welche Leistungen sie umfasst. ### Preis-Leistung richtig bewerten Der günstigste Anbieter ist nicht immer der beste. Bewerten Sie die Preis-Leistung anhand dieser Kriterien: Deckt die Software alle Ihre Kernprozesse ab? Wie viel Zeit spart sie pro Woche? Wie schnell können Sie produktiv starten? Wie gut ist der Support? Die billigste Software ist die, die Ihr Team nicht nutzt — denn dann bezahlen Sie doppelt: für die Software und für die ineffizienten Prozesse. ### Fazit Die Software sollte sich durch eingesparte Arbeitsstunden innerhalb von 2–3 Monaten amortisieren. Vergleichen Sie den Gesamtwert, nicht nur den Preis. ## Maklervertrieb aufbauen — Von 0 auf strukturierten Vertrieb Quelle: https://inscalia.de/blog/maklervertrieb-aufbauen Datum: 2025-04-05 Kategorie: VERTRIEB Wie baut man einen professionellen Maklervertrieb auf? Einen Maklervertrieb von Grund auf aufzubauen ist eine der spannendsten, aber auch herausforderndsten Aufgaben im Immobilienbereich. Ohne die richtige Struktur, klare Prozesse und das passende Team wird aus dem Vertrieb schnell Chaos. Dieser Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt. ### Was ist ein Maklervertrieb? Ein Maklervertrieb ist eine Organisation, die den Verkauf von Immobilien für Bauträger oder Eigentümer übernimmt. Im Gegensatz zum Einzelmakler arbeitet ein Vertrieb mit mehreren Beratern, hat eine klare Hierarchie und standardisierte Prozesse. ### Die richtige Struktur aufbauen Die Organisationsstruktur bestimmt, wie effizient Ihr Vertrieb arbeiten kann. Eine typische Struktur besteht aus: 1. Vertriebsleitung: strategische Steuerung, Bauträger-Akquise 2. Teamleiter: operative Führung, Coaching 3. Berater: Kundenkontakt, Verkaufsgespräche 4. Backoffice: Administration, Dokumentenmanagement ### Rollen im Vertriebsteam - Vertriebsleiter: Verantwortet Umsatzziele, akquiriert Bauträger-Projekte - Teamleiter: Führt und coached 3–5 Berater, kontrolliert die Pipeline - Senior Berater: Erfahrene Verkäufer für komplexe Deals - Junior Berater: Bearbeitet eingehende Leads, führt Erstgespräche - Backoffice: Erstellt Exposés, koordiniert Termine, verwaltet Dokumente ### Prozesse von Anfang an richtig definieren **Größter Fehler:** Erst verkaufen, dann Prozesse definieren. Drehen Sie die Reihenfolge um! Definieren Sie klare Prozesse von Anfang an — das ist die Grundlage für spätere Skalierung. - Lead-Annahme und Qualifizierung - Beratungsgespräch und Objektpräsentation - Reservierung und Vertragsanbahnung - Finanzierungsbegleitung - Beurkundung und Nachbereitung ### Software von Beginn an einsetzen Ein Vertrieb ohne Software ist wie ein Auto ohne Navigation — man kommt zwar an, aber der Weg ist länger und teurer als nötig. Viele Vertriebe starten mit Excel und "migrieren später". Das ist ein Fehler. Die Migration ist aufwendig und fehleranfällig. Starten Sie von Tag 1 mit einer spezialisierten Software. Suchen Sie eine Software, die mit Ihrem Team wachsen kann — von 2 auf 20 Berater, ohne das System wechseln zu müssen. ### Fazit Der Aufbau eines Maklervertriebs erfordert strategisches Denken, klare Prozesse und die richtigen Tools. Die Struktur, die Sie am Anfang schaffen, bestimmt den Erfolg für Jahre. ## Käufer Onboarding im Immobilienvertrieb — Der erste Eindruck zählt Quelle: https://inscalia.de/blog/immobilien-onboarding-kaeufer Datum: 2025-04-10 Kategorie: VERTRIEB Wie begleitet man Immobilienkäufer vom Erstkontakt bis zum Abschluss? Der erste Eindruck entscheidet. Wie Sie einen neuen Käufer in den ersten 48 Stunden nach dem Erstkontakt begleiten, bestimmt maßgeblich, ob es zum Abschluss kommt oder nicht. **< 5 Min.** ideale Erstreaktion · **48 Std.** für vollständiges Onboarding · **3x** höhere Conversion ### Was ist Käufer-Onboarding? Käufer-Onboarding beschreibt den Prozess, mit dem Sie einen neuen Interessenten in Ihren Verkaufsprozess einführen. Es umfasst die Bereitstellung von Informationen, die Erklärung der nächsten Schritte, die Einrichtung eines digitalen Zugangs und den Aufbau einer persönlichen Beziehung. ### Die ersten 48 Stunden **Studien zeigen:** Die Reaktionszeit auf eine Anfrage ist der wichtigste Faktor für die Conversion. Innerhalb von 5 Minuten sollte der Interessent eine Erstreaktion erhalten. 1. Automatische Willkommens-E-Mail mit Projektübersicht versenden 2. Persönlichen Anruf oder Videocall anbieten (innerhalb von 2 Stunden) 3. Zugang zum Käufer-Portal einrichten 4. Relevante Dokumente (Exposé, Grundrisse) bereitstellen 5. Nächste Schritte klar kommunizieren ### Dokumente digital bereitstellen Statt Dokumente per E-Mail zu versenden, stellen Sie diese in einem digitalen Portal bereit. Der Käufer hat jederzeit Zugriff, die Dokumente sind immer aktuell und Sie können sehen, welche Unterlagen der Käufer bereits angeschaut hat. Nutzen Sie die Portal-Aktivität als Gesprächsanlass: "Ich habe gesehen, dass Sie sich den Grundriss der 3-Zimmer-Wohnung angeschaut haben — soll ich Ihnen dazu eine Renditeberechnung erstellen?" ### Kommunikation strukturieren Definieren Sie eine klare Kommunikationsabfolge: Tag 1 — Willkommen und Erstinformationen. Tag 3 — Follow-up und Terminvereinbarung. Tag 7 — Erinnerung und weitere Details. Tag 14 — Status-Check und nächste Schritte. ### Portal vs. E-Mail E-Mail funktioniert für die persönliche Kommunikation. Für die Bereitstellung von Dokumenten und Informationen ist ein Portal überlegen: zentrale Ablage, immer aktuell, nachvollziehbare Zugriffe und professionelles Erscheinungsbild. ### Fazit Ein professionelles Käufer-Onboarding ist Ihr Wettbewerbsvorteil. Der erste Eindruck zählt — machen Sie ihn unvergesslich. ## Finanzierer im Immobilienvertrieb — Prozesse digital abwickeln Quelle: https://inscalia.de/blog/finanzierer-immobilien-prozess Datum: 2025-04-15 Kategorie: RATGEBER Wie binden Bauträger und Vertriebe Finanzierer effizient ein? Die Finanzierung ist oft der zeitkritischste Schritt im Immobilienverkauf. Zwischen Reservierung und Beurkundung muss die Finanzierung stehen — und hier kommt es häufig zu Verzögerungen. **4–8 Wo.** Ø Finanzierungsdauer · **30 %** der Deals verzögert · **-50 %** mit digitalem Prozess ### Rolle des Finanzierers im Vertrieb Der Finanzierer ist ein zentraler Akteur im Immobilienvertrieb. Er prüft die Bonität des Käufers, erstellt Finanzierungsangebote und gibt letztendlich das "Go" für den Kaufvertrag. Ohne Finanzierungsbestätigung kein Notartermin. ### Typische Probleme im Prozess - Fehlende oder unvollständige Dokumente des Käufers - Langsame Kommunikation per E-Mail und Telefon - Keine Transparenz über den Stand der Finanzierungsprüfung - Doppelte Datenerfassung (Käufer muss Informationen mehrfach liefern) - Verzögerungen durch manuelle Prozesse bei der Bank ### Dokumente digital bereitstellen **Effizienz-Tipp:** Stellen Sie dem Finanzierer alle projektbezogenen Unterlagen in einem digitalen Datenraum bereit. So muss er nicht jedes Mal nach Dokumenten fragen — sofortiger Zugriff auf alles Relevante. ### Kommunikation strukturieren Definieren Sie einen klaren Kommunikationsprozess: Der Vertrieb informiert den Finanzierer über neue Deals, der Finanzierer gibt Statusupdates zur Finanzierungsprüfung und beide Seiten nutzen ein gemeinsames System für die Dokumentation. ### Finanzierer-Portal einrichten Ein dediziertes Finanzierer-Portal bietet Zugang zu relevanten Projektdaten und Deal-Informationen. Finanzierer sehen, welche Käufer eine Finanzierung benötigen, können Dokumente einsehen und Statusupdates direkt im System hinterlegen. Etablieren Sie eine Standard-Dokumentenliste für Finanzierer. So wissen beide Seiten genau, welche Unterlagen benötigt werden — und es gibt keine Nachfragen. ### Fazit Die digitale Einbindung von Finanzierern ist ein Game-Changer. Sie verkürzt die Time-to-Close, reduziert Kommunikationsaufwand und professionalisiert die Zusammenarbeit. ## Immobilienvertrieb 2025 — Die wichtigsten Trends Quelle: https://inscalia.de/blog/immobilienvertrieb-trends-2025 Datum: 2025-04-20 Kategorie: TRENDS Welche Trends prägen den Immobilienvertrieb 2025? Der Immobilienvertrieb verändert sich schneller als je zuvor. Technologische Innovationen, veränderte Käufererwartungen und wirtschaftliche Rahmenbedingungen schaffen neue Herausforderungen und Chancen. Diese fünf Trends werden den Immobilienvertrieb 2025 prägen. ### Trend 1 — KI im Vertrieb Künstliche Intelligenz verändert den Immobilienvertrieb auf mehreren Ebenen. KI kann Projektdaten automatisch aus Dokumenten extrahieren, Exposé-Texte generieren, Käufer-Matching durchführen und Marktdaten analysieren. Der Berater wird nicht ersetzt, aber erheblich entlastet. **Konkrete KI-Anwendungen:** Automatische Datenextraktion aus PDFs, KI-generierte Objektbeschreibungen, intelligentes Käufer-Matching mit verfügbaren Objekten und prädiktive Analysen zur Kaufwahrscheinlichkeit. ### Trend 2 — Digitale Kaufprozesse Der komplette Kaufprozess — von der Erstanfrage bis zur Reservierung — wird zunehmend digital abgewickelt. Käufer-Portale, digitale Selbstauskünfte, E-Signaturen und virtuelle Besichtigungen ersetzen analoge Prozesse. **92 %** erwarten digitalen Zugang · **67 %** bevorzugen E-Signatur · **4x** schnellere Abschlüsse ### Trend 3 — Käufer erwarten mehr Transparenz Die Generation der Digital Natives kauft jetzt Immobilien — und sie erwartet dieselbe Transparenz, die sie von Amazon, Booking.com und anderen Plattformen kennt. Echtzeit-Verfügbarkeit, transparente Preise, digitaler Dokumentenzugang und nachvollziehbare Prozesse sind Pflicht. Käufer von heute akzeptieren nicht mehr, dass sie tagelang auf ein PDF warten oder den Status ihres Kaufprozesses telefonisch erfragen müssen. ### Trend 4 — Datengetriebener Vertrieb Entscheidungen auf Basis von Daten statt Bauchgefühl: Welche Deals sind am wahrscheinlichsten erfolgreich? Welche Berater performen am besten? Wo liegen die Engpässe in der Pipeline? Datengetriebener Vertrieb nutzt KPIs, Dashboards und Analysen. Starten Sie mit drei Kern-KPIs: Conversion Rate, durchschnittliche Deal-Dauer und Pipeline-Wert. Diese drei Zahlen geben Ihnen bereits einen exzellenten Überblick. ### Trend 5 — Automatisierung skaliert den Vertrieb Automatisierung ist der Schlüssel zur Skalierung. Automatische Lead-Qualifizierung, Exposé-Generierung, Provisionsberechnung und Statusupdates — jede automatisierte Aufgabe gibt dem Team mehr Zeit für das, was zählt: den persönlichen Kontakt zum Käufer. ### Fazit Der Immobilienvertrieb 2025 ist digital, datengetrieben und KI-unterstützt. Die Technologie ist verfügbar — es liegt an Ihnen, sie zu nutzen. ## Von 0 auf TikTok Award: Wie Björn Hoss Europas bester Immobilien-Marketer wurde Quelle: https://inscalia.de/blog/bjoern-hoss-tiktok-immobilien-marketing Datum: 2026-03-09 Kategorie: GRÜNDER-STORY Björn Hoss teilt seine Geschichte — vom Immobilien-Marketer in München zum TikTok Award Gewinner. Ich werde oft gefragt: Wie schafft man es, im härtesten und konservativsten Markt Deutschlands mit Social Media Millionen-Umsätze zu generieren? Die ehrliche Antwort: Es war kein Plan. Es war Frustration. ### Der Anfang: Eine Branche die Social Media nicht ernst nahm Als ich anfing, Immobilien über TikTok und Instagram zu vermarkten, erntete ich vor allem eines: Skepsis. „Das funktioniert nicht bei Immobilien." „Unsere Käufer sind nicht auf TikTok." „Das ist nichts für uns." Ich hörte diese Sätze von Bauträgern, Maklern und Vertrieben — und ich verstand sie. Immobilien galten als zu hochpreisig, zu komplex, zu seriös für Social Media. Ich sah das anders. ### Was wirklich funktioniert — und was nicht Der größte Fehler den Immobilien-Unternehmen auf Social Media machen: Sie versuchen zu verkaufen, bevor sie Vertrauen aufgebaut haben. TikTok und Instagram belohnen keine Werbung — sie belohnen echten Mehrwert. Ich fing an, Marktdaten zu erklären, Kaufprozesse zu demystifizieren, Fehler beim Immobilienkauf offenzulegen. Die Reaktion war überwältigend. ### Meta Certified Partner: Warum Zertifizierung wichtig ist Parallel zu TikTok baute ich meine Expertise in Meta Ads auf — Facebook und Instagram. Die Zertifizierung als Meta Certified Partner war nicht nur ein Badge: Sie war der Beweis, dass Performance Marketing für Immobilien funktioniert, wenn man es richtig macht. Präzises Targeting, richtige Creatives, sauberes Tracking — das ist der Unterschied zwischen Kampagnen die Geld verbrennen und Kampagnen die Leads generieren. ### Der TikTok Award — und was er wirklich bedeutet Den TikTok Award als bester Immobilien-Marketer Europas zu gewinnen war ein Meilenstein. Aber was mich wirklich stolz macht: nicht der Award selbst, sondern was dahintersteckt. Hunderte Kampagnen. Dutzende Bauträger-Projekte. Millionen-Umsätze für meine Kunden. Der Award war die Bestätigung — die Ergebnisse waren der eigentliche Erfolg. ### Warum ich trotzdem Inscalia gebaut habe Mit Hoss Immo Consulting lief es gut. Sehr gut sogar. Aber ich sah täglich dasselbe Problem: Ich generierte für Bauträger hochwertige Leads — und dann verschwanden sie in Excel-Tabellen, WhatsApp-Gruppen und E-Mail-Chaos. Der beste Lead nützt nichts wenn der Vertrieb ihn nicht sauber abarbeiten kann. Das war der Moment in dem ich wusste: Ich muss eine Plattform bauen. ### Was Inscalia mit Marketing zu tun hat Inscalia ist nicht nur eine Vertriebssoftware — sie ist das fehlende Bindeglied zwischen Marketing und Abschluss. Leads kommen rein, werden qualifiziert, durch die Pipeline geführt, mit Dokumenten versorgt, digital signiert. Kein Lead geht mehr verloren. Das ist die Vision hinter Inscalia — und sie kommt direkt aus meiner Erfahrung als Marketer. - Social Media funktioniert für Immobilien — wenn man Vertrauen vor Verkauf stellt - Meta Ads brauchen Strategie, nicht nur Budget - Der beste Lead ist wertlos ohne einen sauberen Vertriebsprozess dahinter - Inscalia verbindet Marketing und Vertrieb auf einer Plattform ## 18 Jahre Immobilienvertrieb: Was Hüseyin Karaagac gelernt hat Quelle: https://inscalia.de/blog/hueseyin-karaagac-immobilienvertrieb-werdegang Datum: 2026-03-09 Kategorie: GRÜNDER-STORY Hüseyin Karaagac teilt 18 Jahre Erfahrung im deutschen Immobilienvertrieb. Ich habe 18 Jahre lang Immobilien verkauft. Ich habe Teams geführt, Großprojekte abgeschlossen, ein eigenes Unternehmen gegründet. Und ich habe jeden Tag gesehen wie viel Potenzial in dieser Branche ungenutzt bleibt — weil die Werkzeuge fehlen. Das ist warum ich Inscalia mitgegründet habe. ### Der Einstieg: Vertrieb von der Pike auf Ich habe nicht studiert. Ich habe verkauft. Kaltakquise, Einwandbehandlung, Abschluss — die harte Schule des echten Vertriebs. Nach 9 Jahren in der Immobilienbranche wurde ich Verkaufsleiter bei SK Immo Agent und führte ein Team von 15 Maklern. Was ich dabei gelernt habe kann kein Studium lehren. ### Das größte Problem im deutschen Immobilienvertrieb Transparenz. Oder besser gesagt: das Fehlen davon. Als Verkaufsleiter wusste ich morgens oft nicht wo meine 15 Makler stehen. Wer hat welchen Lead? Welcher Deal ist in welcher Phase? Wer braucht Unterstützung? Alles lief über WhatsApp, Excel und Bauchgefühl. Das kostet Deals. ### Schwarzbaum Real Estate: Mein eigener Weg 2019 gründete ich Schwarzbaum Real Estate & Invest in Augsburg. Spezialisiert auf Kauf, Verkauf und Vertrieb von Immobilien in Deutschland. Ich wollte es besser machen als ich es erlebt hatte — strukturierter, transparenter, professioneller. Was ich schnell merkte: Ohne die richtigen digitalen Werkzeuge ist das kaum möglich. ### Dreisprachig im deutschen Immobilienmarkt — ein echter Vorteil Ich spreche fließend Deutsch, Türkisch und Englisch. Was sich nach einer Selbstverständlichkeit anhört, ist im deutschen Immobilienmarkt ein echter Wettbewerbsvorteil. Türkische und internationale Investoren sind eine wachsende Käufergruppe — wer ihre Sprache spricht, nicht nur sprachlich sondern auch kulturell, hat einen entscheidenden Zugang den andere nicht haben. ### Warum ich Inscalia mitgegründet habe Björn Hoss und ich haben dasselbe Problem aus zwei verschiedenen Perspektiven erlebt — er als Marketer, ich als Vertriebsleiter. Marketing generiert Leads. Vertrieb schließt ab. Aber dazwischen klafft eine riesige Lücke: fehlende Transparenz, manuelle Prozesse, keine einheitliche Plattform. Inscalia ist unsere Antwort darauf. ### Was ich jedem Immobilienvertrieb empfehle Nach 18 Jahren habe ich eine klare Meinung: Die Branche digitalisiert sich — ob du willst oder nicht. Die Frage ist nur ob du derjenige bist, der davon profitiert, oder derjenige der aufholt. Struktur, Transparenz und die richtigen Werkzeuge sind kein Nice-to-have mehr. Sie sind der Unterschied zwischen Wachstum und Stagnation. - Transparenz schlägt Bauchgefühl — immer - Ein Team ohne Struktur verliert Deals - Mehrsprachigkeit ist ein unterschätzter Wettbewerbsvorteil - Digitalisierung ist keine Option mehr — sie ist Pflicht ## Bauträger Software Vergleich 2026: Die besten CRM-Lösungen im Test Quelle: https://inscalia.de/blog/bautraeger-software-vergleich-2026 Datum: 2026-03-09 Kategorie: VERGLEICH Welche Software lohnt sich für Bauträger wirklich? Funktionen, Preise, Vor- und Nachteile. Excel, WhatsApp, E-Mail — so managen heute noch viele Bauträger ihren Vertrieb. Wir zeigen welche Software-Lösungen es gibt, was sie können, was sie kosten — und warum Inscalia für den deutschen Markt gebaut wurde. ### Was muss eine Bauträger-Software können? Eine professionelle Bauträger-Software muss Deal-Management, Berater-Steuerung, Käufer-Kommunikation, digitale Signaturen, Provisionsverwaltung und Marktdaten-Integration abdecken. Wer nur eine davon abdeckt ist kein vollständiges System. Der Markt ist voll von Einzellösungen die jeweils ein Problem lösen — aber kein Anbieter hat bisher alles in einer Plattform vereint, die speziell für den deutschen Immobilienvertrieb gebaut wurde. ### Die wichtigsten Anbieter im Überblick Im deutschen Markt gibt es drei grundlegende Ansätze: spezialisierte Immobilien-Software wie Inscalia, branchenübergreifende CRM-Systeme und die klassische Kombination aus Excel und WhatsApp. **Inscalia** All-in-One für Bauträger & IV · **CRM allgemein** Nicht branchenspezifisch · **Excel + WhatsApp** 0 € + viel Arbeitszeit Inscalia wurde speziell für Bauträger und Immobilienvertriebe entwickelt — mit Pipeline, Käuferportal, Marktdaten für 48 Städte und digitaler Signatur. Allgemeine CRM-Systeme bieten viele Integrationen, sind aber nicht auf Immobilien optimiert und erfordern oft aufwändige Konfiguration. Excel und WhatsApp sind kostenlos, bieten aber keinen Überblick, keine Skalierung und kein Tracking. ### Worauf Bauträger bei der Software-Auswahl achten sollten Deutsch. DSGVO-konform. Auf die Immobilienbranche spezialisiert. Pipeline-Management. Käufer-Portal. Digitale Signatur. Berater-Steuerung. Provisionsverwaltung. Marktdaten. Das sind die Must-haves — alles andere ist Nice-to-have. **Praxis-Tipp:** Testen Sie jede Software mindestens 14 Tage im echten Betrieb. Nur so sehen Sie ob die Lösung zu Ihren Prozessen passt — nicht umgekehrt. ### Inscalia im Detail Inscalia wurde von Bauträgern und Immobilienvertrieben gebaut — nicht von Software-Entwicklern die noch nie eine Immobilie verkauft haben. Das merkt man an jeder Funktion. Die Gründer Björn Hoss und Hüseyin Karaagac bringen zusammen über 25 Jahre Erfahrung in Immobilienvertrieb und -marketing mit. - Deal-Pipeline mit Kanban-Board - Käufer-Portal für transparente Kommunikation - Digitale Signatur für Reservierungen - Marktdaten für 48 deutsche Städte - Provisionsverwaltung mit automatischem Splitting - Berater-Management und Performance-Tracking - DSGVO-konform — Made in Germany ## CRM für Immobilienmakler 2026: Der komplette Guide Quelle: https://inscalia.de/blog/crm-immobilienmakler-guide Datum: 2026-03-09 Kategorie: LEITFADEN Welches CRM braucht ein Immobilienmakler wirklich? Funktionen, Preise, Vergleich. Ein CRM für Immobilienmakler ist mehr als eine Kontaktdatenbank. Es ist das Herzstück deines Vertriebs — wenn du das richtige wählst. Wir erklären was ein gutes Immobilien-CRM ausmacht, worauf du achten solltest und warum die meisten Makler das falsche System nutzen. ### Was ist ein CRM und warum brauchen Makler eines? CRM steht für Customer Relationship Management — aber im Immobilienvertrieb geht es um viel mehr als Kontakte verwalten. Ein gutes CRM bildet den gesamten Verkaufsprozess ab: vom ersten Lead über die Qualifizierung, Besichtigung und Reservierung bis zum Notartermin. Ohne CRM arbeitest du blind — mit CRM hast du jederzeit den Überblick über jeden Deal, jeden Kunden und jeden Berater. **Fakt:** Laut Branchenstudien verlieren Immobilienmakler ohne strukturiertes CRM bis zu 30 % ihrer Leads durch fehlende Nachverfolgung. ### Die 7 wichtigsten Funktionen eines Immobilien-CRM 1. Deal-Pipeline — wo steht welcher Käufer? Visualisiere jeden Deal als Kanban-Karte und sieh auf einen Blick wo Handlungsbedarf besteht. 2. Käufer-Matching — wer passt zu welchem Objekt? Automatisches Matching basierend auf Budget, Lage und Präferenzen spart Stunden manueller Arbeit. 3. Automatische Erinnerungen — kein Follow-up mehr verpassen. Das System erinnert dich automatisch an offene Aufgaben und überfällige Kontakte. 4. Dokumenten-Management — alles an einem Ort. Grundrisse, Kaufverträge, Finanzierungsbestätigungen — strukturiert und jederzeit abrufbar. 5. Digitale Signatur — Reservierungen in Sekunden. Rechtssichere elektronische Signaturen beschleunigen Prozesse von Tagen auf Minuten. 6. Team-Management — wer ist für was zuständig? Klare Zuordnung von Deals zu Beratern mit Performance-Tracking und Transparenz. 7. Provisionsverwaltung — automatisch und transparent. Berechnung, Splitting und Nachverfolgung von Provisionen ohne manuellen Aufwand. ### Häufige Fehler bei der CRM-Auswahl **Achtung:** Der häufigste Fehler: Ein branchenübergreifendes CRM zu wählen und es mühsam an Immobilien-Prozesse anzupassen. Das kostet mehr Zeit und Geld als eine spezialisierte Lösung. - Zu viele Funktionen die niemand nutzt — Komplexität statt Effizienz - Keine Immobilien-spezifischen Features wie Einheiten-Verwaltung oder Käufer-Portal - Fehlende DSGVO-Konformität bei internationalen Anbietern - Kein deutscher Support und keine deutsche Oberfläche - Zu lange Vertragsbindung ohne vorherigen Praxistest ### Inscalia — das CRM für den deutschen Immobilienmarkt Inscalia wurde von Praktikern für Praktiker gebaut. Die Gründer Björn Hoss (TikTok Award, bester Immobilien-Marketer Europas) und Hüseyin Karaagac (18 Jahre Vertriebserfahrung, Gründer Schwarzbaum Real Estate) haben die Plattform aus eigener Erfahrung entwickelt — nicht auf Basis theoretischer Anforderungen. Testen Sie Inscalia 14 Tage kostenlos und erleben Sie den Unterschied zwischen einem generischen CRM und einer spezialisierten Immobilien-Plattform. ## Digitaler Immobilienvertrieb 2026: Der komplette Guide für Bauträger & Makler Quelle: https://inscalia.de/blog/digitaler-immobilienvertrieb-guide Datum: 2026-03-09 Kategorie: LEITFADEN Wie funktioniert digitaler Immobilienvertrieb in Deutschland? Der komplette Leitfaden. Der deutsche Immobilienvertrieb digitalisiert sich — aber langsamer als in anderen Branchen. Wer jetzt die richtigen Prozesse aufbaut, hat einen Vorsprung der sich in Millionen-Umsätzen messen lässt. Dieser Guide zeigt wie. ### Warum Digitalisierung im Immobilienvertrieb keine Wahl mehr ist Die Immobilienbranche hinkt der Digitalisierung anderer Branchen um Jahre hinterher. Während E-Commerce, Fintech und SaaS längst vollständig digital arbeiten, verwalten viele Bauträger und Makler ihre Deals noch in Excel. Das Problem: Der Markt wird kompetitiver, Käufer erwarten digitale Erlebnisse und Vertriebsteams werden größer. Ohne digitale Infrastruktur skaliert nichts — weder Umsatz noch Qualität. **60 %** Zeitersparnis durch Digitalisierung · **30 %** Mehr Abschlüsse mit CRM · **< 3 Mon.** Amortisierung der Investition ### Die 5 Phasen des digitalen Immobilienvertriebs #### Phase 1: Lead-Generierung Social Media Marketing (TikTok, Instagram, YouTube), Meta Ads, Google Ads und Content Marketing sind die effektivsten Kanäle für qualifizierte Immobilien-Leads. Björn Hoss, Co-Founder von Inscalia und TikTok Award Gewinner als bester Immobilien-Marketer Europas, hat bewiesen dass Social Media für Immobilien funktioniert — wenn man Vertrauen vor Verkauf stellt. #### Phase 2: Qualifizierung Nicht jeder Lead ist ein Käufer. CRM-basierte Qualifizierung mit automatischem Scoring und Matching filtert die richtigen Interessenten heraus. Das spart dem Vertriebsteam Stunden an manueller Arbeit und fokussiert die Energie auf die vielversprechendsten Kontakte. #### Phase 3: Betreuung Ein digitales Käufer-Portal gibt Interessenten 24/7 Zugang zu Grundrissen, Berechnungen, Dokumenten und Statusupdates. Das reduziert Rückfragen um bis zu 70 % und beschleunigt die Kaufentscheidung erheblich. #### Phase 4: Abschluss Digitale Signaturen für Reservierungsvereinbarungen, Vertriebsrahmenvereinbarungen und Vollmachten beschleunigen den Abschluss von Tagen auf Minuten. Rechtssicher, DSGVO-konform und ohne physischen Dokumentenversand. #### Phase 5: Nachbetreuung Nach der Reservierung beginnt die Finanzierungsphase. Monitoring-Dashboards, automatische Updates und Finanzierer-Anbindung stellen sicher dass kein Deal zwischen Reservierung und Beurkundung verloren geht. ### Tools die Bauträger wirklich brauchen - Deal-Pipeline mit Kanban-Board und Statusverfolgung - Käufer-Portal mit Self-Service-Dokumentenzugriff - Digitale Signatur für rechtssichere Reservierungen - Marktdaten-Integration für fundierte Preisgestaltung - Berater-Performance-Tracking und Team-Management - Provisionsverwaltung mit automatischem Splitting - Exposé-Generator für professionelle Objektpräsentationen ### Häufige Fehler bei der Digitalisierung **Vermeiden Sie diese Fehler:** Zu viele Tools gleichzeitig einführen. Starten Sie mit der Pipeline und erweitern Sie schrittweise. Und: Wählen Sie eine Plattform die für Immobilien gebaut wurde — nicht eine die Sie mühsam anpassen müssen. - Bestehende Prozesse 1:1 digitalisieren statt sie zu optimieren - Das Team nicht mitnehmen — Schulungen und klare Prozesse sind entscheidend - Internationale Tools wählen die nicht DSGVO-konform sind - Einzellösungen statt einer integrierten Plattform ### Wie Inscalia den kompletten Prozess abbildet Inscalia deckt alle 5 Phasen des digitalen Immobilienvertriebs ab — von der Lead-Erfassung über Qualifizierung und Betreuung bis zum digitalen Abschluss und der Nachbetreuung. Gebaut von Hüseyin Karaagac (18 Jahre Vertriebserfahrung) und Björn Hoss (TikTok Award, Meta Certified Partner) — aus echten Praxisproblemen, nicht aus der Theorie. Digitaler Immobilienvertrieb ist kein Projekt mit einem Enddatum. Es ist eine Entscheidung für Wachstum, Transparenz und Skalierbarkeit. Wer heute anfängt, hat morgen den Vorsprung. ## Propstack und Inscalia im Vergleich — Gemeinsamkeiten und Unterschiede Quelle: https://inscalia.de/blog/inscalia-vs-propstack Datum: 2026-03-15 Kategorie: VERGLEICH Propstack und Inscalia im sachlichen Vergleich: Funktionen, Schwerpunkte und für wen welches Tool passt. **Rechtlicher Hinweis:** Dieser Vergleich wurde von Inscalia erstellt und stellt die subjektive Einschätzung des Autors dar. Alle Angaben zu Drittanbietern basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen und wurden nach bestem Wissen zusammengestellt (Stand März 2026). Preise, Features und Leistungen der genannten Anbieter können sich jederzeit ändern. Für die Richtigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. Wer im Immobilienvertrieb nach einer CRM-Lösung sucht, stößt früher oder später auf Propstack — eine der etabliertesten Maklersoftware-Plattformen im deutschsprachigen Raum. Inscalia verfolgt einen anderen Ansatz, speziell für Kapitalanlage-Vertriebe. Dieser Artikel vergleicht beide Plattformen sachlich — ohne Sieger. Die Wahl hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. ### Zwei Plattformen, zwei Schwerpunkte Propstack ist ein etabliertes deutsches Immobilien-CRM mit breitem Funktionsumfang und einem umfangreichen Integrations-Ökosystem. Die Plattform richtet sich an Immobilienmakler und Projektvertriebe unterschiedlicher Größe. Inscalia ist eine neuere SaaS-Plattform, die sich auf den Kapitalanlage-Vertrieb konzentriert und KI-gestützte Automatisierung, integrierte Buchung und E-Signatur in einem Tool vereint. ### Propstack — Stärken - Große, etablierte Plattform mit langjähriger Marktpräsenz - Umfangreiches Integrations-Ökosystem - Breiter Funktionsumfang für verschiedene Makler-Workflows ### Inscalia — Stärken - Eigene iOS-App im App Store: Anrufe klingeln in der App, Anrufer werden mit Name und Status erkannt – ohne die Nummer zu speichern - Speziell für Kapitalanlage-Vertriebe entwickelt - KI-Dokumentenextraktion: Exposés werden automatisch ausgelesen - Buchungsseite, E-Signatur und Kundenportal inklusive - Modernes Dark-UI mit Kanban-Board - Transparente Preise ohne versteckte Zusatzkosten ### Gemeinsamkeiten - Beide sind nach eigenen Angaben DSGVO-konform - Beide bieten Deal-Management und Kontaktverwaltung ### Der Hauptunterschied Propstack bietet ein breites Integrations-Ökosystem und richtet sich an verschiedene Makler-Typen. Inscalia fokussiert sich auf den Kapitalanlage-Vertrieb und integriert KI, Buchung und Signatur direkt in die Plattform. Für Teams, die ein breites Integrations-Ökosystem benötigen, ist Propstack nach aktuellem Stand die umfangreichere Wahl. Für Kapitalanlage-Vertriebe, die einen schlanken All-in-One-Workflow bevorzugen, bietet Inscalia einen direkteren Einstieg. ### Unsere Einschätzung - Etablierte Maklerbüros mit breitem Integrationsbedarf - Teams die verschiedene Makler-Workflows abbilden müssen - Kapitalanlage-Vertriebe und Bauträger - Teams die KI-Automatisierung und ein modernes Interface suchen - Organisationen die alles in einem Tool ohne Mehrfach-Abos wollen Beide Plattformen haben ihre Berechtigung. Die Wahl hängt von Ihren individuellen Anforderungen und Ihrem Schwerpunkt ab. Zuletzt aktualisiert: März 2026 ## TeamProQ und Inscalia — Reservierungsplattform vs. All-in-One CRM Quelle: https://inscalia.de/blog/inscalia-vs-teamproq Datum: 2026-03-24 Kategorie: VERGLEICH TeamProQ und Inscalia im sachlichen Vergleich. Zwei Tools mit unterschiedlichen Schwerpunkten für den Immobilienvertrieb. **Rechtlicher Hinweis:** Dieser Vergleich wurde von Inscalia erstellt und stellt die subjektive Einschätzung des Autors dar. Alle Angaben zu TeamProQ basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand März 2026). Preise, Features und Leistungen können sich jederzeit ändern. Für die Richtigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. TeamProQ und Inscalia sind zwei Tools für den Immobilienvertrieb mit unterschiedlichen Schwerpunkten. Welches besser passt, hängt vom Geschäftsmodell ab. ### Was ist TeamProQ? TeamProQ ist eine Immobiliensoftware der Real Estate Pilot AG. Der Fokus liegt nach eigenen Angaben auf Bauträgern und Projektentwicklern. ### TeamProQ — Stärken - Etabliert seit Jahren am Markt - Reservierungsfunktion für Einheiten - Mängelmanagement-Modul - Portalanbindungen ### Was ist Inscalia? Inscalia ist ein All-in-One CRM speziell für Kapitalanlage-Vertriebe, Bauträger und Maklerbüros. Der Fokus liegt auf dem gesamten Vertriebsprozess — vom Erstkontakt bis zur digitalen Unterschrift. ### Inscalia — Stärken - Eigene iOS-App im App Store: Anrufe klingeln in der App, Anrufer werden mit Name und Status erkannt – ohne die Nummer zu speichern - KI-Dokumentenextraktion - Integrierte Buchungsseite (keine separate Software nötig) - Digitale E-Signatur inklusive - Kundenportal mit Selbstauskunft und Status-Tracking - Kapitalanlage-Renditerechner mit 30-Jahres-Prognose - Schneller Start — 14 Tage kostenlos ### Gemeinsamkeiten - Deal-Management / CRM - Datenhaltung in Deutschland - DSGVO-Konformität **Hinweis:** Alle Angaben basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen (Stand März 2026). Ohne Gewähr. Aktuelle Infos direkt beim jeweiligen Anbieter prüfen. ### Welches Tool passt zu wem? - Bauträger und Projektentwickler - Teams die ein etabliertes Tool mit langer Marktpräsenz suchen - Kapitalanlage-Spezialisten und Vertriebsteams - Teams die alles in einem Tool wollen — ohne separate Abos - Vertriebe die KI für Dokumentenextraktion nutzen möchten - Teams die ein modernes Kundenportal mit Selbstauskunft brauchen Beide Tools haben ihre Berechtigung. TeamProQ ist stark bei Bauträgern mit Fokus auf Reservierung und Mängelmanagement. Inscalia richtet sich an Vertriebe, die KI, digitale Unterschrift und Kundenportal in einem Tool suchen. Die Wahl hängt vom Geschäftsmodell ab. Zuletzt aktualisiert: März 2026 ## Investagon im Überblick: Funktionen, Zielgruppe und Auswahlkriterien im Kapitalanlage-Vertrieb (2026) — und wo Inscalia ansetzt Quelle: https://inscalia.de/blog/inscalia-vs-investagon Datum: 2026-09-13 Kategorie: VERGLEICH Investagon sachlich eingeordnet: Was die Plattform nach Anbieterdarstellung adressiert, für wen sie gedacht ist und welche Kriterien im Kapitalanlage-Vertrieb den Ausschlag geben. **Rechtlicher Hinweis:** Dieser Beitrag wurde von Inscalia erstellt. Angaben zu Investagon beschränken sich bewusst auf die öffentliche Darstellung des Anbieters (Stand: 13.09.2026). Preise und Funktionsumfang nennen wir nicht, weil wir sie nicht nachprüfbar belegen können. Verbindliche Auskünfte gibt es nur beim Anbieter selbst. Wer „Investagon" sucht, steht meist vor einer konkreten Frage: Brauche ich für meinen Kapitalanlage-Vertrieb eine Plattform für Objektdaten und digitale Exposés — oder ein System, das den Vertriebsprozess dahinter führt? Dieser Beitrag ordnet beide Fragen ein, ohne dem anderen Anbieter Eigenschaften zuzuschreiben, die wir nicht belegen können. ### Was ist Investagon? Investagon ist eine Plattform für den Kapitalanlage-Vertrieb und eine eingetragene Marke der Investagon GmbH. Nach Darstellung des Anbieters stehen Objektdaten und digitale Exposés im Mittelpunkt. Welche Funktionen im Detail enthalten sind und was sie kosten, steht verbindlich nur auf der Website des Anbieters — wir geben das hier bewusst nicht in eigenen Worten wieder, weil sich Leistungsumfang und Preise jederzeit ändern können. ### Zwei Engpässe, die oft verwechselt werden Im Kapitalanlage-Vertrieb gibt es zwei getrennte Engpässe. Der erste ist das Material: aktuelle Objektdaten, belastbare Kennzahlen, ein Exposé, das der Kunde versteht. Der zweite ist der Ablauf dahinter: Wer kümmert sich um welchen Interessenten, welche Einheit ist belegt, wann ist der Notartermin, wer bekommt welche Provision. Wer nur den ersten Engpass löst, verkauft weiterhin aus Tabelle und Postfach heraus. Wer nur den zweiten löst, hat einen sauberen Prozess ohne verwertbare Objektdaten. Die ehrliche Frage vor jeder Auswahl lautet deshalb nicht „Welches Tool ist besser?", sondern „Welcher der beiden Engpässe kostet mich gerade mehr Abschlüsse?". ### Wo Inscalia ansetzt Inscalia ist ein CRM für den Immobilienvertrieb und führt Projekte in Einheiten: Jede Wohnung hat einen eigenen Status, einen eigenen Käufer, eigene Unterlagen und einen eigenen Kaufprozess. Dieser Prozess läuft in sechs Stufen — Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen — jeweils mit eigenen Feldern, Aufgaben und Fristen. - Kaufprozess je Einheit inklusive Checkliste vor der Beurkundung: Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet, Käufer informiert - KI-Auslese aus PDF-Unterlagen: jeder Wert mit Sicherheitswert, Konfliktmeldung bei mehr als 10 % Abweichung zwischen zwei Quellen - Exposé-Generator mit PDF- und Link-Ausgabe im eigenen Branding, auf Wunsch passwortgeschützt - Renditerechner mit Cashflow, AfA-Wirkung und Vermögensentwicklung über 30 Jahre, je Kunde speicherbar - Reservierungsvereinbarung mit digitaler Unterschrift ab dem Pro-Paket — ohne zusätzliches Signatur-Abo - Anrufer-Portal mit Power Dialer, Gesprächsprotokoll und Wiedervorlage im selben System - Eigene iOS-App im App Store: Anrufe klingeln in der App, Anrufer werden mit Name und Status erkannt – ohne die Nummer zu speichern - Portale für Käufer, Investoren, Vertriebspartner und Finanzierer — ohne zusätzliche Sitzplatzkosten ### Was wir über Investagon nicht behaupten Vergleichende Werbung ist in Deutschland zulässig, aber nur unter engen Bedingungen: Sie muss objektiv sein, sich auf wesentliche und nachprüfbare Eigenschaften beziehen und darf den Wettbewerber nicht herabsetzen. Genau daran halten wir uns hier. Deshalb finden Sie in diesem Beitrag keine Aufzählung angeblicher Lücken, keine Preisangaben Dritter und keine Screenshots fremder Software. ### So vergleichst du selbst — in einer Stunde 1. Nimm einen tatsächlich abgeschlossenen Kauf aus den letzten Monaten, nicht ein Wunschszenario. 2. Spiele ihn in jedem System nach: Objekt anlegen, Unterlagen hochladen, Exposé erzeugen, Termin vereinbaren. 3. Reserviere die Einheit, lass die Vereinbarung unterschreiben und binde die Finanzierung ein. 4. Bereite den Notartermin vor und rechne die Provision ab. 5. Notiere bei jedem Schritt, ob du das System verlassen musstest — diese Liste ist die eigentliche Entscheidungsgrundlage. Prüfe zusätzlich die Datenübernahme, bevor du dich festlegst. Inscalia importiert Kontakte als CSV oder Excel mit bis zu 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals mit bis zu 500 Zeilen sowie OpenImmo-XML mit bis zu 500 Objekten. Jeder Import zeigt vor dem Schreiben eine Vorschau mit erkannten Spalten und markierten Problemzeilen. ### Fazit Objektmaterial und Vertriebsprozess sind zwei verschiedene Aufgaben. Wer sein Exposé-Problem gelöst hat und trotzdem Abschlüsse verliert, hat kein Materialproblem, sondern ein Ablaufproblem — und umgekehrt. Beide Systeme schließen sich nicht zwingend aus. Investagon ist eine eingetragene Marke der Investagon GmbH. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum: 13.09.2026. ## Inscalia mit Claude verbinden: So funktioniert die MCP-Integration Quelle: https://inscalia.de/blog/inscalia-claude-mcp-integration Datum: 2026-07-19 Kategorie: SOFTWARE Inscalia lässt sich jetzt direkt mit Claude von Anthropic verbinden — offen über das Model Context Protocol (MCP). Wir erklären, was das bedeutet, wie sicher es ist und wie du es in wenigen Minuten einrichtest. Ab sofort kannst du dein Inscalia-Konto direkt mit Claude von Anthropic verbinden. Kein Export, kein Copy-Paste von Objektdaten in einen Chat, kein separates Tool dazwischen — Claude spricht offen über das Model Context Protocol (MCP) mit deinem echten Inscalia-Konto. MCP ist ein offener Standard, mit dem KI-Assistenten wie Claude kontrolliert auf externe Systeme zugreifen können — statt für jede App eine eigene, proprietäre Anbindung zu brauchen. Für dich heißt das: eine Verbindung, und Claude kann direkt mit deinen echten Inscalia-Daten arbeiten, wenn du es freigibst. ### Warum das relevant ist Gerade im Immobilienvertrieb landet ständig Kontext an verschiedenen Stellen: ein Exposé hier, eine Kennzahl dort, eine Frage zum aktuellen Stand eines Deals. Bisher musstest du das selbst zusammensuchen und in einen Chat kopieren, wenn du KI-Unterstützung wolltest. Mit der MCP-Verbindung kann Claude direkt nachfragen — kontrolliert und nur mit den Rechten, die du ausdrücklich freigibst. ### Wie sicher ist das? Die Verbindung läuft über einen vollständigen OAuth-Roundtrip — dasselbe Prinzip, das du von „Mit Google anmelden" kennst. Es werden zu keinem Zeitpunkt Passwörter oder Zugangsdaten an Claude übergeben. Du bestätigst die Verbindung explizit auf einem eigenen Freigabe-Bildschirm, siehst dort genau, welche Rechte angefragt werden, und kannst den Zugriff jederzeit wieder widerrufen. **Sicherheit:** Jede Anfrage über die MCP-Schnittstelle läuft unter deiner eigenen, authentifizierten Identität — Claude bekommt nie mehr Rechte, als dein eigener Nutzer-Account ohnehin hat. ### So richtest du die Verbindung ein 1. Öffne in Claude die Einstellungen und gehe zu „Connectors". 2. Wähle „Custom Connector hinzufügen" und trage die Adresse mcp.inscalia.de/mcp ein. 3. Claude leitet dich zu einem Inscalia-Freigabe-Bildschirm weiter — dort siehst du genau, welche Berechtigungen angefragt werden. 4. Bestätige mit „Zugriff erlauben" und du bist verbunden. Die Freigabe-Anfrage ist zeitlich begrenzt gültig. Falls du beim Verbinden unterbrochen wirst, starte den Vorgang in Claude einfach neu, statt einen alten, bereits geöffneten Tab weiterzuverwenden. ### Wo du das im Produkt findest Die Claude-Integration steht neben den anderen Anbindungen unter „API & Integrationen" im Admin-Bereich — dort kannst du die MCP-Server-Adresse jederzeit direkt kopieren. Die Integration befindet sich aktuell in einer frühen Ausbaustufe (Milestone 1): Der OAuth-Roundtrip steht vollständig, weitere Tools für den direkten Zugriff auf Objekte, Kunden und Deals folgen in den kommenden Wochen. ## Excel im Immobilienvertrieb ablösen — wann sich der Umstieg lohnt Quelle: https://inscalia.de/blog/immobilienvertrieb-excel-abloesen Datum: 2026-07-30 Kategorie: VERGLEICH Excel-Verkaufslisten stoßen im Vertrieb schnell an Grenzen. Woran man das merkt, was ein CRM anders macht und wann sich der Umstieg wirklich rechnet. Fast jeder Immobilienvertrieb startet mit Excel — und das aus gutem Grund: Eine Tabelle ist sofort da, kostet nichts extra und jeder kann sie bedienen. Die Frage ist nicht, ob Excel funktioniert. Die Frage ist, ab wann es mehr Zeit kostet, als es spart. Dieser Artikel beschreibt die typischen Grenzen, an die Vertriebe mit Tabellen stoßen, und woran Sie erkennen, dass der Umstieg sich rechnet. Ohne Pauschalurteil: Für kleine Bestände bleibt Excel eine legitime Wahl. ### Wo Excel im Vertrieb an Grenzen stößt #### 1. Zwei Personen, zwei Wahrheiten Sobald mehr als eine Person an der Verkaufsliste arbeitet, entstehen Kopien: „Liste_final", „Liste_final_neu", die Version im Mailanhang. Wer eine Einheit reserviert hat, steht dann in drei Dateien unterschiedlich. Der Schaden entsteht nicht durch die Tabelle selbst, sondern durch die Zeit, die das Abgleichen frisst — und durch Doppelreservierungen gegenüber Kunden. #### 2. Kein Verlauf, keine Nachvollziehbarkeit Eine Zelle wird überschrieben, und die vorherige Information ist weg. Wer hat den Status geändert? Wann? Auf welcher Grundlage? Bei Rückfragen im Nachhinein — etwa wer eine Einheit zuerst zugesagt bekommen hat — lässt sich das aus einer Tabelle nicht rekonstruieren. #### 3. Wiedervorlagen leben im Kopf Eine Tabelle erinnert niemanden an einen Rückruf. Wiedervorlagen wandern in Kalender, Notizzettel oder gar nicht erst irgendwohin. Verlorene Abschlüsse entstehen selten durch schlechte Beratung, sondern durch Nachfassen, das schlicht untergeht. #### 4. Datenschutz wird zur offenen Flanke Verkaufslisten enthalten personenbezogene Daten von Interessenten. Liegen sie als Datei auf mehreren Rechnern und in Postfächern, ist praktisch nicht mehr nachvollziehbar, wer worauf Zugriff hat. Auskunfts- und Löschersuchen nach DSGVO lassen sich so kaum belastbar beantworten. Der Punkt Datenschutz wird oft unterschätzt. Verteilte Tabellen mit Kundendaten sind kein theoretisches Risiko, sondern der Normalfall in gewachsenen Strukturen — und die Nachweispflicht liegt beim Verantwortlichen. ### Was ein CRM strukturell anders macht - Eine gemeinsame Datenbasis statt Dateikopien — alle sehen denselben Stand - Änderungen werden protokolliert und bleiben nachvollziehbar - Aufgaben und Wiedervorlagen hängen am Datensatz, nicht am Gedächtnis - Zugriffsrechte je Rolle statt Datei-Weitergabe - Auswertungen ohne manuelles Zusammenkopieren Der entscheidende Unterschied ist nicht der Funktionsumfang, sondern die Verbindlichkeit: In einer Tabelle ist jeder Eintrag eine Behauptung. In einem System mit Rechten und Verlauf ist er ein Vorgang. ### Wann Excel weiterhin ausreicht Ehrlich bleiben: Nicht jeder braucht ein CRM. Excel genügt in der Regel, solange genau eine Person die Liste pflegt, der Bestand überschaubar ist und keine personenbezogenen Interessentendaten dauerhaft darin liegen. - nur eine Person die Liste pflegt - weniger als etwa 20 Einheiten parallel laufen - keine Interessentendaten dauerhaft gespeichert werden - kein Team auf denselben Stand angewiesen ist ### Woran Sie den richtigen Zeitpunkt erkennen - zwei oder mehr Personen dieselbe Liste bearbeiten - Sie regelmäßig Versionsstände abgleichen müssen - Reservierungen doppelt vergeben wurden - niemand sagen kann, wer wann welchen Status gesetzt hat - Rückrufe untergehen, weil sie nirgends verbindlich stehen - Sie bei einer DSGVO-Auskunft nicht sicher sagen könnten, wo überall Daten liegen Ein pragmatischer Zwischenschritt: Führen Sie zuerst nur die aktiven Einheiten und Interessenten im System, und lassen Sie abgeschlossene Vorgänge im Archiv. Das senkt die Hürde beim Start erheblich. ### Was der Umstieg praktisch bedeutet Der häufigste Grund, warum ein Umstieg scheitert, ist nicht die Software, sondern die Datenübernahme. Wer versucht, jahrelang gewachsene Tabellen vollständig zu migrieren, verliert sich in Altlasten. Sinnvoller ist ein Schnitt: aktive Vorgänge sauber übernehmen, historische Daten als Archiv behalten. In Inscalia lassen sich Bestandsdaten per CSV-Import übernehmen; Objekte und Einheiten können dabei mitsamt Status übertragen werden. Für Interessentendaten empfiehlt sich vorher eine Bereinigung — schon aus Datenschutzgründen sollten nur Daten übernommen werden, für die eine Rechtsgrundlage besteht. Fazit: Excel ist kein schlechtes Werkzeug, sondern ein Werkzeug mit klarer Obergrenze. Diese Grenze verläuft dort, wo mehrere Menschen auf denselben Stand angewiesen sind. Wer sie überschritten hat, merkt es meist nicht an fehlenden Funktionen, sondern an der Zeit, die für Abgleich und Nachfragen draufgeht. ## onOffice und Inscalia im Vergleich — Maklersoftware oder Vertriebsplattform? Quelle: https://inscalia.de/blog/inscalia-vs-onoffice Datum: 2026-07-30 Kategorie: VERGLEICH onOffice und Inscalia im sachlichen Vergleich: unterschiedliche Schwerpunkte, Stärken beider Systeme und für wen welches passt. **Rechtlicher Hinweis:** Dieser Vergleich wurde von Inscalia erstellt und stellt die subjektive Einschätzung des Autors dar. Alle Angaben zu Drittanbietern basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen und wurden nach bestem Wissen zusammengestellt (Stand Juli 2026). Preise, Features und Leistungen der genannten Anbieter können sich jederzeit ändern. Für die Richtigkeit und Aktualität übernehmen wir keine Gewähr. onOffice ist eine Marke der onOffice GmbH; die Nennung dient ausschließlich der Beschreibung des Wettbewerbsumfelds. onOffice zählt zu den bekanntesten Maklersoftware-Lösungen im deutschsprachigen Raum und ist in vielen Maklerbüros seit Jahren im Einsatz. Inscalia verfolgt einen anderen Zuschnitt: eine Plattform für den Kapitalanlage-Vertrieb. Beide Systeme lösen unterschiedliche Aufgaben. Dieser Artikel ordnet die Schwerpunkte ein — ohne Sieger, weil die Antwort vom Geschäftsmodell abhängt. ### Unterschiedliche Ausgangspunkte onOffice kommt aus der klassischen Maklerwelt: Objektakquise, Vermarktung über Portale, Interessentenverwaltung und die dazugehörigen Abläufe im Maklerbüro. Der Funktionsumfang ist entsprechend breit und über Jahre gewachsen. Inscalia ist auf den Vertrieb von Kapitalanlage-Immobilien zugeschnitten — also auf Konstellationen mit Bauträger, Vertrieb, Berater, Käufer und Finanzierer. Der Schwerpunkt liegt auf dem Weg vom Lead bis zum Notartermin. ### onOffice — Stärken - Etablierte Lösung mit langjähriger Marktpräsenz im Maklergeschäft - Breiter Funktionsumfang rund um klassische Makleraufgaben - Ausgeprägte Portalanbindung für die Objektvermarktung - Großes Partner- und Dienstleisternetzwerk ### Inscalia — Stärken - Eigene iOS-App im App Store: Anrufe klingeln in der App, Anrufer werden mit Name und Status erkannt – ohne die Nummer zu speichern - Auf Kapitalanlage-Vertriebe zugeschnittene Abläufe - KI-gestützte Auslese von Objektdaten aus Dokumenten - Buchungsseite, E-Signatur und Kundenportal ohne Zusatztools - Integrierte Telefonie mit Gesprächsprotokollierung - Transparente Preise ohne versteckte Zusatzkosten ### Gemeinsamkeiten - Beide sind nach eigenen Angaben DSGVO-konform und hosten in der EU - Beide bieten Kontakt- und Objektverwaltung sowie Rechteverwaltung - Beide lassen sich im Team mit mehreren Nutzern einsetzen ### Der entscheidende Unterschied Die Frage ist weniger, welches System mehr kann, sondern welcher Prozess abgebildet werden soll. Wer Objekte akquiriert und über Portale vermarktet, findet in klassischer Maklersoftware den passenderen Zuschnitt. Wer ein Bestandsobjekt in Einheiten aufteilt und über Berater an Kapitalanleger vertreibt, braucht andere Abläufe — Reservierungen, Provisionsstufen, Finanzierungsstände. Prüfen Sie vor der Entscheidung, wo Ihre Arbeit tatsächlich stattfindet: überwiegend in der Objektvermarktung oder überwiegend in der Betreuung von Käufern bis zum Notartermin? Diese eine Frage trennt die beiden Kategorien zuverlässiger als jede Funktionsliste. ### Unsere Einschätzung - Sie überwiegend Einzelobjekte akquirieren und vermarkten - Portalanbindung zentral für Ihr Geschäft ist - Sie etablierte Makler-Workflows abbilden möchten - Sie Kapitalanlagen über Berater oder Vertriebspartner verkaufen - mehrere Parteien am selben Vorgang arbeiten - Sie Reservierung, Signatur und Finanzierungsstand in einem System führen wollen Beide Ansätze haben ihre Berechtigung. Entscheidend ist nicht die Länge der Funktionsliste, sondern ob das System den Weg abbildet, den Ihre Abschlüsse tatsächlich nehmen. ## E-Signatur im Immobilienvertrieb: integriert oder als Zusatztool? Quelle: https://inscalia.de/blog/e-signatur-immobilien-integriert-statt-zusatztool Datum: 2026-07-30 Kategorie: VERGLEICH Separate Signaturdienste oder integrierte E-Signatur? Rechtliche Grundlagen, praktische Unterschiede und wann welcher Weg sinnvoll ist. **Rechtlicher Hinweis:** Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und stellt keine Rechtsberatung dar. Ob eine bestimmte Signaturform im Einzelfall ausreicht, hängt vom jeweiligen Dokument und der gesetzlichen Formvorschrift ab. Bitte klären Sie dies mit Ihrem Rechtsbeistand oder Notar. Stand Juli 2026. Kaum ein Vertriebsprozess kommt heute ohne elektronische Unterschrift aus — Reservierungsvereinbarungen, Selbstauskünfte, Maklerverträge und Datenschutzeinwilligungen laufen digital. Die Frage ist selten ob, sondern womit. ### Was rechtlich gilt — kurz eingeordnet Die europäische eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Für die meisten Dokumente im Vertriebsalltag genügt die einfache oder fortgeschrittene Form, sofern keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist. Wichtige Ausnahme: Der Immobilienkaufvertrag selbst bedarf nach § 311b BGB der notariellen Beurkundung. Er kann durch keine Form der elektronischen Signatur ersetzt werden — unabhängig vom eingesetzten Anbieter. Elektronische Signaturen betreffen im Immobilienvertrieb also die Dokumente rund um den Kaufvertrag, nicht diesen selbst. Praktisch relevant ist außerdem die Nachweisbarkeit: Wer hat wann was unterschrieben? Ein belastbares Protokoll mit Zeitstempel, IP-Adresse und Dokumentversion ist im Streitfall oft wichtiger als die Signaturstufe. ### Separater Signaturdienst — wofür er spricht - Spezialisierte Anbieter decken oft alle eIDAS-Stufen bis zur qualifizierten Signatur ab - Unabhängig vom übrigen Systemumfeld einsetzbar - Etablierte Anbieter sind vielen Vertragspartnern bereits vertraut Wer regelmäßig Dokumente mit gesetzlicher Schriftform zeichnen muss, kommt an einem Anbieter mit qualifizierter Signatur kaum vorbei. Das ist eine Frage der Rechtsform, nicht der Bequemlichkeit. ### Integrierte Signatur — wofür sie spricht - Das Dokument entsteht dort, wo die Daten liegen — kein Export, kein erneutes Hochladen - Der Signaturstatus hängt am Vorgang und ist für alle Beteiligten sichtbar - Keine zweite Nutzerverwaltung und kein separater Vertrag - Weniger Systemwechsel bedeutet weniger Medienbrüche im Ablauf Der praktische Gewinn liegt weniger in der Signatur selbst als im Weg davor und danach: Wenn die Reservierungsvereinbarung automatisch mit den Objekt- und Kundendaten befüllt wird und der unterschriebene Stand direkt am Vorgang liegt, entfällt der Abgleich zwischen zwei Systemen. ### Die Datenschutzfrage Jeder externe Signaturdienst verarbeitet personenbezogene Daten Ihrer Kunden. Das erfordert einen Auftragsverarbeitungsvertrag und — je nach Serverstandort — eine Prüfung der Drittlandübermittlung. Bei Anbietern außerhalb der EU ist das ein eigener Prüfpunkt, der im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert sein sollte. Unabhängig vom gewählten Weg: Klären Sie vorab Serverstandort, Aufbewahrungsdauer der signierten Dokumente und wer im Unternehmen Zugriff auf die Signaturprotokolle hat. ### Wie es in Inscalia gelöst ist Inscalia bringt eine E-Signatur für die Dokumente des Vertriebsprozesses mit — etwa Reservierungsvereinbarungen. Vorlagen werden mit den vorhandenen Objekt- und Kundendaten befüllt, der Signaturstatus ist am Vorgang sichtbar, und die unterschriebene Fassung liegt anschließend im Dokumentenbereich des Kunden. Für Dokumente mit gesetzlicher Schriftform oder notarieller Beurkundung ersetzt das keinen spezialisierten Anbieter beziehungsweise den Notartermin. Die integrierte Signatur deckt den Alltag ab, nicht die Sonderfälle. ### Entscheidungshilfe - Sie regelmäßig qualifizierte Signaturen nach eIDAS benötigen - Vertragspartner einen bestimmten Anbieter voraussetzen - Dokumente außerhalb des Vertriebsprozesses gezeichnet werden - überwiegend Reservierungen, Selbstauskünfte und Einwilligungen gezeichnet werden - die Dokumente ohnehin aus Ihren Vertriebsdaten entstehen - mehrere Beteiligte den Signaturstand sehen sollen Die Entscheidung ist selten ein Entweder-oder. Viele Vertriebe nutzen die integrierte Signatur für den Alltag und einen spezialisierten Anbieter für die wenigen Dokumente, die eine qualifizierte Signatur verlangen. ## E-Rechnungspflicht: Was Immobilienvertriebe wissen müssen Quelle: https://inscalia.de/blog/e-rechnung-pflicht-immobilienvertrieb Datum: 2026-07-30 Kategorie: RECHT Die E-Rechnung wird im B2B-Bereich zur Pflicht. Was das für Provisionsabrechnungen bedeutet, welche Formate gelten und worauf Sie achten sollten. **Rechtlicher Hinweis:** Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick nach bestem Wissen (Stand Juli 2026) und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Fristen, Schwellenwerte und Anforderungen können sich ändern und hängen vom Einzelfall ab. Bitte klären Sie Ihre konkrete Situation mit Ihrem Steuerberater. Die elektronische Rechnung ist im deutschen B2B-Geschäft von der Kür zur Pflicht geworden. Für Immobilienvertriebe betrifft das vor allem einen Bereich, an den zunächst niemand denkt: die Provisionsabrechnung gegenüber Vertriebspartnern und Beratern. ### Was eine E-Rechnung überhaupt ist Der häufigste Irrtum zuerst: Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne der Vorschrift. Gemeint ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das ein Buchhaltungssystem ohne manuelle Eingabe verarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland haben sich daraus zwei verbreitete Ausprägungen etabliert: - XRechnung — ein reines XML-Format, das vor allem im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern verlangt wird - ZUGFeRD — ein Hybridformat: ein PDF, in das die strukturierten Daten eingebettet sind. Für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar Für die reine Empfangsfähigkeit genügt es, dass Ihr System beide Formate entgegennehmen und archivieren kann. Für den Versand ist die Frage, welches Format Ihr Empfänger erwartet. ### Wen es wann trifft Die Umstellung erfolgt gestaffelt: Zuerst kam die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können — sie gilt bereits. Für den Versand gelten Übergangsregelungen, die nach Unternehmensgröße und Umsatz gestaffelt sind und schrittweise auslaufen. Die konkreten Stichtage und Schwellenwerte haben sich im Gesetzgebungsverfahren mehrfach geändert. Verlassen Sie sich für Ihre Planung nicht auf Blogartikel — auch nicht auf diesen. Fragen Sie Ihren Steuerberater nach dem für Sie geltenden Zeitpunkt. Betroffen sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen — im Immobilienvertrieb also typischerweise an Käufer — fallen nicht darunter. ### Der blinde Fleck: Provisionsabrechnungen Genau hier wird es für Vertriebe relevant. Wer mit selbstständigen Beratern, Tippgebern oder Vertriebspartnern arbeitet, rechnet mit Unternehmern ab — und damit im B2B-Bereich. Diese Abrechnungen laufen in vielen Häusern bis heute als PDF oder sogar als Excel-Übersicht. Besonders verbreitet ist die Gutschrift: Nicht der Berater stellt eine Rechnung, sondern der Vertrieb rechnet ab. Auch eine solche Gutschrift ist umsatzsteuerlich eine Rechnung und unterliegt denselben Formatanforderungen. - Rechnen Sie mit selbstständigen Beratern oder Partnern ab? - Erfolgt das per Gutschrift statt per Eingangsrechnung? - Liegen Ihnen die vollständigen Adressdaten aller Empfänger vor? - Können Sie eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien verarbeiten und revisionssicher archivieren? ### Was in der Praxis am häufigsten fehlt Die technische Erzeugung einer XML-Datei ist selten das Problem. Es scheitert an den Daten. EN 16931 verlangt Pflichtangaben, die in gewachsenen Vertriebsdatenbanken oft nicht vollständig vorliegen: - Vollständige Anschrift beider Parteien — Name allein genügt nicht, es braucht mindestens Ort, Postleitzahl und Ländercode - Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beziehungsweise Steuernummer - Bei öffentlichen Auftraggebern zusätzlich die Leitweg-ID des Empfängers - Eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummern Der pragmatische erste Schritt hat nichts mit Software zu tun: Vervollständigen Sie die Stammdaten Ihrer Vertriebspartner. Ohne Adresse und Steuernummer scheitert jedes Format. ### Wie Inscalia das aktuell abbildet Inscalia kann Provisionsabrechnungen je Empfänger und Monat als XRechnung-XML im UBL-2.1-Format exportieren. Der Export orientiert sich an EN 16931 und trägt die XRechnung-3.0-Kennung. Wichtig und bewusst offen gesagt: Dieser Export ist als Arbeitsgrundlage gedacht, nicht als zertifiziert validierte E-Rechnung. Insbesondere die Leitweg-ID wird derzeit nicht mitgeführt, und vollständige Adressdaten liegen nur vor, soweit sie gepflegt sind. Prüfen Sie erzeugte Dateien vor dem Versand mit einem Validator — etwa dem frei verfügbaren KoSIT-Validator — und sprechen Sie das Format mit Ihrem Steuerberater ab. Wir halten diesen Hinweis für wichtiger als eine griffige Aussage. Eine Rechnung, die formal fehlerhaft ist, kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden — das ist kein Detail, das man im Marketing wegkürzt. ### Was Sie jetzt sinnvoll tun können - Klären Sie mit dem Steuerberater, ab wann Sie versenden müssen - Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen und archivieren können - Vervollständigen Sie die Stammdaten Ihrer Vertriebspartner - Testen Sie einen Export mit einem Validator, bevor Sie umstellen - Klären Sie mit Partnern, welches Format sie erwarten Die E-Rechnung ist weniger ein Softwarethema als ein Datenthema. Wer seine Partnerstammdaten sauber führt, hat den größten Teil der Arbeit erledigt — unabhängig davon, mit welchem System er am Ende exportiert. ## Power Dialer im Immobilienvertrieb: Wann sich automatisiertes Wählen lohnt Quelle: https://inscalia.de/blog/power-dialer-immobilienvertrieb Datum: 2026-07-30 Kategorie: VERTRIEB Wie ein Power Dialer die Schlagzahl im Telefonvertrieb erhöht, wo die Grenzen liegen und was rechtlich zu beachten ist. Im Telefonvertrieb entscheidet die Schlagzahl. Nicht, weil mehr Anrufe automatisch mehr Abschlüsse bedeuten, sondern weil zwischen zwei Gesprächen erstaunlich viel Zeit verloren geht: Nummer suchen, Notiz von eben zu Ende tippen, Wiedervorlage setzen, nächsten Datensatz öffnen. Genau dort setzt ein Power Dialer an. Er nimmt dem Berater das Drumherum ab, nicht das Gespräch. ### Wie ein Power Dialer arbeitet Der Berater startet eine Sitzung auf Basis einer Liste oder einer gespeicherten Ansicht. Nach jedem beendeten Gespräch schlägt das System automatisch den nächsten Kontakt vor. Gesprächsergebnis und Notiz landen direkt am Datensatz, die Wiedervorlage wird im selben Zug gesetzt. Abzugrenzen davon ist der Predictive Dialer, der mehrere Nummern gleichzeitig anwählt und nur verbundene Gespräche durchstellt. Das erhöht die Schlagzahl weiter, bringt aber ein bekanntes Problem mit sich: Angerufene erleben eine Gesprächspause oder einen abgebrochenen Anruf, wenn kein Berater frei ist. Für den deutschen Markt ist das relevant: Verlassene Anrufe sind nicht nur ein Imageproblem. Wer regelmäßig anruft und auflegt, bewegt sich schnell im Bereich der belästigenden Werbung. ### Was sich realistisch ändert Seriöse Erwartung: Ein Power Dialer erhöht nicht die Abschlussquote je Gespräch. Er erhöht die Anzahl der Gespräche in derselben Zeit — und er sorgt dafür, dass weniger Nachfassen untergeht. - Weniger Leerlauf zwischen den Gesprächen - Notizen entstehen im Gespräch statt danach aus dem Gedächtnis - Wiedervorlagen werden verbindlich gesetzt statt aufgeschrieben - Auswertbar wird, was vorher Bauchgefühl war: Erreichbarkeit nach Tageszeit, Ergebnisse je Liste Der unterschätzte Effekt liegt in der Nachbereitung. Nicht der schnellere Anruf bringt den Abschluss, sondern der Rückruf, der nicht vergessen wurde. ### Die rechtlichen Grenzen — kurz und unbequem **Rechtlicher Hinweis:** Allgemeine Einordnung nach bestem Wissen, keine Rechtsberatung. Bitte klären Sie Ihre Praxis mit Ihrem Rechtsbeistand. Stand Juli 2026. Ein Dialer macht das Telefonieren schneller — er macht es nicht zulässiger. Werbeanrufe bei Verbrauchern ohne deren vorherige ausdrückliche Einwilligung sind nach § 7 UWG unzulässig. Das gilt unabhängig davon, ob manuell oder automatisiert gewählt wird. - Bei Verbrauchern ist eine vorherige ausdrückliche Einwilligung erforderlich - Die Einwilligung muss nachweisbar dokumentiert sein — wer, wann, wofür - Die Rufnummer darf nicht unterdrückt werden - Ein Widerspruch muss sofort wirksam werden und weitere Anrufe verhindern Praktisch heißt das: Die Werbeeinwilligung gehört an den Datensatz, nicht in einen Ordner. Und eine Sperrliste muss zwingend systemseitig greifen — nicht als Notiz, die jemand übersehen kann. ### Wann sich die Einführung lohnt - mehrere Berater täglich telefonieren - die Listen groß genug sind, dass Nummernsuche spürbar Zeit kostet - Sie messen wollen, was funktioniert — statt zu schätzen - Rückrufe regelmäßig untergehen - nur gelegentlich telefoniert wird - Ihre Gespräche überwiegend eingehend sind - die Einwilligungslage ungeklärt ist — dann zuerst das klären ### Wie es in Inscalia umgesetzt ist Inscalia bringt Telefonie direkt mit: Der Power Dialer arbeitet Listen und gespeicherte Ansichten ab, Gespräche werden protokolliert, Ergebnisse und Wiedervorlagen entstehen im Gespräch. Aufzeichnungen sind möglich, ebenso eine Auswertung nach Beratern und Zeiträumen. Zur Aufzeichnung: Das Mitschneiden von Telefongesprächen ist nur mit Einwilligung aller Beteiligten zulässig. Ein Hinweis zu Gesprächsbeginn und eine dokumentierte Zustimmung sind Pflicht, nicht Kür. Ein Power Dialer ist ein Werkzeug für Teams, die ohnehin telefonieren — er ersetzt weder ein Konzept noch die Klärung, wen man überhaupt anrufen darf. ## KI-Auslese: Objektdaten automatisch aus Exposés übernehmen Quelle: https://inscalia.de/blog/ki-dokumentenauslese-immobilien Datum: 2026-07-30 Kategorie: PRODUKT Wie automatische Dokumentenauslese Objektdaten erfasst, wo die Grenzen liegen und warum Kontrolle trotzdem nötig bleibt. Jedes neue Objekt beginnt mit derselben undankbaren Arbeit: Ein Exposé, eine Teilungserklärung, eine Mietaufstellung — und irgendjemand tippt Kaufpreis, Fläche, Baujahr und Mieteinnahmen von Hand ab. Bei einem Mehrfamilienhaus mit zwanzig Einheiten ist das ein halber Tag. Automatische Dokumentenauslese nimmt diesen Schritt ab. Nicht perfekt, aber gut genug, um die Arbeit vom Abtippen zum Prüfen zu verschieben. ### Was dabei technisch passiert Das hochgeladene Dokument wird in Text umgewandelt — bei gescannten PDFs per Texterkennung. Anschließend werden die relevanten Angaben identifiziert und den Feldern im System zugeordnet: Kaufpreis, Wohnfläche, Zimmerzahl, Baujahr, Hausgeld, Mieteinnahmen. Die Schwierigkeit liegt nicht im Erkennen von Zahlen, sondern in ihrer Zuordnung. In einem Exposé stehen oft mehrere Preise: Kaufpreis, Preis pro Quadratmeter, Instandhaltungsrücklage, manchmal ein Vorjahreswert. Welche Zahl in welches Feld gehört, entscheidet der Kontext. ### Wo die Grenzen liegen Ehrlichkeit ist hier wichtiger als Werbung, weil falsch übernommene Objektdaten teuer werden können. - Schlecht gescannte oder fotografierte Dokumente liefern schlechtere Ergebnisse - Ungewöhnliche Layouts und Tabellen über mehrere Seiten sind fehleranfällig - Bei mehreren Einheiten in einem Dokument ist die Zuordnung zur richtigen Einheit die häufigste Fehlerquelle - Handschriftliche Ergänzungen werden in der Regel nicht zuverlässig erfasst Automatisch übernommene Zahlen sind ein Vorschlag, keine geprüfte Angabe. Bevor ein Objekt veröffentlicht oder ein Exposé an Interessenten geht, gehört jeder übernommene Wert einmal gegengelesen — insbesondere Kaufpreis, Fläche und Mieteinnahmen. ### Was sich praktisch ändert Der Gewinn liegt weniger in der eingesparten Zeit als in der Vollständigkeit. Wer von Hand erfasst, füllt erfahrungsgemäß die Pflichtfelder und lässt den Rest leer. Die automatische Auslese trägt auch die Felder ein, die man sonst überspringt — und genau die fehlen später bei Auswertungen und in Exposés. - Objektanlage in Minuten statt Stunden - Vollständigere Datensätze, weil auch Nebenfelder befüllt werden - Weniger Übertragungsfehler als beim manuellen Abtippen - Der Aufwand verschiebt sich vom Erfassen zum Prüfen ### Datenschutz nicht vergessen Dokumente aus dem Immobilienvertrieb enthalten häufig personenbezogene Daten — Mieternamen in Mietaufstellungen, Eigentümerangaben in Teilungserklärungen. Wenn diese Dokumente zur Auslese an einen Dienst übergeben werden, ist das eine Verarbeitung im Sinne der DSGVO. Klären Sie vorab: Wo werden die Dokumente verarbeitet, wie lange bleiben sie dort, und liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag vor? Diese Punkte gehören in Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. ### Wie es in Inscalia funktioniert Beim Anlegen eines Objekts können Exposés und weitere Unterlagen hochgeladen werden. Die erkannten Angaben werden den Objektfeldern zugeordnet und lassen sich vor der Übernahme prüfen und korrigieren. Bei Mehrfamilienhäusern können Einheiten mitsamt Fläche und Zimmerzahl angelegt werden. Die Auslese ersetzt die fachliche Prüfung nicht. Sie ersetzt das Abtippen. Der ehrlichste Maßstab für solche Funktionen ist nicht die Trefferquote im Datenblatt, sondern die Frage: Wie viel Arbeit bleibt danach übrig? Wenn aus einem halben Tag Abtippen zwanzig Minuten Prüfen werden, hat sich der Einsatz gelohnt. ## OpenImmo verstehen: Der Standard für Immobiliendaten Quelle: https://inscalia.de/blog/openimmo-schnittstelle-erklaert Datum: 2026-07-31 Kategorie: TECHNIK Was OpenImmo ist, wofür der Standard genutzt wird und worauf beim Umzug von Objektdaten zwischen Systemen zu achten ist. Wer Objektdaten zwischen zwei Systemen bewegt, stößt unweigerlich auf OpenImmo. Der Standard ist seit über zwei Jahrzehnten die gemeinsame Sprache der deutschen Immobilienbranche — und trotzdem sorgt er regelmäßig für Überraschungen. ### Was OpenImmo ist OpenImmo ist ein XML-basierter Standard zur Beschreibung von Immobilienangeboten. Er definiert, wie Objektart, Preise, Flächen, Ausstattung, Texte und Bilder strukturiert werden, damit unterschiedliche Systeme dieselben Daten verstehen. Genutzt wird er vor allem in zwei Richtungen: Maklersoftware übergibt Objekte an Immobilienportale, und beim Wechsel der Software wandern Bestandsdaten von einem System ins andere. ### Wie ein Transfer aufgebaut ist Üblicherweise wird nicht eine einzelne Datei übergeben, sondern ein Paket: eine XML-Datei mit den strukturierten Angaben und daneben die zugehörigen Bilder und Dokumente. Die XML verweist auf die Dateinamen, das Paket wird als ZIP transportiert. - Ein Transfer enthält einen Anbieter mit einer oder mehreren Immobilien - Jede Immobilie trägt eine eigene Kennung des Quellsystems - Anhänge werden über Dateinamen referenziert, nicht eingebettet - Eine Aktionsart steuert, ob ein Objekt neu ist, geändert oder gelöscht wurde ### Die typischen Stolperfallen #### Namensräume Der häufigste technische Fallstrick: Verschiedene Anbieter setzen unterschiedliche XML-Namensräume und Präfixe auf dasselbe Schema. Ein Import, der starr auf qualifizierte Namen prüft, scheitert dann an Dateien, die inhaltlich völlig korrekt sind. Wer OpenImmo einliest, sollte tolerant über die reinen Elementnamen gehen. #### Dezimaltrenner Der Standard sieht den Punkt als Dezimaltrenner vor. In der Praxis liefern deutsche Systeme aber regelmäßig Komma — und bei Tausenderpunkten wird es endgültig mehrdeutig. Aus 1.250 kann so schnell ein Kaufpreis von 1,25 Euro oder von 1.250 Euro werden. Prüfen Sie nach jedem Import stichprobenartig die Zahlenfelder — insbesondere Kaufpreis, Wohnfläche und Hausgeld. Ein Faktor-Tausend-Fehler fällt in einer Liste mit hundert Objekten sonst nicht auf. #### Unvollständige Pakete Fehlen im ZIP die referenzierten Bilder, importiert das Zielsystem die Objekte ohne Medien — meist ohne Fehlermeldung. Das fällt erst auf, wenn ein Exposé erzeugt werden soll. ### Was beim Systemwechsel wirklich zählt Die technische Übernahme ist selten das Problem. Kritisch sind die Punkte, die OpenImmo gar nicht abdeckt: Interessentenzuordnungen, Notizen, Wiedervorlagen, Provisionsvereinbarungen und der Verlauf eines Vorgangs. Diese Daten stehen in keinem Standard und müssen separat betrachtet werden. - Liefert das Altsystem einen vollständigen OpenImmo-Export inklusive Medien? - Welche Felder nutzt Ihr Altsystem, die der Standard nicht kennt? - Wie werden Interessenten und Aktivitäten übernommen? - Gibt es eine Testdatei, mit der sich der Import vorab prüfen lässt? ### Wie Inscalia damit umgeht Inscalia kann OpenImmo-Pakete nach Standard 1.2 einlesen. Der Parser arbeitet bewusst namensraumtolerant, weil unterschiedliche Anbieter dasselbe Schema mit eigenen Präfixen ausliefern. Zahlen werden sowohl mit Punkt als auch mit Komma korrekt interpretiert. Klar gesagt: Inscalia liest OpenImmo ein, erzeugt aber derzeit keinen OpenImmo-Export. Wenn Sie Objekte an Immobilienportale übergeben wollen, benötigen Sie dafür weiterhin Ihre bestehende Anbindung. Wir nennen das lieber offen, als Sie später damit zu überraschen. OpenImmo löst den Transport von Objektdaten — nicht den Umzug einer Vertriebsorganisation. Wer das trennt, plant realistischer. ## Löschkonzept im Vertrieb: Wann Kundendaten wirklich weg müssen Quelle: https://inscalia.de/blog/dsgvo-loeschkonzept-immobilienvertrieb Datum: 2026-07-31 Kategorie: RECHT Aufbewahrungspflichten und Löschpflichten stehen sich scheinbar im Weg. Wie ein praktikables Löschkonzept im Immobilienvertrieb aussieht. **Rechtlicher Hinweis:** Allgemeine Einordnung nach bestem Wissen (Stand Juli 2026), keine Rechtsberatung. Aufbewahrungsfristen und ihre Anwendung hängen vom Einzelfall ab. Bitte stimmen Sie Ihr Löschkonzept mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Steuerberater ab. Kaum ein Thema wird im Vertrieb so konsequent verschoben wie das Löschen. Verständlich: Daten zu behalten fühlt sich sicher an, Daten zu löschen unwiderruflich. Genau diese Haltung wird zum Problem, sobald jemand ein Auskunftsersuchen stellt. ### Der scheinbare Widerspruch Zwei Pflichten stehen sich gegenüber. Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nur so lange zu speichern, wie es für den Zweck erforderlich ist. Handels- und Steuerrecht verlangen umgekehrt, bestimmte Unterlagen über Jahre aufzubewahren. Der Widerspruch löst sich, wenn man zwischen Datenarten unterscheidet. Eine Rechnung unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Die Notiz „wirkte am Telefon unentschlossen" unterliegt ihr nicht — und hat nach Abschluss des Vorgangs auch keinen Zweck mehr. ### Datenarten trennen — der praktische Kern - Vertrags- und Rechnungsdaten: unterliegen handels- und steuerrechtlichen Fristen - Interessentendaten ohne Abschluss: Zweck endet, wenn kein Interesse mehr besteht - Gesprächsnotizen und Bewertungen: selten aufbewahrungspflichtig - Einwilligungen und deren Widerruf: müssen nachweisbar bleiben, gerade weil sie Grundlage der Verarbeitung sind Die Einwilligung selbst zu löschen wäre ein Eigentor: Ohne Nachweis können Sie im Streitfall nicht belegen, dass Sie jemanden anrufen durften. Nachweise zur Rechtsgrundlage gehören zu den Daten, die bleiben. ### Warum Anonymisieren oft der bessere Weg ist Vollständiges Löschen reißt Lücken: Verkaufsstatistiken stimmen nicht mehr, Provisionsabrechnungen verlieren ihren Bezug, abgeschlossene Vorgänge werden unplausibel. Anonymisierung ist hier meist die sauberere Lösung. Name, Kontaktdaten und Freitexte werden unwiderruflich entfernt oder ersetzt, während die statistischen Kennzahlen erhalten bleiben. Sind die Daten tatsächlich nicht mehr auf eine Person rückführbar, greift die DSGVO nicht mehr. Entscheidend ist das Wort unwiderruflich. Ein Datensatz, bei dem nur der Name ausgeblendet wird, die Telefonnummer aber erhalten bleibt, ist nicht anonymisiert — er ist pseudonymisiert und bleibt personenbezogen. ### Das Auskunftsersuchen — der Praxistest Betroffene haben das Recht zu erfahren, welche Daten Sie über sie verarbeiten. Die Frist ist knapp, und die Antwort muss vollständig sein. Genau hier zeigt sich, ob ein Vertrieb seine Daten im Griff hat. - In welchen Systemen liegen Daten dieser Person? - Gibt es sie zusätzlich in Tabellen, Postfächern oder auf Laufwerken? - Welche Gesprächsnotizen und Aufzeichnungen existieren? - Auf welcher Rechtsgrundlage wurde jeweils verarbeitet? - Wurden Daten an Dritte weitergegeben — etwa an Finanzierer oder Partner? Wer diese Fragen nur mit Suchen in verteilten Dateien beantworten kann, hat kein Datenschutzproblem in der Software, sondern in der Arbeitsweise. ### Ein Löschkonzept, das im Alltag funktioniert - Datenarten auflisten und je Art einen Zweck und eine Frist festlegen - Auslöser definieren — nicht nur Zeitablauf, sondern auch Ereignisse wie „Absage erhalten" - Festlegen, was gelöscht und was anonymisiert wird - Regelmäßig prüfen, ob das Konzept tatsächlich angewendet wird Der häufigste Fehler ist nicht ein fehlendes Konzept, sondern eines, das existiert und nie ausgeführt wird. Ein dokumentierter, aber toter Prozess ist im Zweifel schlechter als gar keiner — er belegt, dass Ihnen die Pflicht bekannt war. ### Was Inscalia dafür mitbringt Kontakte lassen sich in Inscalia anonymisieren statt hart zu löschen: Personenbezogene Angaben werden entfernt, während der Vorgang für Auswertungen erhalten bleibt. Dokumente und Aktivitäten hängen am Datensatz, sodass sich der Bestand zu einer Person an einer Stelle überblicken lässt. Ein automatisches Fristenmanagement, das Daten eigenständig nach Ablauf entfernt, gehört derzeit nicht dazu. Die Entscheidung, wann gelöscht wird, treffen weiterhin Sie. Ein Löschkonzept schützt nicht nur Betroffene. Es schützt vor allem Sie — weil es die Frage „wo liegen eigentlich überall Daten?" beantwortet, bevor sie jemand anderes stellt. ## WhatsApp im Immobilienvertrieb: Was erlaubt ist und was nicht Quelle: https://inscalia.de/blog/whatsapp-immobilienvertrieb-rechtssicher Datum: 2026-07-31 Kategorie: VERTRIEB WhatsApp ist im Vertrieb angekommen. Welche Regeln für geschäftliche Nachrichten gelten, wie Vorlagen funktionieren und wo die Grenzen liegen. **Rechtlicher Hinweis:** Allgemeine Einordnung nach bestem Wissen (Stand Juli 2026), keine Rechtsberatung. Die Bewertung hängt vom Einzelfall ab und die Plattformregeln ändern sich. Bitte klären Sie Ihre konkrete Praxis mit Ihrem Rechtsbeistand. Kunden antworten auf WhatsApp schneller als auf E-Mails — das ist der Grund, warum der Kanal im Vertrieb angekommen ist. Er ist aber auch der Kanal mit den strengsten Regeln, weil er als besonders aufdringlich gilt. ### Die zentrale Regel zuerst Eine Werbenachricht per WhatsApp an einen Verbraucher ist ohne dessen vorherige ausdrückliche Einwilligung unzulässig. WhatsApp zählt zu den elektronischen Nachrichten im Sinne des § 7 UWG — die Anforderungen entsprechen denen bei E-Mail-Werbung, nicht denen eines Telefonats. Die Tatsache, dass jemand Ihnen seine Mobilnummer gegeben hat, ist keine Einwilligung in Werbung per WhatsApp. Eine Nummer im Kontaktformular berechtigt zum Rückruf zum angefragten Thema — nicht zu Angeboten über andere Objekte. ### Was eine wirksame Einwilligung ausmacht - Sie muss vor der ersten Nachricht vorliegen - Sie muss sich ausdrücklich auf WhatsApp beziehen — eine allgemeine Kontaktzustimmung genügt nicht - Der Zweck muss erkennbar sein: Wer schreibt worüber? - Sie muss nachweisbar dokumentiert sein: wer, wann, in welchem Wortlaut - Sie muss jederzeit widerrufbar sein, und der Widerruf muss sofort greifen Praktisch bewährt sich eine separate Checkbox im Formular mit klarem Text, deren Zustimmung samt Zeitstempel am Kontakt gespeichert wird. Eine Einwilligung, die Sie im Streitfall nicht vorzeigen können, existiert faktisch nicht. ### Vorlagen und das 24-Stunden-Fenster Unabhängig vom deutschen Recht setzt die Plattform eigene Regeln. Wer ein Gespräch beginnt, kann das nur mit einer vorab genehmigten Vorlage tun. Freie Texte sind erst möglich, nachdem der Kunde geantwortet hat — und nur innerhalb eines Zeitfensters von 24 Stunden nach seiner letzten Nachricht. - Vorlagen werden vor der Nutzung zur Prüfung eingereicht - Sie enthalten Platzhalter für Name, Termin oder Objekt - Nach der Kundenantwort ist freie Kommunikation für 24 Stunden möglich - Danach ist wieder eine Vorlage nötig Diese Struktur wirkt sperrig, hat aber einen praktischen Nebeneffekt: Sie verhindert, dass aus einem Servicekanal unbemerkt ein Werbekanal wird. ### Widerspruch ernst nehmen Schreibt jemand „Stopp", „keine Werbung" oder Ähnliches, muss das sofort und dauerhaft wirken. Ein Vermerk in einer Notiz reicht nicht — die Sperre muss systemseitig greifen, sodass auch ein anderer Berater die Person nicht erneut anschreibt. Der teuerste Fehler in der Praxis: Der Widerspruch wird beim Berater notiert, nicht im System hinterlegt. Beim nächsten Massenversand geht die Nachricht wieder raus — und dann liegt eine dokumentierte Wiederholung vor. ### Die Datenschutzseite Nutzen Sie einen geschäftlichen Zugang über einen Anbieter, werden Nachrichteninhalte und Telefonnummern dort verarbeitet. Das erfordert eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Betrachtung der Übermittlung in Drittländer. In der Datenschutzerklärung sollte der Kanal ausdrücklich genannt sein. Verwenden Sie für den Vertrieb keine private WhatsApp-Installation auf dem Diensthandy. Neben dem Datenschutzproblem verlieren Sie beim Ausscheiden des Mitarbeiters die gesamte Kundenkommunikation. ### Wie es in Inscalia gelöst ist WhatsApp ist als Kanal integriert: Vorlagen werden verwaltet, Nachrichten hängen am Kontakt statt auf einem Privathandy, und Opt-out-Status wird systemseitig geführt — wer widersprochen hat, wird bei weiteren Sendungen ausgeschlossen. Automatische Antworten außerhalb der Geschäftszeiten sind möglich. Was Ihnen die Software nicht abnimmt: die Einwilligung selbst. Sie muss vor der ersten Nachricht vorliegen, und das ist eine Frage Ihrer Formulare und Prozesse, nicht des Systems. WhatsApp ist im Vertrieb ein starker Kanal — solange er als Service verstanden wird und nicht als Verteiler. Die rechtlichen Regeln zwingen genau zu dieser Haltung. ## Online-Terminbuchung: Weniger Abstimmung, mehr Termine Quelle: https://inscalia.de/blog/online-terminbuchung-immobilien Datum: 2026-07-31 Kategorie: VERTRIEB Wie eine Buchungsseite die Terminvereinbarung im Immobilienvertrieb verkürzt, welche Einstellungen wichtig sind und wo die Fallstricke liegen. Die klassische Terminvereinbarung kostet im Schnitt vier bis sechs Nachrichten: Vorschlag, Absage, Gegenvorschlag, Rückfrage, Bestätigung. Bei einem Interessenten ist das verschmerzbar. Bei dreißig pro Woche ist es ein halber Arbeitstag. ### Was eine Buchungsseite verändert Statt Vorschläge auszutauschen, sieht der Interessent die tatsächlich freien Zeiten und wählt selbst. Der Termin landet direkt im Kalender, die Bestätigung geht automatisch raus. Der eigentliche Gewinn ist aber nicht die gesparte Zeit, sondern der Zeitpunkt: Wer sofort nach der Anfrage buchen kann, bucht. Wer erst auf einen Terminvorschlag warten muss, überlegt es sich in der Zwischenzeit anders. ### Die Einstellungen, auf die es ankommt #### Vorlaufzeit Wie kurzfristig darf gebucht werden? Zu lang, und Sie verlieren spontane Interessenten. Zu kurz, und Sie stehen in einem Gespräch, auf das Sie sich nicht vorbereiten konnten. Für Erstgespräche haben sich einige Stunden bewährt, für Besichtigungen deutlich mehr. #### Puffer zwischen Terminen Ohne Puffer folgt der nächste Termin direkt auf den vorherigen — inklusive Nachbereitung, die dann nicht stattfindet. Fünfzehn Minuten Abstand sind meist die sinnvollste Einstellung überhaupt. #### Verfügbarkeiten ehrlich pflegen Eine Buchungsseite ist nur so gut wie der Kalender dahinter. Wer private Termine nicht einträgt, bekommt Doppelbuchungen — und die sind schlimmer als eine langsame Abstimmung. ### Nichterscheinen reduzieren Selbst gebuchte Termine werden zuverlässiger wahrgenommen als vorgeschlagene. Vollständig verhindern lässt sich Nichterscheinen dennoch nicht. - Eine Erinnerung 24 Stunden vorher - Eine kurze Erinnerung am Termintag - Ein Absage-Link in der Bestätigung — eine Absage ist besser als ein leerer Slot - Eine kurze Beschreibung, was im Termin passiert Der Absage-Link wirkt kontraintuitiv, ist aber wirksam: Wer bequem absagen kann, sagt ab statt einfach nicht zu erscheinen — und der Platz wird wieder frei. ### Die Datenschutzseite Eine Buchungsseite erhebt personenbezogene Daten. Damit gelten die üblichen Pflichten: Hinweis auf die Datenschutzerklärung, Beschränkung auf wirklich nötige Pflichtfelder und eine klare Rechtsgrundlage. Fragen Sie im Buchungsformular nur ab, was Sie für den Termin brauchen. Angaben zu Einkommen oder Finanzierungsvorstellungen gehören ins Gespräch, nicht in ein öffentliches Formular. ### Wie es in Inscalia funktioniert Inscalia bringt eine eigene Buchungsseite mit: Termin-Typen mit eigener Dauer und Vorlaufzeit, Verfügbarkeiten je Wochentag, eigene Fragen im Buchungsformular sowie automatische Bestätigungen und Erinnerungen. Gebuchte Termine erscheinen im Kalender und sind mit dem Kontakt verknüpft. Eine Buchungsseite ersetzt kein Verkaufsgespräch. Sie sorgt nur dafür, dass es früher stattfindet — und das ist im Vertrieb oft der ganze Unterschied. ## Lead-Scoring: Welche Anfrage zuerst? Quelle: https://inscalia.de/blog/lead-scoring-immobilienvertrieb Datum: 2026-07-31 Kategorie: VERTRIEB Wie sich Anfragen sinnvoll priorisieren lassen, warum einfache Modelle oft besser funktionieren als komplexe und wo Scoring an Grenzen stößt. Vierzig offene Anfragen, ein Berater, ein Arbeitstag. Die Frage ist nie, ob alle bearbeitet werden — sondern in welcher Reihenfolge. Genau das ist der Zweck von Lead-Scoring: nicht sortieren nach Eingang, sondern nach Wahrscheinlichkeit. ### Was ein Score misst — und was nicht Ein Lead-Score ist keine Vorhersage über den Abschluss. Er misst Engagement: wie aktiv jemand ist, wie vollständig seine Angaben sind, wie schnell er reagiert. Das korreliert mit Abschlusswahrscheinlichkeit, ist aber nicht dasselbe. Ein niedriger Score bedeutet nicht „kein Interesse". Er bedeutet „bisher wenig Signal". Wer Leads unterhalb einer Schwelle gar nicht mehr anruft, macht aus dem Score eine selbsterfüllende Prophezeiung. ### Signale, die sich bewährt haben - Vollständigkeit der Angaben — wer Telefonnummer und Budget hinterlässt, meint es ernster als jemand mit nur einer E-Mail - Reaktionsgeschwindigkeit auf die erste Kontaktaufnahme - Anzahl und Art der Interaktionen: geöffnete Exposés, Rückfragen, wahrgenommene Termine - Aktualität — ein Signal von gestern wiegt schwerer als eines von vor drei Wochen - Herkunft: eine Empfehlung startet anders als ein Formular aus einer breiten Kampagne ### Warum einfache Modelle oft besser sind Es gibt Anbieter, die Lead-Scoring als KI-Funktion vermarkten. Für die meisten Vertriebe ist das aus einem praktischen Grund unpassend: Ein Berater muss nachvollziehen können, warum ein Lead oben steht. Sonst vertraut er der Sortierung nicht — und arbeitet sie nicht ab. Ein transparentes Punktemodell hat einen weiteren Vorteil: Es lässt sich anpassen. Wenn sich zeigt, dass in Ihrem Segment die Reaktionszeit wichtiger ist als das Budget, ändern Sie eine Gewichtung. Bei einem gelernten Modell bräuchten Sie neue Trainingsdaten. Faustregel: Ein Score, den der Berater in einem Satz erklären kann, wird genutzt. Einer, der aus einer Blackbox kommt, wird ignoriert. ### Score und Temperatur sind zwei Dinge Häufige Verwechslung: Die Temperatur eines Kontakts — heiß, warm, kalt — misst, wie lange der letzte Kontakt her ist. Der Score misst die Qualität des Engagements. Ein Lead kann kalt sein und trotzdem hochwertig: Er hat sich vor drei Wochen ausführlich informiert und nur niemand hat nachgefasst. Beides zusammen ergibt erst ein Bild. Hoher Score und kalte Temperatur ist die interessanteste Kombination überhaupt — dort liegt meist der schnellste Umsatz. ### Was Sie vermeiden sollten - Den Score als Abschlussprognose verkaufen — er ist eine Priorisierungshilfe - Leads unterhalb einer Schwelle gar nicht mehr kontaktieren - Zu viele Faktoren gewichten, bis niemand mehr versteht, was zählt - Den Score nie überprüfen: Stimmt die Reihenfolge mit den tatsächlichen Abschlüssen überein? ### Wie Inscalia das umsetzt Inscalia berechnet einen Engagement-Score aus nachvollziehbaren Faktoren — bewusst als transparentes Punktemodell, nicht als gelerntes Verfahren. Er ergänzt die Temperatur-Einordnung, ersetzt sie aber nicht, weil beide unterschiedliche Fragen beantworten. Wir nennen das ausdrücklich kein KI-Scoring. Es ist ein Regelmodell — und genau das ist an dieser Stelle die Stärke. Der beste Score nützt nichts, wenn niemand danach arbeitet. Die eigentliche Frage ist nicht, wie genau er rechnet, sondern ob Ihre Berater ihm glauben. ## Vertriebsprognose: Vom Bauchgefühl zur belastbaren Zahl Quelle: https://inscalia.de/blog/vertriebsprognose-immobilien Datum: 2026-07-31 Kategorie: VERTRIEB Wie eine Umsatzprognose im Immobilienvertrieb entsteht, warum Wahrscheinlichkeiten je Pipeline-Stufe der Schlüssel sind und wo Prognosen typischerweise scheitern. Auf die Frage „Was machen wir dieses Quartal?" folgt in vielen Vertrieben eine Zahl, die niemand herleiten kann. Sie stammt aus Erfahrung, aus Optimismus oder aus dem Vorjahr. Das ist nicht grundsätzlich falsch — aber es ist nicht überprüfbar. ### Wie eine Prognose rechnerisch entsteht Das Grundprinzip ist schlicht: Jeder offene Vorgang wird mit seinem möglichen Umsatz und einer Abschlusswahrscheinlichkeit bewertet. Die Summe der gewichteten Werte ergibt den erwarteten Umsatz. Die Wahrscheinlichkeit kommt dabei nicht aus dem Bauch, sondern aus der Pipeline-Stufe. Ein Vorgang in „Reservierung" schließt erfahrungsgemäß häufiger ab als einer in „Erstgespräch". Wer über genügend abgeschlossene Vorgänge verfügt, kann diese Quoten aus den eigenen Daten ableiten statt sie zu schätzen. Beginnen Sie mit groben Werten und korrigieren Sie nach zwei Quartalen anhand der Realität. Eine Prognose, die nie überprüft wird, ist nur eine aufwendigere Form des Bauchgefühls. ### Warum Prognosen scheitern #### Karteileichen in der Pipeline Der häufigste Grund: Vorgänge, die längst tot sind, stehen weiter auf einer aktiven Stufe. Niemand schließt sie ab, weil das wie ein Eingeständnis wirkt. Die Prognose rechnet sie mit — und wird systematisch zu optimistisch. Eine Prognose ist nur so ehrlich wie die Pipeline. Wer keine verlorenen Vorgänge sieht, hat kein gutes Team, sondern ein Datenproblem. #### Zu lange Zeiträume Immobilienvorgänge dauern Monate. Eine Jahresprognose auf Basis heutiger Pipeline-Stände ist entsprechend unsicher. Für einen Monat oder ein Quartal ist die Aussage belastbar, für zwölf Monate wird sie zur Fortschreibung. #### Vermischte Zahlen Kaufpreisvolumen und Provisionsumsatz sind zwei verschiedene Dinge. Wer beides in einer Auswertung mischt, produziert beeindruckende, aber unbrauchbare Zahlen. ### Was eine gute Prognose leisten kann - Frühwarnung: Wenn die frühen Stufen leerlaufen, wird das Quartal in drei Monaten schwierig - Vergleichbarkeit zwischen Beratern und Regionen - Eine sachliche Grundlage für Personal- und Objektplanung - Erkennen von Engpässen: In welcher Stufe bleiben Vorgänge liegen? Der praktisch wertvollste Effekt ist der letzte. Wenn Vorgänge regelmäßig zwischen Erstgespräch und Reservierung hängenbleiben, ist das ein Prozessproblem — sichtbar wird es erst durch die Auswertung. ### Wie es in Inscalia funktioniert Inscalia wertet die Pipeline nach Stufen aus und stellt erwartete Werte je Zeitraum dar. Ergänzend zeigen die Pipeline-Bewegungen, wie Vorgänge zwischen den Stufen wandern — daraus lassen sich Verweildauern und Übergangsquoten ablesen. Die Prognose ist dabei nur so gut wie die Pflege: Vorgänge müssen bei Verlust auch als verloren markiert werden. Das ist keine Softwarefrage, sondern eine Frage der Vertriebsdisziplin. Eine Prognose ersetzt keine Einschätzung. Sie macht nur sichtbar, worauf die Einschätzung beruht — und das ist meist schon der ganze Fortschritt. ## Objekte mit Vertriebspartnern teilen — ohne Kontrollverlust Quelle: https://inscalia.de/blog/objekte-mit-partnern-teilen Datum: 2026-07-31 Kategorie: VERTRIEB Wie Objektfreigaben an Partner funktionieren, welche Fragen vorher geklärt sein müssen und worauf bei Provision und Datenschutz zu achten ist. Wer mehr Objekte hat als eigene Vertriebskraft, arbeitet mit Partnern. Der Engpass ist dabei selten das Interesse, sondern die Organisation: Welcher Partner darf welches Objekt vermarkten, wer hat reserviert, und wer bekommt am Ende welche Provision? ### Der klassische Weg und sein Problem Üblich ist der Versand einer Objektliste per E-Mail, oft als PDF oder Tabelle. Das funktioniert genau so lange, bis sich etwas ändert. Eine Einheit wird reserviert, der Preis wird angepasst — und beim Partner liegt weiterhin der alte Stand. Die Folge sind Zusagen an Interessenten für Einheiten, die längst weg sind. Das ist kein Kommunikationsproblem, sondern ein strukturelles: Eine verschickte Datei kann sich nicht aktualisieren. ### Was eine Freigabe im System anders macht - Der Partner sieht den aktuellen Stand statt einer Momentaufnahme - Reservierungen sind sofort für alle sichtbar - Die Freigabe lässt sich auf einzelne Objekte begrenzen und wieder entziehen - Nachvollziehbar bleibt, wer worauf Zugriff hatte Der unterschätzte Punkt ist das Entziehen. Eine verschickte Liste bekommen Sie nie zurück — eine Freigabe können Sie beenden. ### Was vorher geklärt sein muss Die technische Freigabe ist der einfache Teil. Die Konflikte entstehen an anderer Stelle, und zwar zuverlässig dann, wenn es um Geld geht. - Wie wird die Provision zwischen den Beteiligten aufgeteilt? - Wer darf reservieren, und für wie lange? - Was gilt, wenn zwei Partner denselben Interessenten bringen? - Darf der Partner das Objekt öffentlich bewerben oder nur gezielt anbieten? - Wer ist Ansprechpartner für den Käufer nach dem Abschluss? Die Frage nach dem doppelten Interessenten wirkt theoretisch, bis sie eintritt. Regeln Sie sie schriftlich, bevor der erste Fall auftaucht — danach ist jede Regelung parteiisch. ### Die Datenschutzseite Objektdaten sind unkritisch. Sobald aber Interessentendaten zwischen Partnern fließen, ist das eine Übermittlung personenbezogener Daten und braucht eine Rechtsgrundlage. Das gilt auch dann, wenn beide Seiten am selben Abschluss arbeiten. Sauberer ist es, Objektfreigaben und Interessentendaten zu trennen: Der Partner sieht die Objekte, aber nicht Ihre gesamte Interessentenliste. ### Wie es in Inscalia funktioniert Inscalia bringt dafür einen Pool mit: Objekte können für andere Organisationen freigegeben werden, die sie dann mit aktuellem Stand sehen. Anfragen zu freigegebenen Objekten laufen strukturiert zurück, und Provisionsvereinbarungen lassen sich hinterlegen. Was das System nicht ersetzt, ist die Vereinbarung dahinter. Die Software bildet ab, was Sie geregelt haben — sie regelt es nicht für Sie. Partnervertrieb scheitert selten an Technik. Er scheitert an ungeklärten Zuständigkeiten, die erst auffallen, wenn ein Abschluss auf dem Tisch liegt. ## Käufer und Objekt zusammenbringen: Wie Matching praktisch funktioniert Quelle: https://inscalia.de/blog/kaeufer-objekt-matching Datum: 2026-07-31 Kategorie: VERTRIEB Wie automatisches Matching zwischen Suchprofilen und Objekten arbeitet, welche Kriterien wirklich zählen und warum der Berater trotzdem entscheidet. Ein neues Objekt kommt herein. Wer aus dem Bestand kommt dafür infrage? In den meisten Vertrieben beantwortet das die Erinnerung einzelner Berater — und die reicht so weit wie die Kundenzahl, die ein Mensch im Kopf behält. ### Was beim Matching verglichen wird Auf der einen Seite steht ein Suchprofil: Budget, Region, Objektart, gewünschte Rendite. Auf der anderen ein Objekt mit seinen Kennzahlen. Das Matching bewertet die Übereinstimmung und ergibt einen Wert, an dem sich die Vorauswahl orientiert. - Budget gegen Kaufpreis — meist das härteste Kriterium - Lage gegen gewünschte Region - Objektart und Anlageklasse - Renditeerwartung gegen tatsächliche Kennzahlen - Weiche Kriterien wie Baujahr oder Mietstatus ### Harte und weiche Kriterien trennen Der entscheidende Punkt in der Praxis: Nicht alle Abweichungen wiegen gleich. Ein Objekt, das das Budget um fünf Prozent überschreitet, bleibt interessant. Eines in der falschen Stadt ist raus, egal wie gut die Zahlen sind. Ein Matching, das alle Kriterien gleich gewichtet, produziert unbrauchbare Vorschläge. Budget und Lage sind fast immer Ausschlusskriterien, alles andere ist Feinabstimmung. ### Wo automatisches Matching an Grenzen stößt Suchprofile bilden ab, was Kunden gesagt haben — nicht, was sie meinen. Wer „bis 300.000 Euro" nennt, kauft bei einem überzeugenden Objekt auch für 320.000. Und wer „nur Neubau" sagt, meint oft „nichts, wo ich renovieren muss". Dazu kommt das Alter der Angaben. Ein Suchprofil von vor zwei Jahren beschreibt eine Lebenssituation, die es vielleicht nicht mehr gibt. Behandeln Sie Matching-Ergebnisse als Vorauswahl, nicht als Verteiler. Der Wert liegt darin, dass niemand vergessen wird — nicht darin, dass die Software entscheidet. ### Der eigentliche Gewinn Matching macht nicht den einen perfekten Treffer sichtbar. Es macht die Kunden sichtbar, an die gerade niemand gedacht hätte — den Interessenten von vor acht Monaten, dessen Profil zufällig genau passt. - Suchprofile bei jedem Gespräch aktualisieren - Objektdaten vollständig pflegen — fehlende Felder verhindern Treffer - Profile mit Datum versehen und alte gezielt nachfassen - Die Trefferliste als Vorschlag behandeln, nicht als Verpflichtung ### Wie Inscalia das löst Inscalia bewertet Objekte gegen hinterlegte Suchprofile mit einem Wert zwischen 0 und 100. Fehlen Angaben im Suchprofil, greift ersatzweise das allgemeine Investmentprofil des Kunden, sodass auch unvollständige Profile Treffer liefern können. Die Entscheidung, wen man anruft, trifft weiterhin der Berater. Das System liefert die Liste, nicht das Urteil. Der häufigste Grund für entgangene Abschlüsse ist nicht der falsche Kunde am falschen Objekt. Es ist der richtige Kunde, an den niemand gedacht hat. ## Provisionen im Team: Stufen, Splits und Überprovisionen sauber abbilden Quelle: https://inscalia.de/blog/provisionsstruktur-vertriebsteam Datum: 2026-07-31 Kategorie: VERTRIEB Wie mehrstufige Provisionsmodelle im Vertrieb funktionieren, welche Fehler teuer werden und worauf bei der Abrechnung zu achten ist. Solange ein Berater allein verkauft, ist die Provision eine Zahl. Sobald eine Struktur entsteht — mit Teamleitern, Tippgebern und Partnern — wird daraus ein Verteilungsproblem, das erstaunlich oft in Tabellen endet, die nur noch eine Person versteht. ### Die üblichen Modelle #### Fester Satz je Berater Der einfachste Fall: Jeder Berater hat einen Prozentsatz auf den von ihm erzielten Umsatz. Transparent, leicht abzurechnen, aber ohne Anreiz für den Aufbau eines Teams. #### Split zwischen Beteiligten Wenn mehrere an einem Abschluss mitwirken — einer bringt den Kunden, ein anderer führt das Gespräch —, wird die Provision aufgeteilt. Entscheidend ist, dass die Aufteilung vor dem Abschluss feststeht, nicht danach. #### Überprovision in der Struktur Ein Teamleiter erhält einen zusätzlichen Anteil auf die Umsätze seiner Berater. Das ist der Kern jeder Vertriebsstruktur — und die häufigste Fehlerquelle in der Abrechnung, weil die Zuordnung sich ändert, wenn jemand das Team wechselt. Klären Sie explizit, was bei einem Teamwechsel mit laufenden Vorgängen passiert. Bleibt die Überprovision beim alten Teamleiter oder wandert sie mit? Ohne Regelung entscheidet der Zufall — und es gibt Streit. ### Der wichtigste Punkt: der Auslösezeitpunkt Wann entsteht der Anspruch? Bei Reservierung, bei Beurkundung oder bei Zahlungseingang? Diese Frage wird oft nicht geklärt, weil sie im Normalfall keine Rolle spielt. Sie wird schlagartig wichtig, wenn ein Vorgang nach der Beurkundung platzt. - Auslösezeitpunkt des Anspruchs - Was bei Rückabwicklung geschieht - Wie mit Storno und Rückforderung umgegangen wird - Auszahlungsrhythmus und Abrechnungszeitraum - Was bei Ausscheiden mit laufenden Vorgängen passiert ### Warum Tabellen hier besonders schlecht altern Provisionsabrechnung in Excel funktioniert im ersten Jahr. Danach kommen Sonderfälle: ein abweichender Satz für einen einzelnen Vorgang, ein Storno aus dem Vorquartal, ein Teamwechsel mitten im Monat. Jeder Sonderfall wird zur Ausnahme in der Formel — bis niemand mehr nachvollziehen kann, wie eine Zahl entstanden ist. Der eigentliche Schaden ist nicht der Rechenfehler. Es ist der Vertrauensverlust, wenn ein Berater eine Abrechnung bekommt, die er nicht nachrechnen kann. ### Wie Inscalia das abbildet Inscalia führt Provisionssätze je Berater mit einem Org-Standardwert als Vorgabe, erlaubt abweichende Sätze im Einzelfall und bildet Überprovisionen in der Struktur ab. Verkäufe lassen sich erfassen, korrigieren und wieder entfernen; Auszahlungen werden je Empfänger und Zeitraum zusammengeführt. Für den Versand steht ein XRechnung-Export bereit — mit der Einschränkung, dass dieser als Arbeitsgrundlage gedacht und nicht zertifiziert validiert ist. Prüfen Sie erzeugte Dateien vor dem Versand mit einem Validator. Eine gute Provisionsstruktur erkennt man nicht daran, dass sie großzügig ist, sondern daran, dass jeder Beteiligte seine Abrechnung selbst nachrechnen kann. ## Wer hat was geändert? Nachvollziehbarkeit im CRM Quelle: https://inscalia.de/blog/audit-log-nachvollziehbarkeit-crm Datum: 2026-07-31 Kategorie: TECHNIK Warum ein Änderungsprotokoll mehr ist als Kontrolle, wann es rechtlich relevant wird und worauf bei der Auswertung zu achten ist. Ein Kunde behauptet, ihm sei eine Einheit zugesagt worden. Im System steht sie auf einen anderen Interessenten. Wer hat wann was geändert? Ohne Protokoll ist das eine Aussage gegen eine andere. ### Was ein Änderungsprotokoll festhält - Wer eine Änderung vorgenommen hat - Wann sie stattfand - Welcher Datensatz betroffen war - Welcher Wert vorher galt und welcher danach Der entscheidende Teil ist der letzte. Ein Protokoll, das nur „Datensatz geändert" vermerkt, hilft im Streitfall nicht. Erst der alte Wert macht nachvollziehbar, was passiert ist. ### Wofür es tatsächlich gebraucht wird Der Reflex ist Kontrolle — tatsächlich sind die praktischen Anwendungsfälle andere: - Rekonstruktion bei Streit über Reservierungen und Zusagen - Fehlersuche: Wann ist ein Preis verrutscht, und durch welche Aktion? - Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden, dass Löschungen erfolgt sind - Aufklärung nach einem Sicherheitsvorfall: Auf welche Daten wurde zugegriffen? Der häufigste reale Einsatz ist unspektakulär: Jemand sucht den Zeitpunkt, an dem ein Wert falsch wurde — nicht den Schuldigen, sondern die Ursache. ### Die datenschutzrechtliche Doppelnatur Ein Protokoll ist selbst eine Verarbeitung personenbezogener Daten — es zeichnet das Verhalten Ihrer Mitarbeiter auf. Damit braucht es eine Rechtsgrundlage und einen klar begrenzten Zweck. Ein Änderungsprotokoll darf nicht zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle zweckentfremdet werden. Wo ein Betriebsrat besteht, ist das regelmäßig mitbestimmungspflichtig. Klären Sie Zweck und Auswertungsregeln, bevor jemand die Auswertung zum ersten Mal öffnet. Praktisch bewährt: Zugriff auf das Protokoll auf wenige Rollen begrenzen, Zweck schriftlich festhalten und eine Aufbewahrungsdauer definieren. Ein Protokoll, das ewig läuft, wird selbst zum Risiko. ### Was ein Protokoll nicht leistet Es verhindert keine Fehler, es dokumentiert sie. Und es ersetzt kein Rechtekonzept: Wenn jeder alles ändern darf, ist ein Protokoll nur eine sehr genaue Beschreibung des Chaos. Die sinnvolle Reihenfolge ist deshalb: erst Rechte klären, dann protokollieren. Nicht umgekehrt. ### Wie es in Inscalia umgesetzt ist Inscalia führt ein Audit-Log über sicherheitsrelevante und geschäftskritische Vorgänge, einsehbar für Administratoren. Ergänzend sind Statuswechsel und Pipeline-Bewegungen als eigene Historie sichtbar, sodass sich der Weg eines Vorgangs nachvollziehen lässt. Nachvollziehbarkeit ist kein Misstrauensbeweis. Sie ist die Voraussetzung dafür, im Zweifel sachlich statt persönlich diskutieren zu können. --- # Ratgeber ## Der Kaufprozess einer Kapitalanlage-Immobilie: von der Reservierung bis zur Übergabe Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/kaufprozess-kapitalanlage Datum: 2026-09-20 Welche Schritte zwischen Reservierung, Finanzierungszusage, Beurkundung, Kaufpreiszahlung und Übergabe liegen, wer wann am Zug ist und wo im Vertrieb am häufigsten Zeit verloren geht. Zwischen dem Moment, in dem ein Kunde „ja" zu einer Wohnung sagt, und dem Tag, an dem er die Schlüssel bekommt, liegen in der Praxis meist zwei bis vier Monate, bei Neubau vom Bauträger deutlich länger. In dieser Zeit wechselt die Zuständigkeit ständig: mal liegt der Ball beim Kunden, mal beim Finanzierer, mal beim Notar, mal beim Verkäufer. Wer als Berater nicht weiß, wo der Vorgang gerade hängt, verliert Wochen, ohne dass es jemand bemerkt. Dieser Artikel geht den Ablauf Schritt für Schritt durch und benennt an jeder Stelle, wer was liefern muss. ### Schritt 1: Reservierung Die Reservierung ist die Absichtserklärung des Kunden, eine bestimmte Einheit zu einem bestimmten Preis kaufen zu wollen, und die Zusage des Verkäufers oder Vertriebs, die Einheit für einen begrenzten Zeitraum nicht anderweitig anzubieten. Rechtlich ist das kein Kaufvertrag und auch kein Vorvertrag; Details dazu findest du im Artikel zur Reservierungsvereinbarung. Für den Prozess ist wichtig: Ab hier läuft eine Frist, und die Einheit ist für andere Interessenten blockiert. Beides sollte schriftlich festgehalten sein, mit Datum, Einheit, Kaufpreis und dem Zeitraum der Reservierung. Direkt bei der Reservierung solltest du die Unterlagen anstoßen, die der Kunde für die Finanzierung braucht. Wer damit erst nach zwei Wochen beginnt, verschenkt genau die Zeit, die in der Reservierungsfrist am knappsten ist. ### Schritt 2: Selbstauskunft und Finanzierungsanfrage Die Bank braucht ein vollständiges Bild vom Kunden und vom Objekt. Vom Kunden: Selbstauskunft, Einkommensnachweise der letzten Monate, letzter Steuerbescheid, Nachweis über Eigenkapital, Aufstellung bestehender Verbindlichkeiten, Ausweiskopie. Vom Objekt: Exposé, Grundbuchauszug, Teilungserklärung mit Aufteilungsplan, Wohnflächenberechnung, Energieausweis, bei Bestand die letzten Protokolle der Eigentümerversammlung und den Wirtschaftsplan, bei Neubau die Baubeschreibung. Hier entstehen die meisten Verzögerungen, und zwar fast immer aus demselben Grund: Unterlagen kommen tröpfchenweise. Die Bank fragt nach, der Kunde antwortet nach vier Tagen, die Bank fragt das Nächste nach. Eine Checkliste, die der Kunde vorab komplett abarbeitet, verkürzt diese Phase spürbar. Was die Bank aus welchen Gründen prüft, beschreibt der Artikel zu Eigenkapital, Beleihungsauslauf und Bonität. **Zuständigkeit:** In dieser Phase liegt der Vorgang beim Kunden (Unterlagen) und beim Finanzierer (Prüfung). Der Berater ist Taktgeber: Er weiß, welche Unterlage fehlt, und fragt nach, bevor die Bank es tut. ### Schritt 3: Finanzierungszusage Die Bank prüft Bonität des Kunden und Beleihungswert des Objekts und erteilt eine Finanzierungszusage, meist mit Bedingungen: Eintragung einer Grundschuld, Nachweis des Eigenkapitals, manchmal Abschluss einer Risikolebensversicherung. Bei Verbraucherdarlehen gilt ein Widerrufsrecht von 14 Tagen nach § 495 BGB in Verbindung mit § 355 BGB. Erst mit der Zusage ist die Reservierung wirtschaftlich unterlegt; vorher sollte kein Notartermin fest vereinbart werden. ### Schritt 4: Kaufvertragsentwurf Der Notar erstellt den Kaufvertragsentwurf auf Basis der Daten von Verkäufer und Käufer. Wenn ein Verbraucher beteiligt ist und der Unternehmer (Verkäufer, Bauträger) den Notar beauftragt, soll der Entwurf dem Verbraucher nach § 17 Abs. 2a Satz 2 Nr. 2 BeurkG in der Regel zwei Wochen vor der Beurkundung vorliegen. Diese Frist ist keine Formalie: Wird sie unterschritten, muss der Notar das begründen, und im Zweifel verschiebt er den Termin. Für dich als Berater heißt das: Der Notartermin kann frühestens zwei Wochen nach Versand des Entwurfs liegen. Wer den Entwurf erst anfordert, wenn der Termin schon steht, muss ihn verschieben. Lies den Entwurf mit dem Kunden durch, insbesondere Kaufpreis, Fälligkeitsvoraussetzungen, Übergabetermin, Zustand des Objekts, Regelungen zu Mietverhältnissen und Instandhaltungsrücklage. Bei Bauträgerverträgen kommen Baubeschreibung, Fertigstellungstermin und der Ratenplan hinzu. ### Schritt 5: Beurkundung Der Kaufvertrag über ein Grundstück bedarf nach § 311b Abs. 1 BGB der notariellen Beurkundung. Der Notar verliest den gesamten Vertrag, beide Seiten unterschreiben. Mit der Beurkundung ist der Vertrag geschlossen; ab hier gibt es kein Zurück mehr ohne Rücktrittsgrund. Unmittelbar danach beantragt der Notar die Auflassungsvormerkung im Grundbuch (§ 883 BGB), die den Käufer davor schützt, dass der Verkäufer das Objekt ein zweites Mal verkauft oder belastet. Zur Beurkundung müssen beide Seiten mit gültigem Ausweis erscheinen oder sich vertreten lassen. Der Notar ist nach dem Geldwäschegesetz zur Identifizierung verpflichtet; eine Barzahlung des Kaufpreises ist bei Immobilien nach § 16a GwG nicht mehr zulässig. ### Schritt 6: Fälligkeit und Kaufpreiszahlung Der Kaufpreis wird nicht bei der Beurkundung gezahlt, sondern erst, wenn die im Vertrag festgelegten Fälligkeitsvoraussetzungen erfüllt sind. Typisch sind: Eintragung der Auflassungsvormerkung, Vorliegen aller Genehmigungen (etwa Verwalterzustimmung nach § 12 WEG, falls die Teilungserklärung sie vorsieht), Löschungsunterlagen für bestehende Grundschulden des Verkäufers und der Verzicht der Gemeinde auf ihr Vorkaufsrecht. Der Notar prüft das und schickt die Fälligkeitsmitteilung an den Käufer. Ab der Fälligkeitsmitteilung läuft die im Vertrag vereinbarte Zahlungsfrist. Der Käufer ruft das Darlehen bei der Bank ab, die Bank zahlt direkt an den Verkäufer oder auf ein Notaranderkonto. Voraussetzung ist die Bestellung der Grundschuld, die meist im selben Notartermin oder kurz danach beurkundet wird. Parallel erlässt das Finanzamt den Grunderwerbsteuerbescheid; der Steuersatz ist je nach Bundesland unterschiedlich. Erst nach Zahlung stellt das Finanzamt die Unbedenklichkeitsbescheinigung aus, ohne die das Grundbuchamt den Eigentumswechsel nicht einträgt. **Bauträger:** Beim Kauf vom Bauträger wird der Kaufpreis nicht in einer Summe, sondern nach Baufortschritt in Raten gezahlt. Der Rahmen dafür steht in § 3 Abs. 2 MaBV: höchstens sieben Teilbeträge, deren Höhe sich an festgelegten Bauabschnitten orientiert. Bereitstellungszinsen der Bank können in dieser Phase anfallen und gehören in die Rechnung des Kunden. ### Schritt 7: Übergabe Mit der vollständigen Kaufpreiszahlung geht in der Regel der Besitz über: Der Käufer erhält Schlüssel, und Nutzen und Lasten wechseln ab diesem Stichtag (§ 446 BGB). Bei vermieteten Einheiten tritt der Käufer nach § 566 BGB in den bestehenden Mietvertrag ein; der Mieter wird informiert, die Kaution wird übertragen, die Miete fließt ab dem Stichtag an den neuen Eigentümer. Beim Bauträger findet zusätzlich die Abnahme statt, bei der Mängel protokolliert werden. Zur Übergabe gehört ein Protokoll: Zählerstände, übergebene Schlüssel, erkennbare Mängel, Zustand der Räume. Das Protokoll unterschreiben beide Seiten. Bei Kapitalanlagen wird die Übergabe oft ohne Anwesenheit des Käufers abgewickelt; dann sollte der Verwalter oder ein Beauftragter das Protokoll aufnehmen. ### Schritt 8: Eigentumsumschreibung Der letzte Schritt liegt beim Grundbuchamt. Nach Vorlage der Unbedenklichkeitsbescheinigung, der Auflassung und aller Genehmigungen wird der Käufer als Eigentümer eingetragen. Das kann je nach Grundbuchamt einige Wochen bis mehrere Monate dauern. Für den Kunden ändert sich dadurch im Alltag nichts mehr; für die Akte ist es der Abschluss. ### Wo Vorgänge hängen bleiben - Unterlagen für die Bank fehlen oder kommen einzeln: Vorab eine vollständige Liste an den Kunden, nicht nach und nach. - Notarentwurf zu spät angefordert: Die Zwei-Wochen-Frist aus § 17 Abs. 2a BeurkG schiebt den Termin, wenn der Entwurf nicht rechtzeitig da ist. - Verwalterzustimmung übersehen: Sie kann eine Fälligkeitsvoraussetzung sein und Wochen dauern, wenn der Verwalter nicht früh angefragt wird. - Löschungsunterlagen des Verkäufers: Die Bank des Verkäufers muss die Löschungsbewilligung erteilen; das gehört auf die Verkäuferseite der Checkliste. - Grundschuldbestellung nicht terminiert: Ohne eingetragene Grundschuld zahlt die Bank nicht aus. - Niemand hat die Fälligkeitsmitteilung gesehen: Der Kunde bekommt Post vom Notar und leitet sie nicht weiter, die Zahlungsfrist läuft. Ein zweiter Grund für Verzögerungen ist Kommunikation: Der Kunde weiß nicht, dass gerade nichts von ihm erwartet wird, und ruft an; oder er weiß nicht, dass etwas von ihm erwartet wird, und ruft nicht an. Eine kurze Statusnachricht bei jedem Schrittwechsel („Der Notar hat den Entwurf verschickt, bitte bis Freitag lesen, Termin ist am 14.") erspart beides und ist in der Akte dokumentiert, falls später jemand fragt, wer wann informiert wurde. ### Checkliste für die Akte - Reservierung schriftlich mit Frist, Einheit und Kaufpreis - Unterlagenliste für Finanzierung an den Kunden, Rücklauf verfolgt - Finanzierungszusage liegt vor, Bedingungen notiert - Notar beauftragt, Entwurf an alle Beteiligten, Zwei-Wochen-Frist eingehalten - Beurkundungstermin mit Ausweisen beider Seiten - Grundschuldbestellung terminiert - Verwalterzustimmung und Vorkaufsrechtsverzicht angefragt - Fälligkeitsmitteilung erhalten, Zahlungsfrist notiert - Kaufpreis gezahlt, Grunderwerbsteuer gezahlt - Übergabeprotokoll mit Zählerständen und Schlüsseln - Mieter über Eigentümerwechsel informiert, Kaution übertragen - Eigentumsumschreibung im Grundbuch bestätigt In Inscalia bildet das Kaufprozess-Management diese Schritte je Kauf ab, mit Fristen und Erinnerungen; in der Kunden-Akte steht bei jedem Vorgang, ob er gerade beim Berater, beim Kunden oder beim Finanzierer liegt, und über das Käuferportal lädt der Kunde seine Unterlagen selbst hoch. **Praxis:** Lege für jeden Kauf zum Zeitpunkt der Reservierung alle späteren Termine als Platzhalter an: Finanzierungszusage, Entwurfsversand, Beurkundung, Grundschuld, Fälligkeit, Übergabe. Ein Platzhalter, der verstreicht, fällt auf. Ein Schritt, den niemand eingetragen hat, fällt nicht auf. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Reservierungsvereinbarung: Inhalt, Gebühr und was sie rechtlich leistet Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/reservierungsvereinbarung-immobilie Datum: 2026-09-20 Was eine Reservierungsvereinbarung enthalten sollte, wie hoch eine Reservierungsgebühr sein darf, wann sie beurkundet werden müsste und warum Formulare in AGB seit 2023 auf dem Prüfstand stehen. Die Reservierungsvereinbarung ist im Vertrieb von Kapitalanlagen Alltag: Der Kunde will die Einheit, die Finanzierung braucht Zeit, und beide Seiten wollen Sicherheit, dass in dieser Zeit niemand anderes zum Zug kommt. Gleichzeitig ist sie eines der am häufigsten falsch eingeschätzten Dokumente. Sie ist kein Kaufvertrag, sie verpflichtet den Kunden nicht zum Kauf, und ob die vereinbarte Gebühr überhaupt verlangt werden darf, hängt von Höhe und Form ab. Dieser Artikel erklärt, was die Vereinbarung leisten kann, was nicht, und wie du sie so aufsetzt, dass sie hält. ### Was eine Reservierung rechtlich ist Ein Kaufvertrag über ein Grundstück oder eine Eigentumswohnung bedarf nach § 311b Abs. 1 BGB der notariellen Beurkundung. Alles, was ohne Notar unterschrieben wird, kann deshalb keine Verpflichtung zum Kauf oder Verkauf begründen. Die Reservierungsvereinbarung ist eine privatschriftliche Abrede, mit der sich der Verkäufer oder der Vertrieb verpflichtet, die Einheit für eine bestimmte Zeit nicht anderweitig anzubieten. Der Kunde erklärt seine Kaufabsicht, verpflichtet sich aber nicht zum Kauf. Das hat zwei praktische Folgen. Erstens: Springt der Kunde ab, gibt es keinen Anspruch auf Erfüllung oder Schadensersatz wegen Nichtkaufs. Zweitens: Der Verkäufer ist nicht verpflichtet, zum reservierten Preis zu verkaufen, sondern nur, während der Reservierungsfrist nicht an Dritte zu verkaufen. Wer im Gespräch den Eindruck erweckt, mit der Reservierung sei der Kauf „so gut wie fix", sagt etwas Falsches. ### Die Reservierungsgebühr Viele Vereinbarungen sehen eine Gebühr vor, die der Kunde zahlt und die bei Zustandekommen des Kaufs auf den Kaufpreis oder die Provision angerechnet wird. Kommt es nicht zum Kauf, soll sie ganz oder teilweise beim Verkäufer oder Makler bleiben. Genau an dieser Stelle setzt die Rechtsprechung Grenzen, und zwar aus zwei Richtungen. #### Grenze 1: Beurkundungspflicht bei mittelbarem Kaufzwang Wenn die Gebühr so hoch ist, dass der Kunde faktisch zum Kauf gedrängt wird, weil ihm sonst ein spürbarer Betrag verloren geht, sieht die Rechtsprechung darin einen mittelbaren Zwang zum Vertragsschluss. Eine solche Abrede ist dann Teil des beurkundungspflichtigen Geschäfts und ohne notarielle Form nach § 125 BGB nichtig. Die Gerichte haben diese Schwelle in der Vergangenheit im Bereich eines Bruchteils der üblichen Maklerprovision angesetzt; eine feste Zahl gibt es nicht. Eine Gebühr, die sich an der Größenordnung des Kaufpreises orientiert, liegt darüber. #### Grenze 2: Unwirksamkeit in Allgemeinen Geschäftsbedingungen Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 20. April 2023 (I ZR 113/22) entschieden, dass eine vom Makler vorformulierte Reservierungsvereinbarung, nach der der Kunde eine Gebühr auch dann verliert, wenn der Kauf aus Gründen scheitert, die nicht in seiner Sphäre liegen, den Kunden unangemessen benachteiligt und nach § 307 Abs. 1 BGB unwirksam ist. Der Kunde bekommt die Gebühr zurück. Kern der Begründung: Die Gebühr ist eine erfolgsunabhängige Vergütung, die der Makler ohne Gegenleistung von Wert erhält, denn er bindet sich nicht zum Verkauf und der Kunde hat keine gesicherte Rechtsposition. Diese Entscheidung betrifft vorformulierte Vereinbarungen, also faktisch jedes Formular, das ein Vertrieb standardmäßig nutzt. Individuell ausgehandelte Vereinbarungen sind seltener und schwerer nachzuweisen, als es klingt: Ein Formular, in dem nur die Gebührenhöhe eingetragen wird, ist keine Individualvereinbarung. **Was daraus folgt:** Eine Reservierungsgebühr, die der Kunde bei Nichtkauf verliert, ist als Formularklausel des Maklers nach der BGH-Rechtsprechung nicht durchsetzbar. Verbleibende Gestaltungen: eine Gebühr, die bei Nichtkauf vollständig zurückgezahlt wird; eine Gebühr des Verkäufers (nicht des Maklers) für eine echte Gegenleistung; oder ein notariell beurkundetes Angebot. Jede davon gehört vor Einsatz zum Anwalt. ### Was in die Vereinbarung gehört Unabhängig von der Gebührenfrage sollte die Vereinbarung folgende Punkte eindeutig regeln: 1. Parteien: Wer reserviert für wen? Ist der Vertrieb Vertreter des Verkäufers oder Makler? Das bestimmt, wem gegenüber die Zusage gilt. 2. Objekt: Adresse, Einheit laut Teilungserklärung, Wohnfläche, gegebenenfalls Stellplatz. Bei Neubau: Bauabschnitt und Nummer laut Aufteilungsplan. 3. Kaufpreis: Der Preis, zu dem der Verkäufer verkaufsbereit ist, sowie die Nebenkosten, die der Kunde trägt. 4. Dauer: Ein festes Enddatum oder eine Frist ab Unterschrift. Ohne Enddatum ist unklar, wann die Bindung des Verkäufers endet. 5. Inhalt der Zusage: Keine anderweitige Vermarktung während der Frist. Klar formulieren, dass daraus keine Verkaufspflicht folgt. 6. Gebühr: Höhe, Zahlungsweg, Anrechnung bei Kauf, vollständige Rückzahlung bei Nichtkauf, Frist für die Rückzahlung. 7. Bedingungen: Was passiert, wenn die Finanzierung scheitert, wenn der Verkäufer zurückzieht, wenn die Frist abläuft? 8. Datenschutz und Widerrufsbelehrung, wenn die Vereinbarung außerhalb von Geschäftsräumen oder im Fernabsatz geschlossen wird (§ 312g BGB). ### Widerrufsrecht Wird die Reservierungsvereinbarung mit einem Verbraucher per E-Mail, über ein Online-Formular oder beim Kunden zu Hause geschlossen, handelt es sich um einen Fernabsatz- oder außerhalb von Geschäftsräumen geschlossenen Vertrag. Dann steht dem Kunden nach § 312g Abs. 1 BGB ein Widerrufsrecht von 14 Tagen zu (§ 355 BGB). Fehlt die Belehrung, verlängert sich die Frist nach § 356 Abs. 3 BGB auf zwölf Monate und 14 Tage. Eine gezahlte Gebühr ist im Widerrufsfall zurückzuzahlen. Die Belehrung gehört also in das Dokument, nicht in eine separate E-Mail, die niemand findet. ### Besonderheiten beim Bauträger Beim Neubau vom Bauträger läuft die Reservierung häufig über einen längeren Zeitraum als beim Bestand, weil der Vertrieb vor oder kurz nach Baubeginn startet und der Bauträger eine Vorverkaufsquote erreichen will, bevor seine Bank die Baufinanzierung freigibt. Die Reservierung hat für ihn deshalb einen eigenen Wert: Sie zeigt der Bank Nachfrage. Für den Kunden heißt das, dass zwischen Reservierung und Beurkundung Wochen liegen können, in denen sich Preislisten oder Baubeschreibungen ändern. Regle deshalb ausdrücklich, ob der reservierte Preis für die Dauer der Reservierung festgeschrieben ist und auf welchen Stand der Baubeschreibung sich die Reservierung bezieht; die Baubeschreibung sollte als Anlage beigefügt oder mit Datum benannt sein. Regle auch, was passiert, wenn der Kaufvertragsentwurf erst nach Ablauf der Frist vorliegt, weil der Bauträger die Teilungserklärung noch nicht beurkundet hat: In diesem Fall verlängert sich die Reservierung sinnvollerweise automatisch bis zu einem festen Enddatum. Ein Wechsel auf eine andere Einheit desselben Projekts sollte möglich sein, ohne dass eine neue Vereinbarung nötig wird, wenn Kunde und Bauträger einverstanden sind. Bei mehreren Interessenten für dieselbe Einheit entscheidet der Zeitpunkt der Reservierung. Halte deshalb Datum und Uhrzeit des Eingangs der unterschriebenen Vereinbarung fest und bestätige sie dem Kunden. Eine elektronische Signatur mit Zeitstempel erledigt das von selbst; bei Papier gehört ein Eingangsvermerk auf das Dokument. Wer als Zweiter kommt, bekommt eine Nachrückposition mit eigener Frist, die beginnt, wenn die erste Reservierung ausläuft oder aufgehoben wird. ### Reservierung und Provision Die Reservierungsvereinbarung ersetzt keinen Maklervertrag. Wenn der Vertrieb eine Provision vom Käufer verlangen will, braucht es dafür einen eigenen Maklervertrag in Textform (§ 656a BGB bei Wohnungen und Einfamilienhäusern) und die Regeln zur Provisionsteilung nach § 656c und § 656d BGB. Wird die Reservierungsgebühr auf die Provision angerechnet, muss die Provision selbst wirksam vereinbart sein; sonst ist die Anrechnung gegenstandslos. ### Ablauf im Vertrieb Ein sauberer Ablauf sieht so aus: Der Kunde bekommt das Dokument mit allen Objektdaten vorausgefüllt und mit Widerrufsbelehrung. Er unterschreibt, entweder auf Papier oder elektronisch. Der Vertrieb bestätigt die Reservierung und dokumentiert Datum und Uhrzeit, damit bei zwei Interessenten für dieselbe Einheit klar ist, wer zuerst war. Die Einheit wird im Bestand als reserviert markiert, damit kein Kollege sie parallel anbietet. Wenn die Frist abläuft, wird sie entweder verlängert oder die Einheit wieder freigegeben, beides mit Nachricht an den Kunden. In Inscalia wird die Reservierungsvereinbarung über Reservierung & E-Signatur online unterschrieben, mit Prüfspur zu Zeitpunkt und Unterzeichner, im White-Label des Vertriebs; die Einheit wechselt dabei in der Objekt-Pipeline ihren Status. ### Häufige Fehler - Gebühr als „Anzahlung" bezeichnet: Der Begriff suggeriert einen Kaufvertrag, den es nicht gibt. - Verfall der Gebühr bei Nichtkauf im Formular: Nach der BGH-Rechtsprechung nicht durchsetzbar, führt zu Rückforderungen und Ärger. - Keine Frist: Der Verkäufer weiß nicht, wann er wieder frei ist, der Kunde nicht, wie lange er Zeit hat. - Reservierung durch einen Vertriebspartner, der gar nicht bevollmächtigt ist, den Verkäufer zu binden. - Keine Widerrufsbelehrung bei Abschluss per E-Mail oder beim Kunden. - Mündliche Reservierung: Bei zwei Interessenten ist nicht zu klären, wer zuerst war. **Rechnen:** Wenn du eine rückzahlbare Gebühr einsetzen willst, prüfe die Höhe im Verhältnis zur Provision und zum Kaufpreis, bevor du sie in ein Formular schreibst. Der Reservierungsgebühr-Rechner auf dieser Seite zeigt dir die Verhältnisse für dein Objekt. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## § 34c GewO: Wer im Immobilienvertrieb eine Erlaubnis braucht und wie man sie bekommt Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/paragraph-34c-gewo-erlaubnis Datum: 2026-09-20 Makler, Bauträger, Darlehensvermittler, Vertriebspartner, Tippgeber: Wer nach § 34c GewO eine Erlaubnis braucht, welche Unterlagen die Behörde verlangt, was die MaBV danach fordert und was die Weiterbildungspflicht bedeutet. Wer gewerbsmäßig Immobilien vermittelt, Darlehen vermittelt oder als Bauträger auftritt, braucht eine Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung. Das gilt nicht nur für das Maklerbüro an der Ecke, sondern auch für den selbstständigen Vertriebspartner in einer Struktur, der Kunden zu Kapitalanlagen berät und dafür Provision bekommt. Ohne Erlaubnis zu arbeiten ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 144 Abs. 1 Nr. 1 GewO und kann darüber hinaus die Provisionsansprüche gefährden. Dieser Artikel zeigt, wer betroffen ist, was die Behörde prüft und welche Pflichten nach der Erteilung weiterlaufen. ### Wer unter § 34c GewO fällt § 34c Abs. 1 Satz 1 GewO nennt vier Tätigkeiten, die erlaubnispflichtig sind, wenn sie gewerbsmäßig ausgeübt werden: - Nr. 1: Vermittlung des Abschlusses von Verträgen über Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte, Wohnräume und gewerbliche Räume oder Nachweis der Gelegenheit zum Abschluss solcher Verträge. Das ist der klassische Immobilienmakler. - Nr. 2: Vermittlung des Abschlusses von Darlehensverträgen oder Nachweis der Gelegenheit dazu. Wer für seine Kunden die Finanzierung anbahnt, kann hierunter fallen; für Immobiliar-Verbraucherdarlehen ist zusätzlich § 34i GewO zu prüfen. - Nr. 3 Buchstabe a: Bauvorhaben als Bauherr im eigenen Namen für eigene oder fremde Rechnung vorbereiten oder durchführen und dazu Vermögenswerte von Erwerbern verwenden. Das ist der Bauträger. - Nr. 3 Buchstabe b: Bauvorhaben als Baubetreuer im fremden Namen für fremde Rechnung wirtschaftlich vorbereiten oder durchführen. - Nr. 4: Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums von Wohnungseigentümern oder von Mietverhältnissen über Wohnräume für Dritte (Wohnimmobilienverwalter). Gewerbsmäßig heißt: selbstständig, auf Dauer angelegt, mit Gewinnerzielungsabsicht. Angestellte Mitarbeiter eines Maklerunternehmens brauchen keine eigene Erlaubnis; sie arbeiten unter der Erlaubnis ihres Arbeitgebers. Der selbstständige Handelsvertreter, der für einen Vertrieb Kapitalanlagen vermittelt und auf Provisionsbasis abrechnet, ist dagegen selbst Gewerbetreibender und braucht eine eigene Erlaubnis. Das wird in Strukturvertrieben regelmäßig übersehen, weil der Partner sich als Teil des Vertriebs versteht und nicht als eigenes Unternehmen. **Tippgeber:** Wer lediglich den Namen eines Interessenten an einen Vermittler weitergibt und selbst weder Objekte nachweist noch Gespräche zum Vertragsschluss führt, wird meist nicht als Vermittler eingestuft. Die Grenze ist fließend: Sobald der Tippgeber ein konkretes Objekt benennt, Unterlagen überreicht oder den Kunden zum Abschluss begleitet, ist er Vermittler. Im Zweifel bei der zuständigen Behörde nachfragen. ### Voraussetzungen für die Erlaubnis Die Erlaubnis ist zu erteilen, wenn keine Versagungsgründe nach § 34c Abs. 2 GewO vorliegen. Die Behörde prüft also nicht Fachkunde oder Ausbildung, sondern zwei Dinge: 1. Zuverlässigkeit (§ 34c Abs. 2 Nr. 1 GewO): Sie fehlt in der Regel, wenn der Antragsteller in den letzten fünf Jahren vor Antragstellung wegen eines Verbrechens oder wegen Diebstahls, Unterschlagung, Erpressung, Betrugs, Untreue, Geldwäsche, Urkundenfälschung, Hehlerei, Wuchers oder einer Insolvenzstraftat rechtskräftig verurteilt wurde. 2. Geordnete Vermögensverhältnisse (§ 34c Abs. 2 Nr. 2 GewO): Sie fehlen in der Regel, wenn über das Vermögen des Antragstellers ein Insolvenzverfahren eröffnet wurde oder er im Schuldnerverzeichnis eingetragen ist. Für Wohnimmobilienverwalter kommt nach § 34c Abs. 2 Nr. 3 GewO der Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung hinzu. Für Makler und Bauträger ist eine Haftpflicht nicht Voraussetzung der Erlaubnis, aber aus Haftungsgründen sinnvoll. ### Zuständige Behörde und Unterlagen Welche Behörde zuständig ist, regelt jedes Bundesland selbst. In einigen Ländern sind es die Industrie- und Handelskammern, in anderen die Kreisverwaltungen, Ordnungsämter oder Gewerbeämter der Gemeinden. Der erste Schritt ist deshalb, auf der Website der eigenen IHK oder Gemeinde nach „Erlaubnis § 34c GewO" zu suchen. Üblicherweise verlangt die Behörde: - Antragsformular mit Angabe der beantragten Tätigkeiten (Nr. 1 bis 4) - Führungszeugnis zur Vorlage bei einer Behörde (Belegart O), beantragt beim Einwohnermeldeamt oder online - Auszug aus dem Gewerbezentralregister zur Vorlage bei einer Behörde - Bescheinigung in Steuersachen des Finanzamts - Auszug aus dem Schuldnerverzeichnis (Vollstreckungsportal) - Bescheinigung des Insolvenzgerichts, dass kein Insolvenzverfahren anhängig ist - Bei juristischen Personen: Handelsregisterauszug und die Nachweise für jeden gesetzlichen Vertreter - Bei Verwaltern: Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung - Gewerbeanmeldung, sofern noch nicht erfolgt Die Gebühren für die Erlaubnis legt die Behörde nach Landesrecht fest; sie unterscheiden sich je nach Bundesland und nach Anzahl der beantragten Tätigkeiten. Auch die Bearbeitungsdauer schwankt. Wer eine Vertriebstätigkeit plant, sollte den Antrag stellen, bevor er den ersten Kunden berät, nicht danach. ### Pflichten nach der Erteilung: die MaBV Mit der Erlaubnis beginnen die Pflichten aus der Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV), die auf § 34c Abs. 3 GewO beruht. Für Makler und Vertriebspartner sind vor allem relevant: - Buchführungspflicht (§ 10 MaBV): Über jeden Auftrag sind Aufzeichnungen zu führen, die Auftraggeber, Objekt, vereinbarte Vergütung und Datum enthalten. - Aufbewahrungspflicht (§ 14 MaBV): Die Unterlagen sind fünf Jahre aufzubewahren. - Informationspflichten (§ 11 MaBV): Vor Vertragsschluss sind dem Auftraggeber bestimmte Angaben zu machen; Werbung darf nicht irreführend sein. - Prüfungspflicht (§ 16 MaBV): Bauträger und Baubetreuer müssen sich jährlich von einem geeigneten Prüfer prüfen lassen und den Bericht bis zum 31. Dezember des Folgejahres bei der Behörde einreichen. Für reine Makler gilt das nicht, solange sie keine Vermögenswerte von Kunden entgegennehmen. - Anzeigepflichten (§ 9 MaBV): Änderungen im Betrieb, etwa neue Geschäftsführer, sind der Behörde anzuzeigen. Für Bauträger ist die MaBV das eigentliche Regelwerk: § 3 MaBV regelt, unter welchen Voraussetzungen und in welchen Raten der Bauträger Gelder der Erwerber entgegennehmen darf, § 7 MaBV die Alternative über eine Bürgschaft. Ein Verstoß gegen diese Sicherungspflichten kann zum Widerruf der Erlaubnis führen. ### Weiterbildungspflicht Seit dem 1. August 2018 gilt nach § 34c Abs. 2a GewO eine Weiterbildungspflicht für Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter: 20 Stunden innerhalb von drei Jahren. Die Pflicht trifft den Gewerbetreibenden und die unmittelbar bei der erlaubnispflichtigen Tätigkeit mitwirkenden Beschäftigten. Inhalte und Nachweise regelt die MaBV in § 15b mit Anlage 1. Die Nachweise sind aufzubewahren und der Behörde auf Verlangen vorzulegen; es gibt keine automatische Meldung. Für Bauträger und Darlehensvermittler nach § 34c gilt die Pflicht nicht, für Darlehensvermittler nach § 34i GewO gelten eigene Regeln. Anerkannt werden Präsenzseminare, Online-Seminare mit Teilnahmenachweis und betriebsinterne Schulungen, wenn sie die Themen der Anlage 1 abdecken, etwa Vertragsrecht, Grundlagen des Immobilienrechts, Finanzierung, Steuern, Wettbewerbsrecht und Verbraucherschutz. Ein Vertrieb, der seine Partner schult, kann diese Schulungen anrechnungsfähig gestalten, wenn Inhalte, Dauer und Teilnahme dokumentiert sind. ### Geltung, Übertragung, Erlöschen Die Erlaubnis gilt im gesamten Bundesgebiet, nicht nur im Bezirk der Behörde, die sie erteilt hat. Bei einem Umzug in ein anderes Bundesland muss sie nicht neu beantragt werden; die Gewerbeanmeldung ist am neuen Ort zu erneuern. Sie ist personenbezogen: Sie gilt für die natürliche oder juristische Person, der sie erteilt wurde, und lässt sich nicht auf einen Nachfolger, einen Käufer des Unternehmens oder eine neu gegründete Gesellschaft übertragen. Wer seinen Einzelbetrieb in eine GmbH überführt, braucht für die GmbH eine eigene Erlaubnis, und zwar bevor die GmbH tätig wird. Die Behörde kann die Erlaubnis nach § 49 VwVfG widerrufen, wenn nachträglich Tatsachen eintreten, die eine Versagung rechtfertigen würden, also insbesondere bei Wegfall der Zuverlässigkeit oder bei Eröffnung eines Insolvenzverfahrens. Bei Aufgabe des Gewerbes ist der Betrieb abzumelden; die Erlaubnis wird dann gegenstandslos. Wer nur pausiert, sollte die Erlaubnis behalten, weil ein neuer Antrag später mit neuen Nachweisen und Gebühren verbunden ist. ### Was passiert ohne Erlaubnis Die gewerbsmäßige Tätigkeit ohne Erlaubnis ist eine Ordnungswidrigkeit nach § 144 Abs. 1 Nr. 1 GewO; die Behörde kann außerdem die Fortsetzung des Betriebs nach § 15 Abs. 2 GewO untersagen. Provisionsansprüche werden dadurch nicht automatisch nichtig, aber der Vermittler bewegt sich in einer angreifbaren Position, und ein Auftraggeber, der die Provision nicht zahlen will, wird das Argument nutzen. Für den Vertrieb, der mit Partnern ohne Erlaubnis zusammenarbeitet, kommt ein eigenes Risiko hinzu: Er kann als Beteiligter belangt werden und in der Außendarstellung angegriffen werden. ### Checkliste für Vertriebe mit Partnern - Eigene Erlaubnis nach § 34c GewO liegt vor und deckt alle ausgeübten Tätigkeiten ab (Nr. 1, gegebenenfalls Nr. 2) - Jeder selbstständige Partner hat eine eigene Erlaubnis, Kopie liegt in der Partnerakte - Erlaubnisse werden bei Neuaufnahme geprüft und jährlich abgefragt - Weiterbildungsnachweise je Partner und Mitarbeiter, 20 Stunden pro Dreijahreszeitraum - Aufzeichnungen nach § 10 MaBV je Auftrag, Aufbewahrung fünf Jahre - Änderungen (Geschäftsführung, Rechtsform, Anschrift) der Behörde angezeigt - Bei Darlehensvermittlung: Abgrenzung zu § 34i GewO geprüft In Inscalia liegen die Erlaubnis und die Weiterbildungsnachweise eines Vertriebspartners als Dokument in dessen Akte; über Rollen & Rechte sieht der Partner nur die Objekte, die für ihn freigegeben sind. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Geldwäschegesetz für Immobilienmakler: Identifizierung, Risikoanalyse, Meldepflicht Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/gwg-immobilienmakler-pflichten Datum: 2026-09-20 Immobilienmakler sind Verpflichtete nach dem GwG. Was das konkret heißt: Wann du wen identifizieren musst, was in die Risikoanalyse gehört, wie eine Verdachtsmeldung abläuft und welche Aufzeichnungen die Aufsicht sehen will. Immobilien gelten als Klassiker der Geldwäsche: hohe Beträge, stabile Werte, wenige Transaktionen pro Objekt. Der Gesetzgeber hat deshalb Immobilienmakler zu Verpflichteten nach dem Geldwäschegesetz gemacht, mit denselben Grundpflichten wie Banken, nur in anderem Maßstab. Viele Vertriebe wissen das, setzen es aber nur halb um: Der Ausweis wird kopiert, der Rest bleibt liegen. Bei einer Prüfung durch die Aufsicht reicht das nicht. Dieser Artikel geht die Pflichten durch, so wie sie im Vertriebsalltag anfallen. ### Wer verpflichtet ist Nach § 2 Abs. 1 Nr. 14 GwG sind Immobilienmakler Verpflichtete. Der Begriff ist in § 1 Abs. 11 GwG definiert: Wer gewerblich den Abschluss von Kauf-, Pacht- oder Mietverträgen über Immobilien vermittelt. Ein Vertrieb, der Kapitalanlagen für Bauträger oder Eigentümer an Käufer vermittelt, ist Immobilienmakler in diesem Sinne, unabhängig davon, ob er sich so nennt. Auch selbstständige Vertriebspartner mit eigener Erlaubnis nach § 34c GewO sind eigene Verpflichtete. Bei der Vermittlung von Mietverträgen greifen die Pflichten nur, wenn die monatliche Nettokaltmiete mindestens 10.000 Euro beträgt (§ 4 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 GwG). Der Bauträger selbst, der ohne Vermittler direkt verkauft, ist nicht als Makler verpflichtet; für ihn gelten andere Vorschriften, etwa die Pflichten des Notars bei der Beurkundung und das Bargeldverbot. Sobald er aber mit einem Vertrieb arbeitet, ist der Vertrieb Verpflichteter. ### Die vier Pflichtbereiche Die Pflichten lassen sich in vier Bereiche gliedern: Risikomanagement (§§ 4 bis 9 GwG), Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden (§§ 10 bis 17 GwG), Aufzeichnung und Aufbewahrung (§ 8 GwG) und Meldepflichten (§§ 43 ff. GwG). Dazu kommt seit 2023 das Bargeldverbot beim Immobilienerwerb (§ 16a GwG). ### 1. Risikomanagement und Risikoanalyse Nach § 4 GwG muss jeder Verpflichtete über ein wirksames Risikomanagement verfügen, das eine Risikoanalyse (§ 5 GwG) und interne Sicherungsmaßnahmen (§ 6 GwG) umfasst. Die Risikoanalyse ist ein Dokument, in dem du für dein Geschäft beschreibst, welche Geldwäscherisiken bestehen und wie du ihnen begegnest. Anhaltspunkte liefern die Anlagen 1 und 2 zum GwG (Faktoren für geringeres und höheres Risiko) und die Nationale Risikoanalyse des Bundesfinanzministeriums. Typische Risikofaktoren im Kapitalanlagevertrieb: Käufer aus Drittstaaten mit hohem Risiko, komplexe Gesellschaftsstrukturen als Käufer, auffällig hohe Eigenkapitalanteile ohne plausible Herkunft, Kunden, die auf Distanz identifiziert werden, politisch exponierte Personen, Objekte mit ungewöhnlicher Preisgestaltung. Die Analyse muss dokumentiert, regelmäßig überprüft und der Aufsicht auf Verlangen vorgelegt werden (§ 5 Abs. 2 GwG). Die Aufsichtsbehörde kann Verpflichtete unter Umständen von der Dokumentationspflicht befreien (§ 5 Abs. 4 GwG); das muss beantragt werden und gilt nicht automatisch für kleine Betriebe. Zu den internen Sicherungsmaßnahmen nach § 6 GwG gehören interne Grundsätze und Verfahren, die Prüfung der Zuverlässigkeit von Mitarbeitern und deren Unterrichtung über die Pflichten. Einen Geldwäschebeauftragten müssen Immobilienmakler nach § 7 GwG nur bestellen, wenn die Aufsichtsbehörde es anordnet. ### 2. Sorgfaltspflichten: Wen du wann identifizieren musst Die allgemeinen Sorgfaltspflichten nach § 10 Abs. 1 GwG umfassen die Identifizierung des Vertragspartners und der für ihn auftretenden Person, die Abklärung, ob ein wirtschaftlich Berechtigter dahintersteht (§ 3 GwG), die Einholung von Informationen zum Zweck der Geschäftsbeziehung, die Feststellung, ob es sich um eine politisch exponierte Person handelt, und die kontinuierliche Überwachung. Für Immobilienmakler regelt § 11 Abs. 2 GwG den Zeitpunkt: Die Vertragsparteien des Kaufvertrags sind zu identifizieren, sobald eine Partei ein ernsthaftes Interesse an der Durchführung des Vertrags äußert und die Vertragsparteien hinreichend bestimmt sind. Das heißt in der Praxis: nicht erst beim Notar, sondern spätestens bei der Reservierung. Und es heißt beide Seiten, also Käufer und Verkäufer, auch wenn der Verkäufer dein Auftraggeber ist und du ihn seit Jahren kennst. **Was zur Identifizierung gehört (§ 11 Abs. 4, § 12 GwG):** Bei natürlichen Personen: Vorname, Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnanschrift, anhand eines gültigen amtlichen Ausweises mit Lichtbild. Bei juristischen Personen: Firma, Rechtsform, Registernummer, Anschrift des Sitzes, Namen der Vertretungsberechtigten, anhand eines Registerauszugs oder vergleichbaren Dokuments, plus Abklärung der wirtschaftlich Berechtigten über das Transparenzregister und eigene Nachforschung. Die Überprüfung erfolgt bei physischer Anwesenheit durch Vorlage des Ausweises. Bei Abwesenheit sind die in § 13 GwG vorgesehenen Verfahren zulässig, unter anderem ein Videoidentifizierungsverfahren oder die Identifizierung über einen Dritten nach § 17 GwG. Du darfst nach § 8 Abs. 2 Satz 2 GwG eine vollständige Kopie des Ausweises anfertigen und aufbewahren; das ist eine gesetzliche Grundlage, die dem Datenschutz vorgeht. Ergibt die Prüfung ein höheres Risiko, etwa weil der Käufer eine politisch exponierte Person ist oder aus einem Drittstaat mit hohem Risiko stammt, greifen verstärkte Sorgfaltspflichten nach § 15 GwG: Zustimmung der Leitungsebene, Klärung der Herkunft der Vermögenswerte, verstärkte Überwachung. Bei geringem Risiko sind vereinfachte Pflichten nach § 14 GwG möglich, das ist aber zu begründen und zu dokumentieren. Ist der Vertragspartner eine Gesellschaft, die im Transparenzregister eingetragen ist, musst du einen Auszug einholen und Unstimmigkeiten zwischen deinen Erkenntnissen und dem Register nach § 23a GwG melden. ### 3. Aufzeichnung und Aufbewahrung Nach § 8 GwG sind die erhobenen Angaben, die Kopien der Dokumente, die Ergebnisse der Risikobewertung und die Erwägungen zu Verdachtsfällen aufzuzeichnen und fünf Jahre aufzubewahren (§ 8 Abs. 4 GwG). Die Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass die Aufsicht nachvollziehen kann, was wann geprüft wurde. Eine Ausweiskopie ohne Datum, ohne Vermerk, wer sie geprüft hat, und ohne Zuordnung zu einem Vorgang erfüllt das nicht. ### 4. Verdachtsmeldung Nach § 43 Abs. 1 GwG musst du unverzüglich eine Meldung an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) abgeben, wenn Tatsachen darauf hindeuten, dass ein Vermögensgegenstand aus einer strafbaren Handlung stammt, ein Geschäftsvorfall mit Terrorismusfinanzierung zusammenhängt oder der Vertragspartner seine Pflicht zur Offenlegung des wirtschaftlich Berechtigten nicht erfüllt hat. Die Meldung erfolgt elektronisch über das Portal goAML der FIU; dafür ist eine Registrierung nötig, die du nach § 45 Abs. 1 GwG unabhängig von einem konkreten Fall vornehmen musst. Nach der Meldung darf die Transaktion nach § 46 GwG frühestens durchgeführt werden, wenn die FIU oder die Staatsanwaltschaft zugestimmt hat oder der dritte Werktag nach dem Abgangstag der Meldung verstrichen ist, ohne dass die Durchführung untersagt wurde. Den Kunden über die Meldung zu informieren, ist nach § 47 GwG verboten. Für Meldungen in gutem Glauben bist du nach § 48 GwG von der Verantwortlichkeit freigestellt. **Bargeldverbot:** Seit dem 1. April 2023 ist es nach § 16a GwG verboten, beim Erwerb von Immobilien den Kaufpreis ganz oder teilweise mit Bargeld, Kryptowerten, Gold oder ähnlichen Werten zu begleichen. Der Notar darf die Eigentumsumschreibung erst nach Nachweis der unbaren Zahlung veranlassen. Ein Kunde, der eine Barzahlung auch nur eines Teilbetrags anbietet, ist ein Verdachtsfall. ### Verhältnis zum Notar Der Notar ist eigener Verpflichteter nach § 2 Abs. 1 Nr. 10 GwG und identifiziert die Beteiligten bei der Beurkundung selbst. Das entbindet den Makler nicht: Seine Pflichten entstehen früher, nämlich bei ernsthaftem Interesse, und bestehen unabhängig davon, was der Notar später tut. Auf die Identifizierung durch den Notar darfst du dich nur im Rahmen des § 17 GwG verlassen, und dafür brauchst du die Unterlagen vom Notar in deiner Akte. Die besonderen Meldepflichten der Verordnung zu meldepflichtigen Sachverhalten im Immobilienbereich (GwGMeldV-Immobilien) treffen Notare und Rechtsanwälte, nicht Makler; für dich gilt die allgemeine Verdachtsmeldepflicht nach § 43 GwG. ### Aufsicht und Sanktionen Die Aufsicht über Immobilienmakler liegt nach § 50 Nr. 9 GwG bei den nach Landesrecht zuständigen Behörden; je nach Bundesland sind das Regierungspräsidien, Bezirksregierungen, Landesverwaltungsämter oder Kreisverwaltungen. Die Aufsicht kann Prüfungen vor Ort durchführen und Unterlagen anfordern. Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten nach § 56 GwG; die Bußgeldrahmen reichen bei schwerwiegenden, wiederholten oder systematischen Verstößen in den Millionenbereich. Verfahren werden nach § 57 GwG auf der Website der Aufsicht veröffentlicht. ### So läuft es im Vertrieb 1. Risikoanalyse einmal erstellen, jährlich prüfen, Änderungen datieren. 2. Bei goAML registrieren, bevor der erste Verdachtsfall auftritt. 3. Jeden Mitarbeiter und Partner bei Eintritt und danach regelmäßig zu den Pflichten unterrichten, Teilnahme dokumentieren. 4. Bei Reservierung: Ausweis von Käufer und Verkäufer prüfen und kopieren, wirtschaftlich Berechtigte bei Gesellschaften abklären, PEP-Status abfragen, Zweck und Herkunft der Mittel notieren. 5. Prüfvermerk mit Datum und Name des Prüfers in der Akte. 6. Bei Auffälligkeiten: interne Bewertung dokumentieren, Meldung abgeben, Sperrfrist beachten, Kunden nicht informieren. 7. Alles fünf Jahre aufbewahren, zugriffsgeschützt. In Inscalia liegen Ausweisdokumente und Prüfvermerke in der Kunden-Akte; der Kunde lädt seine Nachweise über die Digitale Selbstauskunft oder das Käuferportal selbst hoch, und über Rollen & Rechte ist festgelegt, wer sie sehen darf. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Provisionsteilung im Strukturvertrieb: Modelle, Overrides und typische Streitpunkte Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/provisionsteilung-strukturvertrieb Datum: 2026-09-20 Wie Provisionen in einer Vertriebsstruktur verteilt werden: Stufenmodell mit Differenzprovision, Aufschlagsmodell, Pool. Was das HGB zu Fälligkeit, Abrechnung und Storno sagt und wo es regelmäßig Streit gibt. In einem Strukturvertrieb fließt die Provision, die der Bauträger oder Eigentümer für eine vermittelte Einheit zahlt, nicht an eine Person, sondern verteilt sich über mehrere Ebenen: Der Berater, der den Kunden betreut hat, bekommt einen Teil; die Führungskraft, die ihn eingearbeitet hat, einen Teil; darüber vielleicht noch eine weitere Ebene. Solange alle Zahlen stimmen und pünktlich gezahlt wird, funktioniert das. Streit entsteht, wenn ein Kunde storniert, ein Partner die Struktur wechselt oder niemand mehr nachvollziehen kann, warum die Abrechnung so aussieht, wie sie aussieht. Dieser Artikel beschreibt die gängigen Modelle und die rechtlichen Leitplanken. ### Ausgangspunkt: die Gesamtprovision Alles beginnt mit dem Betrag, den der Auftraggeber (Bauträger, Eigentümer, Aufkäufer) an den Vertrieb zahlt, meist als Prozentsatz des Kaufpreises, gelegentlich als Festbetrag je Einheit. Diesen Satz vereinbart der Vertrieb im Vertriebsvertrag mit dem Auftraggeber; er ist die Obergrenze für alles, was in der Struktur verteilt werden kann. Kommt eine vom Käufer gezahlte Außenprovision hinzu, gelten dafür bei Wohnungen und Einfamilienhäusern die Grenzen des § 656c und § 656d BGB, die im eigenen Artikel dazu beschrieben sind. Von der Gesamtprovision behält der Vertrieb einen Anteil für Verwaltung, Marketing, Objektbeschaffung und Gewinn. Der Rest ist die verteilbare Provision, und über deren Aufteilung entscheidet das Provisionsmodell. ### Modell 1: Stufenmodell mit Differenzprovision Das verbreitetste Modell in Strukturvertrieben. Jede Karrierestufe hat einen festen Provisionssatz, ausgedrückt als Anteil der verteilbaren Provision oder als Prozent des Kaufpreises. Der Berater erhält den Satz seiner Stufe. Die Führungskraft darüber erhält die Differenz zwischen ihrem eigenen Satz und dem Satz des Beraters. So setzt es sich nach oben fort, bis der Satz der obersten Stufe erreicht ist. **Rechenbeispiel (fiktive Werte):** Angenommen, die verteilbare Provision beträgt 10.000 Euro. Die Stufe des Beraters sieht 50 Prozent vor, die seiner Führungskraft 70 Prozent, die der Ebene darüber 85 Prozent. Der Berater erhält 5.000 Euro. Die Führungskraft erhält die Differenz von 70 zu 50 Prozent, also 2.000 Euro. Die Ebene darüber erhält die Differenz von 85 zu 70 Prozent, also 1.500 Euro. Der Rest von 1.500 Euro bleibt beim Vertrieb. Steigt der Berater auf die Stufe seiner Führungskraft auf, fällt deren Differenz auf null. Der Vorteil des Modells: Es ist transparent, jeder kann seine Provision selbst ausrechnen, und der Aufstieg ist an messbare Kriterien gekoppelt. Der Nachteil: Die Führungskraft verliert Einkommen, wenn ihre Leute aufsteigen. Vertriebe lösen das oft mit einem Mindest-Override oder mit Führungsboni, die an die Gesamtleistung der Gruppe gekoppelt sind. ### Modell 2: Aufschlagsmodell (Override on top) Hier bekommt der Berater einen festen Satz, und jede Führungsebene erhält zusätzlich einen festen Override, unabhängig davon, welche Stufe der Berater hat. Beispiel: Berater 50 Prozent, direkte Führungskraft 8 Prozent Override, nächste Ebene 4 Prozent. Das Modell ist stabiler für Führungskräfte, aber die Summe aller Sätze muss zu jedem Zeitpunkt unter 100 Prozent bleiben, was bei tiefen Strukturen zum Problem wird. Vertriebe begrenzen deshalb die Anzahl der Override-Ebenen. ### Modell 3: Pool Ein Teil der Provision wird in einen Pool eingezahlt und nach Ende einer Periode nach festen Regeln auf alle verteilt, die bestimmte Kriterien erfüllt haben. Pools sind als Ergänzung verbreitet, selten als alleiniges Modell. Sie eignen sich, um Teamleistung zu belohnen, sind aber schwer zu prognostizieren und in der Abrechnung aufwendiger. ### Rechtlicher Rahmen: Handelsvertreterrecht Selbstständige Vertriebspartner, die ständig damit betraut sind, für den Vertrieb Geschäfte zu vermitteln, sind Handelsvertreter nach § 84 Abs. 1 HGB. Damit gelten die §§ 84 bis 92c HGB, und einige davon sind zwingend, also auch durch Vertrag nicht abdingbar. Für die Provisionsteilung sind vor allem diese Vorschriften relevant: - § 87 HGB: Der Handelsvertreter hat Anspruch auf Provision für alle während des Vertragsverhältnisses abgeschlossenen Geschäfte, die auf seine Tätigkeit zurückzuführen sind. Auch Geschäfte mit von ihm geworbenen Kunden können darunterfallen. - § 87a Abs. 1 HGB: Der Anspruch entsteht, sobald und soweit der Unternehmer das Geschäft ausgeführt hat. Bei Immobilien wird das üblicherweise an die Beurkundung oder die Kaufpreiszahlung geknüpft; was gilt, muss im Vertrag stehen. - § 87a Abs. 2 HGB: Steht fest, dass der Dritte (Käufer) nicht leistet, entfällt der Provisionsanspruch; bereits gezahlte Beträge sind zurückzuzahlen. Das ist die gesetzliche Grundlage der Stornohaftung. - § 87a Abs. 3 HGB: Führt der Unternehmer das Geschäft aus Gründen nicht aus, die er zu vertreten hat, bleibt der Provisionsanspruch bestehen. - § 87a Abs. 4 HGB: Die Provision ist am letzten Tag des Monats fällig, in dem abzurechnen ist. - § 87c HGB: Der Unternehmer muss monatlich abrechnen, spätestens bis zum Ende des Folgemonats. Der Handelsvertreter kann einen Buchauszug über alle provisionspflichtigen Geschäfte verlangen. Dieser Anspruch ist nach § 87c Abs. 5 HGB nicht abdingbar. - § 89b HGB: Nach Vertragsende kann ein Ausgleichsanspruch bestehen. Ob und in welcher Höhe er bei Immobilienvermittlern entsteht, hängt davon ab, ob ein dauerhafter Kundenstamm geschaffen wurde; das ist im Einzelfall zu prüfen. ### Die typischen Streitpunkte #### Storno und Rückabwicklung Wird ein Kaufvertrag rückabgewickelt, weil die Finanzierung platzt, der Käufer zurücktritt oder der Bauträger nicht fertigstellt, entfällt die Provision des Vertriebs und damit auch die Provision aller Ebenen. Wer schon ausgezahlt hat, muss zurückfordern. Deshalb halten viele Vertriebe eine Stornoreserve ein: Ein Teil der Provision wird für eine bestimmte Zeit einbehalten und erst nach Ablauf ausgezahlt. Die Höhe und Dauer müssen im Vertrag stehen, sonst ist der Einbehalt angreifbar. Umstritten ist regelmäßig, ob Stornoreserven auch nach Vertragsende noch einbehalten werden dürfen und wann sie auszuzahlen sind. #### Fälligkeit Wann ist die Provision fällig: bei Beurkundung, bei Kaufpreiszahlung, bei Eingang der Provision beim Vertrieb? Jede Variante ist vertretbar, aber sie muss vereinbart sein, und sie muss für alle Ebenen gleich gelten. Streit entsteht, wenn der Vertrieb die Provision vom Bauträger schon erhalten hat, an die Partner aber erst Monate später auszahlt. § 87a Abs. 4 und § 87c Abs. 1 HGB setzen hier Grenzen. #### Wechsel und Ausscheiden Ein Partner verlässt die Struktur oder wechselt die Führungskraft. Wer bekommt den Override für Geschäfte, die er vor dem Wechsel angebahnt hat? Wer für Kunden, die er geworben hat und die nach seinem Ausscheiden kaufen? § 87 Abs. 3 HGB gibt dem ausgeschiedenen Handelsvertreter einen Provisionsanspruch für Geschäfte, die überwiegend auf seine Tätigkeit zurückzuführen sind und in angemessener Frist nach Vertragsende abgeschlossen werden. Verträge, die das pauschal ausschließen, sind an dieser Stelle unwirksam. #### Nachvollziehbarkeit Der häufigste Streit ist der banalste: Der Partner versteht die Abrechnung nicht. Welcher Satz wurde angewendet, welche Stufe hatte er zum Zeitpunkt des Geschäfts, warum wurde eine Reserve einbehalten, welcher Kunde gehört zu welcher Zahl? Wer das nicht je Geschäft belegen kann, verliert am Ende den Buchauszugsanspruch nach § 87c HGB, der mühsam und teuer wird, wenn die Daten nicht ohnehin vorliegen. #### Scheinselbständigkeit Wenn Partner faktisch wie Angestellte geführt werden, mit festen Arbeitszeiten, Anwesenheitspflicht und Weisungen im Detail, riskiert der Vertrieb die Einstufung als Arbeitsverhältnis mit Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen. § 84 Abs. 1 Satz 2 HGB nennt die Kriterien: Der Handelsvertreter kann seine Tätigkeit im Wesentlichen frei gestalten und seine Arbeitszeit bestimmen. Das Provisionsmodell allein entscheidet nicht darüber, aber ein Modell mit Mindestumsatzpflichten und Sanktionen bei Nichterreichen ist ein Indiz in die falsche Richtung. ### Was in den Partnervertrag gehört - Provisionsmodell mit allen Stufen und Sätzen als Anlage, inklusive Aufstiegs- und Abstiegskriterien - Bezugsgröße der Provision (Kaufpreis brutto oder netto, mit oder ohne Nebenleistungen wie Stellplätze) - Entstehung und Fälligkeit des Anspruchs (Beurkundung, Kaufpreiszahlung, Provisionseingang) - Stornohaftung: Zeitraum, Höhe der Reserve, Auszahlungszeitpunkt, Rückforderungsmodalitäten - Behandlung von Geschäften nach Vertragsende (§ 87 Abs. 3 HGB) - Abrechnungsturnus und Form der Abrechnung, Zugang zum Buchauszug - Umsatzsteuer: Provisionen zwischen Unternehmern sind umsatzsteuerpflichtig; Regelung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG - Erlaubnispflicht des Partners nach § 34c GewO als Vertragsvoraussetzung - Kundenschutz und Wettbewerbsverbot in dem Umfang, der nach § 90a HGB zulässig ist In Inscalia bildet die Provisionsabrechnung die Struktur mit Overrides ab; jede Auszahlung ist je Einheit und Partner nachvollziehbar, und ein Partner sieht nur die eigene Abrechnung, nicht die der Ebene über ihm. **Rechnen:** Bevor du ein Modell in Verträge schreibst, spiele es mit dem Provisionsteilungs-Rechner für verschiedene Konstellationen durch: Was bleibt beim Vertrieb, wenn alle Ebenen besetzt sind? Was passiert bei Aufstieg einer Stufe? Ein Modell, das nur bei unbesetzten Ebenen aufgeht, hält nicht lange. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Maklerprovision beim Verkauf: Was § 656c BGB seit 2020 regelt Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/provision-verkauf-656c-bgb Datum: 2026-09-20 Seit Dezember 2020 gelten für die Provision beim Verkauf von Wohnungen und Einfamilienhäusern an Verbraucher feste Regeln: Textform, Halbteilung, Fälligkeit. Was §§ 656a bis 656d BGB für Vertriebe von Kapitalanlagen bedeuten. Am 23. Dezember 2020 ist das Gesetz über die Verteilung der Maklerkosten bei der Vermittlung von Kaufverträgen über Wohnungen und Einfamilienhäuser in Kraft getreten. Es hat die §§ 656a bis 656d in das BGB eingefügt. Seitdem ist in einem klar umrissenen Bereich gesetzlich geregelt, wer die Maklerprovision trägt und wie sie vereinbart werden muss. Für Vertriebe von Kapitalanlagen ist das relevant, weil die typische Kapitalanlage, die vermietete Eigentumswohnung, genau in den Anwendungsbereich fällt, wenn der Käufer ein Verbraucher ist. Dieser Artikel erklärt die vier Paragrafen und ihre Konsequenzen für die Provisionsgestaltung. ### Anwendungsbereich Die Vorschriften gelten nach § 656a BGB für Maklerverträge, die den Nachweis der Gelegenheit zum Abschluss eines Kaufvertrags über eine Wohnung oder ein Einfamilienhaus oder die Vermittlung eines solchen Vertrags zum Gegenstand haben. § 656b BGB beschränkt die §§ 656c und 656d auf Fälle, in denen der Käufer ein Verbraucher nach § 13 BGB ist. Zwei Abgrenzungen sind für den Vertrieb wichtig. Erstens: Es kommt auf die Art des Objekts an, nicht auf die Nutzung. Eine Eigentumswohnung, die der Käufer vermieten will, ist eine Wohnung im Sinne der Vorschrift. Zweitens: Es kommt darauf an, ob der Käufer Verbraucher ist, nicht der Verkäufer. Der Bauträger als Unternehmer auf der Verkäuferseite ändert daran nichts. Ein Privatanleger, der eine Wohnung als Kapitalanlage kauft, handelt in aller Regel als Verbraucher. Anders liegt es, wenn eine GmbH oder ein gewerblicher Immobilienhändler kauft. Nicht erfasst sind Mehrfamilienhäuser, Gewerbeimmobilien, unbebaute Grundstücke und gemischt genutzte Objekte, bei denen der Wohnanteil nicht überwiegt. Für sie bleibt es bei der Vertragsfreiheit des allgemeinen Maklerrechts nach § 652 BGB. ### § 656a BGB: Textform Ein Maklervertrag im Anwendungsbereich bedarf der Textform nach § 126b BGB. Das heißt: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine E-Mail genügt, eine Bestätigung im Kundenportal genügt, ein Messenger-Verlauf kann genügen. Ein mündlicher Auftrag oder der Handschlag beim Besichtigungstermin genügt nicht. Ohne Textform ist der Maklervertrag nichtig (§ 125 BGB), und ein Provisionsanspruch besteht nicht, auch nicht aus Bereicherungsrecht. Für die Praxis heißt das: Bevor ein Kunde ein Exposé mit Provisionshinweis erhält, sollte die Provisionsvereinbarung in Textform vorliegen und bestätigt sein. Ein Provisionshinweis im Exposé, den der Kunde stillschweigend zur Kenntnis nimmt, reicht seit 2020 nicht mehr. ### § 656c BGB: Doppeltätigkeit Wenn der Makler für beide Parteien tätig wird, also einen Maklervertrag mit dem Verkäufer und einen mit dem Käufer hat, darf er sich nach § 656c Abs. 1 BGB nur von beiden in gleicher Höhe Provision versprechen lassen. Vereinbart er mit einer Partei, unentgeltlich tätig zu werden, kann er auch von der anderen keine Provision verlangen. Ein Erlass gegenüber einer Partei wirkt nach § 656c Abs. 1 Satz 3 BGB auch gegenüber der anderen. Ein Vertrag, der dagegen verstößt, ist nach § 656c Abs. 2 BGB unwirksam. Das betrifft beide Maklerverträge: Der Makler verliert dann seinen Anspruch gegen Käufer und Verkäufer. ### § 656d BGB: Nur eine Partei beauftragt Hat nur eine Partei den Makler beauftragt, typischerweise der Verkäufer, kann die Provision auf die andere Partei nur übertragen werden, wenn der Auftraggeber selbst mindestens die Hälfte trägt. Die andere Partei muss nach § 656d Abs. 1 Satz 2 BGB erst zahlen, wenn der Auftraggeber seinen Anteil gezahlt hat und dies nachgewiesen ist. Eine Vereinbarung, mit der der Käufer mehr als die Hälfte übernehmen soll, ist insoweit unwirksam. **Das Halbteilungsprinzip in einem Satz:** Bei Wohnungen und Einfamilienhäusern, die an Verbraucher verkauft werden, zahlt der Käufer höchstens so viel Provision wie der Verkäufer, und nur nachdem der Verkäufer seinen Teil gezahlt hat. ### Was das für den Kapitalanlagevertrieb heißt #### Fall 1: Reine Innenprovision Der Bauträger oder Eigentümer zahlt dem Vertrieb eine Innenprovision; der Käufer zahlt nichts. Das ist mit den §§ 656c und 656d BGB vereinbar, denn die Vorschriften begrenzen nur, was der Käufer tragen muss. Der Vertrieb sollte allerdings darauf achten, wie er gegenüber dem Käufer auftritt: Tritt er als Makler des Käufers auf, ohne Provision von ihm zu verlangen, ist das ein unentgeltlicher Maklervertrag, der nach § 656c Abs. 1 Satz 2 BGB auch die Provision des Verkäufers infrage stellen kann. Sauber ist die Position als Vermittler ausschließlich für die Verkäuferseite. #### Fall 2: Innen- plus Außenprovision Der Vertrieb erhält vom Verkäufer eine Innenprovision und will zusätzlich vom Käufer eine Außenprovision. Bei einer Wohnung und einem Verbraucher als Käufer ist das nur zulässig, wenn der Vertrieb entweder mit beiden einen Maklervertrag in gleicher Höhe hat (§ 656c BGB) oder, bei Auftrag nur des Verkäufers, der Käufer höchstens die Hälfte der Gesamtprovision trägt und erst nach dem Verkäufer zahlt (§ 656d BGB). In beiden Fällen braucht es Textform mit dem Käufer. #### Fall 3: Käufer ist Unternehmer Kauft eine Gesellschaft oder ein gewerblicher Händler, gelten die §§ 656c und 656d BGB nicht; § 656a BGB (Textform) gilt dagegen unabhängig von der Verbrauchereigenschaft, sobald es um eine Wohnung oder ein Einfamilienhaus geht. Die Provisionshöhe ist dann frei verhandelbar. #### Fall 4: Mehrfamilienhaus oder Gewerbe Für ein Mehrfamilienhaus als Ganzes, für Gewerbeeinheiten oder Grundstücke gelten die neuen Vorschriften nicht. Auch die Textform ist dann nicht vorgeschrieben, aus Beweisgründen aber trotzdem empfehlenswert. ### Was sich nicht geändert hat Die Grundvoraussetzungen des Provisionsanspruchs nach § 652 BGB gelten weiter: ein wirksamer Maklervertrag, eine Nachweis- oder Vermittlungsleistung, die Ursächlichkeit dieser Leistung für den Abschluss und ein wirksamer Hauptvertrag. Der Anspruch entsteht mit der Beurkundung des Kaufvertrags, nicht erst mit der Kaufpreiszahlung, sofern nichts anderes vereinbart ist. Wird der Kaufvertrag später rückabgewickelt, etwa durch Rücktritt, bleibt der Provisionsanspruch grundsätzlich bestehen; entfällt er von Anfang an, etwa durch Anfechtung, entfällt auch die Provision. Auch die Möglichkeit, mit dem Verkäufer eine höhere Provision zu vereinbaren als mit dem Käufer, ist nicht verboten; verboten ist nur, dem Käufer mehr aufzuerlegen als dem Verkäufer. ### Beweislast und Übergangsrecht Wer Provision verlangt, muss die Voraussetzungen beweisen. Für die Textform heißt das: Der Makler muss die Erklärung des Kunden vorlegen können, mit Datum, und zeigen, dass sie vor der Nachweis- oder Vermittlungsleistung abgegeben wurde. Eine E-Mail des Kunden mit der Bestätigung der Provisionsvereinbarung, im Postfach archiviert und in der Akte abgelegt, genügt; ein Vermerk des Beraters, der Kunde habe zugestimmt, genügt nicht. Für Verträge, die vor dem 23. Dezember 2020 geschlossen wurden, gilt nach Art. 229 § 53 EGBGB das alte Recht; das betrifft heute nur noch Altfälle, in denen ein Maklervertrag vor diesem Datum zustande kam und der Kaufvertrag erst später folgte. ### Umgehungen, die nicht funktionieren - Die Provision in den Kaufpreis einrechnen und den Käufer über eine „Servicegebühr" an den Vertrieb zahlen lassen: Wenn die Gebühr wirtschaftlich eine Maklerprovision ist, wird sie so behandelt. - Mit dem Käufer einen „Beratungsvertrag" statt eines Maklervertrags schließen: Entscheidend ist der Inhalt. Nachweis oder Vermittlung eines Kaufvertrags ist Maklertätigkeit. - Den Käufer erklären lassen, er handle nicht als Verbraucher: Die Verbrauchereigenschaft bestimmt sich nach dem tatsächlichen Zweck, nicht nach der Erklärung. - Provision vom Käufer mündlich vereinbaren und später „bestätigen": Die Textform muss bei Vertragsschluss gewahrt sein. ### Ablauf im Vertrieb 1. Bei jedem Objekt festhalten: Wohnung, Einfamilienhaus oder anderes? Daraus folgt, ob § 656a BGB greift. 2. Bei jedem Kunden festhalten: Verbraucher oder Unternehmer? Daraus folgt, ob §§ 656c und 656d BGB greifen. 3. Provisionsvereinbarung in Textform vor Übersendung von Objektunterlagen, mit Bestätigung des Kunden. 4. Bei Außenprovision an Verbraucher: Gegenüberstellung der Verkäufer- und Käuferprovision dokumentieren, Zahlungsreihenfolge nach § 656d BGB beachten. 5. Alle Vereinbarungen zur Akte, damit bei Streit die Textform nachweisbar ist. In Inscalia liegt die Provisionsvereinbarung mit dem Kunden als Dokument in der Kunden-Akte; der Exposé-Generator bindet den Provisionshinweis je Objekt ein, sodass er zur jeweiligen Vereinbarung passt. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## AfA für Kapitalanleger: linear, degressiv und was sich seit 2023 geändert hat Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/afa-linear-degressiv-grundlagen Datum: 2026-09-20 Wie die Gebäudeabschreibung nach § 7 EStG funktioniert: 2, 2,5 oder 3 Prozent linear, 5 Prozent degressiv nach § 7 Abs. 5a EStG, Kaufpreisaufteilung, kürzere Nutzungsdauer, anschaffungsnahe Herstellungskosten. Mit Rechenbeispiel. Die Abschreibung ist der Grund, warum eine vermietete Wohnung steuerlich anders aussieht als ihr Kontoauszug: Ein Teil des Kaufpreises wird jedes Jahr als Aufwand angesetzt, ohne dass Geld fließt. Wer Kapitalanlagen berät, muss die Mechanik sicher erklären können, denn sie entscheidet über die Nachsteuer-Rendite und ist regelmäßig der Punkt, an dem Kunden nachfragen. Dieser Artikel erklärt die lineare und die degressive Gebäude-AfA nach § 7 EStG, die Änderungen seit 2023 und die Stellen, an denen in der Praxis Fehler passieren. ### Grundprinzip Die Absetzung für Abnutzung (AfA) verteilt die Anschaffungs- oder Herstellungskosten eines Gebäudes über seine Nutzungsdauer. Bei vermieteten Immobilien im Privatvermögen ist sie Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 7 in Verbindung mit § 7 EStG). Abgeschrieben wird nur das Gebäude, nicht der Grund und Boden, weil sich Grund und Boden nicht abnutzt. Deshalb ist der erste Schritt jeder AfA-Berechnung die Aufteilung des Kaufpreises. ### Schritt 1: Kaufpreisaufteilung Der Gesamtkaufpreis plus Anschaffungsnebenkosten (Grunderwerbsteuer, Notar- und Grundbuchkosten, gegebenenfalls Maklerprovision) wird in einen Anteil für Grund und Boden und einen Anteil für das Gebäude aufgeteilt. Eine Aufteilung im Kaufvertrag ist für das Finanzamt ein Anhaltspunkt, aber nicht bindend, wenn sie die realen Wertverhältnisse verfehlt. Das Bundesfinanzministerium stellt eine Arbeitshilfe zur Kaufpreisaufteilung bereit; der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass diese Arbeitshilfe kein Gutachten ersetzt und im Streitfall ein Sachverständigengutachten den Vorrang hat (BFH, Urteil vom 21. Juli 2020, IX R 26/19). Für die Beratung heißt das: Der Gebäudeanteil, mit dem du im Rechner arbeitest, muss begründbar sein. Bei Eigentumswohnungen in Städten mit hohen Bodenrichtwerten kann der Bodenanteil erheblich sein, und ein zu hoch angesetzter Gebäudeanteil führt zu einer Renditeprognose, die das Finanzamt später korrigiert. ### Schritt 2: Lineare AfA nach § 7 Abs. 4 EStG Die lineare AfA setzt jedes Jahr denselben Prozentsatz der Bemessungsgrundlage an. Für Gebäude, die nicht zu einem Betriebsvermögen gehören und Wohnzwecken dienen, gelten nach § 7 Abs. 4 Satz 1 EStG drei Sätze: - Nr. 2 Buchstabe a: 3 Prozent jährlich für Gebäude, die nach dem 31. Dezember 2022 fertiggestellt wurden. Das entspricht einer Nutzungsdauer von 33 Jahren. - Nr. 2 Buchstabe b: 2 Prozent jährlich für Gebäude, die nach dem 31. Dezember 1924 und vor dem 1. Januar 2023 fertiggestellt wurden. Das entspricht 50 Jahren. - Nr. 2 Buchstabe c: 2,5 Prozent jährlich für Gebäude, die vor dem 1. Januar 1925 fertiggestellt wurden. Das entspricht 40 Jahren. Maßgeblich ist das Jahr der Fertigstellung des Gebäudes, nicht das Jahr des Kaufs. Wer 2026 eine Wohnung in einem Haus von 1995 kauft, schreibt mit 2 Prozent ab. Die AfA beginnt mit dem Monat der Anschaffung und wird im ersten Jahr zeitanteilig angesetzt (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG). Anschaffung ist der Übergang von Besitz, Nutzen und Lasten, nicht die Beurkundung und nicht die Grundbucheintragung. Der Satz von 3 Prozent wurde durch das Jahressteuergesetz 2022 eingeführt und gilt für Fertigstellungen ab 2023. Damit wurde die lineare AfA für Neubauten spürbar beschleunigt; die tatsächliche Nutzungsdauer eines Gebäudes ist damit nicht gemeint, der Satz ist eine Typisierung. ### Schritt 3: Degressive AfA nach § 7 Abs. 5a EStG Mit dem Wachstumschancengesetz wurde in § 7 Abs. 5a EStG eine degressive AfA für Wohngebäude eingeführt. Sie beträgt 5 Prozent vom jeweiligen Restwert, also vom Buchwert nach Abzug der bisherigen Abschreibungen. Dadurch ist die AfA in den ersten Jahren höher als linear und sinkt dann jedes Jahr. Voraussetzungen: - Das Gebäude dient Wohnzwecken. - Es wurde vom Steuerpflichtigen hergestellt oder bis zum Ende des Jahres der Fertigstellung angeschafft. - Der Herstellungsbeginn liegt nach dem 30. September 2023 und vor dem 1. Oktober 2029; bei Anschaffung muss der obligatorische Vertrag in diesem Zeitraum geschlossen worden sein. Die degressive AfA ist ein Wahlrecht. Sie kann nach § 7 Abs. 5a Satz 6 EStG einmalig zur linearen AfA gewechselt werden; danach wird der Restwert linear über die Restnutzungsdauer verteilt. Ein Wechsel zurück ist nicht möglich. Sinnvoll ist der Wechsel, sobald die lineare AfA auf den Restwert höher wäre als 5 Prozent davon. **Rechenbeispiel (fiktive Werte):** Gebäudeanteil 300.000 Euro, Neubau, Anschaffung im Jahr der Fertigstellung. Linear mit 3 Prozent: 9.000 Euro pro Jahr, jedes Jahr gleich. Degressiv mit 5 Prozent: im ersten Jahr 15.000 Euro, im zweiten Jahr 5 Prozent von 285.000 Euro, also 14.250 Euro, im dritten Jahr 13.537,50 Euro und so weiter. Nach einigen Jahren ist der Restwert so weit gesunken, dass ein Wechsel zur linearen AfA auf den Restwert mehr bringt. Den Zeitpunkt zeigt ein Jahr-für-Jahr-Vergleich. Die degressive AfA kann mit der Sonderabschreibung nach § 7b EStG kombiniert werden, wenn deren Voraussetzungen erfüllt sind; das hat das Bundesfinanzministerium mit Schreiben vom 21. Mai 2025 klargestellt. Details zur Kombination stehen im Artikel zu § 7b und QNG. ### Kürzere Nutzungsdauer nach § 7 Abs. 4 Satz 2 EStG Ist die tatsächliche Nutzungsdauer kürzer als die typisierte, kann die AfA nach der tatsächlichen Nutzungsdauer angesetzt werden. Das ist bei älteren Bestandsgebäuden interessant, weil eine Restnutzungsdauer von beispielsweise 30 Jahren statt 50 Jahren die jährliche AfA erhöht. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass der Steuerpflichtige sich jeder Darlegungsmethode bedienen kann, die im Einzelfall geeignet ist (BFH, Urteil vom 28. Juli 2021, IX R 25/19). In der Praxis wird ein Gutachten zur Restnutzungsdauer vorgelegt. Die Finanzverwaltung stellt an solche Gutachten Anforderungen, die im BMF-Schreiben vom 22. Februar 2023 beschrieben sind; ein reines Online-Gutachten ohne Objektbesichtigung wird regelmäßig nicht anerkannt. ### Anschaffungsnahe Herstellungskosten Wer innerhalb von drei Jahren nach der Anschaffung Instandsetzungs- und Modernisierungsmaßnahmen durchführt, deren Aufwendungen ohne Umsatzsteuer 15 Prozent der Anschaffungskosten des Gebäudes übersteigen, muss diese Kosten nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG den Anschaffungskosten zurechnen. Sie sind dann nicht sofort als Erhaltungsaufwand abziehbar, sondern erhöhen die AfA-Bemessungsgrundlage. Für die Beratung bei Bestandsobjekten mit geplanter Sanierung ist das ein Punkt, der in die Rechnung gehört, bevor der Kunde die Handwerker beauftragt. ### Steuerwirkung: Wie die AfA beim Kunden ankommt Die AfA mindert die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung. Übersteigen die Werbungskosten (AfA, Schuldzinsen, nicht umlagefähige Kosten) die Mieteinnahmen, entsteht ein Verlust, der nach § 2 Abs. 3 EStG mit anderen Einkünften des Kunden, etwa seinem Gehalt, verrechnet wird. Die Steuerersparnis entspricht deshalb nicht der AfA, sondern der AfA multipliziert mit dem persönlichen Grenzsteuersatz. Bei einer AfA von 9.000 Euro und einem angenommenen Grenzsteuersatz von 42 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag ergibt sich eine Entlastung in der Größenordnung von 3.800 bis 4.000 Euro im Jahr, bei einem Grenzsteuersatz von 30 Prozent entsprechend weniger. Wer dem Kunden den vollen AfA-Betrag als Vorteil nennt, nennt die falsche Zahl. Eine Grenze setzt § 21 Abs. 2 EStG: Liegt die vereinbarte Miete unter 50 Prozent der ortsüblichen Marktmiete, wird die Vermietung in einen entgeltlichen und einen unentgeltlichen Teil aufgeteilt, und die Werbungskosten einschließlich AfA sind nur anteilig abziehbar. Liegt sie zwischen 50 und 66 Prozent, verlangt das Finanzamt eine Totalüberschussprognose. Erst ab 66 Prozent ist der volle Abzug ohne weitere Prüfung möglich. Das ist bei Vermietung an Angehörige der häufigste Stolperstein. ### Was in der Beratung schiefgeht - Gebäudeanteil ohne Begründung angesetzt: Der Rechner rechnet richtig, aber mit einer Zahl, die das Finanzamt nicht akzeptiert. - AfA-Satz nach Kaufjahr statt Fertigstellungsjahr gewählt: Ein Bestandsobjekt bleibt bei 2 Prozent, auch wenn es 2026 gekauft wird. - Degressive AfA für Bestand angenommen: Sie gilt nur für Neubau im Zeitfenster und nur bei Anschaffung bis Ende des Fertigstellungsjahres. - Erstes Jahr voll angesetzt statt zeitanteilig ab dem Monat des Übergangs. - Nebenkosten vergessen: Grunderwerbsteuer, Notar und Grundbuch gehören anteilig zur Bemessungsgrundlage des Gebäudes. - Sanierung nach dem Kauf nicht auf die 15-Prozent-Grenze geprüft. In Inscalia rechnet der Renditerechner die AfA linear, degressiv, Denkmal und § 7b je Einheit über 30 Jahre, mit Wechselzeitpunkt und Steuerwirkung; das Ergebnis lässt sich in der Kunden-Akte speichern und im Beratungsmodus zeigen. **Formulierung im Gespräch:** Erkläre AfA nicht als „Steuergeschenk", sondern als Verteilung der Anschaffungskosten. Der Kunde versteht dann auch, warum sie beim Verkauf innerhalb von zehn Jahren nach § 23 EStG in die Gewinnermittlung zurückfließt und warum ein hoher Gebäudeanteil kein Selbstzweck ist. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Denkmal-AfA nach § 7i und § 7h EStG: Voraussetzungen, Ablauf, Fallstricke Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/denkmal-afa-7i-7h Datum: 2026-09-20 Wie die erhöhte Abschreibung für Baudenkmale (§ 7i EStG) und für Gebäude in Sanierungsgebieten (§ 7h EStG) funktioniert: 9 Prozent über acht Jahre, 7 Prozent über vier Jahre, Bescheinigung der Behörde, Kaufpreisaufteilung, was beim Kauf vom Bauträger gilt. Denkmalobjekte sind im Kapitalanlagevertrieb ein eigenes Segment: sanierte Altbauten, deren Sanierungskosten steuerlich deutlich schneller abgeschrieben werden können als ein Neubau. Der Effekt ist erheblich, aber er hängt an einem Verwaltungsverfahren, das der Vertrieb nicht kontrolliert, und an einer Kaufpreisaufteilung, die viele Exposés zu optimistisch darstellen. Dieser Artikel erklärt § 7i und § 7h EStG, das Bescheinigungsverfahren und die Punkte, an denen die Rechnung in der Praxis kippt. ### Die beiden Vorschriften § 7i EStG betrifft Baudenkmale: Gebäude, die nach den landesrechtlichen Vorschriften als Baudenkmal geschützt sind, oder Teile einer geschützten Gesamtanlage. § 7h EStG betrifft Gebäude in einem förmlich festgelegten Sanierungsgebiet (§ 142 BauGB) oder städtebaulichen Entwicklungsbereich (§ 165 BauGB), an denen Modernisierungs- und Instandsetzungsmaßnahmen im Sinne des § 177 BauGB durchgeführt werden. Beide Vorschriften gewähren dieselben Sätze, unterscheiden sich aber in der Behörde, die bescheinigt: beim Denkmal die Denkmalschutzbehörde des Landes, im Sanierungsgebiet die Gemeinde. ### Die Sätze Nach § 7i Abs. 1 Satz 1 EStG und § 7h Abs. 1 Satz 1 EStG können im Jahr der Herstellung und in den folgenden sieben Jahren jeweils bis zu 9 Prozent und in den darauf folgenden vier Jahren jeweils bis zu 7 Prozent der begünstigten Herstellungskosten abgesetzt werden. Über zwölf Jahre werden die begünstigten Kosten damit vollständig abgeschrieben (8 mal 9 plus 4 mal 7 gleich 100 Prozent). Es ist ein Wahlrecht: „bis zu" bedeutet, dass auch weniger angesetzt werden kann. Wichtig ist das Wort „begünstigt". Nicht der Kaufpreis wird so abgeschrieben, sondern nur der Teil der Herstellungskosten, den die Behörde bescheinigt. Der Rest folgt den normalen Regeln. ### Kaufpreisaufteilung in drei Teile Beim Kauf einer sanierten Denkmalwohnung teilt sich der Kaufpreis in drei Teile mit jeweils eigener steuerlicher Behandlung: 1. Grund und Boden: keine Abschreibung. 2. Altsubstanz, also der Wert des Gebäudes vor Sanierung: lineare AfA nach § 7 Abs. 4 EStG, bei Gebäuden vor 1925 mit 2,5 Prozent, sonst mit 2 Prozent. 3. Sanierungsanteil, also die bescheinigten Herstellungskosten: erhöhte Absetzung nach § 7i oder § 7h EStG mit 9 und 7 Prozent. Der Sanierungsanteil ist der Wert, um den es im Vertrieb geht. Er steht bei Vertragsschluss nicht fest; er ergibt sich erst aus der Bescheinigung der Behörde, die nach Abschluss der Maßnahmen erteilt wird. Exposés, die einen festen Sanierungsanteil von beispielsweise 70 oder 80 Prozent des Kaufpreises nennen, geben eine Erwartung wieder, keine Zusage. ### Voraussetzungen im Einzelnen #### 1. Schutzstatus des Gebäudes Das Gebäude muss nach Landesrecht als Baudenkmal geschützt sein (§ 7i) oder im förmlich festgelegten Sanierungsgebiet liegen (§ 7h). Bei § 7i genügt auch, dass das Gebäude Teil einer geschützten Gesamtanlage ist, etwa einer Denkmalzone. Der Schutzstatus muss zum Zeitpunkt der Maßnahmen bestehen. #### 2. Erforderlichkeit der Maßnahmen Nach § 7i Abs. 1 Satz 1 EStG müssen die Herstellungskosten für Baumaßnahmen entstehen, die nach Art und Umfang zur Erhaltung des Gebäudes als Baudenkmal oder zu seiner sinnvollen Nutzung erforderlich sind. Das ist weiter, als es klingt: Auch ein modernes Bad und eine neue Heizung können erforderlich sein, wenn das Gebäude sonst nicht sinnvoll genutzt werden könnte. Nicht erforderlich sind Maßnahmen, die über das Notwendige hinausgehen, etwa Luxusausstattung, oder Neubauteile, die keine Verbindung zum Denkmal haben, etwa ein neu errichteter Anbau oder eine Tiefgarage. #### 3. Abstimmung vor Beginn Die Maßnahmen müssen nach § 7i Abs. 1 Satz 6 EStG in Abstimmung mit der zuständigen Denkmalbehörde durchgeführt worden sein. Diese Abstimmung muss vor Beginn der Arbeiten erfolgen. Was ohne Abstimmung gebaut wurde, wird nicht bescheinigt, auch wenn es denkmalgerecht ist. Bei § 7h ist das Pendant die Verpflichtung gegenüber der Gemeinde oder der Modernisierungsvertrag nach § 177 BauGB. #### 4. Bescheinigung der Behörde Nach § 7i Abs. 2 EStG muss der Steuerpflichtige die Voraussetzungen durch eine Bescheinigung der zuständigen Denkmalbehörde nachweisen. Die Bescheinigung ist ein Grundlagenbescheid: Das Finanzamt ist an sie gebunden, soweit sie die denkmalrechtlichen Fragen betrifft (Schutzstatus, Erforderlichkeit, Abstimmung, Höhe der Aufwendungen). Das Finanzamt prüft daneben eigenständig die steuerlichen Fragen: ob Herstellungskosten vorliegen, wem sie zuzurechnen sind, ob die Kosten nach Vertragsschluss entstanden sind und ob Zuschüsse abzuziehen sind. #### 5. Beim Kauf: nur Kosten nach Vertragsschluss Das ist der Punkt, der im Vertrieb am häufigsten falsch dargestellt wird. Nach § 7i Abs. 1 Satz 5 EStG gilt bei einem Erwerb die erhöhte Absetzung nur für Maßnahmen, die nach dem Abschluss des obligatorischen Erwerbsvertrags durchgeführt worden sind. Kauft der Kunde eine bereits fertig sanierte Wohnung, gibt es keine Denkmal-AfA; die Sanierungskosten sind dann Teil der normalen Anschaffungskosten. Kauft er während der Sanierung, ist nur der Teil begünstigt, der nach seinem Kaufvertrag gebaut wird. Deshalb werden Denkmalobjekte vom Bauträger vor oder zu Beginn der Sanierung verkauft, und deshalb ist der Zeitpunkt der Beurkundung für die Steuerwirkung entscheidend. **Zeitpunkt der Beurkundung:** Verzögert sich die Beurkundung, während die Sanierung schon läuft, sinkt der bescheinigungsfähige Anteil mit jeder Woche. Ein Kunde, der die Finanzierung nicht rechtzeitig fertig hat, verliert damit einen Teil der Förderung, mit der er gerechnet hat. Das muss vor der Reservierung gesagt werden, nicht danach. ### Ablauf aus Sicht des Beraters 1. Prüfen, ob das Objekt tatsächlich als Baudenkmal eingetragen ist oder im Sanierungsgebiet liegt. Der Bauträger sollte den Bescheid oder die Sanierungssatzung vorlegen können. 2. Prüfen, ob die Abstimmung mit der Behörde vor Baubeginn dokumentiert ist. Ein Schreiben der Denkmalbehörde oder eine denkmalrechtliche Erlaubnis gehört in den Datenraum. 3. Kaufpreisaufteilung des Bauträgers mit dem Kunden durchgehen: Grund und Boden, Altsubstanz, Sanierung. Verstehen, woher die Zahlen kommen. 4. Klarstellen, dass der Sanierungsanteil eine Prognose ist und die Bescheinigung nach Fertigstellung von der Behörde kommt, oft erst Monate oder Jahre später. 5. Beurkundung vor oder möglichst früh nach Baubeginn terminieren. 6. Nach Fertigstellung: Bescheinigung anfordern, an den Steuerberater weiterleiten, in der Akte ablegen. ### Wie das Bescheinigungsverfahren abläuft Nach Abschluss der Maßnahmen stellt der Bauträger oder der Eigentümer bei der Denkmalbehörde den Antrag auf Bescheinigung und legt die Rechnungen vor. Die Behörde prüft Rechnung für Rechnung, ob die Maßnahme abgestimmt war und ob sie erforderlich war, und stellt die Bescheinigung aus, bei Wohnungseigentum anteilig je Wohnung. Für die Bescheinigung erhebt die Behörde Gebühren nach Landesrecht. Wie lange das dauert, hängt von der Behörde ab; Wartezeiten von über einem Jahr sind nicht ungewöhnlich. Solange die Bescheinigung fehlt, kann das Finanzamt die erhöhte Absetzung nicht gewähren. In der Praxis ergehen die Steuerbescheide dann ohne Denkmal-AfA oder unter Vorbehalt, und sobald die Bescheinigung vorliegt, werden sie nach § 175 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 AO als Folgebescheide geändert, weil die Bescheinigung ein Grundlagenbescheid ist. Der Kunde muss also mit einer Übergangszeit rechnen, in der er die Liquiditätswirkung noch nicht hat. Ein Steuerberater kann eine Anpassung der Vorauszahlungen beantragen, wenn die Bescheinigung absehbar ist. ### Weitere Fallstricke - Zuschüsse: Öffentliche Zuschüsse aus Sanierungs- oder Denkmalmitteln mindern nach § 7i Abs. 1 Satz 7 EStG die begünstigten Aufwendungen. - Bescheinigung kommt niedriger aus als prognostiziert: Die Differenz wird zu normal abschreibbaren Anschaffungskosten. Die Rendite sinkt, die Finanzierung bleibt. - Bauträger verkauft nach Abschluss der Sanierung „mit Denkmal-AfA": Das ist nach § 7i Abs. 1 Satz 5 EStG nicht möglich; die Aussage ist falsch und haftungsrelevant. - Eigennutzung: Für selbstgenutzte Baudenkmale gilt nicht § 7i, sondern der Sonderausgabenabzug nach § 10f EStG mit 9 Prozent über zehn Jahre. Wechselt der Kunde von Vermietung zu Eigennutzung, ändert sich die Rechtsgrundlage. - Erhaltungsaufwand: Kosten, die keine Herstellungskosten sind, können bei Baudenkmalen nach § 11b EStG auf zwei bis fünf Jahre verteilt werden. Die Abgrenzung zu Herstellungskosten trifft der Steuerberater. - Verkauf innerhalb von zehn Jahren: Die erhöhten Absetzungen mindern die Anschaffungskosten und erhöhen den steuerpflichtigen Gewinn nach § 23 EStG. - Prospekthaftung: Wer im Exposé konkrete Denkmal-AfA-Beträge nennt, ohne die Grundlagen und Unsicherheiten zu benennen, haftet unter Umständen für die Differenz. In Inscalia rechnet der Renditerechner die Denkmal-AfA mit getrennten Anteilen für Altsubstanz und Sanierung; die denkmalrechtliche Erlaubnis und später die Bescheinigung liegen im Datenraum des Objekts, und die KI-Extraktion liest die Kaufpreisaufteilung aus der Teilungserklärung oder dem Vertragsentwurf vor. **Formulierung im Exposé:** Statt „Sanierungsanteil 75 Prozent" besser: „Der Bauträger erwartet einen bescheinigungsfähigen Sanierungsanteil von etwa 75 Prozent des Kaufpreises. Die Bescheinigung erteilt die Denkmalbehörde nach Abschluss der Maßnahmen; die tatsächliche Höhe kann abweichen." Der zweite Satz kostet nichts und nimmt dem Vorwurf der Fehlberatung die Grundlage. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## § 7b Sonder-AfA und QNG-Siegel: Förderung für den Neubau richtig nutzen Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/sonder-afa-7b-qng Datum: 2026-09-20 Was die Sonderabschreibung nach § 7b EStG bringt, welche Baukostenobergrenze und Bemessungsgrundlage gelten, warum das Qualitätssiegel Nachhaltiges Gebäude seit 2023 Voraussetzung ist und wie sich § 7b mit der degressiven AfA kombinieren lässt. Die Sonderabschreibung nach § 7b EStG ist das Instrument, mit dem der Gesetzgeber den Bau neuer Mietwohnungen steuerlich fördert. Für Vertriebe von Neubauprojekten ist sie ein zentrales Verkaufsargument, gleichzeitig ist sie an Bedingungen geknüpft, die ein Bauträger einhalten und ein Berater erklären können muss: eine Kostenobergrenze, eine gedeckelte Bemessungsgrundlage, ein Nachhaltigkeitssiegel und eine zehnjährige Vermietungspflicht. Dieser Artikel geht die Regelung in ihrer seit 2023 geltenden Fassung durch. ### Was § 7b gewährt Nach § 7b Abs. 1 EStG können für die Anschaffung oder Herstellung neuer Mietwohnungen im Jahr der Anschaffung oder Herstellung und in den folgenden drei Jahren Sonderabschreibungen von jährlich bis zu 5 Prozent der Bemessungsgrundlage in Anspruch genommen werden, zusätzlich zur regulären AfA nach § 7 Abs. 4 EStG oder zur degressiven AfA nach § 7 Abs. 5a EStG. Über vier Jahre ergibt das bis zu 20 Prozent der förderfähigen Kosten, die neben der normalen Abschreibung angesetzt werden. Nach Ablauf der vier Jahre wird der Restwert nach § 7a Abs. 9 EStG über die Restnutzungsdauer verteilt. ### Die Voraussetzungen nach § 7b Abs. 2 EStG Die aktuelle Fassung gilt für Wohnungen, für die der Bauantrag oder die Bauanzeige nach dem 31. Dezember 2022 und vor dem 1. Oktober 2029 gestellt wurde. Die Verlängerung bis September 2029 kam mit dem Wachstumschancengesetz. Für diesen Zeitraum müssen vier Bedingungen erfüllt sein: 1. Neue Wohnung: Durch Baumaßnahmen muss eine bisher nicht vorhandene Wohnung entstehen. Das kann ein Neubau sein, aber auch ein Dachgeschossausbau oder eine Aufstockung, sofern eine neue, abgeschlossene Wohnung entsteht. Die Umwandlung oder Sanierung bestehender Wohnungen zählt nicht. 2. Nachhaltigkeit: Die Wohnung muss in einem Gebäude liegen, das die Kriterien für ein „Effizienzhaus 40" mit Nachhaltigkeits-Klasse erfüllt, nachgewiesen durch das Qualitätssiegel Nachhaltiges Gebäude (QNG). Diese Voraussetzung steht in § 7b Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG und gilt für Bauanträge ab 2023. 3. Baukostenobergrenze: Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten dürfen 5.200 Euro je Quadratmeter Wohnfläche nicht übersteigen (§ 7b Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 EStG in der durch das Wachstumschancengesetz geänderten Fassung). Wird die Grenze überschritten, entfällt die Sonderabschreibung vollständig, nicht nur für den übersteigenden Teil. 4. Vermietung: Die Wohnung muss im Jahr der Anschaffung oder Herstellung und in den folgenden neun Jahren entgeltlich zu Wohnzwecken vermietet werden (§ 7b Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Ferienwohnungen und kurzfristige Vermietung zählen nicht. Bei Anschaffung gilt zusätzlich: Die Wohnung ist nur begünstigt, wenn sie bis zum Ende des Jahres der Fertigstellung angeschafft wird (§ 7b Abs. 1 Satz 2 EStG). Kauft der Kunde im Jahr nach der Fertigstellung, entfällt § 7b. Maßgeblich ist der Übergang von Besitz, Nutzen und Lasten. Für Wohnungen, deren Bauantrag zwischen dem 1. September 2018 und dem 31. Dezember 2021 gestellt wurde, gilt die ältere Fassung des § 7b EStG mit anderen Werten: Baukostenobergrenze 3.000 Euro je Quadratmeter, Bemessungsgrundlage höchstens 2.000 Euro je Quadratmeter und ohne QNG-Voraussetzung. Für Bauanträge im Jahr 2022 gibt es keine Sonderabschreibung. Bei Projekten, die über mehrere Jahre entwickelt wurden, ist das Bauantragsdatum deshalb die erste Frage. ### Bemessungsgrundlage: der zweite Deckel Neben der Baukostenobergrenze gibt es einen zweiten Deckel: Nach § 7b Abs. 3 EStG sind Bemessungsgrundlage für die Sonderabschreibung höchstens 4.000 Euro je Quadratmeter Wohnfläche. Die beiden Grenzen werden im Vertrieb regelmäßig verwechselt. Die Obergrenze von 5.200 Euro entscheidet, ob es die Förderung überhaupt gibt. Die Bemessungsgrundlage von 4.000 Euro entscheidet, auf welchen Betrag die 5 Prozent gerechnet werden. **Rechenbeispiel (fiktive Werte):** Wohnung mit 60 Quadratmetern, Anschaffungskosten für das Gebäude (ohne Grund und Boden) 270.000 Euro, also 4.500 Euro je Quadratmeter. Die Obergrenze von 5.200 Euro ist eingehalten, die Förderung greift. Bemessungsgrundlage: 60 mal 4.000 Euro, also 240.000 Euro, nicht 270.000 Euro. Sonderabschreibung: 5 Prozent von 240.000 Euro, also 12.000 Euro pro Jahr für vier Jahre, zusätzlich zur linearen AfA von 3 Prozent auf 270.000 Euro (8.100 Euro) oder zur degressiven AfA. In den ersten vier Jahren werden damit rund 20.100 Euro jährlich abgeschrieben, statt 8.100 Euro ohne § 7b. Was zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten je Quadratmeter zählt, ist nicht trivial: Grund und Boden gehören nicht dazu, Außenanlagen und Stellplätze je nach Zuordnung teilweise. Bei Neubauprojekten mit Tiefgarage sollte der Bauträger die Zuordnung mit seinem Steuerberater klären und dokumentieren, bevor der Vertrieb mit Zahlen arbeitet. ### Das QNG-Siegel Das Qualitätssiegel Nachhaltiges Gebäude ist ein staatliches Siegel des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen. Es wird nicht vom Ministerium selbst vergeben, sondern über akkreditierte Zertifizierungsstellen, die ein anerkanntes Bewertungssystem anwenden. Für § 7b ist die Stufe „QNG-PLUS" in Verbindung mit dem Effizienzhaus-40-Standard maßgeblich; die genauen Anforderungen ergeben sich aus den Regelungen zum Siegel, die das Ministerium veröffentlicht. Für den Vertrieb bedeutet das: Ohne QNG-Nachweis keine Sonderabschreibung für Bauanträge ab 2023. Die Zertifizierung muss der Bauträger beauftragen und durchlaufen; sie kostet Zeit und Geld und setzt eine Planung voraus, die von Anfang an auf das Siegel ausgerichtet ist. Ein Projekt, das nachträglich „auf QNG umgestellt" werden soll, erreicht das Siegel meist nicht. Bevor ein Projekt mit § 7b beworben wird, sollte die Vorzertifizierung oder mindestens der Zertifizierungsvertrag vorliegen und im Datenraum abgelegt sein. **Aussagen im Exposé:** „Sonder-AfA nach § 7b" im Exposé setzt voraus, dass Bauantragsdatum, Baukosten je Quadratmeter, QNG-Zertifizierung und Fertigstellungsjahr zusammenpassen. Fehlt eines davon, ist die Aussage falsch. Wer sie trotzdem trifft, riskiert Rückabwicklung oder Schadensersatz, wenn der Kunde die Förderung später nicht bekommt. ### Die Zehnjahresfrist und die Rückgängigmachung Nach § 7b Abs. 4 EStG sind die Sonderabschreibungen rückgängig zu machen, wenn die Wohnung innerhalb der zehn Jahre nicht mehr zu Wohnzwecken vermietet wird, veräußert wird und der Veräußerungsgewinn nicht der Einkommensteuer unterliegt, oder die Baukostenobergrenze innerhalb der ersten drei Jahre durch nachträgliche Herstellungskosten überschritten wird. Die Rückgängigmachung erfolgt rückwirkend; die Steuerbescheide der Vorjahre werden geändert. Für den Kunden heißt das: Wer die Wohnung nach fünf Jahren selbst bezieht oder leer stehen lässt, zahlt die Steuervorteile zurück. Ein Verkauf innerhalb der zehn Jahre ist für sich genommen nicht schädlich, wenn der Erwerber die Wohnung weiter vermietet und der Veräußerungsgewinn nach § 23 EStG steuerpflichtig ist, was innerhalb der Zehnjahresfrist des § 23 EStG bei Privatvermögen regelmäßig der Fall ist. Details gehören zum Steuerberater. ### Kombination mit der degressiven AfA § 7b Abs. 1 Satz 1 EStG erlaubt die Sonderabschreibung „neben der Absetzung für Abnutzung nach § 7 Absatz 4 oder Absatz 5a". Die Kombination von degressiver AfA (5 Prozent vom Restwert) und Sonderabschreibung (5 Prozent der gedeckelten Bemessungsgrundlage) ist damit möglich; das Bundesfinanzministerium hat das mit Schreiben vom 21. Mai 2025 bestätigt und die Berechnung erläutert. In den ersten vier Jahren entsteht so eine erhebliche Abschreibung, in den Folgejahren sinkt sie entsprechend. Für Kunden mit hohem Grenzsteuersatz in den ersten Jahren ist das interessant; für Kunden, deren Einkommen später steigt, kann die lineare Variante besser sein. Das ist eine Rechenfrage je Kunde, keine allgemeine Empfehlung. ### Beihilferecht Nach § 7b Abs. 5 EStG ist die Sonderabschreibung nur zu gewähren, soweit die Voraussetzungen der De-minimis-Verordnung der EU eingehalten werden. Ob und in welchem Umfang das den einzelnen Anleger betrifft, hängt davon ab, ob er als Unternehmen im beihilferechtlichen Sinne gilt und welche weiteren De-minimis-Beihilfen er erhalten hat. Das ist eine Frage für den Steuerberater, aber der Berater sollte wissen, dass sie existiert und in der Steuererklärung eine Erklärung dazu verlangt wird. ### Checkliste für den Vertrieb eines § 7b-Projekts - Bauantrag oder Bauanzeige zwischen 1. Januar 2023 und 30. September 2029, Datum im Datenraum - QNG-Zertifizierung beauftragt, Vorzertifikat oder Vertrag im Datenraum - Anschaffungs- oder Herstellungskosten je Quadratmeter Wohnfläche unter 5.200 Euro, Berechnung des Bauträgers vorhanden - Bemessungsgrundlage mit 4.000 Euro je Quadratmeter gedeckelt im Rechner hinterlegt - Fertigstellungsjahr bekannt, Kaufverträge und Übergabe so terminiert, dass die Anschaffung im Fertigstellungsjahr liegt - Kunde über Zehnjahresfrist und Rückgängigmachung aufgeklärt, schriftlich - Vergleich linear plus 7b gegen degressiv plus 7b je Kunde gerechnet - Hinweis auf Steuerberater und De-minimis-Erklärung in der Beratungsdokumentation In Inscalia rechnet der Renditerechner § 7b mit Baukostenobergrenze und gedeckelter Bemessungsgrundlage je Einheit, wahlweise mit linearer oder degressiver AfA darunter; über Einheiten & Projekte liegen QNG-Nachweis und Bauantragsdatum einmal am Projekt und gelten für alle Einheiten. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Finanzierung einer Kapitalanlage: Eigenkapital, Beleihungsauslauf und Bonität Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/finanzierung-eigenkapital-beleihung-bonitaet Datum: 2026-09-20 Wie Banken eine Kapitalanlage-Finanzierung prüfen: Was als Eigenkapital zählt, wie Beleihungswert und Beleihungsauslauf den Zins bestimmen, was in die Haushaltsrechnung eingeht und welche Unterlagen der Kunde vorlegen muss. Die meisten Kapitalanlagen scheitern nicht am Objekt, sondern an der Finanzierung: Der Kunde will, die Bank will nicht, oder sie will zu Konditionen, mit denen die Rechnung nicht mehr aufgeht. Wer als Berater versteht, wie eine Bank den Fall prüft, erkennt früh, ob ein Kunde zum Objekt passt, und stellt die Unterlagen so zusammen, dass die Prüfung schnell läuft. Dieser Artikel erklärt die drei Größen, um die es geht: Eigenkapital, Beleihungsauslauf und Bonität. ### Eigenkapital: Was die Bank sehen will Eigenkapital ist alles, was der Kunde in den Kauf einbringt, ohne es zu leihen: Guthaben auf Konten, Wertpapiere, Bausparguthaben, unter Umständen Rückkaufswerte von Lebensversicherungen, bei bestehenden Immobilien auch freie Beleihungsreserven, die als Zusatzsicherheit dienen. Nicht als Eigenkapital gilt Geld, das aus einem anderen Kredit stammt, auch nicht ein Privatdarlehen der Eltern, sofern es zurückzuzahlen ist. Die erste Frage jeder Finanzierung ist, ob das Eigenkapital die Kaufnebenkosten deckt. Die Nebenkosten bestehen aus der Grunderwerbsteuer, deren Satz je nach Bundesland unterschiedlich ist, den Notar- und Grundbuchkosten und gegebenenfalls der Maklerprovision. Banken finanzieren die Nebenkosten ungern, weil ihnen kein Sachwert gegenübersteht: Die Grunderwerbsteuer ist nach dem Kauf weg, das Objekt ist deshalb nicht mehr wert. Eine Finanzierung, die über den Kaufpreis hinausgeht, heißt Vollfinanzierung oder 110-Prozent-Finanzierung und wird, wenn überhaupt, nur bei sehr guter Bonität und mit Zinsaufschlag angeboten. **Faustregel für das Erstgespräch:** Wenn das freie Eigenkapital die Nebenkosten nicht deckt, ist die Finanzierung einer Kapitalanlage bei den meisten Banken schwierig. Rechne die Nebenkosten für das konkrete Bundesland aus, bevor du Objekte zeigst. ### Beleihungswert und Beleihungsauslauf Die Bank bewertet das Objekt nicht zum Kaufpreis, sondern ermittelt einen Beleihungswert. Für Pfandbriefbanken ist er in § 16 Pfandbriefgesetz und der Beleihungswertermittlungsverordnung (BelWertV) geregelt; andere Institute orientieren sich daran. Der Beleihungswert soll den Wert abbilden, der bei einem Verkauf während der gesamten Kreditlaufzeit voraussichtlich erzielbar ist, also ohne Marktspitzen. Er liegt deshalb regelmäßig unter dem Kaufpreis. Bei vermieteten Objekten wird er meist über das Ertragswertverfahren ermittelt, in das die nachhaltig erzielbare Miete, Bewirtschaftungskosten und ein Kapitalisierungszins eingehen. Der Beleihungsauslauf ist das Verhältnis von Darlehenssumme zu Beleihungswert. Banken staffeln ihre Zinsen nach Auslaufklassen; die genauen Grenzen unterscheiden sich je nach Institut, typische Stufen liegen bei 60, 80 und 100 Prozent. Innerhalb der ersten Stufe ist der Zins am günstigsten, weil das Darlehen als erstrangig besicherter Realkredit gilt. Jede weitere Stufe bedeutet einen Zinsaufschlag. **Rechenbeispiel (fiktive Werte):** Kaufpreis 300.000 Euro, Nebenkosten 24.000 Euro, Beleihungswert der Bank 270.000 Euro. Der Kunde bringt 54.000 Euro Eigenkapital mit und braucht ein Darlehen von 270.000 Euro. Beleihungsauslauf: 270.000 geteilt durch 270.000, also 100 Prozent. Bringt er 84.000 Euro mit, sinkt das Darlehen auf 240.000 Euro und der Auslauf auf rund 89 Prozent. Erst bei einem Darlehen von 216.000 Euro, also 108.000 Euro Eigenkapital, liegt der Auslauf bei 80 Prozent. Der Unterschied im Zinssatz zwischen den Stufen entscheidet über die Höhe der monatlichen Rate. Für den Berater heißt das: Der Kaufpreis ist nicht die Bezugsgröße der Bank. Ein Objekt, das über dem Beleihungswert gekauft wird, erzeugt automatisch einen hohen Auslauf, auch wenn der Kunde Eigenkapital in Höhe der Nebenkosten mitbringt. Bei Neubauprojekten mit hohen Quadratmeterpreisen ist das ein regelmäßiges Thema. ### Bonität: die Haushaltsrechnung Neben dem Objekt prüft die Bank den Kunden. Seit der Umsetzung der Wohnimmobilienkreditrichtlinie ist der Darlehensgeber nach § 505a BGB verpflichtet, die Kreditwürdigkeit des Verbrauchers zu prüfen, bevor er den Vertrag schließt, und den Vertrag nur zu schließen, wenn keine erheblichen Zweifel bestehen, dass der Kunde seine Verpflichtungen vertragsgemäß erfüllen wird. Die Prüfung umfasst die Haushaltsrechnung, die Auskunft bei Auskunfteien und die Plausibilität der Angaben. In der Haushaltsrechnung stellt die Bank die monatlichen Einnahmen den Ausgaben gegenüber. Einnahmen: Nettoeinkommen aus Arbeit, bei Selbstständigen der Durchschnitt der letzten Jahre aus den Steuerbescheiden, bestehende Mieteinnahmen. Ausgaben: Lebenshaltung nach institutsinternen Pauschalen je Haushaltsgröße, bestehende Kreditraten, Unterhalt, Versicherungen, Miete der selbstgenutzten Wohnung. Der Überschuss muss die neue Rate tragen, mit einem Puffer, den jede Bank anders bemisst. Die Miete der neuen Kapitalanlage wird als Einnahme angesetzt, aber nicht in voller Höhe: Banken rechnen mit einem Abschlag für Leerstand, Instandhaltung und nicht umlagefähige Kosten. Wie hoch der Abschlag ist, hängt vom Institut ab. Ein Kunde, dessen Haushaltsrechnung nur mit der vollen Miete aufgeht, hat bei den meisten Banken ein Problem. Für Selbstständige und Kunden mit befristeten Arbeitsverträgen gelten oft zusätzliche Anforderungen, etwa längere Nachweiszeiträume. ### Was die Bank zum Kunden braucht - Selbstauskunft mit Angaben zu Einkommen, Vermögen, Verbindlichkeiten und Haushalt - Ausweiskopie beider Antragsteller - Gehaltsabrechnungen der letzten drei Monate, bei Selbstständigen Steuerbescheide und BWA der letzten zwei bis drei Jahre - Letzter Einkommensteuerbescheid - Nachweis des Eigenkapitals (Kontoauszüge, Depotauszüge, Bausparverträge) - Nachweise über bestehende Kredite und deren Restschuld - Bei bestehenden Immobilien: Mietverträge, Grundbuchauszüge, Darlehensverträge - Einwilligung zur Auskunfteianfrage ### Was die Bank zum Objekt braucht - Exposé mit Grundriss und Wohnflächenberechnung - Aktueller Grundbuchauszug - Teilungserklärung mit Aufteilungsplan - Energieausweis - Bei Bestand: Mietvertrag, letzte Abrechnung des Hausgelds, Wirtschaftsplan, Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen, Höhe der Instandhaltungsrücklage - Bei Neubau: Baubeschreibung, Baugenehmigung, Kaufvertragsentwurf mit Ratenplan nach MaBV - Fotos innen und außen - Kaufvertragsentwurf, sobald vorhanden ### Konditionen und Struktur Aus Beleihungsauslauf und Bonität ergibt sich der Zinssatz. Dazu kommen die Entscheidungen zur Struktur des Darlehens: Zinsbindung (je länger, desto höher der Zins, desto länger die Sicherheit), anfängliche Tilgung (je höher, desto schneller die Entschuldung, desto höher die Rate), Sondertilgungsrechte und bei Neubau die Bereitstellungszinsen, die anfallen, wenn das Darlehen zugesagt, aber noch nicht abgerufen ist. Bei Bauträgerkäufen mit Ratenzahlung nach § 3 MaBV kann das über Monate gehen; die bereitstellungszinsfreie Zeit sollte deshalb zum Bauzeitenplan passen. Die Rate eines Annuitätendarlehens bleibt während der Zinsbindung konstant: Der Zinsanteil sinkt, der Tilgungsanteil steigt. Nach Ablauf der Zinsbindung wird zum dann geltenden Zins fortgesetzt oder umgeschuldet; nach zehn Jahren ab vollständigem Empfang kann der Kunde nach § 489 Abs. 1 Nr. 2 BGB mit sechsmonatiger Frist kündigen, auch bei längerer Zinsbindung. Für die Beratung ist die Restschuld am Ende der Zinsbindung die wichtigere Zahl als die Anfangsrate: Sie bestimmt, wie anfällig der Kunde für einen Zinsanstieg ist. ### Grundschuld Die Bank sichert das Darlehen über eine Grundschuld (§ 1191 BGB), die im Grundbuch eingetragen wird. Die Bestellung erfolgt notariell, meist in einem Termin mit dem Kaufvertrag oder kurz danach, und verursacht eigene Notar- und Grundbuchkosten. Ohne eingetragene Grundschuld oder zumindest eine Rangbescheinigung des Notars zahlt die Bank nicht aus. Für den Zeitplan im Kaufprozess heißt das: Grundschuldbestellung terminieren, bevor die Fälligkeitsmitteilung des Notars kommt. ### Vorbereitung im Erstgespräch Vieles davon lässt sich vor dem ersten Objektvorschlag klären. Frage nach dem frei verfügbaren Eigenkapital und stelle es den Nebenkosten des Zielbundeslands gegenüber. Frage nach Nettoeinkommen, bestehenden Raten und Miete und rechne den Überschuss überschlägig; die Bank rechnet genauer, aber die Größenordnung siehst du sofort. Bitte den Kunden, eine kostenlose Selbstauskunft bei der Auskunftei nach Art. 15 DSGVO anzufordern, damit alte Einträge auffallen, bevor die Bank sie findet. Und kläre, ob ein zweiter Antragsteller mit ins Darlehen geht, weil das die Haushaltsrechnung und die Haftung verändert. Mit diesen vier Antworten weißt du, in welcher Preisklasse und mit welchem Beleihungsauslauf ein Objekt für den Kunden realistisch ist. Objekte darüber zu zeigen, kostet beide Seiten Zeit und endet mit einer Absage, die dem Kunden als Absage des Beraters in Erinnerung bleibt. ### Häufige Gründe für Absagen - Eigenkapital deckt die Nebenkosten nicht. - Haushaltsrechnung geht nur mit voller Miete oder ohne Puffer auf. - Negativmerkmale in der Auskunftei, oft aus alten, längst erledigten Vorgängen, die niemand gelöscht hat. - Beleihungswert deutlich unter Kaufpreis, Auslauf über 100 Prozent. - Selbstständiger ohne drei Jahre Steuerbescheide oder mit stark schwankenden Einkünften. - Objekt mit Besonderheiten, die die Bank nicht bewerten will: Erbbaurecht, Sanierungsstau in der Eigentümergemeinschaft, ungeklärte Baugenehmigung. - Unterlagen unvollständig oder widersprüchlich, Prüfung wird abgebrochen. In Inscalia füllt der Kunde die Digitale Selbstauskunft online aus und lädt die Nachweise hoch; in der Finanzierungsakte liegen Selbstauskunft, Checkliste und Finanzierer zusammen, und der Finanzierer bekommt als eigene Rolle Zugriff auf genau diese Akte. **Rechnen:** Rechne mit dem Annuitätenrechner nicht nur die Anfangsrate, sondern die Restschuld nach Ende der Zinsbindung und die Rate, die bei einem um zwei Prozentpunkte höheren Zins folgen würde. Ein Kunde, der diese Zahl kennt, trifft eine bessere Entscheidung; ein Kunde, der sie nicht kennt, kommt in zehn Jahren mit Vorwürfen zurück. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Die Selbstauskunft für die Bank: Was hineingehört und was Finanzierer wirklich prüfen Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/selbstauskunft-bank Datum: 2026-09-20 Die Selbstauskunft ist das erste Dokument, das ein Finanzierer von deinem Kunden sieht. Was hineingehört, welche Nachweise dazugehören und nach welcher Logik Banken die Angaben prüfen. Wenn dein Kunde eine Kapitalanlage-Immobilie finanzieren will, entscheidet nicht das Exposé über das Tempo, sondern die Selbstauskunft. Sie ist das erste Dokument, das ein Finanzierer in die Hand bekommt, und sie bestimmt, ob die Anfrage in der Sachbearbeitung zügig durchläuft oder in einer Rückfrageschleife landet. Als Berater kannst du hier mehr bewirken als an fast jeder anderen Stelle des Kaufprozesses: Eine vollständige, in sich stimmige Selbstauskunft mit passenden Nachweisen spart Wochen. Dieser Artikel erklärt, was in eine Selbstauskunft gehört, welche Unterlagen dazugehören, nach welcher Logik Banken die Angaben prüfen und welche Fehler in der Praxis immer wieder für Verzögerungen sorgen. ### Warum die Bank überhaupt fragt Die Selbstauskunft ist keine Formalie, die sich eine Bank ausgedacht hat. Sie hat zwei rechtliche Wurzeln. Erstens verpflichtet § 18 KWG Kreditinstitute, sich die wirtschaftlichen Verhältnisse eines Kreditnehmers ab einer im Gesetz festgelegten Kreditsumme offenlegen zu lassen. Zweitens, und für Privatkunden wichtiger, schreibt § 505a BGB für Immobiliar-Verbraucherdarlehen eine Kreditwürdigkeitsprüfung vor: Die Bank darf den Vertrag nur schließen, wenn sie nach der Prüfung davon ausgehen kann, dass der Kunde seinen Verpflichtungen wahrscheinlich vertragsgemäß nachkommt. Die Grundlage dieser Prüfung regelt § 505b BGB. Beide Vorschriften gehen auf die Umsetzung der Wohnimmobilienkreditrichtlinie im Jahr 2016 zurück. Das hat eine praktische Konsequenz: Die Bank ist nicht frei darin, „ein Auge zuzudrücken". Fehlen Angaben oder wirken sie unplausibel, muss sie nachfragen. Jede Nachfrage ist ein Schleifendurchlauf, der Tage kostet. ### Was in die Selbstauskunft gehört Die Formulare der Banken unterscheiden sich im Layout, nicht im Inhalt. Fast alle fragen dieselben Blöcke ab: - Persönliche Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Familienstand und Güterstand, Anzahl unterhaltsberechtigter Kinder. - Beschäftigung: Arbeitgeber, Branche, Position, Beginn des Arbeitsverhältnisses, befristet oder unbefristet, Probezeit. Bei Selbstständigen: Rechtsform, Gründungsjahr, Tätigkeit. - Einkünfte: Nettoeinkommen aus Anstellung, Sonderzahlungen, Einkünfte aus Selbstständigkeit, Mieteinnahmen aus Bestandsimmobilien, Kapitalerträge, Kindergeld, Unterhalt. - Vermögen: Guthaben auf Konten, Depots, Bausparverträge, Lebens- und Rentenversicherungen mit Rückkaufswert, bestehende Immobilien mit Verkehrswert und Restschuld. - Verbindlichkeiten: laufende Kredite mit Rate und Restschuld, Leasingverträge, Kontokorrentlinien, Bürgschaften, Unterhaltsverpflichtungen. - Monatliche Ausgaben: Warmmiete oder Belastung der selbst genutzten Immobilie, Versicherungen, Kfz, private Krankenversicherung, sonstige feste Kosten. - Das Objekt: Kaufpreis, Nebenkosten, geplante Eigenmittel, Darlehenswunsch, erwartete Kaltmiete. **Ein Grundsatz:** Alles, was in der Selbstauskunft steht, muss sich in den Nachweisen wiederfinden, und alles, was in den Nachweisen steht, muss in der Selbstauskunft auftauchen. Ein Kredit, der auf dem Kontoauszug abgebucht wird, aber in der Selbstauskunft fehlt, ist der häufigste Grund für Rückfragen. ### Die Nachweise, die dazugehören Die Selbstauskunft selbst ist eine Erklärung des Kunden. Die Bank prüft sie gegen Belege. Welche das sind, hängt von der Einkommenssituation ab: - Angestellte: die letzten drei Gehaltsabrechnungen, die letzte Lohnsteuerbescheinigung, bei kurzer Betriebszugehörigkeit der Arbeitsvertrag. - Selbstständige und Freiberufler: in der Regel die letzten zwei bis drei Einkommensteuerbescheide, Jahresabschlüsse oder Einnahmenüberschussrechnungen, eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung mit Summen- und Saldenliste. - Alle: Kopie des Ausweises, Kontoauszüge der letzten Monate, Nachweis der Eigenmittel (Kontoauszug, Depotauszug), bestehende Darlehensverträge mit aktuellem Saldo. - Bei Bestandsimmobilien: Mietverträge, Grundbuchauszüge, aktuelle Darlehensstände. - Zum Objekt: Exposé, Grundbuchauszug, Teilungserklärung mit Aufteilungsplan, Wirtschaftsplan, Energieausweis, bei Neubau die Baubeschreibung und der Bauträgervertrag im Entwurf. Für Selbstständige lohnt ein besonderer Hinweis: Banken rechnen bei ihnen meist mit einem Durchschnitt über mehrere Jahre und nicht mit dem letzten, oft besten Jahr. Wer seinen Gewinn steuerlich klein hält, hat dadurch bei der Finanzierung weniger Spielraum. Das ist kein Fehler des Kunden, aber ein Punkt, den du früh ansprechen solltest. ### Was Finanzierer wirklich prüfen Hinter den Formularen steckt eine Handvoll Prüfschritte, die bei fast allen Instituten ähnlich ablaufen. Wer sie kennt, kann eine Anfrage vorher selbst durchspielen. #### Die Haushaltsrechnung Die Bank stellt die monatlichen Einnahmen den Ausgaben gegenüber. Für die Lebenshaltung setzt sie dabei nicht die Angaben des Kunden an, sondern eigene Pauschalen je Haushaltsgröße. Dazu kommen die bestehenden Raten und die neue Rate. Die neue Rate rechnet sie oft nicht mit dem tatsächlichen Sollzins, sondern mit einem Aufschlag, damit die Finanzierung auch nach Ablauf der Zinsbindung tragfähig bleibt. Mieteinnahmen aus dem Kaufobjekt werden banküblich nicht zu 100 Prozent angesetzt, sondern mit einem Abschlag für Leerstand und Instandhaltung; die Höhe des Abschlags ist hausintern und unterscheidet sich von Institut zu Institut. Was am Ende übrig bleibt, ist der Überschuss, und der muss positiv sein. #### Der Beleihungswert Unabhängig vom Kaufpreis ermittelt die Bank einen Beleihungswert nach der Beleihungswertermittlungsverordnung (BelWertV). Er liegt regelmäßig unter dem Kaufpreis, weil er den Wert abbilden soll, der über die Dauer der Finanzierung nachhaltig erzielbar ist. Das Verhältnis von Darlehen zu Beleihungswert, der Beleihungsauslauf, steuert Zinskonditionen und Zusage. Kaufnebenkosten fließen nicht in den Beleihungswert ein, deshalb müssen sie aus Eigenmitteln kommen. #### Bonität und Plausibilität Die Bank holt eine Auskunft bei einer Wirtschaftsauskunftei ein und gleicht sie mit der Selbstauskunft ab. Ein dort gemeldeter Kredit, der in der Selbstauskunft fehlt, wiegt schwerer als der Kredit selbst, weil er die Verlässlichkeit der gesamten Erklärung in Frage stellt. Dazu kommt die Plausibilität: Stimmt das Nettoeinkommen mit der Gehaltsabrechnung überein? Passen die angegebenen Eigenmittel zum Kontostand? Ist das Eigenkapital seit Längerem vorhanden oder kurz vor der Anfrage eingegangen? ### Eine Haushaltsrechnung vorab durchspielen Du kannst die Logik der Bank vor der Anfrage grob nachbilden. Ein Beispiel mit Annahmen: Ein Angestellter hat 3.600 Euro Nettoeinkommen, seine Partnerin 2.400 Euro. Die Bank setzt für einen Zwei-Personen-Haushalt eine Lebenshaltungspauschale an, sagen wir 1.500 Euro, dazu die Warmmiete der selbst genutzten Wohnung von 1.300 Euro und eine bestehende Autofinanzierung mit 350 Euro. Die neue Wohnung soll 250.000 Euro kosten, das Darlehen 230.000 Euro betragen. Die Bank rechnet die Rate nicht mit dem angebotenen Zins, sondern mit einem Aufschlag und einer Mindesttilgung; nehmen wir 6,5 Prozent Annuität, also 1.246 Euro im Monat. Von der erwarteten Kaltmiete von 850 Euro setzt sie zum Beispiel 75 Prozent an, also 638 Euro. Die Rechnung: 6.000 Euro Einnahmen plus 638 Euro angerechnete Miete, abzüglich 1.500 Euro Lebenshaltung, 1.300 Euro Miete, 350 Euro Autokredit und 1.246 Euro neue Rate ergibt einen Überschuss von 2.242 Euro. Das reicht mit deutlichem Abstand. Wäre nur ein Einkommen von 3.600 Euro vorhanden, läge der Überschuss bei 442 Euro; je nach Institut und Pauschalen ist das die Grenze, an der die Zusage kippt. Diese Überschlagsrechnung ersetzt keine Bankprüfung, aber sie zeigt dir vor der Anfrage, ob eine Finanzierung realistisch ist oder ob der Kunde mehr Eigenkapital oder ein günstigeres Objekt braucht. #### Wenn zwei Personen kaufen Kaufen Ehepartner oder Partner gemeinsam, füllt jeder eine eigene Selbstauskunft aus, und beide haften als Gesamtschuldner für das Darlehen. Die Bank rechnet die Haushaltsrechnung für beide zusammen. Soll nur eine Person Eigentümer werden, die andere aber mithaften, ist das möglich, sollte aber vorher mit dem Notar besprochen werden, weil es Folgen für Grundbuch, Steuer und den Fall einer Trennung hat. ### Typische Fehler, die Wochen kosten - Kredite, Leasing oder Ratenkäufe fehlen, obwohl sie auf dem Kontoauszug sichtbar sind. - Das Nettoeinkommen ist geschätzt oder gerundet statt aus der Abrechnung übernommen. - Sonderzahlungen sind als monatliches Einkommen angesetzt statt anteilig. - Eigenmittel sind angegeben, aber nicht belegt oder erst kurz vor der Anfrage auf dem Konto eingegangen. - Bestehende Immobilien stehen ohne Restschuld oder ohne Mietvertrag in der Auskunft. - Der Familienstand ist unvollständig: Unterhaltsverpflichtungen fehlen. - Die Unterlagen sind älter als die von der Bank akzeptierte Frist. - Die Objektunterlagen sind unvollständig: ohne Teilungserklärung und Wirtschaftsplan kann die Bank die nicht umlagefähigen Kosten nicht ansetzen. ### Deine Rolle als Berater Du füllst die Selbstauskunft nicht für den Kunden aus, und du vermittelst auch nicht das Darlehen, solange du dafür keine Erlaubnis nach § 34i GewO hast. Deine Aufgabe ist eine andere: Du sorgst dafür, dass der Kunde weiß, was er liefern muss, dass die Unterlagen vollständig und aktuell sind und dass die Objektunterlagen von deiner Seite lückenlos vorliegen. Wo die Grenze zwischen Unterlagen sammeln und Vermittlung liegt, solltest du mit deinem Vertrieb klären. In Inscalia füllt der Kunde die Digitale Selbstauskunft online aus und lädt seine Nachweise direkt hoch. Du prüfst die Angaben, und der Finanzierer erhält eine Finanzierungsakte mit Selbstauskunft, Checkliste und Objektunterlagen; Finanzierer haben dabei eine eigene Rolle mit eigenem Portal, sehen also nur, was zu ihrer Akte gehört. **Reihenfolge, die sich bewährt hat:** Erst die Selbstauskunft ausfüllen lassen, dann die Nachweise Zeile für Zeile dagegen prüfen, erst danach an den Finanzierer geben. Wer die Unterlagen in umgekehrter Reihenfolge einsammelt, bekommt fast immer Nachforderungen. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Grunderwerbsteuer und Kaufnebenkosten: Was je Bundesland dazukommt Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/grunderwerbsteuer-kaufnebenkosten Datum: 2026-09-20 Grunderwerbsteuer, Notar, Grundbuch und Maklerprovision machen den Unterschied zwischen Kaufpreis und Gesamtaufwand. Was je Bundesland gilt, was zur Bemessungsgrundlage zählt und wie du es in der Beratung rechnest. Der Kaufpreis ist die Zahl, die im Exposé steht. Der Gesamtaufwand ist die Zahl, mit der dein Kunde rechnen muss. Dazwischen liegen die Kaufnebenkosten: Grunderwerbsteuer, Notar, Grundbuch und gegebenenfalls Maklerprovision. Je nach Bundesland und Konstellation summieren sie sich auf einen zweistelligen Prozentsatz des Kaufpreises, und sie müssen in aller Regel aus Eigenmitteln bezahlt werden, weil Banken sie nicht beleihen. Dieser Artikel geht die Posten einzeln durch, erklärt die Rechtsgrundlagen und zeigt an einem Beispiel, wie du die Nebenkosten in der Beratung sauber rechnest. ### Die Grunderwerbsteuer Die Grunderwerbsteuer regelt das Grunderwerbsteuergesetz (GrEStG). Steuerbar ist nach § 1 GrEStG der Kaufvertrag über ein inländisches Grundstück, und dazu zählt auch Wohnungseigentum. Bemessungsgrundlage ist nach § 8 GrEStG die Gegenleistung, also nach § 9 GrEStG der Kaufpreis einschließlich der vom Käufer übernommenen sonstigen Leistungen. Der gesetzliche Steuersatz beträgt nach § 11 Abs. 1 GrEStG 3,5 Prozent; seit 2006 dürfen die Länder aber einen eigenen Satz festlegen, und fast alle haben davon Gebrauch gemacht. Die Spanne reicht derzeit von 3,5 Prozent in Bayern bis 6,5 Prozent in Brandenburg, Nordrhein-Westfalen, dem Saarland und Schleswig-Holstein. Berlin, Hessen und Mecklenburg-Vorpommern liegen bei 6,0 Prozent, die übrigen Länder bei 5,0 oder 5,5 Prozent. Die Sätze ändern sich durch Landesgesetz und wurden in den vergangenen Jahren mehrfach angepasst; den für dein Objekt aktuellen Satz zeigt der Grunderwerbsteuer-Rechner, verbindlich ist die Veröffentlichung des jeweiligen Landesfinanzministeriums. Steuerschuldner sind nach § 13 Nr. 1 GrEStG beide Vertragsteile als Gesamtschuldner; im Kaufvertrag wird die Steuer üblicherweise dem Käufer zugewiesen. Der Notar zeigt den Vertrag nach § 18 GrEStG dem Finanzamt an. Der Steuerbescheid geht an den Käufer, die Steuer ist nach § 15 GrEStG einen Monat nach Bekanntgabe des Bescheids fällig. Erst wenn sie bezahlt ist, stellt das Finanzamt die Unbedenklichkeitsbescheinigung nach § 22 GrEStG aus, ohne die das Grundbuchamt den Käufer nicht als Eigentümer einträgt. ### Was zur Bemessungsgrundlage zählt und was nicht Hier entscheidet sich, ob dein Kunde auf den vollen Kaufpreis Steuer zahlt oder auf weniger. Drei Fälle kommen in der Praxis ständig vor: - Bewegliches Inventar: Einbauküche, Möbel oder eine Sauna sind keine Grundstücksbestandteile. Wird ihr Wert im Kaufvertrag gesondert ausgewiesen, gehört er nicht zur Gegenleistung. Der Wert muss plausibel sein; Finanzämter fragen bei hohen Ansätzen nach Belegen. - Erhaltungsrücklage der WEG: Der anteilige Rücklagenbestand geht beim Kauf auf den Erwerber über. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass er die Bemessungsgrundlage trotzdem nicht mindert (BFH, Urteil vom 16.09.2020, II R 49/17). Ein gesonderter Ausweis im Vertrag hilft hier also nicht. - Bauträgerkauf: Werden Grundstück und Bauleistung als einheitliches Vertragswerk verkauft, fällt die Grunderwerbsteuer nach ständiger Rechtsprechung auf den Gesamtpreis an, nicht nur auf den Grundstücksanteil. ### Befreiungen, Rücktritt und Anteilskäufe Einige Erwerbsvorgänge sind nach § 3 GrEStG von der Steuer befreit, darunter der Erwerb zwischen Ehegatten oder eingetragenen Lebenspartnern (§ 3 Nr. 4 GrEStG) und zwischen Verwandten in gerader Linie, also etwa von Eltern an Kinder (§ 3 Nr. 6 GrEStG). Der Verkauf zwischen Geschwistern ist dagegen nicht befreit. Wird ein Kaufvertrag innerhalb von zwei Jahren rückgängig gemacht, bevor das Eigentum übergegangen ist, wird die Steuer auf Antrag nicht festgesetzt oder aufgehoben (§ 16 Abs. 1 GrEStG); das ist relevant, wenn eine Finanzierung nach der Beurkundung scheitert. Für Vertriebe, die mit Gesellschaften arbeiten, ist § 1 Abs. 2a und 2b GrEStG wichtig: Gehen innerhalb von zehn Jahren mindestens 90 Prozent der Anteile an einer grundbesitzenden Gesellschaft auf neue Gesellschafter über, löst das Grunderwerbsteuer aus, obwohl kein Grundstück verkauft wurde. Die früher verbreitete Gestaltung über Anteilskäufe unterhalb der Schwelle ist seit der Verschärfung 2021 deutlich enger geworden. Wer einem Kunden ein Anteilsmodell anbietet, braucht dafür steuerliche Beratung, nicht nur ein Exposé. ### Notar und Grundbuch Notare rechnen nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) ab; die Gebühren sind gesetzlich festgelegt und nicht verhandelbar. Für die Beurkundung des Kaufvertrags fällt eine 2,0-Gebühr aus dem Kaufpreis an, für die Beurkundung der Grundschuldbestellung eine 1,0-Gebühr aus dem Grundschuldbetrag. Dazu kommen Gebühren für Vollzug und Betreuung, Auslagen und Umsatzsteuer. Das Grundbuchamt berechnet nach demselben Gesetz die Eintragung der Auflassungsvormerkung, die Eigentumsumschreibung und die Eintragung der Grundschuld. Als Faustwert für Notar und Grundbuch zusammen werden in der Praxis 1,5 bis 2,0 Prozent des Kaufpreises angesetzt; der Anteil hängt vor allem davon ab, wie hoch die Grundschuld im Verhältnis zum Kaufpreis ist. In den Inscalia-Rechnern ist die Konvention 2,0 Prozent hinterlegt, damit die Schätzung eher zu hoch als zu niedrig ausfällt. ### Die Maklerprovision Seit Dezember 2020 regeln §§ 656a bis 656d BGB die Provision bei der Vermittlung von Wohnungen und Einfamilienhäusern an Verbraucher. Der Maklervertrag braucht Textform (§ 656a BGB). Hat der Makler den Vertrag mit dem Verkäufer geschlossen, darf er vom Käufer höchstens denselben Anteil verlangen wie vom Verkäufer (§ 656c BGB); eine Vereinbarung, die den Käufer allein belastet, ist nur wirksam, wenn der Verkäufer mindestens die Hälfte trägt (§ 656d BGB). Die Höhe der Provision ist gesetzlich nicht festgelegt, sondern regional üblich und Verhandlungssache. Im Vertrieb von Bauträger- oder Kapitalanlageobjekten ist die Provision oft als Innenprovision im Kaufpreis enthalten. Dann zahlt der Käufer keinen separaten Betrag, die Vergütung steckt aber im Preis und damit auch in der Grunderwerbsteuer-Bemessungsgrundlage. Sag das deinem Kunden offen; es erspart Diskussionen, wenn er die Zahlen später vergleicht. ### Weitere Posten, die oft vergessen werden - Finanzierungsnebenkosten: Grundschuldbestellung beim Notar und im Grundbuch, Bereitstellungszinsen bei späterem Abruf, gegebenenfalls ein Wertgutachten. - Kosten nach dem Kauf: Renovierung, Erstvermietung, Umzug eines Mieters, eine erste Liquiditätsreserve für Leerstand. - Bei Neubau: Erschließungskosten, wenn sie nicht im Kaufpreis enthalten sind, sowie Sonderwünsche. ### Rechenbeispiel Angenommen, dein Kunde kauft eine Bestandswohnung in Nordrhein-Westfalen für 300.000 Euro, der Makler wird vom Käufer anteilig mit 3,57 Prozent inklusive Umsatzsteuer bezahlt, Notar und Grundbuch werden mit 2,0 Prozent geschätzt. Dann ergibt sich: - Grunderwerbsteuer 6,5 Prozent: 19.500 Euro - Notar und Grundbuch 2,0 Prozent: 6.000 Euro - Maklerprovision 3,57 Prozent: 10.710 Euro - Kaufnebenkosten gesamt: 36.210 Euro, also rund 12,1 Prozent des Kaufpreises - Gesamtaufwand: 336.210 Euro Dieselbe Wohnung in Bayern käme mit 3,5 Prozent Grunderwerbsteuer auf 27.210 Euro Nebenkosten, also rund 9,1 Prozent. Der Unterschied von 9.000 Euro ist Eigenkapital, das der Kunde im einen Fall mehr mitbringen muss. Solche Vergleiche gehören in jedes Beratungsgespräch, wenn Objekte in verschiedenen Bundesländern zur Auswahl stehen. Ist im Kaufpreis eine Einbauküche enthalten, die im Vertrag mit 8.000 Euro gesondert ausgewiesen wird, sinkt die Bemessungsgrundlage im NRW-Beispiel auf 292.000 Euro und die Grunderwerbsteuer auf 18.980 Euro. Die Ersparnis von 520 Euro ist überschaubar, aber sie kostet nichts außer einem Satz im Vertrag und einem plausiblen Wertansatz. Bei Stellplätzen, die als eigenes Teileigentum verkauft werden, gilt dagegen der volle Satz; sie sind Grundstück im Sinne des Gesetzes. ### Was die Nebenkosten für Finanzierung und Steuer bedeuten Zwei Punkte solltest du im Gespräch einordnen. Erstens: Banken beleihen den Beleihungswert des Objekts, nicht den Gesamtaufwand. Die Nebenkosten muss der Kunde also in aller Regel aus Eigenmitteln aufbringen, selbst wenn der Kaufpreis vollständig finanziert wird. Zweitens: Grunderwerbsteuer, Notarkosten für den Kaufvertrag, Grundbuchkosten für die Umschreibung und die Maklerprovision sind Anschaffungsnebenkosten. Sie erhöhen die Bemessungsgrundlage der Gebäude-AfA nach § 7 Abs. 4 EStG anteilig, soweit sie auf das Gebäude entfallen, und werden damit über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Kosten der Finanzierung, also Notar und Grundbuch für die Grundschuld, sind dagegen sofort abziehbare Werbungskosten nach § 9 EStG. Im Inscalia-Renditerechner stecken die Nebenkosten in der Gesamtinvestition und in der AfA-Basis; die Grunderwerbsteuer wird je Bundesland des Objekts angesetzt, sodass der Vergleich zweier Standorte mit denselben Annahmen läuft. **Für das Gespräch:** Nenne dem Kunden immer beide Zahlen, Kaufpreis und Gesamtaufwand, und rechne die Nebenkosten vor. Wer erst beim Notar erfährt, dass 30.000 Euro zusätzlich fällig werden, hat das Vertrauen in die Beratung verloren. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Der Notartermin: Ablauf, Fristen und was im Kaufvertrag stehen muss Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/notartermin-ablauf-kaufvertrag Datum: 2026-09-20 Vom Vertragsentwurf über die Beurkundung bis zur Eigentumsumschreibung: Wie der Notartermin abläuft, welche Fristen gelten und welche Klauseln in keinem Kaufvertrag fehlen dürfen. Der Notartermin ist der Moment, in dem aus einer Reservierung ein Kauf wird. Für deinen Kunden ist er oft der erste Kontakt mit einem Notar; für dich ist er der Punkt, an dem alle vorbereitenden Schritte zusammenlaufen müssen. Wer den Ablauf kennt, kann den Kunden vorbereiten, Fristen sauber planen und Rückfragen beantworten, bevor sie entstehen. Dieser Artikel beschreibt den Weg vom Vertragsentwurf bis zur Eigentumsumschreibung, erklärt die Fristen, die dabei gelten, und listet die Punkte auf, die in einem Kaufvertrag über eine Eigentumswohnung geregelt sein müssen. ### Warum ein Notar Pflicht ist Ein Vertrag über den Kauf eines Grundstücks oder einer Eigentumswohnung muss nach § 311b Abs. 1 BGB notariell beurkundet werden; ohne Beurkundung ist er nichtig. Der Notar ist nach § 17 BeurkG verpflichtet, den Willen der Beteiligten zu erforschen, den Sachverhalt zu klären und beide Seiten über die rechtliche Tragweite zu belehren. Er ist dabei neutral, er vertritt weder Käufer noch Verkäufer. Wer den Notar auswählt, ist gesetzlich nicht geregelt; in der Praxis schlägt meist der Verkäufer oder Bauträger einen vor, der Käufer kann einen anderen verlangen. ### Vor dem Termin: Entwurf und Zwei-Wochen-Frist Der Notar erstellt den Vertragsentwurf auf Basis der Angaben der Beteiligten und des Grundbuchs. Handelt es sich um einen Verbrauchervertrag, also kauft eine Privatperson von einem Unternehmer wie einem Bauträger, soll der Notar nach § 17 Abs. 2a Satz 2 Nr. 2 BeurkG darauf hinwirken, dass der Verbraucher den Text zwei Wochen vor der Beurkundung erhält. Diese Frist ist eine Sollvorschrift, in der Praxis halten Notare sie ein und dokumentieren sie. Für deine Planung heißt das: Zwischen Entwurf und Termin liegen bei Bauträgerkäufen mindestens 14 Tage. In dieser Zeit sollte Folgendes erledigt sein: - Die Finanzierungszusage der Bank liegt vor oder ist verbindlich in Aussicht gestellt. Ein Kaufvertrag ohne gesicherte Finanzierung ist für den Käufer ein erhebliches Risiko, weil er nach Beurkundung zur Zahlung verpflichtet ist. - Die Bank hat ihr Grundschuldbestellungsformular an den Notar geschickt, damit die Grundschuld im selben Termin beurkundet werden kann. - Der Kunde hat den Entwurf gelesen und seine Fragen notiert. Der Notartermin ist nicht der Ort, um den Vertrag zum ersten Mal zu lesen. - Bei Wohnungseigentum ist geprüft, ob die Teilungserklärung eine Veräußerungsbeschränkung nach § 12 WEG enthält; dann muss die Verwalterzustimmung eingeholt werden. - Kann eine Partei nicht persönlich erscheinen, ist eine Vollmacht oder eine vollmachtlose Vertretung mit nachträglicher Genehmigung nach § 177 BGB vorbereitet; die Genehmigung muss notariell beglaubigt werden. ### Der Termin selbst Der Notar stellt die Identität der Beteiligten anhand der Ausweise fest und verliest den gesamten Vertragstext. Das ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 13 BeurkG) und dauert bei einem Wohnungskaufvertrag meist zwischen 45 und 90 Minuten. Während des Verlesens erklärt der Notar die einzelnen Regelungen und beantwortet Fragen. Änderungen sind im Termin möglich und werden handschriftlich in die Urkunde aufgenommen. Am Ende unterschreiben die Beteiligten und der Notar. Mit der Unterschrift ist der Vertrag geschlossen; ein Widerrufsrecht gibt es beim beurkundeten Immobilienkauf nicht. ### Was im Kaufvertrag stehen muss Kaufverträge unterscheiden sich in Formulierung und Reihenfolge, nicht in der Substanz. Diese Punkte gehören in jeden Vertrag über eine Eigentumswohnung: 1. Vertragsparteien mit vollständigen Daten und, bei mehreren Käufern, dem Erwerbsverhältnis (zum Beispiel je zur Hälfte). 2. Kaufgegenstand mit Grundbuchbezeichnung: Amtsgericht, Grundbuchblatt, Miteigentumsanteil, Nummer des Sondereigentums laut Aufteilungsplan, zugeordnete Sondernutzungsrechte wie Stellplatz oder Garten. 3. Kaufpreis, gegebenenfalls mit gesondert ausgewiesenem Inventar, und die Fälligkeitsregelung. 4. Fälligkeitsvoraussetzungen: Eintragung der Auflassungsvormerkung zugunsten des Käufers, Vorliegen aller Genehmigungen, Verzicht der Gemeinde auf ihr Vorkaufsrecht nach § 24 BauGB, gesicherte Lastenfreistellung durch Löschungsunterlagen der Verkäuferbank, bei Bedarf die Verwalterzustimmung. 5. Besitzübergang mit Übergang von Nutzen und Lasten: Ab diesem Tag gehören dem Käufer die Mieten und er trägt das Hausgeld; die Gefahr geht nach § 446 BGB mit der Übergabe über. 6. Gewährleistung: Bei Bestandsimmobilien wird die Haftung für Sachmängel üblicherweise ausgeschlossen, mit Ausnahme von Arglist und übernommenen Garantien (§ 444 BGB). Beim Bauträgerkauf gilt für das Bauwerk Werkvertragsrecht mit fünfjähriger Verjährung nach § 634a Abs. 1 Nr. 2 BGB. 7. Auflassung nach § 925 BGB, also die Einigung über den Eigentumsübergang, und die Bewilligung der Auflassungsvormerkung nach § 883 BGB. 8. Belastungsvollmacht: Der Verkäufer ermächtigt den Käufer, das Objekt schon vor der Umschreibung mit der Grundschuld seiner Bank zu belasten. 9. Unterwerfung unter die sofortige Zwangsvollstreckung nach § 794 Abs. 1 Nr. 5 ZPO wegen der Kaufpreiszahlung. 10. Kostenregelung: Nach § 448 Abs. 2 BGB trägt der Käufer die Kosten der Beurkundung und der Eintragung, der Verkäufer die Kosten der Lastenfreistellung. 11. Bestehende Mietverhältnisse: Nach § 566 BGB tritt der Käufer in den Mietvertrag ein; der Vertrag sollte Mietvertrag, Kaution und Stand der Betriebskostenabrechnung benennen. 12. Hausgeld und Rücklage: Regelung, wer Hausgeldrückstände trägt und wie mit beschlossenen Sonderumlagen umgegangen wird; Hinweis, dass der Rücklagenanteil im Kaufpreis enthalten ist. ### Nach dem Termin: die Kette bis zur Umschreibung Nach der Beurkundung läuft ein Ablauf, der in der Regel zwei bis vier Monate dauert und den der Notar steuert: 1. Der Notar beantragt die Eintragung der Auflassungsvormerkung beim Grundbuchamt und holt die Vorkaufsrechtsverzichtserklärung der Gemeinde sowie die Löschungsunterlagen der Verkäuferbank ein. 2. Er zeigt den Vertrag nach § 18 GrEStG dem Finanzamt an; der Käufer erhält den Grunderwerbsteuerbescheid und zahlt innerhalb eines Monats. 3. Liegen alle Fälligkeitsvoraussetzungen vor, teilt der Notar dem Käufer die Fälligkeit mit. Der Käufer beziehungsweise seine Bank überweist den Kaufpreis direkt an den Verkäufer und die abzulösende Bank. Ein Notaranderkonto ist nur bei einem berechtigten Sicherungsinteresse zulässig (§ 57 BeurkG) und die Ausnahme. 4. Mit Zahlung erfolgt die Übergabe; Nutzen und Lasten gehen über. 5. Nach Eingang der Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts beantragt der Notar die Eigentumsumschreibung. Erst mit der Eintragung in Abteilung I ist der Käufer Eigentümer. ### Besonderheit Bauträgerkauf Beim Kauf vom Bauträger wird der Kaufpreis nicht in einer Summe fällig, sondern nach Baufortschritt. Den Rahmen setzt die Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV): § 3 Abs. 2 MaBV legt fest, dass der Bauträger höchstens sieben Raten nach einem festen Prozentschlüssel verlangen darf, beginnend mit 30 Prozent nach Beginn der Erdarbeiten; die Rate für die Bezugsfertigkeit (8,4 Prozent) wird Zug um Zug gegen Besitzübergabe fällig, die Schlussrate von 3,5 Prozent erst nach vollständiger Fertigstellung. Alternativ kann der Bauträger nach § 7 MaBV eine Bürgschaft stellen und dann frei vereinbarte Zahlungen verlangen. Auch die erste Rate darf erst fließen, wenn der Vertrag wirksam ist, die Vormerkung eingetragen ist, die Lastenfreistellung gesichert ist und die Baugenehmigung vorliegt (§ 3 Abs. 1 MaBV). ### Fristen, die du im Blick behalten solltest - Zwei Wochen zwischen Entwurf und Beurkundung bei Verbraucherverträgen (§ 17 Abs. 2a BeurkG). - Ein Monat zur Zahlung der Grunderwerbsteuer nach Bekanntgabe des Bescheids (§ 15 GrEStG). - Zahlungsfrist nach Fälligkeitsmitteilung des Notars, üblicherweise 10 bis 14 Tage laut Vertrag; danach Verzugszinsen. - Übergabetermin mit Protokoll, Zählerständen und Schlüsselübergabe. - Frist für die Nachgenehmigung bei vollmachtloser Vertretung, meist im Vertrag festgelegt. - Beim Bauträgerkauf: Abnahmetermine für Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum, Beginn der Gewährleistungsfrist. ### Fragen, die Käufer vor dem Termin stellen - Kann ich nach der Beurkundung noch zurück? Nein, ein gesetzliches Widerrufsrecht gibt es nicht. Ein Rücktritt ist nur möglich, wenn der Vertrag ihn vorsieht oder die andere Seite ihre Pflichten verletzt. Deshalb muss die Finanzierung vorher stehen. - Was passiert, wenn die Bank nach der Beurkundung absagt? Der Käufer bleibt zur Zahlung verpflichtet. Kann er nicht zahlen, kann der Verkäufer vom Vertrag zurücktreten und Schadensersatz verlangen; die Notarkosten und die Grunderwerbsteuer können auf Antrag nach § 16 GrEStG entfallen, wenn der Vertrag rückgängig gemacht wird. - Muss ich persönlich erscheinen? Nein, eine Vertretung mit notariell beglaubigter Vollmacht oder eine vollmachtlose Vertretung mit späterer Genehmigung ist möglich. Der Notar berät dann den Vertreter, nicht den Käufer; deshalb sollte der Käufer den Entwurf vorher besonders gründlich lesen. - Wer wählt den Notar? Das Gesetz regelt es nicht. Üblich ist, dass der Verkäufer einen vorschlägt; der Käufer, der die Kosten trägt, kann einen anderen verlangen. - Wann bin ich Eigentümer? Erst mit der Eintragung in Abteilung I des Grundbuchs, nicht mit der Unterschrift und nicht mit der Zahlung. Bis dahin sichert die Auflassungsvormerkung den Anspruch. Im Kaufprozess-Management von Inscalia legst du je Kauf Notartermin, Fälligkeiten und Schritte an und bekommst Erinnerungen; die Reservierungsvereinbarung davor kann der Kunde per E-Signatur mit Prüfspur unterschreiben, sodass der Weg zum Notar dokumentiert ist. **Vorbereitung des Kunden:** Schick dem Kunden mit dem Entwurf eine kurze Liste: Ausweis mitbringen, Steuer-ID bereithalten, Fragen vorab notieren, Bankformular zur Grundschuld prüfen. Vier Punkte, die die meisten Nachfragen im Termin vermeiden. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung lesen: Worauf Käufer achten Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/teilungserklaerung-lesen Datum: 2026-09-20 Die Teilungserklärung legt fest, was dein Kunde kauft und welche Regeln in der Eigentümergemeinschaft gelten. Wie das Dokument aufgebaut ist und welche Klauseln für Kapitalanleger entscheidend sind. Wer eine Eigentumswohnung kauft, kauft keinen Raum, sondern einen Miteigentumsanteil an einem Grundstück, verbunden mit dem Sondereigentum an einer bestimmten Wohnung. Was genau dazugehört, was der Gemeinschaft gehört und nach welchen Regeln die Eigentümer miteinander umgehen, steht in der Teilungserklärung mit ihrer Gemeinschaftsordnung. Sie ist das Grundgesetz der Eigentümergemeinschaft, und sie gilt für deinen Kunden ab dem Tag der Eigentumsumschreibung, ob er sie gelesen hat oder nicht. Dieser Artikel erklärt den Aufbau des Dokuments, die Begriffe, die darin vorkommen, und die Klauseln, die für Kapitalanleger den Unterschied machen. ### Was die Teilungserklärung ist Wohnungseigentum entsteht entweder durch vertragliche Einräumung zwischen mehreren Eigentümern (§ 3 WEG) oder, in der Praxis weit häufiger, durch die Teilungserklärung eines einzelnen Eigentümers nach § 8 WEG, meist des Bauträgers. Sie wird notariell beurkundet und beim Grundbuchamt eingereicht; für jede Einheit wird ein eigenes Wohnungsgrundbuch angelegt (§ 7 WEG). Das Dokument besteht in der Regel aus drei Teilen: - Die Teilungserklärung im engeren Sinn: Sie teilt das Grundstück in Miteigentumsanteile auf und ordnet jedem Anteil das Sondereigentum an einer bestimmten Wohnung oder Gewerbeeinheit zu. - Der Aufteilungsplan mit Abgeschlossenheitsbescheinigung: Bauzeichnungen, in denen jede Einheit mit einer Nummer versehen ist, und die Bestätigung der Baubehörde, dass die Einheiten abgeschlossen sind (§ 7 Abs. 4 WEG). - Die Gemeinschaftsordnung: Vereinbarungen nach § 10 WEG über Rechte und Pflichten der Eigentümer untereinander, von der Kostenverteilung bis zum Stimmrecht. ### Sondereigentum, Gemeinschaftseigentum, Sondernutzungsrecht Diese drei Begriffe musst du auseinanderhalten können, weil an ihnen hängt, wer für was zahlt und wer was verändern darf. Sondereigentum sind nach § 5 Abs. 1 WEG die Räume der Wohnung und die Bestandteile, die verändert werden können, ohne das Gemeinschaftseigentum oder das Recht anderer zu beeinträchtigen: Innenwände ohne tragende Funktion, Bodenbeläge, Innentüren, Sanitärobjekte, die Innenseite der Wohnungseingangstür. Gemeinschaftseigentum ist alles, was für den Bestand oder die Sicherheit des Gebäudes erforderlich ist (§ 5 Abs. 2 WEG): tragende Wände, Dach, Fassade, Fenster einschließlich Rahmen und Verglasung, Wohnungseingangstür als Ganzes, Steigleitungen, Heizungsanlage, Aufzug. Was die Teilungserklärung dem Sondereigentum zuweist, obwohl es zwingend Gemeinschaftseigentum ist, bleibt Gemeinschaftseigentum; die Zuweisung ist insoweit unwirksam. Ein Sondernutzungsrecht ist etwas anderes: Es ist Gemeinschaftseigentum, das ein einzelner Eigentümer allein nutzen darf, typischerweise ein Stellplatz im Freien, ein Gartenanteil oder eine Terrassenfläche. Seit dem Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz von 2020 können Stellplätze auch als Sondereigentum ausgewiesen werden (§ 3 Abs. 1 Satz 2 WEG). Ob der Stellplatz deines Kunden Sondereigentum, Sondernutzungsrecht oder nur eine Zusage im Exposé ist, steht in der Teilungserklärung, nirgendwo sonst. ### Miteigentumsanteile und Kostenverteilung Jeder Einheit ist ein Miteigentumsanteil zugeordnet, ausgedrückt als Bruchteil, zum Beispiel 84/1.000. Die Anteile richten sich meist nach der Wohnfläche, müssen es aber nicht. Nach § 16 Abs. 2 Satz 1 WEG tragen die Eigentümer die Kosten der Gemeinschaft im Verhältnis ihrer Anteile, soweit nichts anderes vereinbart oder beschlossen ist. Die Gemeinschaftsordnung kann davon abweichen, etwa Aufzugskosten nur auf die oberen Geschosse verteilen oder Heizkosten nach Verbrauch abrechnen, was die Heizkostenverordnung ohnehin vorschreibt. Seit 2020 können die Eigentümer auch für einzelne Kostenarten per Beschluss eine abweichende Verteilung festlegen (§ 16 Abs. 2 Satz 2 WEG). Für die Rendite-Rechnung ist das relevant: Ein hoher Miteigentumsanteil bedeutet einen hohen Anteil an jeder Sanierung. Prüfe, ob der Anteil zur Wohnfläche passt. Weicht er deutlich ab, zahlt dein Kunde dauerhaft mehr oder weniger, als die Fläche vermuten lässt. ### Die Gemeinschaftsordnung: Regeln, die den Alltag bestimmen In der Gemeinschaftsordnung stehen die Vereinbarungen, die vom gesetzlichen Standard abweichen. Die wichtigsten Regelungsbereiche: - Stimmrecht: Gesetzlicher Standard ist das Kopfprinzip, jeder Eigentümer hat eine Stimme (§ 25 Abs. 1 WEG). Viele Gemeinschaftsordnungen sehen stattdessen das Objektprinzip (eine Stimme je Einheit) oder das Wertprinzip (nach Miteigentumsanteilen) vor. Bei Bauträgerprojekten mit vielen Einheiten in einer Hand macht das einen Unterschied. - Veräußerungsbeschränkung: Nach § 12 WEG kann vereinbart werden, dass ein Verkauf der Zustimmung des Verwalters bedarf. Das verzögert jeden Verkauf um die Dauer der Zustimmung und kostet eine Gebühr. - Nutzungsregeln: Ob eine Einheit gewerblich genutzt, kurzzeitig vermietet oder als Praxis betrieben werden darf, steht hier. Eine Zweckbestimmung als „Wohnung" schließt eine gewerbliche Nutzung in der Regel aus. - Instandhaltungszuweisungen: Manche Gemeinschaftsordnungen weisen die Kosten für Fenster, Balkone oder Wohnungseingangstüren dem jeweiligen Sondereigentümer zu, obwohl sie Gemeinschaftseigentum sind. Das ist zulässig und verschiebt Kosten auf den einzelnen Eigentümer. - Öffnungsklauseln: Sie erlauben, bestimmte Vereinbarungen mit Mehrheitsbeschluss statt einstimmig zu ändern. - Verwalter und Beirat: Erste Bestellung des Verwalters, Laufzeit, Vergütung; Zusammensetzung des Verwaltungsbeirats. ### Worauf Kapitalanleger konkret achten - Ist die Vermietung uneingeschränkt erlaubt? Gibt es Beschränkungen für Kurzzeitvermietung oder für die Zahl der Bewohner? - Ist die Einheit als Wohnung oder als Gewerbe ausgewiesen, und passt das zur geplanten Nutzung? - Gehört der Stellplatz als Sondereigentum oder Sondernutzungsrecht dazu, und ist er der Einheit in der Teilungserklärung zugeordnet? - Gibt es eine Veräußerungsbeschränkung nach § 12 WEG? - Wie werden die Kosten verteilt: nach Miteigentumsanteilen, nach Fläche, mit Sonderregeln für Aufzug, Tiefgarage oder Gewerbeeinheiten? - Welche Instandhaltungspflichten sind dem Sondereigentümer zugewiesen? - Welches Stimmrechtsprinzip gilt, und hält ein einzelner Eigentümer die Mehrheit? - Gibt es Nachträge zur Teilungserklärung, und sind alle im Grundbuch eingetragen? - Welche baulichen Veränderungen sind bereits beschlossen oder in der Diskussion (§ 20 WEG)? ### Aufteilungsplan und Abgeschlossenheitsbescheinigung Der Aufteilungsplan ist der Teil der Teilungserklärung, den die wenigsten Käufer ansehen, obwohl er festlegt, wo die Wohnung anfängt und aufhört. Er besteht aus Grundrissen, Schnitten und Ansichten, in denen jede Einheit mit derselben Nummer gekennzeichnet ist, die auch im Grundbuch steht (§ 7 Abs. 4 Nr. 1 WEG). Was im Plan mit der Nummer der Wohnung versehen ist, gehört zum Sondereigentum; was ohne Nummer bleibt, ist Gemeinschaftseigentum. Weicht die tatsächliche Bauausführung vom Plan ab, etwa weil ein Abstellraum im Keller in Wirklichkeit einer anderen Wohnung zugeordnet wurde, gilt der Plan, nicht der Zustand vor Ort. Die Abgeschlossenheitsbescheinigung der Baubehörde (§ 7 Abs. 4 Nr. 2 WEG) bestätigt, dass die Einheiten baulich abgeschlossen sind; ohne sie kann kein Wohnungseigentum entstehen. Zwei Hinweise für die Praxis: Die Fläche im Aufteilungsplan ist keine Wohnflächenberechnung nach der Wohnflächenverordnung und taugt nicht als Grundlage für Miete oder Kaufpreis je Quadratmeter. Und die Zuordnung eines Kellerraums oder Stellplatzes sollte immer im Plan geprüft werden, nicht nur im Text der Teilungserklärung; beide müssen übereinstimmen. ### Fallstricke, die in der Praxis immer wieder vorkommen - Der Stellplatz steht im Exposé, aber nicht in der Teilungserklärung; er wurde mündlich oder per Mietvertrag mit der Gemeinschaft zugesagt. - Eine Dachterrasse oder ein Gartenanteil wird als Sondereigentum verkauft, ist aber nur Sondernutzungsrecht mit Instandhaltungspflicht des Nutzers. - Die Gemeinschaftsordnung erlaubt nur Wohnnutzung, der Kunde plant ein Büro oder eine Ferienvermietung. - Bei Mehrhausanlagen gibt es Untergemeinschaften mit eigenen Kostenkreisen, die im Wirtschaftsplan getrennt ausgewiesen sein müssen. - Ein Nachtrag zur Teilungserklärung wurde beurkundet, aber nie im Grundbuch eingetragen und wirkt deshalb nicht gegen den Erwerber. - Die Fenster sind dem Sondereigentum zugewiesen; der Käufer trägt den Austausch allein, obwohl er Gemeinschaftseigentum bleibt. ### Zusammenspiel mit Grundbuch, Beschlüssen und Kaufvertrag Die Teilungserklärung ist im Grundbuch als Bezugsurkunde eingetragen; der Kaufvertrag verweist auf sie und auf den Aufteilungsplan. Änderungen der Gemeinschaftsordnung brauchen grundsätzlich die Zustimmung aller Eigentümer und wirken gegen einen späteren Erwerber nur, wenn sie im Grundbuch eingetragen sind (§ 10 Abs. 3 Satz 1 WEG). Beschlüsse der Eigentümerversammlung gelten dagegen auch ohne Eintragung gegen den Erwerber (§ 10 Abs. 3 Satz 2 WEG). Deshalb reicht die Teilungserklärung allein nicht aus: Dazu gehören die Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG und die Protokolle der letzten Versammlungen. In Inscalia liest die KI-Extraktion Teilungserklärungen und ETV-Protokolle aus und legt die Angaben in der Objekt-Akte ab; du prüfst sie gegen das Original. Im Datenraum mit Dokumenten-Checkliste siehst du je Objekt, ob Teilungserklärung, Aufteilungsplan und Beschluss-Sammlung vorliegen, und kannst sie für Käufer und Finanzierer freigeben. **Lesetechnik:** Lies die Gemeinschaftsordnung von hinten: Nachträge zuerst, dann die Nutzungs- und Kostenregeln, dann den Rest. Die Nachträge enthalten oft genau die Abweichungen, die im Exposé nicht stehen. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Den Grundbuchauszug verstehen: Abteilungen, Lasten, Vormerkung Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/grundbuchauszug-verstehen Datum: 2026-09-20 Das Grundbuch sagt, wem eine Immobilie gehört und was auf ihr lastet. Wie die Abteilungen aufgebaut sind, was Dienstbarkeiten, Grundschulden und Vormerkungen bedeuten und wie du einen Auszug für den Kunden liest. Der Grundbuchauszug ist das einzige Dokument, das verbindlich sagt, wem eine Immobilie gehört und welche Rechte Dritter auf ihr lasten. Alles andere, Exposé, Kaufvertragsentwurf, Aussagen des Verkäufers, muss sich daran messen lassen. Wer ihn lesen kann, erkennt Wohnrechte, alte Grundschulden oder einen Zwangsversteigerungsvermerk, bevor sie beim Notar zum Problem werden. Dieser Artikel erklärt den Aufbau des Grundbuchs, die Einträge, die in den drei Abteilungen vorkommen, die Auflassungsvormerkung und die Grundsätze, die dahinterstehen. ### Aufbau: Bestandsverzeichnis und drei Abteilungen Das Grundbuch wird beim Amtsgericht geführt. Für jedes Grundstück und, bei Wohnungseigentum, für jede Einheit gibt es ein eigenes Grundbuchblatt (§ 3 GBO, § 7 WEG). Es gliedert sich in vier Teile: - Aufschrift: Amtsgericht, Grundbuchbezirk, Blattnummer, bei Wohnungseigentum die Bezeichnung als Wohnungsgrundbuch oder Teileigentumsgrundbuch. - Bestandsverzeichnis: Gemarkung, Flur und Flurstück, Wirtschaftsart und Lage, Größe. Beim Wohnungsgrundbuch zusätzlich der Miteigentumsanteil und das Sondereigentum mit Nummer laut Aufteilungsplan, verbunden mit dem Verweis auf die Teilungserklärung als Bezugsurkunde. Hier stehen auch Rechte, die mit dem Grundstück verbunden sind, etwa ein Wegerecht an einem Nachbargrundstück. - Abteilung I: Eigentümer mit Erwerbsgrund (Auflassung, Erbfolge, Zuschlag in der Zwangsversteigerung) und Datum der Eintragung. Bei mehreren Eigentümern das Gemeinschaftsverhältnis. - Abteilung II: Lasten und Beschränkungen mit Ausnahme der Grundpfandrechte. - Abteilung III: Hypotheken, Grundschulden und Rentenschulden. ### Abteilung II: Was dort stehen kann Abteilung II ist die Abteilung, die du am genauesten lesen musst, weil hier die Einträge stehen, die Nutzung, Wert und Verkäuflichkeit des Objekts beeinflussen: - Grunddienstbarkeiten (§ 1018 BGB): Rechte zugunsten eines anderen Grundstücks, zum Beispiel Wege-, Leitungs- oder Überbaurechte. Sie bleiben beim Verkauf bestehen. - Beschränkte persönliche Dienstbarkeiten (§ 1090 BGB) und Wohnungsrechte (§ 1093 BGB): Rechte zugunsten einer bestimmten Person, etwa das lebenslange Wohnrecht der Verkäuferin. Ein Wohnungsrecht macht eine Vermietung faktisch unmöglich, solange es besteht. - Nießbrauch (§ 1030 BGB): Das Recht, alle Nutzungen zu ziehen, also auch die Miete. Ein Grundstück mit Nießbrauch bringt dem Eigentümer keine Einnahmen, solange der Nießbraucher lebt oder das Recht nicht gelöscht ist. - Reallasten (§ 1105 BGB) und dingliche Vorkaufsrechte (§ 1094 BGB). - Erbbaurecht: Steht ein Erbbaurecht in Abteilung II, gehört dem Käufer nicht das Grundstück, sondern nur das Gebäude auf Zeit; das Erbbaurecht selbst hat ein eigenes Grundbuchblatt. - Auflassungsvormerkung (§ 883 BGB): Sicherung eines Käufers, dessen Kaufvertrag beurkundet, aber noch nicht vollzogen ist. - Verfügungsbeschränkungen und Vermerke: Zwangsversteigerungs- oder Zwangsverwaltungsvermerk, Insolvenzvermerk, Nacherbenvermerk, Testamentsvollstreckervermerk, Sanierungsvermerk nach § 143 BauGB, Umlegungsvermerk. Jeder dieser Einträge muss vor der Beurkundung geklärt sein. **Was nicht im Grundbuch steht:** Baulasten stehen im Baulastenverzeichnis der Bauaufsichtsbehörde, nicht im Grundbuch; nur in Bayern gibt es keine Baulasten, dort werden entsprechende Verpflichtungen als Dienstbarkeiten eingetragen. Altlasten, Denkmalschutz und Erschließungsbeiträge findest du ebenfalls nicht im Grundbuch. Für ein vollständiges Bild gehören diese Auskünfte dazu. ### Abteilung III: Grundschuld und Hypothek In Abteilung III stehen die Grundpfandrechte, mit denen Banken ihre Darlehen absichern. Die Hypothek (§ 1113 BGB) ist an eine konkrete Forderung gebunden und sinkt mit der Tilgung. Die Grundschuld (§ 1191 BGB) ist davon unabhängig; sie bleibt in voller Höhe eingetragen, auch wenn das Darlehen längst zurückgezahlt ist. Deshalb ist eine Grundschuld in Abteilung III kein Beleg für eine bestehende Schuld, aber ein Hinweis darauf, dass vor der Umschreibung eine Löschungsbewilligung (§ 875 BGB) oder eine Abtretung an die Käuferbank nötig ist. Zu jedem Recht gehört ein Rang; er bestimmt sich nach der Reihenfolge der Eintragung (§ 879 BGB) und entscheidet in der Zwangsversteigerung darüber, wer zuerst bedient wird. Für den Käufer bedeutet das: Seine Bank will in aller Regel eine erstrangige Grundschuld. Alle Rechte, die davor stehen, müssen gelöscht oder im Rang zurücktreten. Das regelt der Kaufvertrag über die Lastenfreistellung, und der Notar setzt es um, bevor der Kaufpreis fällig wird. Bei Grundschulden mit Brief (§ 1116 BGB) muss zusätzlich der Grundschuldbrief vorgelegt werden; ist er nicht auffindbar, braucht es ein Aufgebotsverfahren, das Monate dauert. ### Die Auflassungsvormerkung Zwischen Beurkundung und Eigentumsumschreibung liegen Wochen bis Monate. In dieser Zeit ist der Verkäufer noch Eigentümer und könnte das Objekt theoretisch ein zweites Mal verkaufen oder belasten. Dagegen schützt die Auflassungsvormerkung nach § 883 BGB: Sie wird in Abteilung II eingetragen und macht jede spätere Verfügung, die den Anspruch des Käufers beeinträchtigen würde, ihm gegenüber unwirksam (§ 883 Abs. 2 BGB). Sie sichert außerdem den Rang, den das spätere Eigentum haben wird. Deshalb ist ihre Eintragung in praktisch jedem Kaufvertrag Voraussetzung für die Fälligkeit des Kaufpreises. Nach der Umschreibung wird die Vormerkung gelöscht. ### Zwei Grundsätze, die alles tragen Das Grundbuch funktioniert wegen zweier Regeln. Erstens: Was eingetragen ist, gilt als richtig (§ 891 BGB). Zweitens: Wer im Vertrauen auf das Grundbuch erwirbt, wird geschützt, auch wenn es unrichtig war (§ 892 BGB), es sei denn, er kannte die Unrichtigkeit oder ein Widerspruch war eingetragen. Eigentum an einem Grundstück geht nach § 873 BGB nur durch Einigung und Eintragung über; die Einigung heißt beim Grundstückskauf Auflassung und muss nach § 925 BGB vor dem Notar erklärt werden. Ein Kaufvertrag allein macht also niemanden zum Eigentümer. ### Besonderheiten des Wohnungsgrundbuchs Bei Eigentumswohnungen wird für jede Einheit ein eigenes Grundbuchblatt angelegt (§ 7 Abs. 1 WEG), das Grundstücksgrundbuch wird geschlossen. Im Bestandsverzeichnis steht dann der Miteigentumsanteil am Grundstück, verbunden mit dem Sondereigentum an der Wohnung Nummer soundso laut Aufteilungsplan. Darunter findest du den Hinweis auf die Teilungserklärung als Bezugsurkunde und häufig den Vermerk, dass eine Veräußerungsbeschränkung nach § 12 WEG besteht. Vereinbarungen der Gemeinschaftsordnung wirken gegen einen Erwerber nur, wenn sie als Inhalt des Sondereigentums eingetragen sind (§ 10 Abs. 3 WEG); der Grundbuchauszug verweist dafür auf die Bewilligung, ohne den Text zu wiederholen. Deshalb gehören Grundbuchauszug und Teilungserklärung immer zusammen gelesen. Belastungen am Gemeinschaftseigentum, etwa eine Grunddienstbarkeit für die Trafostation des Energieversorgers, stehen in jedem Wohnungsgrundbuch der Anlage. Belastungen einer einzelnen Einheit, also die Grundschuld des Voreigentümers oder ein Wohnungsrecht, stehen nur in deren Blatt. Bei Mehrfamilienhäusern in Aufteilung, wie sie Bauträger und Aufteiler verkaufen, solltest du prüfen, ob die Aufteilung bereits vollzogen ist; solange das Wohnungsgrundbuch nicht angelegt ist, kann keine einzelne Einheit verkauft werden. ### Wie du an den Auszug kommst und ihn liest Einsicht ins Grundbuch bekommt nach § 12 GBO, wer ein berechtigtes Interesse darlegt. Als Verkäufer oder Verkäufervertrieb hast du das; für einen Kaufinteressenten reicht das Interesse allein nicht, er braucht die Zustimmung des Eigentümers oder geht über den Notar. Achte auf das Datum des Auszugs: Ein Auszug, der älter als ein paar Wochen ist, taugt für die Vorprüfung, nicht für die Beurkundung. Gelöschte Einträge sind rot unterstrichen oder als gelöscht vermerkt; sie stehen weiter im Auszug, gelten aber nicht mehr. - Stimmt der eingetragene Eigentümer in Abteilung I mit dem Verkäufer im Kaufvertrag überein? - Stimmen Miteigentumsanteil und Nummer des Sondereigentums mit Teilungserklärung und Exposé überein? - Sind alle Einträge in Abteilung II erklärt und im Kaufvertrag behandelt (Übernahme oder Löschung)? - Gibt es einen Vermerk über Zwangsversteigerung, Insolvenz oder Nacherbfolge? - Sind die Grundschulden in Abteilung III niedriger als der Kaufpreis, sodass die Lastenfreistellung aus dem Kaufpreis möglich ist? - Gibt es Briefgrundschulden, und liegt der Brief vor? - Ist der Auszug aktuell, und liegt die Teilungserklärung als Bezugsurkunde vor? In Inscalia liest die KI-Extraktion Grundbuchauszüge aus und legt Eigentümer, Anteile und Belastungen in der Objekt-Akte ab; die Dokumenten-Checkliste im Datenraum zeigt, ob der Auszug vorliegt und wie alt er ist. **Wenn ein Eintrag unklar ist:** Frag nach der Eintragungsbewilligung. Das Grundbuch enthält nur die Kurzfassung; der vollständige Inhalt eines Rechts steht in der Urkunde, auf die der Eintrag Bezug nimmt, und die liegt in der Grundakte beim Amtsgericht. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Hausgeld, Instandhaltungsrücklage und WEG-Verwaltung: Die laufenden Kosten einer Eigentumswohnung Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/hausgeld-ruecklage-weg Datum: 2026-09-20 Das Hausgeld ist die Zahl, die über den Cashflow einer Eigentumswohnung entscheidet. Was darin steckt, was davon auf den Mieter umlegbar ist, wie die Erhaltungsrücklage funktioniert und was du vor dem Kauf prüfen solltest. Zwischen Kaltmiete und dem Geld, das beim Eigentümer ankommt, liegt das Hausgeld. Es ist die laufende Zahlung an die Eigentümergemeinschaft, und ein Teil davon bleibt beim Eigentümer hängen, egal wie gut vermietet ist. Wer das Hausgeld nicht in umlagefähig und nicht umlagefähig zerlegen kann, rechnet die Nettomietrendite falsch, und zwar immer zu hoch. Dieser Artikel erklärt, wie das Hausgeld zustande kommt, welche Bestandteile der Mieter trägt, wie die Erhaltungsrücklage funktioniert, was die Verwaltung darf und welche Unterlagen du vor dem Kauf prüfen solltest. ### Wie das Hausgeld entsteht Der Verwalter stellt jedes Jahr einen Wirtschaftsplan auf, die Eigentümer beschließen darüber die Vorschüsse (§ 28 Abs. 1 WEG). Diese monatlichen Vorschüsse sind das Hausgeld. Nach Ablauf des Jahres erstellt der Verwalter die Jahresabrechnung; die Eigentümer beschließen über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Das Hausgeld ist also eine Vorauszahlung, die am Jahresende abgerechnet wird, für jeden Eigentümer nach seinem Verteilungsschlüssel, in der Regel dem Miteigentumsanteil (§ 16 Abs. 2 WEG). Inhaltlich besteht das Hausgeld aus vier Blöcken: Betriebskosten des Gebäudes (Wasser, Müll, Hausstrom, Hausmeister, Versicherung, Heizung bei Zentralheizung), Verwaltungskosten, laufende Instandhaltung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. ### Umlagefähig oder nicht: die Trennlinie Ob ein Kostenblock auf den Mieter umgelegt werden darf, regelt nicht das WEG, sondern das Mietrecht. Nach § 556 BGB kann der Vermieter Betriebskosten auf den Mieter umlegen, und was Betriebskosten sind, definiert die Betriebskostenverordnung (BetrKV). § 2 BetrKV zählt die umlagefähigen Kostenarten abschließend auf, von der Grundsteuer über Wasser, Heizung, Aufzug, Müll, Hausreinigung und Gartenpflege bis zu Versicherungen und Hausmeister. § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei Blöcke ausdrücklich aus: Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten. Damit gilt: - Umlagefähig, wenn im Mietvertrag vereinbart: Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Grundsteuer. - Nicht umlagefähig: Verwaltervergütung, Kontoführung, Kosten des Beirats, laufende Instandhaltung und Reparaturen, Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Rechts- und Gerichtskosten der Gemeinschaft. Der nicht umlagefähige Anteil liegt je nach Objekt typischerweise zwischen einem Viertel und der Hälfte des Hausgelds; bei Anlagen mit hoher Rücklagenzuführung oder aufwendiger Technik auch darüber. Diesen Betrag trägt der Eigentümer aus der Kaltmiete. Er gehört in jede Rendite-Rechnung, und zwar aus dem konkreten Wirtschaftsplan, nicht als Pauschale. **Zwei Abrechnungen, zwei Logiken:** Die Jahresabrechnung der WEG und die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter sind zwei verschiedene Dokumente. Die WEG rechnet nach Miteigentumsanteilen und Wirtschaftsjahr ab; der Vermieter muss gegenüber dem Mieter nach dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel abrechnen, und zwar innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt die WEG-Abrechnung spät, wird die Frist gegenüber dem Mieter trotzdem eng. ### Die Erhaltungsrücklage Die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung; das Gesetz nennt sie seit der Reform 2020 Erhaltungsrücklage, in der Praxis heißt sie weiter Instandhaltungsrücklage. Über die Höhe beschließen die Eigentümer. Als Orientierung wird häufig auf § 28 Abs. 2 der Zweiten Berechnungsverordnung verwiesen, die für den sozialen Wohnungsbau Instandhaltungspauschalen je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr nennt, gestaffelt nach Baualter. Eine zweite verbreitete Faustformel aus der Praxis, die sogenannte Petersche Formel, leitet den jährlichen Bedarf aus den Herstellungskosten und einer angenommenen Lebensdauer des Gebäudes ab. Beides sind Näherungen; verbindlich ist nur der Beschluss der Gemeinschaft. Drei Punkte zur Rücklage solltest du dem Kunden erklären. Erstens: Die Rücklage gehört der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als Rechtsträger (§ 9a WEG), nicht dem einzelnen Eigentümer. Wer verkauft, bekommt seinen Anteil nicht ausgezahlt; er ist im Kaufpreis eingepreist. Zweitens: Für die Grunderwerbsteuer mindert der übergehende Rücklagenanteil die Bemessungsgrundlage nicht (BFH, Urteil vom 16.09.2020, II R 49/17). Drittens: Steuerlich sind die Zuführungen zur Rücklage beim Vermieter nicht sofort Werbungskosten; sie werden nach ständiger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs erst abziehbar, wenn die Gemeinschaft das Geld tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt. ### Sonderumlagen Reicht die Rücklage für eine Maßnahme nicht, beschließen die Eigentümer eine Sonderumlage als Ergänzung des Wirtschaftsplans. Zahlen muss, wer im Zeitpunkt der Fälligkeit Eigentümer ist. Beim Kauf ist deshalb entscheidend, ob eine Sonderumlage bereits beschlossen ist und wann sie fällig wird; der Kaufvertrag sollte regeln, wer sie trägt. Eine Sonderumlage, die nach dem Besitzübergang beschlossen wird, trifft immer den Käufer, auch wenn der Sanierungsbedarf lange vorher entstanden ist. ### Was die Verwaltung darf und was sie kostet Der Verwalter wird von den Eigentümern bestellt, nach § 26 Abs. 2 WEG für höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei Jahre. Seit Dezember 2023 kann jeder Eigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG bestellt wird, mit Ausnahmen für kleine Gemeinschaften. Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft nach außen (§ 9b WEG), führt die Versammlung durch, die mindestens einmal im Jahr stattfinden muss (§ 24 Abs. 1 WEG), setzt Beschlüsse um und führt die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG). Seine Vergütung ist Teil des Hausgelds und nicht umlagefähig. Enthält die Gemeinschaftsordnung eine Veräußerungsbeschränkung nach § 12 WEG, braucht dein Kunde außerdem seine Zustimmung zum Kauf, für die meist eine Gebühr anfällt. ### Hausgeld beim Eigentümerwechsel Mit dem Besitzübergang, den der Kaufvertrag festlegt, geht die Pflicht zur Zahlung des Hausgelds auf den Käufer über. Rückstände des Verkäufers aus der Zeit davor bleiben dessen Schuld; die Gemeinschaft kann sie nicht vom Käufer verlangen, es sei denn, der Kaufvertrag regelt eine Übernahme. Anders bei der Jahresabrechnung: Die Nachzahlung, die sich aus der Abrechnung ergibt, wird erst mit dem Beschluss der Eigentümer fällig, und schuldet sie, wer zu diesem Zeitpunkt im Grundbuch steht. Wer im Sommer kauft, kann also im folgenden Frühjahr die Nachzahlung für ein Jahr tragen, in dem er nur wenige Monate Eigentümer war. Der Kaufvertrag sollte für diesen Fall eine interne Ausgleichsregelung enthalten. #### Wie hoch ist ein plausibles Hausgeld? Eine feste Größe gibt es nicht; Alter, Ausstattung und Rücklagenzuführung bestimmen die Höhe. Für die Plausibilitätsprüfung hilft der Vergleich je Quadratmeter Wohnfläche: Rechne das Hausgeld auf den Quadratmeter um und stell es dem Baujahr und der Ausstattung gegenüber. Ein auffällig niedriges Hausgeld bei einem älteren Gebäude ist häufiger ein Hinweis auf eine zu geringe Rücklage als auf sparsame Bewirtschaftung. Ein hohes Hausgeld bei einem Neubau mit Aufzug, Tiefgarage und Hausmeister ist dagegen oft normal und zu großen Teilen umlagefähig. ### Was du vor dem Kauf prüfen solltest - Aktueller Wirtschaftsplan mit Aufteilung des Hausgelds in umlagefähig und nicht umlagefähig. - Jahresabrechnungen der letzten drei Jahre: Gab es Nachzahlungen, und warum? - Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre und die Beschluss-Sammlung. - Stand der Erhaltungsrücklage insgesamt und anteilig je Einheit, im Verhältnis zu Alter und Zustand des Gebäudes. - Beschlossene oder diskutierte Sonderumlagen; laufende oder geplante Sanierungen an Dach, Fassade, Aufzug, Heizung. - Hausgeldrückstände anderer Eigentümer: Fällt ein Eigentümer aus, trägt die Gemeinschaft den Ausfall. - Laufende Rechtsstreitigkeiten der Gemeinschaft. - Verwaltervertrag mit Laufzeit, Vergütung und Sondervergütungen. - Heizungsanlage: Alter, Energieträger und Stand der Pflichten nach dem Gebäudeenergiegesetz. ### Für die Rendite-Rechnung Ein Beispiel: Das Hausgeld einer Wohnung beträgt 280 Euro im Monat. Laut Wirtschaftsplan entfallen davon 170 Euro auf umlagefähige Betriebskosten, 25 Euro auf die Verwaltung, 20 Euro auf laufende Instandhaltung und 65 Euro auf die Rücklage. Die 170 Euro bekommt der Eigentümer über die Betriebskostenvorauszahlung des Mieters zurück. Die restlichen 110 Euro, also 1.320 Euro im Jahr, sind seine Kosten. Bei einer Kaltmiete von 850 Euro im Monat bleiben ihm damit 8.880 Euro im Jahr vor Zins, Tilgung und Steuer, nicht 10.200 Euro. Im Inscalia-Renditerechner werden die nicht umlagefähigen Kosten je Einheit erfasst und laufen über die gesamte Haltedauer mit; die KI-Extraktion liest ETV-Protokolle aus, damit Rücklagenstand und beschlossene Maßnahmen in der Objekt-Akte stehen. **Faustregel für das Gespräch:** Nenne dem Kunden nie das Hausgeld als Ganzes, sondern immer die Zahl, die bei ihm hängen bleibt. Das ist die Zahl, die er später auf dem Kontoauszug sieht. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Mietrendite, Eigenkapitalrendite und Cashflow: Drei Kennzahlen, drei Aussagen Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/mietrendite-eigenkapitalrendite-cashflow Datum: 2026-09-20 Bruttomietrendite, Nettomietrendite, Eigenkapitalrendite und Cashflow beantworten verschiedene Fragen. Was jede Kennzahl aussagt, wie sie berechnet wird und wie du sie im Beratungsgespräch an einem durchgerechneten Beispiel einordnest. Wenn drei Berater dieselbe Wohnung durchrechnen, kommen oft drei verschiedene Renditen heraus, und alle drei können rechnerisch richtig sein. Der Grund ist selten ein Rechenfehler, sondern dass unterschiedliche Kennzahlen unterschiedliche Fragen beantworten. Die Mietrendite beschreibt das Objekt, die Eigenkapitalrendite beschreibt das Investment, der Cashflow beschreibt die monatliche Belastung. Wer sie vermischt, verwirrt den Kunden; wer sie sauber trennt, kann jede Frage mit der passenden Zahl beantworten. Dieser Artikel definiert die vier gebräuchlichen Kennzahlen, rechnet sie an einem durchgehenden Beispiel vor und zeigt, welche Fehler in der Praxis am häufigsten vorkommen. ### Das Beispiel, das durch den Artikel läuft Alle Zahlen sind Annahmen für ein Rechenbeispiel, keine Marktdaten. Eine Bestandswohnung in Nordrhein-Westfalen kostet 250.000 Euro. Kaufnebenkosten: 6,5 Prozent Grunderwerbsteuer und 2,0 Prozent Notar und Grundbuch, zusammen 21.250 Euro, Gesamtinvestition 271.250 Euro. Die Kaltmiete beträgt 850 Euro im Monat, also 10.200 Euro im Jahr. Nicht umlagefähige Kosten laut Wirtschaftsplan: 1.300 Euro im Jahr. Der Kunde bringt 41.250 Euro Eigenkapital mit und finanziert 230.000 Euro zu 3,8 Prozent Sollzins mit 2,0 Prozent anfänglicher Tilgung. Sein Grenzsteuersatz liegt bei 42 Prozent. Der Gebäudeanteil beträgt 80 Prozent, die AfA nach § 7 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 EStG 2 Prozent. ### Bruttomietrendite: der schnelle Vergleich Die Bruttomietrendite setzt die Jahreskaltmiete ins Verhältnis zum Kaufpreis: 10.200 Euro geteilt durch 250.000 Euro ergibt 4,08 Prozent. Sie ist in Sekunden berechnet und deshalb die Kennzahl, mit der Objekte in Portalen und Exposés verglichen werden. Genau darin liegt ihre Grenze: Sie kennt weder Nebenkosten noch Hausgeld noch Finanzierung. Zwei Wohnungen mit derselben Bruttomietrendite können im Cashflow Hunderte Euro auseinanderliegen. Nutze sie zum Vorsortieren, nicht zur Entscheidung. ### Nettomietrendite: das Objekt nach Kosten Die Nettomietrendite zieht von der Miete die nicht umlagefähigen Kosten ab und setzt das Ergebnis ins Verhältnis zur Gesamtinvestition einschließlich Nebenkosten: (10.200 minus 1.300) geteilt durch 271.250 ergibt 3,28 Prozent. Das ist die Verzinsung, die das Objekt aus sich heraus erwirtschaftet, unabhängig davon, wie es finanziert wird. Sie ist die Kennzahl, die du mit dem Darlehenszins vergleichen musst, um zu wissen, ob eine Finanzierung die Rendite hebt oder drückt. Liegt sie unter dem Sollzins, kostet jeder finanzierte Euro Geld; liegt sie darüber, verdient er welches. Manche Berechnungen setzen zusätzlich einen Abschlag für Mietausfall und einen Ansatz für Instandhaltung im Sondereigentum an. Das ist vertretbar, muss aber ausgewiesen sein, sonst sind zwei Nettomietrenditen nicht vergleichbar. ### Cashflow: was monatlich passiert Der Cashflow ist keine Rendite, sondern ein Betrag. Vor Steuern ergibt er sich aus Miete minus nicht umlagefähige Kosten minus Kapitaldienst. Der Kapitaldienst beträgt im Beispiel 5,8 Prozent von 230.000 Euro, also 13.340 Euro im Jahr, davon im ersten Jahr 8.740 Euro Zins und 4.600 Euro Tilgung. Cashflow vor Steuern: 10.200 minus 1.300 minus 13.340 gleich minus 4.440 Euro im Jahr, also rund 370 Euro im Monat, die der Kunde zuschießt. Nach Steuern sieht es anders aus, weil Zinsen, nicht umlagefähige Kosten und AfA als Werbungskosten nach § 9 EStG die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung nach § 21 EStG mindern. Die AfA beträgt 2 Prozent von 80 Prozent der Gesamtinvestition, also 4.340 Euro. Die Einkünfte aus Vermietung betragen damit 10.200 minus 1.300 minus 8.740 minus 4.340 gleich minus 4.180 Euro. Bei 42 Prozent Grenzsteuersatz entspricht das einer Steuerersparnis von rund 1.756 Euro, wenn der Verlust mit anderen Einkünften verrechnet werden kann. Cashflow nach Steuern: minus 4.440 plus 1.756 gleich minus 2.684 Euro im Jahr, rund 224 Euro im Monat. **Tilgung ist kein Verlust:** Von den 370 Euro Zuschuss vor Steuern sind rund 383 Euro im Monat Tilgung, also Vermögensaufbau. Der Kunde zahlt netto in seine eigene Schuldenfreiheit ein. Das ist der Grund, warum ein negativer Cashflow kein schlechtes Investment bedeuten muss; er bedeutet nur, dass der Vermögensaufbau aus dem laufenden Einkommen mitfinanziert wird. Ob das für den Kunden tragbar ist, ist eine Frage seiner Haushaltsrechnung. ### Eigenkapitalrendite: das Investment Die Eigenkapitalrendite setzt den jährlichen Vermögenszuwachs ins Verhältnis zum eingesetzten Eigenkapital. Als Vermögenszuwachs zählen die Tilgung und der Cashflow nach Steuern, im Beispiel 4.600 minus 2.684 gleich 1.916 Euro. Geteilt durch 41.250 Euro Eigenkapital ergibt das 4,6 Prozent, ohne jede Annahme zur Wertentwicklung. Rechnest du eine Wertsteigerung von einem Prozent im Jahr dazu, also 2.500 Euro, steigt die Eigenkapitalrendite auf rund 10,7 Prozent; rechnest du mit einem Wertverlust, sinkt sie entsprechend. Weil dieser eine Parameter die Kennzahl dominiert, gehört die Annahme dazu immer sichtbar in die Rechnung. Der Hebel dahinter heißt Leverage-Effekt: Solange die Nettomietrendite über dem Fremdkapitalzins liegt, steigt die Eigenkapitalrendite mit dem Fremdkapitalanteil. Im Beispiel liegt die Nettomietrendite mit 3,28 Prozent unter dem Sollzins von 3,8 Prozent; der Hebel wirkt hier also gegen den Kunden, und die positive Eigenkapitalrendite kommt allein aus Tilgung und Steuereffekt. Diese Einordnung muss im Gespräch fallen, sonst versteht der Kunde nicht, warum eine Zinserhöhung oder ein Mietausfall so stark durchschlägt. ### Was sich über die Jahre verschiebt Alle vier Kennzahlen beschreiben ein Jahr, meist das erste. Über die Haltedauer verändern sich die Zahlen aber in Richtungen, die sich teilweise gegenläufig auswirken. Der Zinsanteil der Annuität sinkt mit jeder Tilgung, der Tilgungsanteil steigt; der Cashflow vor Steuern bleibt bei konstanter Annuität gleich, aber die abziehbaren Zinsen werden weniger, sodass der Steuereffekt Jahr für Jahr abnimmt und der Cashflow nach Steuern langsam schlechter wird. Die Miete steigt dagegen in der Regel, ob durch Vergleichsmiete, Staffel oder Index, und verbessert beide Cashflows. Nach Ende der Zinsbindung wird das Darlehen zu dann geltenden Konditionen fortgeführt; ein Zinsanstieg von einem Prozentpunkt auf die Restschuld macht im Beispiel rund 2.000 Euro im Jahr aus. Dazu kommt der Verkauf: Wird die vermietete Wohnung nach mehr als zehn Jahren verkauft, ist der Gewinn nach § 23 Abs. 1 Nr. 1 EStG nicht steuerbar; innerhalb der Frist ist er zu versteuern, und zwar einschließlich der bis dahin abgezogenen AfA, die den steuerlichen Buchwert gemindert hat. Eine Renditebetrachtung, die diese Effekte über die geplante Haltedauer abbildet, ist deshalb aussagekräftiger als jede Ein-Jahres-Kennzahl. Rechne dem Kunden drei Fälle vor: Basisannahme, höherer Zins nach der Bindung, und ein Jahr Mietausfall in den ersten fünf Jahren. Wenn alle drei tragbar sind, ist das Investment robust; wenn nur der erste funktioniert, ist es das nicht. ### Drei Kennzahlen, drei Fragen - Bruttomietrendite: Ist das Objekt im Marktvergleich teuer oder günstig bepreist? Antwort auf einen Blick, ohne Kosten. - Nettomietrendite: Was erwirtschaftet das Objekt nach Kosten, und lohnt sich eine Finanzierung zum aktuellen Zins? - Cashflow: Was muss der Kunde jeden Monat zuschießen oder bekommt er heraus, vor und nach Steuern? - Eigenkapitalrendite: Was bringt das eingesetzte Geld im Vergleich zu einer anderen Anlage, und wie stark hängt das an der Wertannahme? ### Typische Fehler in Rendite-Rechnungen - Nebenkosten fehlen in der Investitionssumme; die Nettomietrendite fällt dadurch systematisch zu hoch aus. - Das gesamte Hausgeld wird als Kosten angesetzt oder gar nicht, statt nur der nicht umlagefähige Teil. - Der Steuereffekt wird mit dem Spitzensteuersatz gerechnet, obwohl der Kunde einen niedrigeren Grenzsteuersatz hat. - Die AfA wird auf den vollen Kaufpreis statt auf den Gebäudeanteil berechnet. - Die Wertsteigerung ist in der Eigenkapitalrendite enthalten, aber nicht ausgewiesen. - Die Rechnung endet nach dem ersten Jahr; Zinsanstieg nach der Zinsbindung, sinkender Zinsanteil und Mietentwicklung fehlen. - Mietausfall und Instandhaltung im Sondereigentum fehlen vollständig. Der Inscalia-Renditerechner rechnet Steuer und Cashflow über 30 Jahre mit linearer, degressiver, Denkmal- oder § 7b-AfA und speichert die Rechnung je Einheit; im Beratungsmodus kannst du die Annahmen im Kundengespräch live verändern und die Wirkung direkt zeigen. **Reihenfolge im Gespräch:** Erst Cashflow, dann Nettomietrendite, zuletzt Eigenkapitalrendite. Der Cashflow ist die Zahl, die der Kunde spürt; die Eigenkapitalrendite ist die Zahl, die am meisten Annahmen enthält. Wer mit der letzten beginnt, erklärt sich später. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Mietpool und Mietgarantie: Wie sie funktionieren und wo die Risiken liegen Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/mietpool-mietgarantie Datum: 2026-09-20 Mietpool und Mietgarantie versprechen planbare Einnahmen. Wie beide Modelle aufgebaut sind, wer das Risiko trägt, was die Rechtsprechung zur Aufklärung verlangt und welche Fragen du vor dem Verkauf klären solltest. Mietpool und Mietgarantie tauchen vor allem bei Bauträger- und Vertriebsobjekten auf, und sie werden mit demselben Argument angeboten: planbare Einnahmen ohne Leerstandsrisiko für den einzelnen Eigentümer. Das Argument ist nicht falsch, aber es beschreibt nur die eine Hälfte. Beide Modelle verschieben Risiko, sie beseitigen es nicht, und wer sie verkauft, muss erklären können, wohin das Risiko wandert und was es kostet. Dieser Artikel erklärt beide Konstruktionen, ihre Vor- und Nachteile, den rechtlichen Rahmen und die Fragen, die du vor dem Verkauf für deinen Kunden geklärt haben solltest. ### Der Mietpool In einem Mietpool schließen sich die Eigentümer einer Wohnanlage zusammen und legen ihre Mieteinnahmen in einen gemeinsamen Topf. Aus dem Pool werden Leerstandskosten, Mietausfälle und die Poolverwaltung bezahlt; der Rest wird nach einem festen Schlüssel verteilt, meist nach Wohnfläche oder Miteigentumsanteil, manchmal nach einer Sollmiete je Einheit. Rechtlich ist der Pool in der Regel eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts oder eine vertragliche Vereinbarung mit dem Poolverwalter, der häufig mit dem Bauträger oder Vertrieb verbunden ist. Der Beitritt erfolgt oft zusammen mit dem Kaufvertrag oder als Bedingung dafür. Die Poolverwaltung schließt die Mietverträge ab, setzt die Miethöhe fest, wickelt Mieterwechsel ab und rechnet einmal im Jahr ab. Der einzelne Eigentümer hat mit seinem Mieter praktisch keinen Kontakt. #### Was der Pool leistet und was er kostet - Leerstand einer einzelnen Wohnung trifft nicht einen Eigentümer allein, sondern alle anteilig. Das glättet die Einnahmen. - Umgekehrt bekommt niemand seine eigene Miete, sondern die Durchschnittsmiete des Pools. Wer eine gut vermietete Wohnung hat, subventioniert die schlechter vermieteten. - Reichen die Einnahmen nicht, um alle Kosten zu decken, entsteht eine Unterdeckung. Je nach Vertrag müssen die Eigentümer nachschießen oder die Ausschüttung sinkt. - Die Poolverwaltung kostet eine Vergütung, die zusätzlich zur WEG-Verwaltung anfällt. - Mietanpassungen entscheidet der Poolverwalter, nicht der Eigentümer. Wer die Miete seiner Wohnung an den Markt anpassen will, kann das im Pool nicht allein. - Der Austritt ist meist nur mit Frist möglich, teilweise erst nach Jahren; bei einem Verkauf muss der Erwerber häufig eintreten. ### Die Mietgarantie Bei einer Mietgarantie verspricht ein Dritter, meist der Bauträger, der Vertrieb oder eine dafür gegründete Gesellschaft, dem Käufer für eine bestimmte Zeit eine bestimmte Miete. Bleibt die tatsächliche Miete darunter oder steht die Wohnung leer, zahlt der Garantiegeber die Differenz. Zu unterscheiden sind die Erstvermietungsgarantie, die nur den Zeitraum bis zur ersten Vermietung abdeckt, und die laufende Mietgarantie über mehrere Jahre. Die Garantie ist ein Vertrag zwischen Käufer und Garantiegeber; sie ist so viel wert wie der, der sie gibt. #### Die drei Fragen, an denen Mietgarantien scheitern 1. Bonität des Garantiegebers: Ist die Garantie von einer Gesellschaft mit eigenem Vermögen gegeben oder von einer Projektgesellschaft, die nach Abverkauf der Einheiten kein Kapital mehr hat? Im Insolvenzfall ist die Garantie wertlos, es sei denn, sie ist durch eine Bankbürgschaft oder einen Kaufpreiseinbehalt besichert. 2. Verhältnis zur Marktmiete: Liegt die garantierte Miete über der ortsüblichen Miete, ist die Differenz nicht Rendite, sondern ein Teil des Kaufpreises, der über die Garantiejahre zurückfließt. Nach Ablauf fällt die Miete auf das Marktniveau, und die Rechnung, mit der gekauft wurde, gilt nicht mehr. 3. Laufzeit und Bedingungen: Was passiert bei Mieterwechsel, bei Mietminderung, bei Sanierung? Wer trägt die Nebenkosten im Leerstand? Ist die Garantie an eine bestimmte Hausverwaltung oder einen Mietpool gebunden? **Eingepreist heißt bezahlt:** Eine Mietgarantie kostet den Garantiegeber Geld, und er holt es sich über den Kaufpreis zurück. Rechne deinem Kunden vor, wie hoch der Kaufpreis ohne Garantie sein müsste, damit die Rendite gleich bleibt. Meist zeigt sich dann, dass der Kunde die Garantie selbst finanziert. ### Verwandte Modelle: Generalmiete und Mietausfallversicherung Neben Pool und Garantie begegnen dir zwei weitere Konstruktionen. Bei der Generalmiete oder gewerblichen Zwischenvermietung mietet ein Unternehmen die Wohnung vom Eigentümer und vermietet sie an Endmieter weiter. Der Eigentümer hat einen einzigen Vertragspartner und eine feste Miete; das Vermietungsrisiko trägt der Zwischenmieter. Endet der Generalmietvertrag, tritt der Eigentümer nach § 565 BGB in die Mietverhältnisse mit den Endmietern ein, mit allen Bindungen des Wohnraummietrechts. Auch hier hängt alles an der Bonität des Zwischenmieters und an der Frage, ob die Generalmiete unter der Marktmiete liegt, was in der Regel der Fall ist, weil der Zwischenmieter eine Marge braucht. Eine Mietausfallversicherung ist etwas anderes: Sie ersetzt für eine begrenzte Zeit die Miete, wenn ein Mieter nicht zahlt, meist nach einem Kündigungs- oder Räumungsverfahren, gegen eine laufende Prämie. Sie deckt keinen Leerstand ab und ist ein Versicherungsprodukt mit eigenen Bedingungen und Ausschlüssen. Für Kunden, die das Ausfallrisiko eines einzelnen Mieters scheuen, kann sie eine Alternative zum Pool sein, ohne die Bindung an eine Verwaltung und ohne Solidarhaftung. #### Pool und Garantie in der Finanzierung Banken kennen beide Modelle und bewerten sie unterschiedlich. Eine Garantiemiete wird häufig nicht zu 100 Prozent angesetzt, sondern mit demselben Abschlag wie eine normale Miete, manchmal zusätzlich mit Blick auf die Restlaufzeit. Beim Pool interessiert die Bank die Poolabrechnung, nicht die Sollmiete. Wer die Finanzierung mit einer Garantiemiete rechnet, die die Bank nicht anerkennt, verliert Zeit; kläre das früh mit dem Finanzierer. ### Der rechtliche Rahmen Sowohl Poolvertrag als auch Garantie sind Verträge nach allgemeinem Schuldrecht. Werden sie als Formulare verwendet, unterliegen sie der Inhaltskontrolle nach §§ 305 ff. BGB. Der Bundesgerichtshof hat in einer Reihe von Urteilen zu kreditfinanzierten Kapitalanlage-Immobilien entschieden, dass über die Risiken eines Mietpools aufzuklären ist, insbesondere über eine drohende Unterdeckung und eine Nachschusspflicht, wenn der Beitritt Bedingung des Kaufs oder der Finanzierung war. Versäumte Aufklärung kann Schadensersatzansprüche gegen Vertrieb und unter Umständen gegen die finanzierende Bank begründen. Für den Vertrieb heißt das: Die Risiken gehören ins Beratungsgespräch und in die Dokumentation, nicht ins Kleingedruckte. Steuerlich ist die Behandlung von Garantiezahlungen nicht einheitlich; je nach Ausgestaltung werden sie als Minderung der Anschaffungskosten oder als Einnahme behandelt. Das sollte der Kunde vor dem Kauf mit seinem Steuerberater klären. ### Prüfliste vor dem Verkauf - Wer ist Garantiegeber oder Poolverwalter? Handelsregisterauszug, letzte Jahresabschlüsse, Verflechtung mit Bauträger und Vertrieb. - Wie ist die Garantie besichert: Bankbürgschaft, Kaufpreiseinbehalt, gar nicht? - Wie verhält sich die garantierte Miete zur ortsüblichen Vergleichsmiete und zu den tatsächlichen Mieten im Objekt? - Laufzeit der Garantie und Regelung nach Ablauf. - Poolabrechnungen der letzten drei Jahre: Gab es Unterdeckungen, Nachschüsse, gekürzte Ausschüttungen? - Leerstandsquote im Pool und Verteilungsschlüssel. - Vergütung der Poolverwaltung und Kündigungsfristen für den Austritt. - Bindung des Erwerbers beim Weiterverkauf. - Ist der Beitritt Bedingung des Kaufvertrags oder der Finanzierung? - Zwei Renditerechnungen: mit garantierter Miete für die Laufzeit und mit Marktmiete danach. ### Wie du es dem Kunden erklärst Beschreibe die Garantie als das, was sie ist: ein Zeitfenster, in dem ein Dritter das Vermietungsrisiko trägt, bezahlt aus dem Kaufpreis. Zeig die Rechnung mit und ohne Garantie, und zeig, was nach ihrem Ablauf passiert. Beim Mietpool erkläre die Solidarität in beide Richtungen: Der Kunde bekommt Schutz vor eigenem Leerstand und zahlt dafür mit dem Leerstand der anderen. Ein Kunde, der das verstanden hat und trotzdem kauft, hat eine Entscheidung getroffen; ein Kunde, der es nach zwei Jahren aus der Poolabrechnung lernt, hat einen Grund zur Beschwerde. In Inscalia legst du Poolvertrag, Garantieurkunde und Poolabrechnungen im Datenraum des Objekts ab; die Dokumenten-Checkliste zeigt, ob sie vorliegen. Im Renditerechner rechnest du die Miete nach Ablauf der Garantie als eigenes Szenario und speicherst beide Varianten je Einheit. **Dokumentation:** Halte schriftlich fest, dass du die Risiken von Pool und Garantie erklärt hast, und lass den Kunden das bestätigen. Bei späterem Streit ist das Beratungsprotokoll das einzige, was zählt. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Vermieten als Kapitalanleger: Mietvertrag, Kaution, Staffel- und Indexmiete Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/vermietung-mietvertrag-kaution-indexmiete Datum: 2026-09-20 Nach dem Kauf beginnt die Vermietung. Was in den Mietvertrag gehört, wie die Kaution nach § 551 BGB zu behandeln ist, wo die Mietpreisbremse greift und wann Staffel- oder Indexmiete die bessere Wahl ist. Mit der Eigentumsumschreibung ist der Kauf abgeschlossen, und die Arbeit beginnt. Dein Kunde ist jetzt Vermieter, mit allen Pflichten, die das Mietrecht ihm auferlegt, und mit einigen Gestaltungsmöglichkeiten, die über die Rendite der nächsten Jahre entscheiden. Viele Kapitalanleger kaufen ihre erste Wohnung, ohne je einen Mietvertrag aus Vermietersicht gelesen zu haben. Wer sie hier vorbereitet, verhindert die Fehler, die später als Beschwerde zurückkommen. Dieser Artikel behandelt den Mietvertrag, die Kaution, die Mietpreisbremse, Staffel- und Indexmiete sowie die Regeln, die für den Käufer einer vermieteten Wohnung besonders gelten. ### Der Mietvertrag Der Mietvertrag ist in § 535 BGB geregelt und kann grundsätzlich formfrei geschlossen werden. Ein Vertrag mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr braucht nach § 550 BGB die Schriftform, sonst gilt er als unbefristet. In der Praxis wird immer schriftlich vermietet, meist mit einem Formularvertrag eines Haus- und Grundeigentümervereins oder eines Verlags. Diese Formulare unterliegen als Allgemeine Geschäftsbedingungen der Inhaltskontrolle nach §§ 305 ff. BGB; eine unwirksame Klausel fällt ersatzlos weg, es gilt dann das Gesetz. Deshalb ist ein aktuelles Formular wichtiger als ein individuell formuliertes. Diese Punkte gehören in jeden Wohnraummietvertrag: - Parteien, Mietsache mit Lage, Zubehör (Keller, Stellplatz) und Übergabeprotokoll als Anlage. - Nettokaltmiete, Betriebskostenvorauszahlung oder Pauschale und die Vereinbarung, dass die Betriebskosten nach § 556 BGB in Verbindung mit der Betriebskostenverordnung umgelegt werden. Ohne diese Vereinbarung trägt der Vermieter alle Betriebskosten. - Kaution mit Höhe und Zahlungsweise. - Laufzeit: Der Regelfall ist der unbefristete Vertrag. Ein Zeitmietvertrag ist nach § 575 BGB nur mit einem gesetzlich anerkannten Grund zulässig, der bei Vertragsschluss schriftlich mitgeteilt werden muss. - Schönheitsreparaturen: Eine Übertragung auf den Mieter ist nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs nur wirksam, wenn die Wohnung renoviert übergeben wurde oder ein angemessener Ausgleich gezahlt wird; starre Fristenpläne sind unwirksam. - Kleinreparaturklausel mit Obergrenze je Einzelfall und je Jahr in Höhe der von der Rechtsprechung akzeptierten Beträge. - Regelungen zu Tierhaltung, Untervermietung (§ 553 BGB) und baulichen Veränderungen durch den Mieter. ### Die Kaution Die Mietkaution regelt § 551 BGB zwingend. Sie darf höchstens drei Nettokaltmieten betragen, der Mieter darf sie in drei gleichen monatlichen Raten zahlen, die erste zu Beginn des Mietverhältnisses. Der Vermieter muss eine Barkaution getrennt von seinem Vermögen bei einem Kreditinstitut zum üblichen Zinssatz für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist anlegen; die Zinsen stehen dem Mieter zu und erhöhen die Kaution. Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters sind unwirksam (§ 551 Abs. 4 BGB). Statt einer Barkaution kann eine Bürgschaft oder eine Kautionsversicherung vereinbart werden. Nach Ende des Mietverhältnisses hat der Vermieter eine angemessene Prüffrist, um Ansprüche gegen die Kaution zu ermitteln; die Gerichte bemessen sie je nach Fall mit einigen Monaten. Für noch nicht abgerechnete Betriebskosten darf ein angemessener Teil einbehalten werden. Wer die Kaution mit seinem Girokonto vermischt, verliert bei einer eigenen Insolvenz das Aussonderungsrecht des Mieters nicht, macht sich aber schadensersatzpflichtig und riskiert, dass der Mieter die Miete zurückhält, bis die Anlage nachgewiesen ist. ### Die Mietpreisbremse In Gebieten mit angespanntem Wohnungsmarkt, die die Landesregierungen per Rechtsverordnung bestimmen, darf die Miete bei Neuvermietung die ortsübliche Vergleichsmiete um höchstens zehn Prozent übersteigen (§ 556d BGB). Die Regelung wurde zuletzt bis Ende 2029 verlängert. Ausnahmen gelten für die Vormiete, wenn der Vormieter bereits mehr gezahlt hat (§ 556e BGB), für Wohnungen, die nach dem 1. Oktober 2014 erstmals genutzt und vermietet wurden, und für die erste Vermietung nach umfassender Modernisierung (§ 556f BGB). Der Vermieter muss den Mieter vor Vertragsschluss unaufgefordert in Textform über eine Ausnahme informieren, auf die er sich berufen will (§ 556g Abs. 1a BGB); versäumt er das, kann er sich erst später darauf berufen. ### Staffelmiete Bei der Staffelmiete nach § 557a BGB werden im Vertrag für bestimmte Zeiträume feste Mieten oder feste Erhöhungsbeträge in Euro vereinbart. Die Vereinbarung braucht Schriftform, die Miete muss jeweils mindestens ein Jahr unverändert bleiben. Während der Staffel sind Mieterhöhungen nach § 558 BGB (Vergleichsmiete) und § 559 BGB (Modernisierung) ausgeschlossen (§ 557a Abs. 2 BGB). Das Kündigungsrecht des Mieters darf für höchstens vier Jahre ausgeschlossen werden (§ 557a Abs. 3 BGB). In Gebieten mit Mietpreisbremse gilt die Grenze für jede einzelne Staffel (§ 557a Abs. 4 BGB), nicht nur für die Ausgangsmiete. Die Staffelmiete gibt dem Vermieter Planbarkeit und dem Mieter Transparenz. Ihr Nachteil aus Vermietersicht: Steigt die Vergleichsmiete stärker als die Staffel, bleibt der Vermieter darunter, und Modernisierungen kann er nicht umlegen. ### Indexmiete Bei der Indexmiete nach § 557b BGB wird die Miete an den vom Statistischen Bundesamt ermittelten Verbraucherpreisindex für Deutschland gekoppelt. Auch sie braucht Schriftform, und auch hier muss die Miete jeweils mindestens ein Jahr unverändert bleiben. Die Anpassung erfolgt nicht automatisch: Der Vermieter muss sie in Textform erklären und dabei die Änderung des Index sowie die neue Miete oder den Erhöhungsbetrag angeben (§ 557b Abs. 3 BGB); die geänderte Miete gilt ab dem übernächsten Monat nach Zugang der Erklärung. Erhöhungen nach § 558 BGB sind ausgeschlossen, nach § 559 BGB nur für Maßnahmen, die der Vermieter nicht zu vertreten hat. Die Mietpreisbremse gilt nur für die Ausgangsmiete (§ 557b Abs. 4 BGB). Die Indexmiete wirkt in beide Richtungen: Bei hoher Inflation steigt die Miete deutlich, bei niedriger kaum, und ein Rückgang des Index würde sie senken. In Jahren mit hoher Inflation haben Indexmietverträge Vermieter deutlich besser gestellt als Verträge mit Vergleichsmietenanpassung; ob das so bleibt, hängt von der Preisentwicklung ab. Für den Kunden ist wichtig: Die Anpassung muss aktiv erklärt werden. Vergisst er das über Jahre, verfällt sie nicht, aber die Nachholung ist nur für die Zukunft möglich. ### Welche Form passt wann - Standardmietvertrag mit Vergleichsmietenanpassung: flexibel, aber jede Erhöhung braucht Begründung, Kappungsgrenze und Zustimmung des Mieters (§ 558 BGB, höchstens 20 Prozent in drei Jahren, in angespannten Märkten 15 Prozent). - Staffelmiete: planbar, ohne Streit über die Vergleichsmiete, aber ohne Modernisierungsumlage und mit Risiko, hinter dem Markt zurückzubleiben. - Indexmiete: folgt der Inflation, wenig Verwaltungsaufwand, aber keine Umlage eigener Modernisierungen und abhängig von der Preisentwicklung. ### Was für den Käufer einer vermieteten Wohnung gilt Nach § 566 BGB tritt der Käufer in den bestehenden Mietvertrag ein, mit allen Rechten und Pflichten, einschließlich der Kaution. Wird eine Mietwohnung nach Überlassung an den Mieter in Wohnungseigentum umgewandelt und dann verkauft, hat der Mieter ein Vorkaufsrecht nach § 577 BGB. Außerdem darf der Erwerber in diesem Fall wegen Eigenbedarfs oder wirtschaftlicher Verwertung erst nach Ablauf von drei Jahren kündigen; die Landesregierungen können diese Sperrfrist nach § 577a Abs. 2 BGB auf bis zu zehn Jahre verlängern. Für Kapitalanleger, die vermieten wollen, spielt das keine Rolle, für die Verkäuflichkeit an Selbstnutzer schon. Modernisierungen kann der Vermieter nach § 559 BGB mit acht Prozent der Kosten jährlich umlegen, begrenzt durch die Kappung nach § 559 Abs. 3a BGB. Die Betriebskosten muss er innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB); danach sind Nachforderungen ausgeschlossen, Guthaben des Mieters aber nicht. ### Häufige Fragen von Erstvermietern - Darf ich die Miete bei Neuvermietung frei festlegen? Außerhalb von Gebieten mit Mietpreisbremse ja, innerhalb nur bis zehn Prozent über der Vergleichsmiete, mit den genannten Ausnahmen. Der Mietspiegel der Gemeinde ist die erste Orientierung. - Kann ich den Mieter des Verkäufers loswerden? Nein, das Mietverhältnis geht nach § 566 BGB über. Eine Kündigung braucht einen Grund nach § 573 BGB, und nach Umwandlung gilt die Sperrfrist des § 577a BGB. - Muss ich die Kaution vom Verkäufer bekommen? Der Käufer haftet dem Mieter für die Rückzahlung, auch wenn er die Kaution nie erhalten hat. Lass dir die Übergabe im Kaufvertrag zusichern. - Wer zahlt Reparaturen in der Wohnung? Der Vermieter, soweit keine wirksame Kleinreparaturklausel greift. Reparaturen am Gemeinschaftseigentum laufen über die WEG und das Hausgeld. ### Checkliste für den frisch gebackenen Vermieter - Aktuelles Vertragsformular verwenden, keine alten Muster aus dem Internet. - Betriebskostenumlage ausdrücklich vereinbaren und Vorauszahlung realistisch ansetzen. - Kaution getrennt anlegen und die Anlage dokumentieren. - Bei Mietpreisbremse: Vergleichsmiete prüfen, Ausnahmen vor Vertragsschluss in Textform mitteilen. - Bei Index- oder Staffelmiete: Anpassungstermine im Kalender, Erklärung in Textform. - Übergabeprotokoll mit Fotos und Zählerständen. - Frist für die Betriebskostenabrechnung notieren. - Bei Übernahme eines Mietverhältnisses: Kaution, Stand der Abrechnung und Mieterhöhungshistorie vom Verkäufer übernehmen. In Inscalia legst du für die Vermietungspflichten deines Kunden Aufgaben und Wiedervorlagen an, etwa für Indexanpassungen oder die Abrechnungsfrist, und die Kunden-Akte zeigt, welche Unterlagen zur Einheit vorliegen. **Gespräch vor der Übergabe:** Nimm dir nach der Beurkundung 30 Minuten für die Vermieterpflichten. Kunden, die wissen, was auf sie zukommt, rufen später mit Fragen an, nicht mit Vorwürfen. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Energieausweis und GEG: Was Käufer einer Bestandsimmobilie wissen müssen Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/energieausweis-geg-bestand Datum: 2026-09-20 Der Energieausweis ist Pflicht, das Gebäudeenergiegesetz setzt den Rahmen für Heizung und Sanierung. Was Bedarfs- und Verbrauchsausweis unterscheidet, welche Pflichten beim Verkauf gelten und was der Bestand für Kapitalanleger bedeutet. Kaum ein Dokument im Verkaufsprozess wird so oft nachgereicht und so selten gelesen wie der Energieausweis. Dabei entscheidet er zusammen mit dem Gebäudeenergiegesetz darüber, welche Kosten auf den Käufer einer Bestandsimmobilie in den nächsten Jahren zukommen und welche Pflichten er mit dem Eigentum übernimmt. Wer als Berater die Grundzüge kennt, kann Sanierungsbedarf einordnen, Pflichtangaben im Exposé korrekt machen und dem Kunden sagen, was mit einer 30 Jahre alten Gasheizung passiert. Dieser Artikel erklärt die beiden Ausweisarten, die Pflichten beim Verkauf und bei der Vermietung, die wichtigsten Regeln des Gebäudeenergiegesetzes für den Bestand und die Folgen für die Rendite-Rechnung. ### Was das Gebäudeenergiegesetz regelt Das Gebäudeenergiegesetz (GEG) gilt seit November 2020 und hat die Energieeinsparverordnung, das Energieeinsparungsgesetz und das Erneuerbare-Energien-Wärmegesetz abgelöst. Es regelt energetische Anforderungen an Neubauten und Bestandsgebäude, die Pflichten für Heizungsanlagen und den Energieausweis. Die Novelle von 2024 hat vor allem die Anforderungen an neue Heizungen verschärft. Die Bundesregierung hat eine Neufassung des Gesetzes angekündigt, und die europäische Gebäuderichtlinie von 2024 muss in nationales Recht umgesetzt werden; welche Regeln zum Zeitpunkt deines Verkaufs gelten, solltest du daher jeweils prüfen. ### Bedarfsausweis und Verbrauchsausweis Es gibt zwei Arten von Energieausweisen, und sie sagen Verschiedenes aus. Der Bedarfsausweis wird rechnerisch aus den Eigenschaften des Gebäudes ermittelt: Dämmung, Fenster, Heizungsanlage, Lüftung. Er beschreibt, was das Gebäude unter Standardbedingungen verbraucht, unabhängig davon, wer darin wohnt. Der Verbrauchsausweis wertet die tatsächlichen Verbrauchsdaten der letzten drei Jahre aus, witterungsbereinigt; er hängt vom Heizverhalten der Bewohner ab und sagt über die Gebäudesubstanz weniger aus. Welche Art zulässig ist, regelt § 80 GEG. Für Wohngebäude mit höchstens vier Wohnungen, deren Bauantrag vor dem 1. November 1977 gestellt wurde und die nicht mindestens auf das Niveau der Wärmeschutzverordnung von 1977 modernisiert sind, ist der Bedarfsausweis Pflicht (§ 80 Abs. 3 GEG). Für alle anderen Bestandsgebäude kann der Eigentümer wählen. Bei Neubauten wird ein Bedarfsausweis nach Fertigstellung ausgestellt (§ 80 Abs. 1 GEG). Ein Energieausweis gilt zehn Jahre ab Ausstellung (§ 79 Abs. 4 GEG) und bezieht sich immer auf das gesamte Gebäude, nicht auf die einzelne Wohnung. Beide Ausweise nennen den Endenergiebedarf oder -verbrauch je Quadratmeter Gebäudenutzfläche und Jahr, den Primärenergiewert, den Energieträger der Heizung, das Baujahr von Gebäude und Anlage sowie die Effizienzklasse von A+ bis H nach Anlage 10 des GEG. Dazu kommen Modernisierungsempfehlungen des Ausstellers nach § 84 GEG, sofern Maßnahmen möglich sind. **Für die Beratung:** Ein guter Verbrauchsausweis kann einen sparsamen Mieter abbilden, nicht ein gutes Gebäude. Wenn der Kunde wissen will, was das Haus energetisch taugt, ist der Bedarfsausweis die aussagekräftigere Grundlage; bei einem Verbrauchsausweis lohnt der Blick auf Baujahr, Dämmstandard und Heizungsalter im Ausweis selbst. ### Pflichten beim Verkauf und bei der Vermietung Nach § 80 Abs. 4 GEG muss der Verkäufer oder Vermieter den Energieausweis spätestens bei der Besichtigung vorlegen, unaufgefordert. Nach Abschluss des Kauf- oder Mietvertrags muss er ihn unverzüglich im Original oder als Kopie übergeben. Diese Pflichten treffen auch Makler, die im Auftrag handeln. Wird eine Immobilie in kommerziellen Medien beworben, müssen nach § 87 GEG bestimmte Angaben aus dem Ausweis in der Anzeige stehen: die Art des Ausweises, der Endenergiebedarf oder -verbrauch, der wesentliche Energieträger, das Baujahr und die Effizienzklasse. Verstöße gegen die Vorlage- und Anzeigepflichten sind nach § 108 GEG bußgeldbewehrt. Für Eigentumswohnungen bedeutet das: Der Ausweis wird für das Gebäude ausgestellt, und die Verwaltung muss ihn dem Eigentümer zur Verfügung stellen, wenn er verkauft oder vermietet. Frag früh danach; ein Ausweis, der abgelaufen ist oder nie erstellt wurde, blockiert das Exposé. ### Was das GEG vom Bestand verlangt Wer ein Bestandsgebäude kauft, übernimmt Pflichten, die an das Gebäude gebunden sind. Die wichtigsten: - Nachrüstpflichten (§ 47 GEG): Die oberste Geschossdecke zu unbeheizten Dachräumen oder das Dach darüber muss gedämmt sein; ungedämmte Wärmeverteilungsleitungen in unbeheizten Räumen müssen gedämmt werden. - Austauschpflicht für alte Heizkessel (§ 72 GEG): Öl- und Gasheizkessel, die älter als 30 Jahre sind und mit konstanter Temperatur betrieben werden, dürfen nicht mehr betrieben werden; Niedertemperatur- und Brennwertkessel sind ausgenommen. - Eigentümerwechsel: Für Ein- und Zweifamilienhäuser, die der bisherige Eigentümer seit Februar 2002 selbst bewohnt hat, gelten diese Pflichten erst nach einem Eigentümerwechsel, und der neue Eigentümer hat zwei Jahre Zeit, sie zu erfüllen. - Neue Heizungen (§ 71 GEG): Seit 2024 müssen neu eingebaute Heizungen in Neubaugebieten mindestens 65 Prozent erneuerbare Energien nutzen. Für Bestandsgebäude ist die Pflicht an die kommunale Wärmeplanung gekoppelt; bis dahin dürfen weiterhin Gas- oder Ölheizungen eingebaut werden, mit Beratungspflicht und späteren Anforderungen an den Anteil erneuerbarer Brennstoffe. Zu diesem Abschnitt hat die Bundesregierung Änderungen angekündigt; prüfe den aktuellen Stand. - Heizungsprüfung und hydraulischer Abgleich (§§ 60a bis 60c GEG) für Gasheizungen in Gebäuden ab einer bestimmten Zahl von Wohnungen. - Bei Änderungen an der Gebäudehülle (§ 48 GEG): Wer mehr als zehn Prozent der Fläche eines Bauteils erneuert, muss die Anforderungen an den Wärmeschutz für dieses Bauteil einhalten. ### Was das für Kapitalanleger bedeutet Vier Punkte gehören in die Beratung zu jeder Bestandsimmobilie: 1. Sanierungsbedarf einpreisen: Eine Heizung am Ende ihrer Lebensdauer oder eine ungedämmte oberste Geschossdecke sind Kosten, die in den ersten Jahren fällig werden. Bei Eigentumswohnungen laufen sie über die Erhaltungsrücklage oder eine Sonderumlage der Gemeinschaft. 2. Umlage auf den Mieter: Energetische Modernisierungen kann der Vermieter nach § 559 BGB mit acht Prozent der Kosten jährlich auf die Miete umlegen, begrenzt durch die Kappung nach § 559 Abs. 3a BGB. Reine Instandsetzung ist nicht umlagefähig. 3. CO2-Kosten: Seit 2023 werden die CO2-Kosten für Heizöl und Erdgas nach dem Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz zwischen Vermieter und Mieter aufgeteilt, je schlechter der energetische Zustand des Gebäudes, desto höher der Vermieteranteil. Ein Gebäude in Klasse G oder H kostet den Eigentümer damit laufend Geld, auch ohne Sanierung. 4. Förderung: Für energetische Sanierungen gibt es Zuschüsse und Kredite aus der Bundesförderung für effiziente Gebäude; Bedingungen und Sätze ändern sich regelmäßig und sollten vor der Maßnahme geprüft werden. ### Den Ausweis lesen: worauf du achtest - Ausweisart: Bedarf oder Verbrauch? Bei Verbrauch: Gibt es Leerstandszeiten, die den Wert verzerren? - Ausstellungsdatum und Gültigkeit: Ist der Ausweis noch gültig, und wurde seit Ausstellung saniert? - Effizienzklasse und Endenergiewert im Vergleich zum Baujahr: Ein Gebäude von 1970 in Klasse C wurde saniert, eines in Klasse G nicht. - Energieträger und Baujahr der Heizung: Alter über 20 Jahre bedeutet absehbaren Austausch. - Modernisierungsempfehlungen: Sie geben eine erste Liste des Sanierungsbedarfs. - Bezug: Gilt der Ausweis für das Gebäude, in dem die Einheit liegt, oder für einen anderen Bauteil der Anlage? - Aussteller: Berechtigt nach § 88 GEG, mit Registriernummer. ### Was der Ausweis nicht sagt Der Energieausweis ist ein Informationsdokument, kein Gutachten. Er enthält keine Aussage darüber, ob das Gebäude die Nachrüstpflichten erfüllt, ob die Heizung unter die Austauschpflicht fällt oder was eine Sanierung kosten würde. Die Modernisierungsempfehlungen sind Hinweise ohne Kostenschätzung und ohne Prüfung der Wirtschaftlichkeit. Wer belastbare Zahlen braucht, beauftragt einen Energieberater mit einem individuellen Sanierungsfahrplan; die Kosten dafür werden gefördert. Für die Beratung reicht es meist, aus Klasse, Baujahr und Heizungsalter eine Einschätzung abzuleiten und den Kunden auf die offenen Punkte hinzuweisen, statt Sanierungskosten zu schätzen, die du nicht belegen kannst. ### Hinweis für Neubau und Bauträger Beim Neubau gelten die Anforderungen des GEG an Primärenergiebedarf und Wärmeschutz unmittelbar, der Bedarfsausweis wird nach Fertigstellung erstellt. Begriffe wie Effizienzhaus 40 oder 55 sind Förderstandards, keine Klassen des Energieausweises. Für die Sonderabschreibung nach § 7b EStG ist bei Bauanträgen ab 2023 der Standard Effizienzhaus 40 mit Nachhaltigkeits-Klasse Voraussetzung; das steht im Gesetz, nicht im Energieausweis, und gehört in jede Bauträger-Beratung. In Inscalia liest die KI-Extraktion den Energieausweis aus und legt Ausweisart, Endenergiewert, Energieträger, Baujahr und Effizienzklasse in der Objekt-Akte ab; der Exposé-Generator übernimmt die Pflichtangaben nach § 87 GEG in Web-Exposé und PDF, sodass sie nicht fehlen. **Reihenfolge im Verkaufsprozess:** Energieausweis vor der ersten Besichtigung beschaffen, nicht vor dem Notartermin. Ohne ihn darfst du weder inserieren noch besichtigen, und ein nachträglich erstellter Ausweis mit schlechter Klasse führt zu Nachverhandlungen, die du vermeiden kannst. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Das Exposé für Kapitalanlagen: Aufbau, Pflichtangaben und was Anleger wirklich lesen Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/expose-kapitalanlage-aufbau Datum: 2026-09-20 Ein Kapitalanleger liest ein Exposé anders als ein Eigennutzer: Er sucht Zahlen, Annahmen und Belege. Wie du ein Exposé aufbaust, das diese Fragen beantwortet, welche Angaben Pflicht sind und wo Haftung entsteht. Ein Exposé für eine Kapitalanlage hat eine andere Aufgabe als eines für Eigennutzer. Der Eigennutzer will sich das Wohnen vorstellen können. Der Anleger will wissen, ob die Zahlen tragen, welche Annahmen dahinterstecken und welche Unterlagen das belegen. Wer ein Exposé für Anleger wie ein Wohnexposé aufbaut, produziert Rückfragen, die er sich hätte sparen können, und verschenkt Vertrauen an der Stelle, an der es entschieden wird. Dieser Artikel zeigt, welche Angaben du in einem Exposé machen musst, wie du es so aufbaust, dass ein Anleger in wenigen Minuten zu einer Vorentscheidung kommt, und welche Formulierungen dich später vor Gericht einholen können. ### Was ein Exposé rechtlich ist und was nicht Ein Exposé ist kein Angebot im Sinne des § 145 BGB, sondern eine Aufforderung, ein Angebot abzugeben. Der Kaufvertrag über ein Grundstück kommt ohnehin erst durch notarielle Beurkundung zustande (§ 311b Abs. 1 BGB). Trotzdem ist das Exposé rechtlich nicht folgenlos. Angaben darin begründen vorvertragliche Aufklärungspflichten. Wer wissentlich falsche oder ins Blaue hinein behauptete Angaben macht, riskiert Schadensersatz nach § 280 Abs. 1 in Verbindung mit § 311 Abs. 2 BGB und im Fall der Täuschung die Anfechtung des Kaufvertrags nach § 123 BGB. Ein zweiter Punkt wird im Vertrieb oft unterschätzt: Eigenschaften, die im Exposé zugesichert und in die Verhandlung getragen werden, können als Beschaffenheitsvereinbarung nach § 434 BGB in den Kaufvertrag hineinwirken, auch wenn der Vertrag einen Gewährleistungsausschluss enthält. Der Ausschluss schützt nach § 444 BGB nicht, wenn ein Mangel arglistig verschwiegen wurde. Eine Wohnfläche, die um zehn Prozent zu hoch angegeben ist, oder eine Miete, die tatsächlich seit Monaten nicht gezahlt wird, sind darum keine Kleinigkeiten. ### Pflichtangaben, die kein Exposé weglassen darf Die verbindlichen Angaben sind überschaubar, aber sie werden regelmäßig abgemahnt, weil sie fehlen oder unvollständig sind. - Art des Energieausweises: Bedarfs- oder Verbrauchsausweis - Endenergiebedarf oder Endenergieverbrauch des Gebäudes - Wesentlicher Energieträger der Heizung - Baujahr des Gebäudes laut Energieausweis - Energieeffizienzklasse, sofern der Ausweis eine enthält Diese Angaben gehören in jede kommerzielle Anzeige, also auch in das Online-Exposé und das PDF. Bei Neubauten gilt: Der Bedarfsausweis wird auf Grundlage der Planung erstellt und muss beim Verkauf vorliegen. Spätestens bei der Besichtigung ist der Ausweis nach § 80 GEG vorzulegen, bei Abschluss zu übergeben. - Provision: Bei Wohnungen und Einfamilienhäusern, die an Verbraucher verkauft werden, gelten die Regeln zur Provisionsteilung (§§ 656c, 656d BGB). Nenne im Exposé die Provision, die der Käufer zu tragen hat, mit Umsatzsteuer und Bezugsgröße. Der Maklervertrag selbst braucht nach § 656a BGB die Textform. - Anbieterkennzeichnung: Ein Online-Exposé ist ein digitaler Dienst. Das Impressum nach § 5 DDG muss erreichbar sein, auch aus einem geteilten Link heraus. - Bauträger: Beim Bauträgervertrag mit Verbrauchern gehört eine Baubeschreibung mit den Mindestinhalten des § 650j BGB zu den Unterlagen, die vor Vertragsschluss vorliegen müssen. Das Exposé ersetzt sie nicht, sollte aber auf sie verweisen. - Wohnfläche: Gib die Berechnungsgrundlage an, üblicherweise die Wohnflächenverordnung. Bei Dachgeschossen und Balkonen entscheidet die Methode über mehrere Quadratmeter. ### Der Aufbau in sieben Blöcken Ein Anleger-Exposé folgt der Reihenfolge, in der ein Anleger seine Fragen stellt. Erst die Zahlen, dann das Objekt, dann die Belege. 1. Steckbrief: Kaufpreis, Wohnfläche, Ist-Miete, Kaufpreisfaktor, Baujahr, Lage, Vermietungsstand. Eine halbe Seite, keine Prosa. 2. Rechenteil: Kaufnebenkosten (Grunderwerbsteuer nach Bundesland, Notar und Grundbuch, Provision), Finanzierungsannahmen (Zins, Tilgung, Eigenkapital), Bewirtschaftungskosten (nicht umlagefähiges Hausgeld, Instandhaltungsrücklage), Cashflow vor und nach Steuern. 3. Objekt: Grundriss, Ausstattung, Zustand, durchgeführte und ausstehende Sanierungen, Heizungsart und Baujahr der Heizung. 4. Lage: Mikro- und Makrolage mit nachprüfbaren Daten, etwa Vergleichsmieten je Quadratmeter, Bodenrichtwert und Entwicklung der Einwohnerzahl. 5. Rechtliches und WEG: Teilungserklärung, Hausgeld mit Aufteilung, Höhe der Instandhaltungsrücklage, Beschlüsse der letzten Eigentümerversammlungen, Sonderumlagen, Mietvertrag mit Laufzeit und Staffel- oder Indexklausel. 6. Dokumentenübersicht: Welche Unterlagen liegen vor, welche folgen. Fehlende Unterlagen ehrlich als fehlend markieren. 7. Nächster Schritt: Wer ist Ansprechpartner, wie läuft der Prozess bis zur Reservierung, welche Unterlagen braucht der Käufer für die Finanzierung. ### Was Anleger wirklich lesen Anleger überfliegen den Objekttext und bleiben an drei Stellen hängen: am Faktor, an der Eigenkapitalanforderung und an der monatlichen Belastung nach Steuern. Der Kaufpreisfaktor, also Kaufpreis geteilt durch Jahresnettokaltmiete, ist die erste Filterfrage. Die Bruttomietrendite ist sein Kehrwert und sagt dasselbe, nur anders herum. Beide Zahlen sind ohne Annahmen berechenbar und deshalb der einzige Vergleichsmaßstab zwischen zwei Exposés. Alles, was danach kommt, hängt von Annahmen ab: Zinssatz, Tilgung, Mietsteigerung, Instandhaltung, persönlicher Steuersatz, AfA-Variante. Ein Exposé, das eine Eigenkapitalrendite nennt, ohne diese Annahmen daneben zu stellen, ist für einen informierten Anleger wertlos und für einen uninformierten gefährlich. Nenne die Annahmen ausdrücklich und halte sie konservativ. Eine Mietsteigerung von jährlich drei Prozent über dreißig Jahre sieht im Diagramm gut aus, ist aber eine Behauptung, die du belegen müsstest. **Faustregel:** Jede Prognosezahl im Exposé braucht die Annahme daneben, aus der sie folgt. Steht die Annahme nicht da, streiche die Zahl. Bei standardisierten Anlagemodellen, etwa wenn ein Bauträger dutzende Einheiten mit demselben Rechenwerk und demselben Prospekt verkauft, hat die Rechtsprechung Grundsätze der Prospekthaftung auf Immobilienvertriebe übertragen. Konkret heißt das: Wer ein Rechenbeispiel als typisches Ergebnis darstellt, muss dafür einstehen, dass die Grundlagen zutreffen und vollständig sind. Das betrifft die Vertriebsgesellschaft und je nach Konstellation auch den einzelnen Berater. ### Typische Fehler - Ist-Miete und Soll-Miete werden vermischt. Wenn die Wohnung leer steht oder die Miete unter Markt liegt, gehört das in den Steckbrief, nicht in eine Fußnote. - Das nicht umlagefähige Hausgeld fehlt. Anleger rechnen mit der Nettokaltmiete und vergessen, dass Verwaltung und Rücklage vom Eigentümer getragen werden. - Kaufnebenkosten werden pauschal geschätzt statt mit dem Grunderwerbsteuersatz des Bundeslandes berechnet. - Der Rechenteil arbeitet mit einem anderen Kaufpreis als der Steckbrief, weil das Exposé aus zwei Quellen zusammengebaut wurde. - Sanierungsstau wird verschwiegen. Eine Heizung aus dem Jahr 1994 ist eine Information, keine Werbebotschaft, aber wer sie weglässt, riskiert den Vorwurf der Arglist. - Bilder zeigen eine Musterwohnung, ohne dass das im Exposé steht. ### Das Web-Exposé: Link, Zugriff, Nachverfolgung Ein Exposé als Link hat gegenüber dem PDF drei Vorteile, die im Anlegervertrieb zählen. Erstens ist es immer aktuell: Ändert sich der Kaufpreis oder wird eine Einheit reserviert, sieht der Anleger den Stand von jetzt, nicht den vom Versandtag. Zweitens lässt sich der Zugriff steuern. Die Kennzahlen und Bilder dürfen offen sein, die Teilungserklärung, der Mietvertrag und die Protokolle der Eigentümerversammlung gehören hinter ein Passwort oder eine Freigabe, weil sie Daten Dritter enthalten. Drittens siehst du, ob und wann der Link geöffnet wurde. Das ersetzt kein Gespräch, aber es sagt dir, ob der Anleger überhaupt bis zum Rechenteil gekommen ist, bevor du nachfasst. Zwei Regeln dazu: Ein Link, der öffentlich erreichbar ist, ist eine kommerzielle Anzeige mit allen Pflichtangaben, auch wenn du ihn nur einer Person geschickt hast. Und ein Link, der abläuft oder gesperrt wird, sollte das ankündigen, sonst steht der Anleger im Bankgespräch ohne Unterlagen da. ### Ein Exposé, viele Ausgaben Aus dem beschriebenen Aufbau entstehen in der Praxis drei Ausgaben: ein Web-Exposé mit Link, ein PDF für den Versand und die Präsentation im Beratungsgespräch. Der häufigste Grund für widersprüchliche Angaben ist, dass diese drei Ausgaben aus drei verschiedenen Dateien gepflegt werden. Sobald sich der Kaufpreis ändert, weicht mindestens eine davon ab. In Inscalia erzeugt der Exposé-Generator Web-Exposé und PDF aus denselben Objektdaten, in der Marke des Vertriebs, mit einem Rechner für den Anleger und einem Teilen-Link. Die Dokumenten-Checkliste im Datenraum zeigt je Objekt, welche Pflicht- und empfohlenen Unterlagen vorliegen, sodass der Block „Dokumentenübersicht" nicht von Hand gepflegt werden muss. Lies dein Exposé einmal aus der Sicht eines Finanzierers. Der will Kaufpreis, Miete, Wohnfläche, Baujahr, Hausgeld und Teilungserklärung. Wenn er alles in zwei Minuten findet, findet es der Anleger auch. - Energieausweis-Angaben nach § 87 GEG vollständig - Provisionsangabe mit Umsatzsteuer und Bezugsgröße - Ist-Miete, Leerstand und Mietvertragsdetails korrekt - Hausgeld aufgeteilt in umlagefähig und nicht umlagefähig - Alle Prognosezahlen mit ihren Annahmen versehen - Kaufpreis in Steckbrief, Rechenteil und PDF identisch - Fehlende Unterlagen als fehlend gekennzeichnet **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Widerrufsrecht beim Maklervertrag: Fernabsatz, Belehrung, Folgen Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/widerrufsrecht-maklervertrag Datum: 2026-09-20 Maklerverträge mit Verbrauchern kommen heute fast immer per E-Mail, Portal oder Telefon zustande. Damit greift das Widerrufsrecht. Was du belehren musst, wann die Frist läuft und wie du deinen Provisionsanspruch trotzdem sicherst. Der klassische Fall im Vertrieb: Ein Interessent fragt über das Portal an, bekommt das Exposé per E-Mail, besichtigt, kauft. Monate später verweigert er die Provision mit dem Hinweis, er habe den Maklervertrag widerrufen. Ob er damit durchkommt, entscheidet sich nicht beim Notar, sondern an der Frage, ob du ihn zu Beginn richtig belehrt hast. Dieser Artikel erklärt, wann das Widerrufsrecht beim Maklervertrag greift, was eine wirksame Belehrung enthalten muss, welche Fristen laufen und wie du deinen Anspruch sicherst, wenn der Kunde den Vertrag vor Ablauf der Frist erfüllt haben will. ### Wann das Widerrufsrecht greift Das Widerrufsrecht nach § 312g Abs. 1 BGB steht Verbrauchern bei Fernabsatzverträgen und bei Verträgen zu, die außerhalb von Geschäftsräumen geschlossen werden. Ein Fernabsatzvertrag liegt nach § 312c BGB vor, wenn der Vertrag ausschließlich über Fernkommunikationsmittel zustande kommt, also E-Mail, Telefon, Portalanfrage, Kontaktformular, Messenger. Das ist im Immobilienvertrieb der Regelfall. Außerhalb von Geschäftsräumen ist zum Beispiel ein Vertrag, der bei der Besichtigung in der Wohnung unterschrieben wird. Zwei Voraussetzungen müssen dazu erfüllt sein. Erstens muss der Kunde Verbraucher nach § 13 BGB sein. Ein privater Kapitalanleger, der eine Wohnung zur Vermietung kauft, ist nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs Verbraucher, weil private Vermögensverwaltung keine gewerbliche Tätigkeit ist. Zweitens muss überhaupt ein Maklervertrag zustande gekommen sein. Das setzt voraus, dass der Kunde erkennen konnte, dass die Leistung eine Provision kostet. Ein Exposé mit klarer Provisionsangabe, das der Kunde anfordert und nutzt, reicht dafür regelmäßig aus. Seit dem Jahr 2020 braucht der Maklervertrag über eine Wohnung oder ein Einfamilienhaus nach § 656a BGB zudem die Textform, eine E-Mail genügt. **Einordnung:** Der Bundesgerichtshof behandelt den Maklervertrag als Dienstleistungsvertrag im Sinne des Widerrufsrechts. Damit gelten die Regeln zum vorzeitigen Erlöschen und zum Wertersatz, die für Dienstleistungen geschrieben sind. ### Die Frist und ihr Beginn Die Widerrufsfrist beträgt nach § 355 Abs. 2 BGB vierzehn Tage. Sie beginnt beim Dienstleistungsvertrag mit dem Vertragsschluss, aber nur, wenn der Kunde ordnungsgemäß belehrt wurde. Ohne oder mit fehlerhafter Belehrung beginnt die Frist nicht. Sie erlischt dann nach § 356 Abs. 3 BGB spätestens zwölf Monate und vierzehn Tage nach dem Zeitpunkt, an dem sie bei richtiger Belehrung begonnen hätte. Das ist der Zeitraum, in dem ein unbelehrter Kunde nach dem Notartermin die Provision zurückverlangen oder verweigern kann. Für die Belehrung gibt es ein gesetzliches Muster in Anlage 1 zu Artikel 246a § 1 Abs. 2 Satz 2 EGBGB. Wer das Muster korrekt ausfüllt und übermittelt, erfüllt die Informationspflicht. Wer es abwandelt, trägt das Risiko, dass die Abwandlung als fehlerhaft gilt. Zur Belehrung gehört auch das Muster-Widerrufsformular, das du dem Kunden zur Verfügung stellen musst. - Hinweis auf das Widerrufsrecht und die Frist von vierzehn Tagen - Beginn der Frist (Tag des Vertragsschlusses) - Name, Anschrift, E-Mail-Adresse des Maklers, an den der Widerruf zu richten ist - Hinweis, dass der Widerruf durch eindeutige Erklärung erfolgen kann, das Formular nicht zwingend ist - Folgen des Widerrufs, einschließlich der Wertersatzpflicht bei vorzeitigem Beginn der Leistung - Muster-Widerrufsformular als Anlage - Übermittlung in Textform, sodass der Kunde sie speichern kann ### Das Dilemma: Leistung vor Fristablauf Im Vertrieb wartet niemand vierzehn Tage, bevor er das Exposé schickt oder die Besichtigung ansetzt. Das Gesetz sieht dafür einen Weg vor. Nach § 356 Abs. 4 BGB erlischt das Widerrufsrecht bei Dienstleistungen, wenn der Makler die Leistung vollständig erbracht hat und mit der Ausführung erst begonnen hat, nachdem der Verbraucher ausdrücklich zugestimmt hat und gleichzeitig seine Kenntnis bestätigt hat, dass er sein Widerrufsrecht mit vollständiger Vertragserfüllung verliert. Bei außerhalb von Geschäftsräumen geschlossenen Verträgen muss diese Zustimmung auf einem dauerhaften Datenträger übermittelt werden. Widerruft der Kunde, bevor die Leistung vollständig erbracht ist, schuldet er nach § 357a BGB Wertersatz für die bis dahin erbrachte Leistung, wenn er ausdrücklich verlangt hatte, dass der Makler vor Ablauf der Frist beginnt. Für einen Makler ist das in der Praxis wenig wert, weil die Maklerleistung erst mit dem Hauptvertrag erfolgreich ist und der Wertersatz sich nach dem vereinbarten Preis anteilig bemisst. Deshalb ist die Formulierung der Zustimmung entscheidend. Sie muss drei Dinge enthalten: das ausdrückliche Verlangen, dass sofort begonnen wird, die Bestätigung, dass der Kunde weiß, dass er sein Widerrufsrecht bei vollständiger Erfüllung verliert, und sie muss getrennt von der Belehrung als eigene Erklärung erkennbar sein. Ein vorangekreuztes Kästchen genügt nicht. Ein Satz, den der Kunde selbst aktiv bestätigt, etwa durch Klick auf ein Kontrollkästchen mit anschließender Bestätigung per E-Mail, wird in der Rechtsprechung anerkannt. **Häufiger Fehler:** Die Belehrung steht im Anhang einer E-Mail, aber die Zustimmung zum sofortigen Beginn fehlt. Dann läuft die Frist zwar, aber jede Besichtigung vor Ablauf ist ein Beginn ohne Zustimmung. Widerruft der Kunde innerhalb der vierzehn Tage, ist der Provisionsanspruch weg, ohne Wertersatz. ### Rechtsfolgen des Widerrufs - Der Maklervertrag wird rückabgewickelt (§ 355 Abs. 3 BGB). Ein Provisionsanspruch aus diesem Vertrag entfällt. - Bereits gezahlte Provision ist zurückzuzahlen, sofern kein Wertersatz nach § 357a BGB geschuldet ist. - Der Kaufvertrag beim Notar bleibt davon unberührt. Der Widerruf trifft nur das Verhältnis zwischen Makler und Kunde. - Ein Neuabschluss des Maklervertrags nach dem Widerruf ist möglich, wenn der Kunde das will, etwa vor der Reservierung. Auch dieser Vertrag ist ein Fernabsatzvertrag mit eigener Belehrung. - Bei der Provisionsteilung nach § 656c BGB gilt: Wird der Verbraucherkäufer nicht wirksam verpflichtet, kann das Auswirkungen auf die Höhe der Verkäuferprovision haben, weil beide Seiten in gleicher Höhe verpflichtet sein müssen. ### Drei Sonderfälle - Gewerbliche Kunden: Kauft eine GmbH oder ein gewerblicher Investor, gibt es kein Widerrufsrecht, weil § 312g BGB nur Verbraucher schützt. Die Abgrenzung ist im Einzelfall schwierig, etwa bei einem Einzelunternehmer, der privat investiert. Im Zweifel belehrst du auch ihn; eine überflüssige Belehrung schadet nicht, eine fehlende schon. - Verkäuferseite: Auch der Alleinauftrag eines privaten Verkäufers ist ein Verbrauchervertrag. Kommt er per E-Mail oder beim Termin im Haus des Verkäufers zustande, gilt dasselbe Widerrufsrecht mit denselben Folgen für die Provision. - Bestandskunden: Ein Anleger, der bereits eine Einheit gekauft hat und ein zweites Objekt anfragt, schließt mit der neuen Anfrage unter Umständen einen neuen Maklervertrag. Die alte Belehrung deckt den neuen Vertrag nicht. Im Zweifel belehrst du bei jedem neuen Objektvorgang erneut. ### Ein sauberer Ablauf in der Praxis 1. Portalanfrage oder Kontakt geht ein. Noch kein Maklervertrag, nur ein Interessent. 2. Vor Versand des Exposés: Maklervertrag in Textform mit Provisionsangabe, Widerrufsbelehrung nach Muster und Muster-Widerrufsformular. Getrennt davon die aktive Zustimmung zum sofortigen Beginn. 3. Der Kunde bestätigt beides, zum Beispiel per Klick mit anschließender Bestätigungs-E-Mail oder durch Rücksendung des ausgefüllten Formulars. 4. Erst dann Exposé, Besichtigung, Verhandlung. Jeder Schritt wird mit Datum dokumentiert. 5. Nach Vertragsschluss beim Notar: Der Maklervertrag ist vollständig erfüllt, das Widerrufsrecht ist bei korrekter Zustimmung erloschen. Dokumentation ist hier keine Formsache. Im Streit musst du beweisen, wann die Belehrung zuging und wann der Kunde zugestimmt hat. Eine E-Mail mit Zeitstempel und der bestätigte Inhalt genügen in der Regel; ein Telefonat ohne Nachweis genügt nicht. In Inscalia liegt jeder Kontakt mit seiner Kommunikation in der Kunden-Akte. Wer Belehrung und Zustimmung als Vorlage in WhatsApp Business oder E-Mail hinterlegt und die Bestätigung im Verlauf ablegt, hat den Zeitstempel später ohne Suche zur Hand. Für die Reservierungsvereinbarung selbst steht die E-Signatur mit Prüfspur zur Verfügung. Prüfe deine Belehrung einmal im Jahr gegen das aktuelle Muster im EGBGB. Das Muster wurde in der Vergangenheit geändert, und eine veraltete Fassung ist eine fehlerhafte Belehrung. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Leads am Telefon qualifizieren: Kriterien, Gesprächsleitfaden, Dokumentation Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/lead-qualifizierung-telefon Datum: 2026-09-20 Ein Erstgespräch von zehn Minuten entscheidet, ob ein Lead in den Beratungsprozess kommt oder in der Wiedervorlage versandet. Welche Kriterien du abfragst, wie das Gespräch aufgebaut ist und was danach im CRM stehen muss. Der teuerste Fehler in der Akquise ist nicht der verlorene Lead, sondern der falsch qualifizierte. Ein Interessent ohne Eigenkapital, der drei Beratungstermine bekommt, kostet mehr als zehn Leads, die nach dem ersten Anruf sauber abgelegt werden. Qualifizierung heißt darum nicht, Leads auszusortieren, sondern in wenigen Minuten herauszufinden, welcher nächste Schritt für diesen Menschen der richtige ist. Dieser Artikel beschreibt die Kriterien, die im Kapitalanlagevertrieb zählen, einen Leitfaden für das Erstgespräch und die Dokumentation, mit der das zweite Gespräch nicht wieder bei Null beginnt. ### Vorab: der rechtliche Rahmen Ein Anruf bei einem Verbraucher zu Werbezwecken ist nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG nur mit dessen vorheriger ausdrücklicher Einwilligung zulässig. Ein Lead, der über ein Formular oder eine Anzeige eingegangen ist und dabei um Kontaktaufnahme gebeten hat, hat diese Einwilligung in der Regel erteilt; ein zugekaufter Datensatz ohne dokumentierte Einwilligung hat sie nicht. Seit Oktober 2021 verlangt § 7a UWG, dass die Einwilligung in angemessener Form dokumentiert und fünf Jahre aufbewahrt wird. Halte darum bei jedem Lead fest, woher er kommt, wann er eingewilligt hat und mit welchem Wortlaut. Im Zweifel ist ein Lead ohne Einwilligungsnachweis kein Anruf, sondern eine E-Mail mit der Bitte um Rückruf. ### Sechs Kriterien für Kapitalanlage-Leads Klassische Qualifizierungsmodelle aus dem Softwarevertrieb fragen nach Budget, Entscheidungsbefugnis, Bedarf und Zeitrahmen. Für Kapitalanlage-Immobilien passt das nur zum Teil. Die folgenden sechs Kriterien haben sich in der Praxis als die entscheidenden herausgestellt. 1. Eigenkapital: Wie viel freies Kapital steht zur Verfügung, und woher kommt es? Kaufnebenkosten müssen in der Regel aus Eigenmitteln bezahlt werden. Ohne diesen Betrag gibt es keine Finanzierung, also auch keinen Beratungstermin. 2. Einkommen und Beschäftigung: Nettoeinkommen, Art der Anstellung, Probezeit, Selbstständigkeit. Finanzierer fragen dasselbe, und ein Lead, der hier ausweicht, wird bei der Bank scheitern. 3. Steuerliche Situation: Grenzsteuersatz, Veranlagung, bestehende Immobilien. Der steuerliche Effekt einer Kapitalanlage hängt am persönlichen Steuersatz, und ein Lead mit geringem Steuersatz braucht ein anderes Objekt als einer mit hohem. 4. Motiv: Altersvorsorge, Steuerersparnis, Vermögensaufbau, Inflationsschutz. Das Motiv bestimmt die Argumentation im Folgegespräch und die Objektauswahl. 5. Zeithorizont und Entscheidungsweg: Will der Lead in drei Monaten oder in zwei Jahren kaufen? Entscheidet er allein oder mit Partnerin, Steuerberater, Eltern? Wer noch mit am Tisch sitzt, gehört in den zweiten Termin. 6. Bestehende Verpflichtungen: Laufende Kredite, Unterhalt, Leasing. Sie bestimmen die Kapitaldienstfähigkeit und damit die Preisklasse. **Wichtig:** Kein Kriterium ist ein Ausschlusskriterium für den Kontakt, aber jedes ist eines für den nächsten Schritt. Ein Lead ohne Eigenkapital bekommt keinen Beratungstermin, aber eine Wiedervorlage in zwölf Monaten. ### Der Gesprächsleitfaden in fünf Schritten Ein Leitfaden ist kein Skript, das du vorliest. Er ist eine Reihenfolge, die verhindert, dass du nach zwölf Minuten auflegst und die wichtigste Frage nicht gestellt hast. #### 1. Bezug herstellen (eine Minute) Nenne den Anlass: die Anfrage, die Anzeige, das Formular. Der Lead soll sofort wissen, warum du anrufst, und die Einwilligung wird durch den Bezug plausibel. Frage, ob der Zeitpunkt passt. Wenn nicht, vereinbare einen festen Rückruftermin und beende das Gespräch. Ein erzwungenes Gespräch liefert falsche Antworten. #### 2. Motiv klären (zwei Minuten) Offene Frage: Was hat dich dazu gebracht, dich mit Immobilien als Kapitalanlage zu beschäftigen? Hör zu und notiere Stichworte. Aus dem Motiv ergibt sich die Reihenfolge der weiteren Fragen. Wer Steuern sparen will, bekommt zuerst die Frage nach dem Steuersatz; wer Altersvorsorge sucht, die nach dem Zeithorizont. #### 3. Rahmen abfragen (vier Minuten) Jetzt die harten Kriterien: Eigenkapital, Einkommen, Verpflichtungen, bestehende Immobilien. Frage direkt und begründe die Frage mit dem Nutzen für den Lead: Damit ich dir keine Objekte zeige, die eine Bank nicht finanziert, brauche ich eine Größenordnung. Die meisten Menschen antworten auf eine begründete Frage. #### 4. Entscheidungsweg und Zeitrahmen (zwei Minuten) Wer entscheidet mit, wann soll der Kauf stattfinden, gab es schon Gespräche mit anderen Anbietern oder einer Bank? Die letzte Frage zeigt, wie weit der Lead im Prozess ist und ob er Vergleichsangebote hat. #### 5. Nächster Schritt festlegen (eine Minute) Das Gespräch endet mit einem konkreten Termin oder einer konkreten Wiedervorlage, nie mit einem unverbindlichen „Ich melde mich". Beim Beratungstermin: Datum, Uhrzeit, Kanal, Teilnehmer, benötigte Unterlagen. Bei Wiedervorlage: Datum und Anlass, zum Beispiel wenn die Erbschaft ausgezahlt ist. ### Einwände im Erstgespräch - „Schicken Sie mir erst mal Unterlagen": Frage, was in den Unterlagen stehen müsste, damit sie hilfreich sind. Ohne die Rahmenkriterien kannst du nichts Passendes schicken, und das kannst du auch so sagen. - „Ich habe noch keine konkreten Pläne": Das ist kein Nein, sondern die Frage nach dem Zeithorizont. Kläre, was sich ändern müsste, und setze die Wiedervorlage darauf. - „Wie hoch ist die Rendite?": Ohne Objekt und ohne Steuersatz gibt es keine seriöse Antwort. Erkläre, dass die Rendite im Beratungstermin am konkreten Objekt berechnet wird, mit den Annahmen des Leads. - „Ich habe schlechte Erfahrungen gemacht": Nachfragen, was genau passiert ist. Häufig sind es Prognosen, die nicht eingetreten sind. Das ist ein Argument für transparente Annahmen im zweiten Gespräch. ### Von den Kriterien zum Status Die sechs Kriterien münden in einen Status, der den nächsten Schritt bestimmt. Bewährt hat sich eine Einteilung in drei Stufen, deren Definition im Team schriftlich festliegt, damit zwei Berater denselben Lead gleich einordnen. - A: Eigenkapital für Nebenkosten vorhanden, Einkommen finanzierbar, Zeithorizont unter sechs Monaten, Entscheidungsweg geklärt. Nächster Schritt ist der Beratungstermin innerhalb einer Woche. - B: Ein Kriterium offen, meist der Zeithorizont oder der Mitentscheider. Nächster Schritt ist ein Termin mit allen Beteiligten oder eine Wiedervorlage mit konkretem Anlass. - C: Eigenkapital oder Einkommen reichen derzeit nicht, oder der Lead ist nicht erreichbar. Nächster Schritt ist eine Wiedervorlage in mehreren Monaten mit dem Grund, oder die Ablage mit Begründung. Wichtig ist, dass der Status ein Feld ist und nicht ein Adjektiv in der Notiz, und dass er nach jedem Kontakt geprüft wird. Ein B-Lead, dessen Erbschaft ausgezahlt wurde, ist ein A-Lead, aber nur, wenn jemand das Feld ändert. ### Dokumentation: was nach dem Anruf im CRM steht Ein Erstgespräch ist nur so gut wie sein Eintrag. Das zweite Gespräch führt möglicherweise ein anderer Berater, und der darf nicht wieder nach dem Eigenkapital fragen müssen. Die Dokumentation folgt den sechs Kriterien plus dem vereinbarten nächsten Schritt. - Lead-Quelle und Datum der Einwilligung (§ 7a UWG) - Motiv in den Worten des Leads, ein bis zwei Sätze - Eigenkapital als Größenordnung und Herkunft - Einkommen, Beschäftigungsart, bestehende Verpflichtungen - Steuerliche Eckdaten: Steuersatz, Veranlagung, bestehende Immobilien - Mitentscheider und Zeithorizont - Kontaktstatus (qualifiziert, Wiedervorlage, nicht geeignet) mit Grund - Nächster Schritt mit Datum, Uhrzeit und Verantwortlichem Freitext ist wichtig, aber nicht ausreichend. Der Kontaktstatus muss ein Feld sein, nach dem du filtern kannst, sonst findest du in drei Monaten die Leads mit Wiedervorlage nicht wieder. Ein Notizfeld mit dem Satz „Eigenkapital reicht nicht, Rückruf im Frühjahr" ist für den Bericht unsichtbar. In Inscalia bringt der Power Dialer Skript, Notiz und Wiedervorlage in einen Bildschirm, sodass der Eintrag während des Gesprächs entsteht und nicht danach. Wer die Gesprächsanalyse nutzt, bekommt aus der Aufzeichnung ein Transkript und einen Vorschlag für den Lead-Status; die Aufzeichnung setzt die Einwilligung beider Seiten voraus. Miss die Qualifizierung an einer Zahl: dem Anteil der Erstgespräche, die mit einem datierten nächsten Schritt enden. Liegt er unter zwei Dritteln, liegt das Problem im Leitfaden, nicht in den Leads. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Nachfassen mit System: Wiedervorlagen, die kein Lead vergessen lassen Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/wiedervorlagen-nachfassen-system Datum: 2026-09-20 Die meisten Abschlüsse im Kapitalanlagevertrieb entstehen nicht im ersten Gespräch, sondern im vierten oder fünften Kontakt. Wie du Wiedervorlagen so anlegst, dass sie zuverlässig auslösen, und wie eine Nachfass-Sequenz aussieht, die nicht nervt. Fast jeder Vertrieb hat Wiedervorlagen. Fast keiner hat ein System. Der Unterschied zeigt sich am Montagmorgen: Entweder steht eine Liste mit zwölf Namen, Anlass und Telefonnummer bereit, oder jemand scrollt durch das CRM und sucht, wen er noch anrufen wollte. Der zweite Vertrieb verliert Leads nicht an Wettbewerber, sondern an das eigene Vergessen. Dieser Artikel beschreibt, wie eine Wiedervorlage angelegt sein muss, damit sie funktioniert, welche Kadenz sich für Kapitalanlage-Leads bewährt hat, und wie Nachfass-Sequenzen aussehen, die den Lead nicht verbrennen. ### Warum Leads verloren gehen Ein Kapitalanleger entscheidet selten im ersten Gespräch. Zwischen Erstkontakt und Reservierung liegen im Regelfall mehrere Wochen, in denen er mit Partnerin, Steuerberater oder Bank spricht, Vergleichsangebote einholt und Zeit braucht. In dieser Phase ist der Lead nicht kalt, sondern unentschieden. Wer in dieser Phase nicht nachfasst, überlässt die Entscheidung dem Zufall oder dem Anbieter, der es tut. Die typischen Ausfälle sind keine Ausnahmen, sondern strukturell: Der Berater notiert „meldet sich" ohne Datum. Die Wiedervorlage steht im Kalender, aber nicht am Kontakt. Der Lead wurde übergeben, und niemand weiß, wer zuständig ist. Oder das Datum ist da, aber der Anlass fehlt, und der Anruf beginnt mit „Ich wollte mal hören". ### Die vier Regeln einer Wiedervorlage 1. Jede Wiedervorlage hat ein Datum. Nicht „nächste Woche", sondern ein Tag. Wenn der Lead selbst einen Zeitpunkt nennt, nimm den; sonst schlage einen vor und lass ihn bestätigen. 2. Jede Wiedervorlage hat einen Anlass. Der Anlass ist der erste Satz des nächsten Gesprächs: „Du wolltest bis Freitag mit deiner Steuerberaterin sprechen." Ohne Anlass ist der Anruf eine Störung. 3. Jede Wiedervorlage hat einen Verantwortlichen. Bei Teamarbeit gehört der Name dazu, sonst fühlen sich zwei zuständig und keiner ruft an. 4. Jede Wiedervorlage hat ein Ergebnis. Nach dem Anruf wird sie erledigt, verschoben oder in einen Termin umgewandelt. Eine Wiedervorlage, die ohne Ergebnis liegen bleibt, ist ein verlorener Lead mit Datum. **Grundsatz:** Eine Wiedervorlage gehört an den Kontakt, nicht in den Kalender. Der Kalender kennt den Kontext nicht, und der Kontext ist der Anlass. ### Eine Kadenz für Kapitalanlage-Leads Wie oft nachfassen ist keine Frage des Gefühls, sondern der Phase. Die folgende Kadenz hat sich in der Praxis bewährt und ist ein Ausgangspunkt, kein Gesetz. - Neuer Inbound-Lead: Erstkontakt am selben Tag, spätestens am nächsten Werktag. Bei Nichterreichen zweiter Versuch am selben Tag zu anderer Uhrzeit, dritter am Folgetag, dann eine kurze Nachricht mit Rückrufbitte. - Nach dem Erstgespräch ohne Termin: Wiedervorlage auf das vom Lead genannte Datum, sonst sieben Tage. - Nach dem Beratungstermin: Zusammenfassung mit Rechenbeispiel am selben Tag, Wiedervorlage nach drei Werktagen mit der Frage nach offenen Punkten. - Nach Exposé-Versand für ein konkretes Objekt: zwei Werktage, dann sieben Tage. Bei Kapitalanlage konkurriert das Objekt mit anderen Käufern, das darf der Lead wissen. - Unentschieden mit genanntem Grund (Bank, Steuerberater, Partner): Wiedervorlage genau auf den Tag nach dem genannten Termin. - Zurückgestellt (kein Eigenkapital, falscher Zeitpunkt): Wiedervorlage in drei, sechs oder zwölf Monaten, je nach Grund, mit Notiz, was sich bis dahin ändern soll. - Nach Abschluss: Wiedervorlage nach der Übergabe und nach zwölf Monaten. Zufriedene Käufer sind die günstigste Quelle für Empfehlungen und Zweitkäufe. ### Sequenzen: mehrere Kanäle, eine Botschaft Eine Nachfass-Sequenz ist eine vorher festgelegte Folge von Kontaktversuchen über verschiedene Kanäle. Sie ersetzt nicht den Anruf, sondern sorgt dafür, dass der Lead zwischen zwei Anrufen etwas Nützliches bekommt. Drei Grundsätze: - Jeder Kontakt liefert etwas: das Rechenbeispiel, die Antwort auf eine Frage aus dem Gespräch, ein Dokument, das er angefordert hatte. Ein Kontakt, der nur nachfragt, ob er sich entschieden hat, hat keinen Wert für ihn. - Kanäle wechseln: Anruf, dann E-Mail, dann WhatsApp, dann Anruf. Wer dreimal hintereinander anruft, wirkt drängend; wer dreimal hintereinander schreibt, wird überlesen. - Die Sequenz endet: Nach vier bis sechs Kontakten ohne Reaktion kommt eine letzte, ausdrückliche Nachricht mit der Frage, ob du den Kontakt schließen sollst. Ein Teil antwortet genau darauf. Beachte dabei die Regeln für Werbenachrichten. WhatsApp-Nachrichten und E-Mails zu Werbezwecken sind nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ohne Einwilligung unzulässig; ein Lead, der über ein Formular um Kontakt gebeten hat, hat diese in der Regel für den Zweck der Anfrage erteilt, nicht für einen monatlichen Newsletter. Halte die Sequenz auf den konkreten Vorgang bezogen. ### Sequenzen nach Lead-Typ #### Der Unentschiedene Er hat einen Beratungstermin gehabt und ein Rechenbeispiel bekommen. Sequenz: Tag 0 Zusammenfassung per E-Mail, Tag 3 Anruf zu offenen Fragen, Tag 7 WhatsApp mit einer konkreten Ergänzung (etwa die Wirkung einer anderen Tilgung), Tag 14 Anruf mit der Frage nach dem Stand beim Finanzierer, Tag 28 letzte Nachricht. #### Der Zurückgestellte Er hat einen sachlichen Grund, jetzt nicht zu kaufen. Sequenz: eine Wiedervorlage auf den genannten Zeitpunkt, dazwischen höchstens ein Kontakt mit einem Inhalt, der zu seinem Grund passt. Wer im Frühjahr wieder anrufen soll, will im Winter keine drei Objektvorschläge. #### Der Nichterreichte Er hat angefragt, geht aber nicht ans Telefon. Sequenz: drei Anrufversuche zu unterschiedlichen Tageszeiten innerhalb von zwei Tagen, dann eine Nachricht mit zwei Terminvorschlägen oder einem Link zur Terminbuchung, dann nach fünf Tagen ein letzter Anruf. Danach Status „nicht erreicht" mit Wiedervorlage in sechs Wochen. Ein Sonderfall sind Termine, die der Lead selbst bucht. Wer eine Buchungsseite anbietet, verschiebt einen Teil des Nachfassens auf den Lead: Statt dreimal anzurufen, schickst du nach dem zweiten erfolglosen Versuch den Link, und der Lead wählt selbst einen Zeitpunkt. Der gebuchte Termin ersetzt die Wiedervorlage, und die Erinnerung vor dem Termin senkt die Zahl der Nichterscheiner. Was nicht gebucht wird, fällt nach Ablauf der Frist zurück in die Sequenz. ### Übergaben, Urlaub, Ausscheiden Ein Wiedervorlagen-System bricht an drei Stellen: wenn ein Berater in Urlaub geht, wenn ein Lead zwischen Caller und Berater übergeben wird und wenn jemand das Unternehmen verlässt. Für alle drei gilt dieselbe Regel: Wiedervorlagen gehören an den Kontakt und haben einen Verantwortlichen, also lassen sie sich als Liste an eine andere Person übergeben, ohne dass Wissen verloren geht, sofern der Anlass eingetragen ist. - Urlaub: Vor der Abwesenheit alle Wiedervorlagen im Zeitraum an die Vertretung umhängen, mit Anlass. Die Vertretung ruft nicht „für den Kollegen" an, sondern zum Anlass. - Übergabe vom Caller an den Berater: Der Caller legt den Termin oder die Wiedervorlage an, der Berater ist Verantwortlicher. Beide sehen denselben Eintrag, keiner pflegt eine zweite Liste. - Ausscheiden: Alle offenen Wiedervorlagen des Ausscheidenden werden am letzten Tag verteilt, nicht später. Ein verwaister Lead mit Datum in der Vergangenheit ist für die Auswertung unsichtbar. ### Kennzahlen, an denen du das System misst - Überfällige Wiedervorlagen: Anzahl der Wiedervorlagen, deren Datum verstrichen ist, ohne Ergebnis. Ziel ist null am Ende jeder Woche. - Kontakte bis Termin: Wie viele Kontakte braucht es im Durchschnitt, bis ein qualifizierter Lead einen Beratungstermin hat? Steigt die Zahl, stimmt der Inhalt der Sequenz nicht. - Anteil Leads ohne nächsten Schritt: Kontakte mit Status „offen", aber ohne Wiedervorlage oder Termin. Das ist die Menge, die gerade verloren geht. - Reaktivierungsquote: Wie viele zurückgestellte Leads werden nach der Wiedervorlage zu Terminen? Sie zeigt, ob sich das Zurückstellen lohnt oder ob die Kriterien zu weich sind. In Inscalia gibt es Wiedervorlagen für Kunden und Kontakte mit täglicher Erinnerung, gespeicherte Ansichten wie „Wiedervorlage heute" oder „kalt geworden" und Nachfass-Sequenzen über Anruf, E-Mail und WhatsApp. Workflows lösen bei neuen Inbound-Leads automatisch die erste Nachricht und die Zuweisung aus, bei manuell angelegten oder importierten Kontakten dagegen nicht, damit keine Nachricht ohne Einwilligung rausgeht. Lege den Freitagnachmittag als feste Stunde für die Wiedervorlagen der nächsten Woche fest: jede prüfen, Anlass ergänzen, Datum bestätigen. Eine Stunde pro Woche verhindert die meisten Verluste. ## Vertriebspartner-Vertrag: Tippgeber, Untervermittler und die Erlaubnisfrage Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/vertriebspartner-vertrag-tippgeber Datum: 2026-09-20 Wer für dich Käufer bringt, ist Tippgeber, Untervermittler oder Handelsvertreter. Die Einordnung entscheidet, ob eine Erlaubnis nach § 34c GewO nötig ist, welche Provision zulässig ist und was im Vertrag stehen muss. Kaum ein Kapitalanlagevertrieb arbeitet ohne Partner. Der Finanzberater, der seinen Kunden auf ein Objekt hinweist. Der freie Vermittler, der die Objekte deines Bauträgers mitverkauft. Der ehemalige Kunde, der einen Bekannten empfiehlt. Alle drei bekommen Geld, aber rechtlich sind sie drei verschiedene Dinge. Wer das nicht sauber trennt, riskiert einen Bußgeldbescheid, einen unwirksamen Provisionsanspruch oder einen Ausgleichsanspruch, den er nicht eingeplant hat. Dieser Artikel ordnet die drei Rollen ein, erklärt die Erlaubnisfrage nach § 34c GewO und zeigt, was im Vertriebspartner-Vertrag stehen muss. ### Drei Rollen, drei Rechtsrahmen #### Der Tippgeber Ein Tippgeber nennt einen Namen. Er sagt dir, dass jemand aus seinem Umfeld an einer Kapitalanlage interessiert ist, und stellt den Kontakt her. Mehr nicht. Er berät nicht, er zeigt kein Objekt, er verhandelt nicht und er erklärt keine Rechenbeispiele. Für diese reine Namhaftmachung ist nach der überwiegenden Auffassung keine Erlaubnis nach § 34c GewO nötig, weil keine Vermittlung im Sinne der Vorschrift stattfindet. Die Grenze ist allerdings fließend: Sobald der Tippgeber das Exposé erklärt oder zur Besichtigung mitkommt, ist er kein Tippgeber mehr. #### Der Untervermittler Ein Untervermittler vermittelt selbst. Er führt Gespräche, zeigt Objekte, erstellt Rechenbeispiele und begleitet bis zum Notar, tut das aber im Auftrag deines Vertriebs und erhält einen Anteil deiner Provision. Er ist Gewerbetreibender und braucht eine eigene Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 1 GewO, weil er gewerbsmäßig den Abschluss von Verträgen über Grundstücke und Wohnräume vermittelt. Die Erlaubnis deines Vertriebs deckt ihn nicht, solange er selbstständig tätig ist. Angestellte Mitarbeiter sind dagegen über die Erlaubnis des Arbeitgebers gedeckt. #### Der Handelsvertreter Ein Handelsvertreter nach § 84 HGB ist ständig damit betraut, für einen anderen Unternehmer Geschäfte zu vermitteln oder abzuschließen. Wer dauerhaft und ausschließlich für einen Bauträger oder Vertrieb Objekte vermittelt, kann Handelsvertreter sein, selbst wenn im Vertrag etwas anderes steht. Die Folge ist unter anderem der Ausgleichsanspruch nach § 89b HGB bei Vertragsende, den viele Vertriebe nicht einplanen. Ob die Vorschriften anwendbar sind, hängt von der tatsächlichen Ausgestaltung ab, nicht von der Überschrift des Vertrags. **Merksatz:** Ob eine Erlaubnis nötig ist, entscheidet die Tätigkeit, nicht die Bezeichnung im Vertrag. Wer Objekte zeigt und Rechenbeispiele erklärt, vermittelt. ### Die Erlaubnis nach § 34c GewO Die Erlaubnis erteilt die zuständige Behörde, meist die Industrie- und Handelskammer oder das Gewerbeamt, je nach Bundesland. Voraussetzungen sind Zuverlässigkeit und geordnete Vermögensverhältnisse (§ 34c Abs. 2 GewO). Für Immobilienmakler und Wohnimmobilienverwalter besteht nach § 34c Abs. 2a GewO außerdem eine Weiterbildungspflicht von 20 Stunden innerhalb von drei Jahren, die auch für die mit der Vermittlung beschäftigten Mitarbeiter gilt. Bauträger fallen unter § 34c Abs. 1 Nr. 3a GewO und unterliegen zusätzlich der Makler- und Bauträgerverordnung. Wer ohne Erlaubnis vermittelt, handelt ordnungswidrig nach § 144 GewO. Für den beauftragenden Vertrieb ist das nicht nur das Problem des Partners: Wer wissentlich einen Vermittler ohne Erlaubnis einsetzt, setzt seine eigene Zuverlässigkeit aufs Spiel. Verlange darum vor der ersten Auszahlung eine Kopie der Erlaubnis und der Gewerbeanmeldung und lege beides zur Partnerakte. ### Provision: was zulässig ist Bei Wohnungen und Einfamilienhäusern, die an Verbraucher verkauft werden, gelten seit Dezember 2020 die §§ 656c und 656d BGB. Wenn der Makler für beide Seiten tätig ist, muss die Provision von Verkäufer und Käufer in gleicher Höhe getragen werden; wird eine Seite freigestellt, entfällt auch der Anspruch gegen die andere. Wird die Provision vom Verkäufer bezahlt und auf den Käufer abgewälzt, darf der Käufer höchstens die Hälfte tragen, und sein Anteil wird erst fällig, wenn der Verkäufer seinen Anteil gezahlt hat. Diese Regeln gelten für die Provision im Außenverhältnis. Wie du deine Provision intern mit einem Untervermittler teilst, ist davon nicht betroffen, solange die Gesamtprovision gegenüber dem Kunden die Grenzen einhält. Für die Tippgeber-Provision gibt es keine gesetzliche Obergrenze, aber zwei Grenzen aus der Praxis. Erstens: Ein Tippgeber, der eine Provision in der Größenordnung eines Vermittlers erhält, wird von Behörden und Gerichten als Vermittler angesehen. Zweitens: Ist der Tippgeber selbst an eine berufsrechtliche Regelung gebunden, etwa als Versicherungsvermittler oder Finanzanlagenvermittler, kann die Annahme von Tippgeber-Provisionen für ihn eigene Auflagen auslösen. Das ist sein Problem, aber es wird zu deinem, wenn er den Vertrag deshalb später anficht. ### Was im Vertriebspartner-Vertrag steht - Rolle des Partners ausdrücklich benannt: Tippgeber, Untervermittler oder Handelsvertreter, mit Beschreibung der zulässigen Tätigkeiten - Nachweis der Erlaubnis nach § 34c GewO als Voraussetzung für Vermittlungstätigkeit, mit Pflicht zur Mitteilung bei Wegfall - Provisionshöhe, Bezugsgröße (Kaufpreis netto oder brutto), Fälligkeit (Beurkundung, Kaufpreiszahlung) und Rückzahlungspflicht bei Rückabwicklung - Kundenschutz: Welcher Partner hat den Kunden gebracht, wie lange gilt der Schutz, was passiert bei Doppelmeldungen - Zuordnung von Objekten: Welche Objekte darf der Partner anbieten, mit welchen Unterlagen, in welcher Preisstellung - Verbot eigener Zusagen: Der Partner gibt keine Renditeversprechen und ändert keine Exposé-Angaben - Datenschutz: Weitergabe von Kundendaten nur mit Rechtsgrundlage, Vereinbarung nach Art. 26 oder Art. 28 DSGVO je nach Konstellation - Laufzeit, Kündigung, Wettbewerbsregeln und Umgang mit laufenden Vorgängen bei Vertragsende ### Scheinselbstständigkeit Neben der Gewerbeerlaubnis stellt sich bei Untervermittlern und Handelsvertretern die sozialversicherungsrechtliche Frage, ob sie tatsächlich selbstständig sind. Wer ausschließlich für einen Auftraggeber arbeitet, feste Arbeitszeiten hat, im CRM des Auftraggebers mit dessen E-Mail-Adresse auftritt, an Teammeetings teilnehmen muss und keine eigenen Kunden hat, kann trotz Vertrag als abhängig beschäftigt gelten. Die Folge sind Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen für den Auftraggeber, unter Umständen für mehrere Jahre. Das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV bei der Deutschen Rentenversicherung klärt die Frage verbindlich, bevor sie im Rahmen einer Prüfung aufkommt. Für die Vertragsgestaltung heißt das: Der Partner entscheidet selbst über Zeit, Ort und Art seiner Tätigkeit, trägt ein eigenes unternehmerisches Risiko, darf für andere tätig sein und tritt nach außen im eigenen Namen auf. Ein Vertrag, der das schreibt, während die Praxis das Gegenteil lebt, hilft nicht; die Sozialversicherungsträger bewerten die tatsächliche Durchführung. ### Haftung: wer für wen einsteht Ein Untervermittler, der im Kundengespräch eine falsche Angabe macht, handelt als Erfüllungsgehilfe deines Vertriebs, wenn er in deinem Auftrag auftritt. Nach § 278 BGB wird dir sein Verschulden zugerechnet. Das ist der Grund, warum das Verbot eigener Zusagen im Vertrag steht und warum Partner mit denselben Exposés und Rechenbeispielen arbeiten sollten wie deine eigenen Berater. Ein Partner mit eigener Excel-Tabelle ist ein Haftungsrisiko, das du nicht siehst, bis es zu spät ist. Umgekehrt gilt: Ein Tippgeber, der nur den Namen nennt, ist kein Erfüllungsgehilfe für die Beratung. Das ist der zweite Grund, die Rolle sauber zu halten. ### Struktur mit mehreren Ebenen Bei mehrstufigen Strukturen, in denen ein Partner weitere Partner mitbringt und an deren Provision beteiligt wird, kommen zwei Fragen hinzu. Die Abrechnung muss für jede Ebene nachvollziehbar sein, sonst entstehen Streitigkeiten um jeden einzelnen Abschluss. Und die Rechtevergabe muss klar sein: Ein Partner darf die Vorgänge der Partner unter ihm sehen, aber nicht die seiner Ebene oder darüber. In Inscalia bildet die Provisionsabrechnung Strukturen mit Overrides ab und hält Setup-, Abo- und Telefoniekosten getrennt von der Vermittlungsprovision. Der Partner-Zugriff gibt Objekte für andere Vertriebe frei, die nur sehen, was freigegeben ist, und Rollen und Rechte werden in der Datenbank durchgesetzt, nicht nur in der Oberfläche. Führe für jeden Partner eine Akte mit Vertrag, Erlaubnisnachweis, Gewerbeanmeldung und Datum der letzten Weiterbildungsbestätigung. Bei einer Prüfung der Behörde ist das die erste Frage. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## KfW-Förderung für Neubau und Sanierung: Programme, Bedingungen, Ablauf Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/kfw-foerderung-neubau-sanierung Datum: 2026-09-20 Förderkredite und Zuschüsse verändern die Rechnung einer Kapitalanlage, aber nur, wenn der Antrag vor dem ersten Auftrag gestellt wird und der Standard stimmt. Welche Programme für Anleger und Bauträger in Frage kommen und wie der Ablauf aussieht. Förderung ist im Vertrieb ein zweischneidiges Argument. Richtig eingesetzt senkt sie die Finanzierungskosten des Anlegers spürbar und macht einen energetisch hochwertigen Neubau gegenüber dem Bestand konkurrenzfähig. Falsch eingesetzt wird sie zum Versprechen, das nicht eingehalten werden kann, weil der Antrag zu spät kam, der Standard nicht erreicht wurde oder das Programm für Vermieter gar nicht gilt. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die Förderlandschaft der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) und des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA), soweit sie für Kapitalanleger und Bauträger relevant ist, und beschreibt den Ablauf, der in der Beratung eingehalten werden muss. Die Programmbedingungen ändern sich regelmäßig; die Details gehören darum vor jedem Gespräch auf die Website der KfW geprüft. ### Die Struktur: BEG, Neubauförderung und Zuschüsse Die Bundesförderung für effiziente Gebäude (BEG) ist der Rahmen für die Sanierungsförderung. Sie besteht aus drei Teilen: Wohngebäude (BEG WG), Nichtwohngebäude (BEG NWG) und Einzelmaßnahmen (BEG EM). Für die Sanierung zum Effizienzhaus vergibt die KfW zinsverbilligte Kredite mit Tilgungszuschuss; für Einzelmaßnahmen an der Gebäudehülle und Anlagentechnik vergibt das BAFA Zuschüsse, und für den Heizungstausch die KfW. Die Neubauförderung läuft seit 2023 getrennt davon unter dem Namen „Klimafreundlicher Neubau" (KFN). Sie ist ein Förderkredit mit Zinsvorteil, ohne Tilgungszuschuss, und steht Privatpersonen, Unternehmen und damit auch Bauträgern offen. Daneben gibt es Programme, die ausschließlich für selbstnutzende Käufer gedacht sind, etwa „Wohneigentum für Familien" und „Jung kauft Alt". Für Kapitalanleger sind sie nicht zugänglich, und sie gehören darum nicht in ein Anleger-Exposé. **Erste Prüffrage:** Ist das Programm für Vermieter offen? Mehrere Zuschusskomponenten und ganze Programme setzen Selbstnutzung voraus. Das entscheidet, ob eine Förderung im Rechenbeispiel überhaupt auftauchen darf. ### Neubau: Klimafreundlicher Neubau Voraussetzung für den Förderkredit ist ein Neubau, der den Standard Effizienzhaus 40 erreicht und bestimmte Grenzwerte für die Treibhausgasemissionen im Lebenszyklus einhält; Heizungen auf Basis fossiler Brennstoffe sind ausgeschlossen. Eine höhere Förderstufe erreicht, wer zusätzlich das Qualitätssiegel Nachhaltiges Gebäude (QNG) nachweist. Die Kredithöchstbeträge sind je Wohneinheit festgelegt und nach den beiden Stufen gestaffelt. Für Bauträger ist die Förderung in zwei Konstellationen relevant. Erstens kann der Bauträger selbst den Förderkredit für das Bauvorhaben nutzen. Zweitens kann der Erwerber einer Einheit den Kredit für seinen Kauf beantragen, wenn das Gebäude die Anforderungen erfüllt und die Frist eingehalten wird: Der Antrag muss vor Abschluss des Kaufvertrags gestellt werden. Ein Anleger, der zuerst beim Notar unterschreibt und dann nach Förderung fragt, hat sie verloren. Ein Zusammenhang, der in der Beratung häufig übersehen wird: Die Sonderabschreibung nach § 7b EStG für neue Mietwohnungen setzt bei Bauanträgen seit 2023 ebenfalls den Standard Effizienzhaus 40 mit Nachhaltigkeitsklasse voraus. Ein Bauträger, der für QNG plant, erschließt dem Anleger damit gleichzeitig die höhere Förderstufe und die Sonderabschreibung. Beides gehört als Paket in das Exposé, mit dem Hinweis, dass beides an den Nachweis gebunden ist. ### Sanierung: Effizienzhaus oder Einzelmaßnahmen Für Bestandsobjekte gibt es zwei Wege. Die Sanierung zum Effizienzhaus wird mit einem KfW-Kredit gefördert, dessen Tilgungszuschuss mit der erreichten Effizienzhausstufe steigt; für Objekte in bestimmten Kategorien, etwa mit dem Zusatz „Erneuerbare-Energien-Klasse" oder bei besonders schlechtem Ausgangszustand, gibt es weitere Boni. Einzelmaßnahmen, etwa Dämmung, Fenster oder Lüftung, werden über das BAFA bezuschusst, mit einem Bonus bei Vorliegen eines individuellen Sanierungsfahrplans. Der Heizungstausch wird über die KfW gefördert. Die Förderung besteht aus einer Grundförderung, die für alle Eigentümer gilt, und Boni, die an die Selbstnutzung geknüpft sind. Für einen vermietenden Anleger bleibt in der Regel nur die Grundförderung. Das ist im Rechenbeispiel ein erheblicher Unterschied zu dem Fördersatz, den ein selbstnutzender Eigentümer erreicht, und ein häufiger Grund für falsche Erwartungen. - Anschaffungsnaher Aufwand: Sanierungskosten, die innerhalb von drei Jahren nach Anschaffung ohne Umsatzsteuer 15 Prozent der Gebäudeanschaffungskosten übersteigen, werden nach § 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG zu Herstellungskosten und sind nur über die AfA absetzbar, nicht sofort. Das gilt unabhängig von der Förderung. - Steuerbonus § 35c EStG: Die Steuerermäßigung für energetische Maßnahmen gilt nur für selbstgenutztes Wohneigentum und schließt eine gleichzeitige Förderung derselben Maßnahme aus. Für Vermieter ist sie nicht anwendbar. - Denkmal: Für Baudenkmäler gibt es die erhöhte Absetzung nach § 7i EStG; sie ist mit Förderkrediten kombinierbar, die Bescheinigung der Denkmalbehörde ist Voraussetzung. ### Der Ablauf, der eingehalten werden muss 1. Energieeffizienz-Experte einbinden. Für die Effizienzhaus-Förderung und für die meisten Einzelmaßnahmen an der Gebäudehülle ist ein Experte aus der Liste der Deutschen Energie-Agentur vorgeschrieben. Er erstellt die „Bestätigung zum Antrag" vor Beginn und die „Bestätigung nach Durchführung" am Ende. 2. Antrag vor Vorhabensbeginn. Als Vorhabensbeginn gilt der Abschluss eines Liefer- oder Leistungsvertrags für die Bauleistung; beim Erwerb der Abschluss des Kaufvertrags. Planungs- und Beratungsleistungen dürfen vorher beauftragt werden. Wer diese Reihenfolge verletzt, verliert die Förderung ohne Ausnahme. 3. Antragsweg. Förderkredite werden über einen Finanzierungspartner beantragt, in der Regel die finanzierende Bank; Zuschüsse werden direkt über das Zuschussportal der KfW oder beim BAFA beantragt. Die Bank muss den Förderkredit also von Anfang an in die Finanzierung einplanen. 4. Umsetzung und Nachweis. Nach Fertigstellung bestätigt der Experte die Durchführung; die Nachweise sind innerhalb der im Zusageschreiben genannten Frist einzureichen. Erst dann wird der Tilgungszuschuss gutgeschrieben oder der Zuschuss ausgezahlt. **Häufigster Fehler:** Der Anleger beauftragt die Heizung oder unterschreibt den Kaufvertrag, bevor der Antrag gestellt ist. Es gibt keine nachträgliche Heilung. Im Vertrieb heißt das: Förderung wird vor dem Notartermin geklärt, nicht danach. ### Fragen, die Anleger stellen - Was passiert, wenn der Standard am Ende nicht erreicht wird? Ohne Bestätigung nach Durchführung gibt es keinen Tilgungszuschuss, und der Förderkredit kann zurückgefordert oder in ein reguläres Darlehen umgewandelt werden. Das Risiko trägt der Antragsteller, nicht der Bauträger. Darum sollte der Kaufvertrag die Verpflichtung des Bauträgers auf den Standard und die Nachweise enthalten. - Darf ich das Objekt innerhalb der Laufzeit verkaufen? Ja, aber der Förderkredit ist dann in der Regel abzulösen, und je nach Programm gilt eine Zweckbindung, die der Käufer übernehmen muss. Die Bedingungen stehen im Zusageschreiben. - Kann ich Förderung und Bankdarlehen kombinieren? Das ist der Normalfall. Der Förderkredit deckt einen Teil, das Bankdarlehen den Rest; beide werden über dieselbe Bank abgewickelt und im Grundbuch abgesichert. - Gilt die Förderung auch für die zweite Einheit? Die Höchstbeträge gelten je Wohneinheit. Ein Anleger, der zwei Einheiten kauft, kann für beide beantragen, sofern jede die Voraussetzungen erfüllt. ### Förderung im Rechenbeispiel Ein Förderkredit wirkt über den Zinsvorteil und gegebenenfalls den Tilgungszuschuss. Beides gehört in die Finanzierungsannahmen des Rechenbeispiels, getrennt vom Bankdarlehen, mit der jeweiligen Zinsbindung. Ein Zuschuss mindert die Anschaffungs- oder Herstellungskosten und damit die AfA-Bemessungsgrundlage; ein Tilgungszuschuss wird steuerlich ebenfalls als Minderung der Kosten behandelt. Wer den Zuschuss als Einnahme rechnet und gleichzeitig die volle AfA ansetzt, rechnet doppelt. Wichtig für die Darstellung: Förderung ist eine Annahme, keine Zusage. Solange die Zusage der KfW nicht vorliegt, gehört in das Exposé der Satz, dass die Förderung beantragt werden kann, wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, und der Hinweis, welche das sind. In Inscalia liest die KI-Extraktion Energieausweise aus, sodass Effizienzklasse und Energieträger je Objekt hinterlegt sind, und der Renditerechner bildet die Sonderabschreibung nach § 7b EStG sowie die Finanzierungsannahmen je Einheit ab. Die Dokumenten-Checkliste im Datenraum kann um Förderzusage und Expertenbestätigung ergänzt werden, damit der Nachweis beim Verkauf der Einheit nicht gesucht werden muss. - Ist das Programm für Vermieter offen? - Erreicht das Objekt den geforderten Standard (Effizienzhaus 40, QNG, Emissionsgrenzwerte)? - Liegt die Bestätigung zum Antrag eines Energieeffizienz-Experten vor oder ist sie beauftragt? - Ist der Kaufvertrag noch nicht geschlossen, ist noch kein Bauauftrag erteilt? - Kennt die finanzierende Bank den Förderkredit und plant sie ihn ein? - Sind aktuelle Konditionen und Höchstbeträge auf der KfW-Website geprüft? **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Steuern beim Verkauf: Spekulationsfrist nach § 23 EStG und Drei-Objekt-Grenze Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/spekulationsfrist-drei-objekt-grenze Datum: 2026-09-20 Der Gewinn aus dem Verkauf einer vermieteten Immobilie ist nach zehn Jahren steuerfrei. Wer früher verkauft oder zu viele Objekte auf einmal, zahlt Einkommensteuer oder rutscht in den gewerblichen Grundstückshandel. Was du als Berater wissen musst. Jede Kapitalanlage-Rechnung endet mit einem Verkauf, ob nach zehn, zwanzig oder dreißig Jahren. Wie viel davon beim Anleger ankommt, hängt an zwei Regeln, die im Beratungsgespräch oft nur als Faustformel vorkommen: der Spekulationsfrist nach § 23 EStG und der Drei-Objekt-Grenze aus der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs. Beide sind einfacher, als sie klingen, und beide haben Fallstricke, die im Rechenbeispiel nicht auftauchen. ### Die Zehnjahresfrist des § 23 EStG Nach § 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG ist der Gewinn aus dem Verkauf eines Grundstücks ein privates Veräußerungsgeschäft, wenn zwischen Anschaffung und Veräußerung nicht mehr als zehn Jahre liegen. Der Gewinn wird dann mit dem persönlichen Einkommensteuersatz besteuert; die Abgeltungsteuer gilt für Immobilien nicht. Liegt die Veräußerung außerhalb der zehn Jahre, ist der Gewinn im Privatvermögen steuerfrei. Für die Frist zählen die Daten der schuldrechtlichen Verträge, also des notariellen Kaufvertrags beim Erwerb und des notariellen Kaufvertrags beim Verkauf. Übergabe, Kaufpreiszahlung und Grundbucheintragung sind unerheblich. Wer am 15. März 2016 gekauft hat, darf frühestens am 16. März 2026 beurkunden. Bei Erbschaft oder Schenkung tritt der Erwerber in die Frist des Vorgängers ein (§ 23 Abs. 1 Satz 3 EStG); es beginnt keine neue Frist. - Ausnahme Eigennutzung: Steuerfrei bleibt ein Verkauf innerhalb der Frist, wenn das Objekt zwischen Anschaffung und Veräußerung ausschließlich zu eigenen Wohnzwecken genutzt wurde oder im Jahr der Veräußerung und in den beiden vorangegangenen Jahren (§ 23 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 EStG). Für Kapitalanlagen greift das nur, wenn der Anleger vor dem Verkauf selbst einzieht, und auch dann sind die Zeiträume genau zu prüfen. - Einlage in Betriebsvermögen: Die Einlage in ein Betriebsvermögen gilt unter bestimmten Voraussetzungen als Veräußerung (§ 23 Abs. 1 Satz 5 EStG). - Freigrenze: Bleibt der Gesamtgewinn aus privaten Veräußerungsgeschäften eines Jahres unter 1.000 Euro, bleibt er steuerfrei (§ 23 Abs. 3 Satz 5 EStG). Wird die Grenze überschritten, ist der gesamte Gewinn steuerpflichtig, nicht nur der übersteigende Teil. - Verluste: Sie dürfen nur mit Gewinnen aus privaten Veräußerungsgeschäften verrechnet werden, im selben Jahr, im Vorjahr oder in Folgejahren (§ 23 Abs. 3 Satz 7 und 8 EStG). Mit Mieteinkünften oder Gehalt lassen sie sich nicht verrechnen. ### Gewinnermittlung: die AfA kommt zurück Der Gewinn ist der Veräußerungspreis abzüglich Anschaffungs- oder Herstellungskosten und abzüglich Werbungskosten (§ 23 Abs. 3 Satz 1 EStG). Der Punkt, der in Rechenbeispielen regelmäßig fehlt: Die Anschaffungskosten werden um die in Anspruch genommene AfA gemindert (§ 23 Abs. 3 Satz 4 EStG). Wer über acht Jahre Abschreibungen geltend gemacht hat, hat entsprechend niedrigere Anschaffungskosten, und der steuerpflichtige Gewinn ist um genau diese Summe höher. Das gilt für die lineare AfA ebenso wie für die degressive AfA und die Sonderabschreibung nach § 7b EStG. **Konsequenz für die Beratung:** Je höher die Abschreibung in den ersten Jahren, desto höher der steuerpflichtige Gewinn bei einem Verkauf innerhalb der zehn Jahre. Ein Rechenbeispiel mit Sonderabschreibung und Verkauf nach acht Jahren muss diese Nachversteuerung zeigen, sonst ist es falsch. Zu den abziehbaren Kosten gehören die Kaufnebenkosten des Erwerbs (Grunderwerbsteuer, Notar, Grundbuch, Provision), die Verkaufskosten und nachträgliche Herstellungskosten. Die Vorfälligkeitsentschädigung für die Ablösung des Darlehens ist nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs dann als Werbungskosten abziehbar, wenn die Veräußerung selbst steuerpflichtig ist. ### Rechenbeispiel: Verkauf nach acht Jahren Ein vereinfachtes Beispiel mit frei gewählten Zahlen zeigt die Wirkung. Kaufpreis 300.000 Euro, davon Gebäudeanteil 240.000 Euro, Kaufnebenkosten 30.000 Euro. Lineare AfA von zwei Prozent auf den Gebäudeanteil ergibt 4.800 Euro pro Jahr, nach acht Jahren also 38.400 Euro. Verkauf nach acht Jahren für 360.000 Euro, Verkaufskosten 5.000 Euro. Ohne AfA-Kürzung wäre der Gewinn 360.000 abzüglich 330.000 abzüglich 5.000, also 25.000 Euro. Mit der Kürzung nach § 23 Abs. 3 Satz 4 EStG sinken die Anschaffungskosten um 38.400 Euro, der steuerpflichtige Gewinn steigt auf 63.400 Euro. Bei einem persönlichen Steuersatz von 40 Prozent ergibt das rund 25.000 Euro Einkommensteuer statt 10.000 Euro. Mit einer Sonderabschreibung nach § 7b EStG in den ersten vier Jahren wäre der Unterschied entsprechend größer. Zwei Jahre später, nach Ablauf der Zehnjahresfrist, wäre derselbe Gewinn steuerfrei. ### Die Drei-Objekt-Grenze Die zweite Regel hat keine Paragrafennummer. Sie stammt aus der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs und ist in einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 26. März 2004 zusammengefasst. Wer innerhalb von etwa fünf Jahren mehr als drei Objekte verkauft, die er in engem zeitlichen Zusammenhang erworben oder errichtet hat, überschreitet die Grenze zur gewerblichen Tätigkeit. Aus der privaten Vermögensverwaltung wird ein gewerblicher Grundstückshandel. Als Objekt zählt jede rechtlich selbstständige Einheit: eine Eigentumswohnung, ein Einfamilienhaus, aber auch ein Mehrfamilienhaus als Ganzes und ein Gewerbegrundstück. Die Größe spielt keine Rolle; drei Wohnungen und ein Wohnhaus sind vier Objekte. Nicht mitgezählt werden in der Regel Objekte, die mehr als zehn Jahre gehalten wurden, selbst genutzte Objekte und geerbte Objekte, sofern sie nicht in Verkaufsabsicht übernommen wurden. Beteiligungen an Personengesellschaften mit Grundbesitz werden dem Gesellschafter anteilig zugerechnet. **Nur ein Indiz:** Die Drei-Objekt-Grenze ist nach dem Bundesfinanzhof keine starre Freigrenze, sondern ein Indiz. Wer ein Objekt von vornherein in Verkaufsabsicht errichtet oder umfassend saniert und zeitnah verkauft, kann auch unterhalb von vier Objekten gewerblich sein. Umgekehrt kann bei mehr als drei Objekten im Einzelfall die Verkaufsabsicht widerlegt werden, etwa bei nachgewiesener Vermietungsabsicht mit langfristigen Mietverträgen. ### Was der gewerbliche Grundstückshandel bedeutet - Alle Verkaufsgewinne werden als Einkünfte aus Gewerbebetrieb nach § 15 EStG besteuert, unabhängig von der Zehnjahresfrist. Die Steuerfreiheit nach zehn Jahren entfällt für die betroffenen Objekte. - Gewerbesteuer fällt an, mit teilweiser Anrechnung auf die Einkommensteuer nach § 35 EStG. - Die Objekte gelten als Umlaufvermögen. Eine AfA ist darauf nicht zulässig; bereits in Anspruch genommene AfA wird im Ergebnis über die Gewinnermittlung korrigiert. - Die Einstufung wirkt rückwirkend ab dem ersten Objekt, das in den Handel einzubeziehen ist. Steuerbescheide früherer Jahre können geändert werden, soweit sie noch nicht bestandskräftig sind oder ein Änderungstatbestand greift. - Buchführungs- und Bilanzierungspflichten können hinzukommen, mit den entsprechenden Kosten. ### Was das für die Beratung heißt Für Berater und Vertriebe ergeben sich drei Konsequenzen. Erstens: Die Haltedauer im Rechenbeispiel ist keine Formsache. Zehn Jahre sind die Grenze, ab der die Rechnung ohne Nachversteuerung aufgeht, und ein Verkaufsszenario darunter braucht die Steuer auf den Gewinn, einschließlich der zurückgerechneten AfA. Zweitens: Ein Anleger, der mehrere Einheiten kauft und in wenigen Jahren wieder verkaufen will, muss auf die Drei-Objekt-Grenze hingewiesen und an seinen Steuerberater verwiesen werden, bevor er das zweite Objekt reserviert. Drittens: Berater und Vertriebsmitarbeiter, die selbst investieren und Objekte weiterreichen, sind besonders gefährdet, weil ihre Branchennähe als Indiz für Verkaufsabsicht gewertet werden kann. Bauträger sind von der Drei-Objekt-Grenze nicht betroffen, weil sie ohnehin gewerblich handeln. Betroffen sind ihre Kunden, die Einheiten aus einem Projekt kaufen und nach kurzer Zeit weiterverkaufen, und Vertriebspartner, die Einheiten zunächst selbst erwerben. In Inscalia rechnet der Renditerechner Steuer und Cashflow über die gewählte Haltedauer, mit linearer, degressiver oder Denkmal-AfA und § 7b, sodass ein Verkaufsszenario nach acht Jahren die AfA-Kürzung in der Gewinnermittlung abbildet. Die Berechnung ist je Einheit speicherbar und wird im Exposé und im Beratungsmodus mit ihren Annahmen gezeigt. - Wann wurde das erste Objekt beurkundet, wann läuft die Zehnjahresfrist ab? - Wie viele Objekte hat der Anleger in den letzten fünf Jahren erworben oder errichtet? - Gibt es eine dokumentierte Vermietungsabsicht, etwa langfristige Mietverträge? - Ist der Anleger beruflich in der Immobilienbranche tätig? - Wurde ein Steuerberater in die Planung einbezogen? **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Bauträgervertrag und MaBV: Zahlungen nach Baufortschritt und Sicherheiten Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/bautraegervertrag-mabv Datum: 2026-09-20 Wer eine Neubauwohnung vom Bauträger kauft, zahlt in Raten nach Baufortschritt, und der Bauträger darf keinen Euro annehmen, bevor bestimmte Sicherheiten stehen. Was die Makler- und Bauträgerverordnung vorschreibt und wie du es dem Käufer erklärst. Der Bauträgervertrag ist der häufigste Vertragstyp im Neubauvertrieb und der am wenigsten verstandene. Der Käufer erwirbt ein Grundstück oder einen Miteigentumsanteil und verpflichtet den Bauträger gleichzeitig, darauf ein Gebäude oder eine Wohnung zu errichten. Er zahlt, bevor die Wohnung fertig ist, an ein Unternehmen, das insolvent gehen kann. Genau dafür gibt es die Makler- und Bauträgerverordnung (MaBV), und wer sie im Kundengespräch erklären kann, nimmt dem Käufer die Sorge, die ihn sonst am Ende zurückschrecken lässt. ### Rechtsrahmen: BGB und MaBV Seit 2018 regelt § 650u BGB den Bauträgervertrag als eigenen Vertragstyp. Er ist ein Kaufvertrag mit werkvertraglichen Elementen, muss nach § 311b BGB notariell beurkundet werden und unterliegt für die Bauleistung dem Werkvertragsrecht mit Abnahme und Gewährleistung. Nach § 650v BGB darf der Bauträger Abschlagszahlungen nur verlangen, soweit sie nach der auf § 34c GewO gestützten Verordnung, also der MaBV, zulässig sind. Der Ratenplan ist damit kein Verhandlungsgegenstand, sondern gesetzlich vorgegeben. Die MaBV gilt für Gewerbetreibende mit Erlaubnis nach § 34c Abs. 1 Nr. 3a GewO, also für Bauträger. Ihre Vorschriften sind nach § 12 MaBV unabdingbar: Vereinbarungen, die zum Nachteil des Erwerbers davon abweichen, sind unwirksam. Verstöße sind nach § 18 MaBV bußgeldbewehrt. ### Bevor Geld fließt: § 3 Abs. 1 MaBV Der Bauträger darf Vermögenswerte des Erwerbers erst entgegennehmen, wenn mehrere Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind. Der Notar prüft sie und teilt dem Käufer mit, wann sie vorliegen; erst dann wird die erste Rate fällig. - Der Bauträgervertrag ist rechtswirksam, und alle für seinen Vollzug erforderlichen Genehmigungen liegen vor. - Ein etwaiges vertragliches Rücktrittsrecht des Bauträgers ist erloschen oder abgelaufen. - Zugunsten des Erwerbers ist eine Auflassungsvormerkung nach § 883 BGB im Grundbuch eingetragen, an der vereinbarten Rangstelle. - Die Freistellung des Vertragsobjekts von Grundpfandrechten, die dem Erwerber nicht übernommen werden, ist gesichert; die Gläubiger haben sich verpflichtet, die Einheit nach Kaufpreiszahlung freizugeben. - Die Baugenehmigung ist erteilt oder gilt nach Landesrecht als erteilt, oder die zuständige Behörde hat bestätigt, dass mit dem Bau begonnen werden darf. Die Vormerkung ist der zentrale Schutz des Käufers. Sie sichert seinen Anspruch auf Eigentumsübertragung gegen spätere Verfügungen und gegen die Insolvenz des Bauträgers. Die Freistellungserklärung der Bank des Bauträgers sorgt dafür, dass der Käufer die Einheit lastenfrei bekommt, auch wenn das Gesamtprojekt mit einer Globalgrundschuld belastet ist. ### Der Ratenplan nach § 3 Abs. 2 MaBV Die Zahlung erfolgt in höchstens sieben Raten nach Baufortschritt. Die Verordnung legt fest, welche Bautenstände abgerechnet werden dürfen und mit welchem Anteil. Die erste Rate beträgt 30 Prozent des Kaufpreises nach Beginn der Erdarbeiten (bei Erbbaurecht 20 Prozent). Die übrigen Bautenstände werden als Anteile der restlichen Vertragssumme abgerechnet: - 40 Prozent nach Rohbaufertigstellung einschließlich Zimmererarbeiten - 8 Prozent für die Herstellung der Dachflächen und Dachrinnen - 3 Prozent für die Rohinstallation der Heizungsanlagen - 3 Prozent für die Rohinstallation der Sanitäranlagen - 3 Prozent für die Rohinstallation der Elektroanlagen - 10 Prozent für den Fenstereinbau einschließlich Verglasung - 6 Prozent für den Innenputz, ausgenommen Beiputzarbeiten - 3 Prozent für den Estrich - 4 Prozent für die Fliesenarbeiten im Sanitärbereich - 12 Prozent nach Bezugsfertigkeit und Zug um Zug gegen Besitzübergabe - 3 Prozent für die Fassadenarbeiten - 5 Prozent nach vollständiger Fertigstellung Da nur sieben Raten zulässig sind, fasst der Vertrag mehrere Bautenstände zu einer Rate zusammen, aber immer so, dass eine Rate erst fällig wird, wenn alle darin enthaltenen Bautenstände erreicht sind. Ein Ratenplan, der von diesen Vorgaben zum Nachteil des Erwerbers abweicht, ist unwirksam; nach der Rechtsprechung wird der Kaufpreis dann erst mit der Abnahme fällig. **Für das Kundengespräch:** Der Käufer zahlt nie für etwas, das noch nicht gebaut ist. Jede Rate entspricht einem erreichten Bautenstand, und die letzten fünf Prozent fließen erst nach vollständiger Fertigstellung. ### Der andere Weg: Bürgschaft nach § 7 MaBV Statt die Voraussetzungen des § 3 zu erfüllen, kann der Bauträger nach § 7 MaBV eine Sicherheit stellen, in der Regel eine Bürgschaft eines Kreditinstituts, die alle Ansprüche des Erwerbers auf Rückzahlung seiner Zahlungen absichert. Dann darf er Zahlungen auch vor Eintragung der Vormerkung und ohne Bindung an den Ratenplan entgegennehmen. Der Käufer sollte in diesem Fall verstehen, dass die Bürgschaft die Rückzahlung sichert, nicht die Fertigstellung, und dass die Bürgschaft in ihrem Umfang zu prüfen ist. Bei Verträgen mit Verbrauchern kommt eine Fertigstellungssicherheit nach § 650m Abs. 2 BGB in Höhe von fünf Prozent des Vergütungsanspruchs hinzu, die der Bauträger bei der ersten Abschlagszahlung stellen muss. Die konkrete Ausgestaltung erklärt der Notar im Termin. ### Was der Käufer sonst noch wissen muss - Vertragsentwurf: Bei Verbrauchern soll der Notar den Vertragstext nach § 17 Abs. 2a BeurkG zwei Wochen vor der Beurkundung zur Verfügung stellen. Der Käufer soll die Baubeschreibung in dieser Zeit lesen und Fragen stellen. - Baubeschreibung: Sie ist Vertragsbestandteil und beschreibt, was gebaut wird. Was nicht darin steht, ist nicht geschuldet. Exposé und Musterwohnung sind keine Baubeschreibung. - Abnahme: Sondereigentum und Gemeinschaftseigentum werden getrennt abgenommen. Mit der Abnahme beginnt die fünfjährige Gewährleistungsfrist nach § 634a BGB, und die Beweislast für Mängel geht auf den Käufer über. Eine Begehung mit Sachverständigem ist üblich. - Finanzierung: Die Bank zahlt das Darlehen ratenweise aus, passend zum Baufortschritt. Für den nicht abgerufenen Teil berechnen viele Banken Bereitstellungszinsen nach einer zinsfreien Zeit. Das gehört in das Rechenbeispiel des Anlegers. - Steuer und Miete: Die AfA beginnt mit der Fertigstellung, die Miete mit der Übergabe an den Mieter. In der Bauphase entstehen Zinsen ohne Einnahmen; sie sind bei Vermietungsabsicht als vorweggenommene Werbungskosten abziehbar. - Grunderwerbsteuer: Sie fällt beim Bauträgervertrag auf den Gesamtpreis einschließlich Bauleistung an, weil Grundstück und Gebäude in einem Vertrag erworben werden. ### Streitpunkte in der Bauphase - Bautenstand: Ob ein Bautenstand erreicht ist, bestätigt der Bauträger, in vielen Verträgen zusätzlich der Bauleiter oder ein Sachverständiger. Der Käufer hat ein Interesse daran, dass die Bestätigung nicht allein vom Bauträger stammt; die Bank verlangt sie ohnehin für die Auszahlung. - Fertigstellungstermin: Ein verbindlicher Termin oder zumindest ein verbindlicher Zeitraum gehört in den Vertrag. Verzögert sich die Fertigstellung, entstehen dem Anleger Bereitstellungszinsen und Mietausfall; ohne Termin im Vertrag lässt sich beides schwer geltend machen. - Sonderwünsche: Änderungen der Ausstattung werden häufig direkt mit dem Bauträger oder den Handwerkern vereinbart. Sie sind Teil des Bauträgervertrags, auch wenn sie später vereinbart werden, und unterliegen denselben Zahlungsregeln. Vorauszahlungen für Sonderwünsche außerhalb des Ratenplans sind nicht zulässig. - Mängel vor Abnahme: Der Käufer darf Mängel schon während der Bauphase rügen, muss aber nicht. Bei der Abnahme werden alle erkennbaren Mängel im Protokoll festgehalten; was nicht protokolliert ist, gilt bei bekannten Mängeln als akzeptiert (§ 640 Abs. 3 BGB). ### Ablauf aus Sicht des Vertriebs 1. Reservierung der Einheit mit den Eckdaten aus dem Exposé. Die Reservierung bindet nicht zum Kauf; die Bindung entsteht erst beim Notar. 2. Finanzierungsbestätigung des Käufers einholen und mit dem Ratenplan abgleichen, damit die Bank die Auszahlung nach Baufortschritt vorbereitet. 3. Vertragsentwurf und Baubeschreibung vom Notar mindestens zwei Wochen vor dem Termin an den Käufer. 4. Beurkundung. Danach überwacht der Notar die Voraussetzungen nach § 3 Abs. 1 MaBV und teilt die Fälligkeit der ersten Rate mit. 5. Bautenstandsmeldungen des Bauträgers lösen die weiteren Raten aus. Der Käufer bekommt zu jeder Rate den erreichten Stand mitgeteilt. 6. Abnahme, Übergabe, Schlussrate, Vermietung. In Inscalia verwaltet das Kaufprozess-Management Notartermine, Fristen und Schritte je Kauf mit Erinnerungen, und der Käufer sieht im Käuferportal, wo sein Vorgang steht und welche Unterlagen noch fehlen. Einheiten und Projekte bilden Neubauvorhaben mit eigenem Status je Einheit ab, sodass Reservierung, Beurkundung und Übergabe pro Wohnung nachvollziehbar bleiben. Gib dem Käufer den Ratenplan als eigene Seite mit, mit Bautenstand, Prozentsatz und voraussichtlichem Zeitraum. Die meisten Rückfragen in der Bauphase drehen sich darum, warum gerade jetzt eine Rate fällig wird. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Datenschutz im Immobilienvertrieb: DSGVO bei Leads, Anrufaufzeichnung und WhatsApp Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/dsgvo-immobilienvertrieb-leads Datum: 2026-09-20 Ein Vertrieb verarbeitet Einkommen, Vermögen und Familienstand seiner Interessenten, bevor ein Vertrag existiert. Welche Rechtsgrundlage für Leads gilt, was bei Gesprächsaufzeichnungen zwingend ist und unter welchen Bedingungen WhatsApp im Kundenkontakt zulässig bleibt. Kaum eine Branche verarbeitet so viele sensible Daten so früh im Prozess wie der Kapitalanlagevertrieb. Schon im Erstgespräch geht es um Einkommen, Eigenkapital, Steuersatz und Familienstand, bevor irgendein Vertrag geschlossen ist. Dazu kommen Aufzeichnungen von Telefonaten, WhatsApp-Verläufe und Daten, die von Partnern und Portalen weitergereicht werden. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verbietet nichts davon, aber sie verlangt für jeden Schritt eine Rechtsgrundlage, eine Information und eine Frist. Dieser Artikel behandelt die drei Bereiche, in denen im Vertrieb am häufigsten etwas schiefgeht: der Umgang mit Leads, die Aufzeichnung von Gesprächen und die Nutzung von WhatsApp. ### Leads: Rechtsgrundlage und Information Jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Für Leads kommen drei in Betracht. Die Einwilligung (lit. a) ist die Grundlage, wenn der Interessent ein Formular ausfüllt und dabei ausdrücklich der Kontaktaufnahme zustimmt. Die Vertragsanbahnung (lit. b) trägt die Verarbeitung, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage des Betroffenen nötig ist, also die Bearbeitung einer Objektanfrage. Das berechtigte Interesse (lit. f) kann Grundlage für die Speicherung nach Abschluss oder Absage sein, verlangt aber eine dokumentierte Abwägung. Unabhängig von der Grundlage gilt die Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO: Bei der Erhebung muss der Interessent erfahren, wer verantwortlich ist, wozu die Daten verarbeitet werden, auf welcher Grundlage, wie lange, an wen sie weitergegeben werden und welche Rechte er hat. Bei Formularen ist das ein Link auf die Datenschutzerklärung; bei telefonischer Erhebung genügt der Hinweis mit Verweis auf die Erklärung. Werden Daten nicht beim Betroffenen selbst erhoben, etwa über einen Tippgeber oder Datenkauf, greift Art. 14 DSGVO mit einer Informationspflicht innerhalb eines Monats. **Zwei Einwilligungen, nicht eine:** Die datenschutzrechtliche Einwilligung zur Verarbeitung und die wettbewerbsrechtliche Einwilligung zur Werbung nach § 7 UWG sind zwei verschiedene Dinge. Ein Interessent, der eine Objektanfrage stellt, hat die Verarbeitung dafür erlaubt, aber nicht automatisch den Anruf zu einem anderen Objekt in sechs Monaten. Nach § 7a UWG ist die Werbeeinwilligung zu dokumentieren und fünf Jahre aufzubewahren. ### Löschen: die Frist, die niemand setzt Nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO dürfen Daten nur so lange gespeichert werden, wie es der Zweck erfordert. Ein Lead, der vor drei Jahren abgesagt hat und seither nicht kontaktiert wurde, hat keinen Zweck mehr. Im Vertrieb fehlt fast immer ein Löschkonzept, weil niemand einen Lead löschen will, der vielleicht noch einmal kauft. Die DSGVO lässt das nicht zu, wenn kein berechtigtes Interesse mehr dokumentierbar ist. - Leads ohne Reaktion: Löschung oder Anonymisierung nach einer festgelegten Frist, wenn keine Einwilligung zur weiteren Ansprache vorliegt. Die Frist muss begründbar sein; sie ergibt sich aus dem Verkaufszyklus, nicht aus Bequemlichkeit. - Kunden mit Vertrag: Aufbewahrung nach handels- und steuerrechtlichen Pflichten, für Buchungsbelege zehn Jahre nach § 147 AO; danach Löschung, sofern kein anderer Grund besteht. - Gesprächsaufzeichnungen: eigene, kurze Frist; die Aufzeichnung dient der Dokumentation des Gesprächs, nicht der dauerhaften Archivierung. - Betroffenenrechte: Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17) und Widerspruch (Art. 21) müssen innerhalb eines Monats beantwortet werden. Das setzt voraus, dass alle Daten einer Person auffindbar sind, auch in Notizen und Anhängen. ### Anrufaufzeichnung: Strafrecht vor Datenschutz Wer ein Telefonat aufzeichnet, ohne dass der Gesprächspartner es weiß und zustimmt, macht sich nach § 201 StGB strafbar. Das ist keine Datenschutzfrage mit Bußgeld, sondern ein Straftatbestand. Die Einwilligung muss vor Beginn der Aufzeichnung eingeholt werden, von beiden Seiten, und sie muss ausdrücklich sein. Ein Hinweis in der Datenschutzerklärung reicht nicht; ein Satz am Anfang des Gesprächs mit der Frage, ob die Aufzeichnung in Ordnung ist, und die bestätigende Antwort des Kunden genügen, wenn sie dokumentiert werden. Datenschutzrechtlich ist die Aufzeichnung dann eine Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO. Sie ist jederzeit widerrufbar; widerruft der Kunde während des Gesprächs, wird die Aufzeichnung beendet. Wird das Gespräch anschließend transkribiert oder durch eine KI ausgewertet, ist das ein weiterer Zweck, der bei der Einwilligung genannt sein muss. Auch die Mitarbeiter, deren Stimme aufgezeichnet wird, sind Betroffene; ihre Grundlage ergibt sich aus dem Beschäftigungsverhältnis und muss mit dem Betriebsrat abgestimmt sein, wo einer besteht. **Praxisregel:** Die Aufzeichnung startet erst nach dem gesprochenen Ja des Kunden, und dieses Ja ist Teil der Aufzeichnung. Ein Skript für den Einstiegssatz gehört in jeden Leitfaden. ### WhatsApp: welche Variante und mit welchem Vertrag WhatsApp ist im Kundenkontakt üblich geworden, aber nicht jede Nutzungsform ist zulässig. Die Verbraucher-App und die einfache WhatsApp Business App greifen auf das Adressbuch des Geräts zu und übermitteln die Telefonnummern aller Kontakte, auch derer, die keine Kunden sind, an den Anbieter. Für diese Übermittlung gibt es keine Rechtsgrundlage. Aufsichtsbehörden haben das mehrfach beanstandet. Anders liegt es bei der WhatsApp Business Platform, also der Anbindung über die Schnittstelle des Anbieters. Hier findet kein Adressbuchabgleich statt, und der Anbieter stellt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung. Die Kommunikation läuft dann über eine Geschäftsnummer, wird im CRM gespeichert und unterliegt den dort geltenden Rollen und Löschfristen. Voraussetzungen für den zulässigen Einsatz: - Anbindung über die Business Platform mit Auftragsverarbeitungsvertrag, keine App mit Adressbuchzugriff auf Privatgeräten - Der Kunde hat den Kanal selbst gewählt oder ausdrücklich zugestimmt; die Einwilligung ist dokumentiert - Werbliche Nachrichten nur mit Einwilligung nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG; Vorgangsbezogene Nachrichten sind keine Werbung - Hinweis in der Datenschutzerklärung auf den Kanal, den Anbieter und die Übermittlung in Drittländer mit der jeweiligen Grundlage - Verläufe werden im CRM gespeichert, nicht auf dem Privatgerät des Beraters; beim Ausscheiden bleibt der Verlauf beim Unternehmen - Löschfrist für Verläufe wie für andere Kommunikationsdaten ### Weitergabe an Partner und Finanzierer Sobald Leads an Vertriebspartner, Finanzierer oder Bauträger weitergegeben werden, braucht jede Übermittlung eine eigene Grundlage. Die Weitergabe der Selbstauskunft an einen Finanzierer ist durch die Vertragsanbahnung gedeckt, wenn der Kunde die Finanzierung angefragt hat. Die Weitergabe eines Leads an einen anderen Vertrieb ist es nicht; sie braucht eine Einwilligung oder eine Vereinbarung, die die Rollen klärt, gegebenenfalls eine gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. Jeder Dienstleister, der Daten in deinem Auftrag verarbeitet, vom CRM-Anbieter bis zur Telefonieplattform, braucht einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO listet all das auf; bei einer Prüfung ist es das erste Dokument, nach dem gefragt wird. ### Datenpanne: 72 Stunden Ein verlorenes Notebook mit Selbstauskünften, eine E-Mail mit dem falschen Anhang an den falschen Kunden, ein Partner, der Zugriff auf mehr Objekte hatte als freigegeben: Das sind Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten. Nach Art. 33 DSGVO müssen sie der Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden gemeldet werden, sofern nicht unwahrscheinlich ist, dass ein Risiko für die Betroffenen besteht. Bei hohem Risiko sind nach Art. 34 DSGVO auch die Betroffenen zu informieren. Jede Verletzung ist intern zu dokumentieren, auch wenn sie nicht meldepflichtig ist. Ein Vertrieb braucht dafür einen festen Ablauf: Wer wird informiert, wer bewertet, wer meldet. In der Hektik des Vorfalls ist es zu spät, das zu klären. ### Rollen und Rechte im CRM Art. 32 DSGVO verlangt technische und organisatorische Maßnahmen, die dem Risiko angemessen sind. Für ein Vertriebs-CRM heißt das vor allem: Ein Caller sieht nur seine Anrufliste, nicht die Selbstauskünfte aller Kunden; ein Partner sieht nur die Objekte, die für ihn freigegeben sind; ein Finanzierer sieht nur die Akten, die ihm zugewiesen wurden. Entscheidend ist, dass diese Rechte in der Datenbank durchgesetzt werden und nicht nur in der Oberfläche ausgeblendet sind. In Inscalia sind Rollen und Rechte für Admin, Berater, Caller, Partner, Finanzierer und Kunde je Funktion definiert und in der Datenbank durchgesetzt. Das Anrufer-Portal gibt Callern einen eigenen Arbeitsplatz ohne Zugriff auf den Rest, die Gesprächsanalyse arbeitet mit Aufzeichnung und Transkript auf Grundlage der eingeholten Einwilligung, und WhatsApp Business läuft über die eigene Geschäftsnummer im Kundenkontext. Erstelle eine Tabelle mit drei Spalten: Datenkategorie, Rechtsgrundlage, Löschfrist. Wenn eine Zeile leer bleibt, hast du das nächste Problem gefunden. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich. ## Digitale Signatur: eIDAS-Stufen und wo im Immobilienvertrieb die einfache Signatur reicht Quelle: https://inscalia.de/ratgeber/digitale-signatur-eidas Datum: 2026-09-20 Einfach, fortgeschritten, qualifiziert: Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen elektronischer Signaturen. Welche Stufe welche Form im BGB erfüllt, welche Dokumente im Immobilienvertrieb digital unterschrieben werden können und wo der Notar unersetzlich bleibt. Der Reservierungsvertrag per Post, die Selbstauskunft als ausgedrucktes PDF mit Unterschrift und Scan, die Vollmacht per Fax: Vieles davon lässt sich digital erledigen, und einiges davon nicht. Die Grenze verläuft nicht zwischen Papier und Bildschirm, sondern zwischen den Formvorschriften des BGB und den Stufen elektronischer Signaturen, die die eIDAS-Verordnung definiert. Wer beide kennt, weiß in Sekunden, welches Dokument mit einem Klick unterschrieben werden kann und welches nicht. ### Die drei Stufen der eIDAS-Verordnung Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014, kurz eIDAS, gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten und definiert in Art. 3 drei Arten elektronischer Signaturen. 1. Einfache elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10): Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Das ist der getippte Name unter einer E-Mail, das Häkchen im Formular oder die mit der Maus gezeichnete Unterschrift. Es gibt keine technischen Anforderungen. 2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 11, Anforderungen in Art. 26): Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle hat, und ist so mit dem Dokument verbunden, dass eine nachträgliche Änderung erkennbar ist. Technisch ist das eine kryptografische Signatur mit Zertifikat, ohne dass die Identität des Unterzeichners von einem qualifizierten Anbieter geprüft wurde. 3. Qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 12): Eine fortgeschrittene Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Dafür muss die Identität des Unterzeichners vorher geprüft worden sein, etwa per Video-Ident oder Ausweis. Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS hat sie die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder die Anforderungen an eine qualifizierte Signatur nicht erfüllt. Die einfache Signatur ist also nicht wertlos. Sie ist nur nicht mit der Unterschrift gleichgestellt. ### Formvorschriften im BGB Die Stufe, die du brauchst, ergibt sich aus der Form, die das Gesetz für das jeweilige Geschäft vorschreibt. - Formfreiheit: Die meisten Verträge sind formfrei wirksam, auch mündlich. Eine einfache Signatur dient dann nur der Dokumentation und dem Beweis. - Textform (§ 126b BGB): Eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine E-Mail erfüllt sie, eine einfache Signatur in einem PDF ebenfalls. Es ist keine Unterschrift nötig. - Schriftform (§ 126 BGB): Eigenhändige Unterschrift auf der Urkunde. Sie kann nach § 126 Abs. 3 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, und die elektronische Form nach § 126a BGB verlangt die qualifizierte elektronische Signatur. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur erfüllt die Schriftform nicht. - Notarielle Beurkundung (§ 128 BGB) und öffentliche Beglaubigung (§ 129 BGB): Sie sind durch keine elektronische Signatur ersetzbar. Der Grundstückskaufvertrag nach § 311b BGB und Grundbucherklärungen nach § 29 GBO bleiben beim Notar. - Gewillkürte Form (§ 127 BGB): Vereinbaren die Parteien selbst eine Form, genügt im Zweifel die telekommunikative Übermittlung; eine vertraglich vereinbarte Schriftform ist damit in der Regel schon mit Textform erfüllt, wenn nichts anderes bestimmt ist. **Merksatz:** Textform: einfache Signatur reicht. Schriftform: nur qualifizierte Signatur. Beurkundung: kein Ersatz. ### Wo die einfache Signatur im Immobilienvertrieb reicht Der größte Teil der Dokumente im Vertriebsprozess ist formfrei oder verlangt höchstens Textform. Dort genügt die einfache Signatur, und was zählt, ist die Nachweisbarkeit. - Maklervertrag über Wohnung oder Einfamilienhaus: Textform nach § 656a BGB. Die Bestätigung per E-Mail oder die Signatur im Web-Formular genügt. - Widerrufsbelehrung und Zustimmung zum sofortigen Beginn: Textform beziehungsweise dauerhafter Datenträger. Ein Klick mit Bestätigungs-E-Mail erfüllt das. - Reservierungsvereinbarung: Grundsätzlich formfrei. Zu beachten ist die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs aus dem Jahr 2023, nach der eine Reservierungsgebühr in einem vom Makler vorformulierten Vertrag unangemessen benachteiligen kann, wenn der Kunde bei Nichtkauf nichts zurückbekommt. Eine Reservierung, die den Käufer wirtschaftlich zum Kauf zwingt, kann zudem beurkundungspflichtig sein. Die Form ist hier das kleinere Problem, der Inhalt das größere. - Selbstauskunft und Einwilligungen zur Bonitätsprüfung: formfrei; die Signatur belegt, dass die Angaben vom Kunden stammen. - Datenschutzeinwilligungen: Die DSGVO verlangt keine bestimmte Form, aber Nachweisbarkeit (Art. 7 Abs. 1). Eine dokumentierte Zustimmung mit Zeitstempel genügt. - Auftrag an den Finanzierungsvermittler, Beratungsprotokolle, Übergabeprotokolle: formfrei oder Textform. ### Wo sie nicht reicht - Kaufvertrag und Auflassung: notarielle Beurkundung nach § 311b BGB und § 925 BGB, ohne Ausnahme. - Grundbucherklärungen, Vollmachten für den Notartermin, Löschungsbewilligungen: öffentliche Beglaubigung nach § 29 GBO. - Wohnraummietvertrag über mehr als ein Jahr: Schriftform nach § 550 BGB; ohne Schriftform gilt er als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Für Mietverträge über Geschäftsräume gilt seit Anfang 2025 die Textform. - Verbraucherdarlehensvertrag: Schriftform nach § 492 BGB; Banken nutzen dafür die qualifizierte Signatur oder Papier. - Bürgschaft eines Verbrauchers: Schriftform nach § 766 BGB, elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen. ### Beweiswert und Prüfspur Für die qualifizierte Signatur gilt nach § 371a ZPO ein Anscheinsbeweis der Echtheit: Das Gericht geht von der Echtheit aus, solange keine ernsthaften Zweifel begründet werden. Für einfache und fortgeschrittene Signaturen gilt die freie Beweiswürdigung nach § 286 ZPO. Das Gericht entscheidet nach den Umständen, ob es glaubt, dass diese Person zu diesem Zeitpunkt dieses Dokument unterschrieben hat. Diese Umstände sind die Prüfspur. Sie ist bei der einfachen Signatur das, was ihren Wert ausmacht. Eine gute Prüfspur enthält: - Zeitstempel von Versand, Öffnen und Signieren - E-Mail-Adresse oder Mobilnummer, an die das Dokument gesendet wurde, und Nachweis der Zustellung - IP-Adresse und Gerät beim Signieren - Hash des signierten Dokuments, sodass spätere Änderungen erkennbar sind - Kopie des Dokuments in dem Zustand, in dem es signiert wurde, mit Prüfspur als Anlage - Zusätzlich möglich: Bestätigungscode per SMS vor dem Signieren, der die Zuordnung zur Person verstärkt Mit dieser Prüfspur ist die einfache Signatur im Streitfall in der Regel gut belegbar. Ohne sie ist sie ein Bild in einem PDF. ### Worauf es bei einem Signaturdienst ankommt - Die Prüfspur ist als Dokument exportierbar und bleibt mit dem signierten PDF verbunden, auch wenn der Dienst gewechselt wird. - Der Anbieter stellt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und nennt den Speicherort der Dokumente. - Die Signaturstufe ist je Dokument wählbar, damit ein Mietvertrag qualifiziert und eine Reservierung einfach signiert werden kann. - Der Kunde muss kein Konto anlegen; ein Link mit Bestätigungscode reicht und nimmt dem Kunden eine Hürde. - Das signierte Dokument landet automatisch in der Kunden-Akte, nicht im Postfach des Beraters. - Erinnerungen bei nicht signierten Dokumenten laufen automatisch, mit einer Frist, nach der der Vorgang als offen markiert wird. ### Ausblick: eIDAS 2.0 und die europäische Brieftasche Mit der Verordnung (EU) 2024/1183 wurde eIDAS überarbeitet. Kern ist die europäische Brieftasche für die digitale Identität (EUDI-Wallet), mit der Bürger sich ausweisen und qualifiziert signieren können sollen, ohne für jeden Vorgang ein neues Ident-Verfahren zu durchlaufen. Für den Immobilienvertrieb wird das die qualifizierte Signatur einfacher zugänglich machen; an den Formvorschriften des BGB ändert es nichts. Der Notar bleibt für den Kaufvertrag zuständig. In Inscalia wird die Reservierungsvereinbarung online unterschrieben, mit Prüfspur und im White-Label des Vertriebs; die digitale Selbstauskunft füllt der Kunde online aus und lädt Nachweise hoch. Beides sind Dokumente, für die die einfache Signatur die passende Stufe ist. Bevor du ein Dokument in die E-Signatur gibst, stelle eine Frage: Welche Form schreibt das Gesetz vor? Keine oder Textform: einfache Signatur. Schriftform: qualifizierte Signatur oder Papier. Beurkundung: Notar. **Hinweis:** Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich.