Ratgeber · Von Inscalia Redaktion · 2026-09-20 · 6 Min. Lesezeit

Digitale Signatur: eIDAS-Stufen und wo im Immobilienvertrieb die einfache Signatur reicht

Einfach, fortgeschritten, qualifiziert: Die eIDAS-Verordnung kennt drei Stufen elektronischer Signaturen. Welche Stufe welche Form im BGB erfüllt, welche Dokumente im Immobilienvertrieb digital unterschrieben werden können und wo der Notar unersetzlich bleibt.

Der Reservierungsvertrag per Post, die Selbstauskunft als ausgedrucktes PDF mit Unterschrift und Scan, die Vollmacht per Fax: Vieles davon lässt sich digital erledigen, und einiges davon nicht. Die Grenze verläuft nicht zwischen Papier und Bildschirm, sondern zwischen den Formvorschriften des BGB und den Stufen elektronischer Signaturen, die die eIDAS-Verordnung definiert. Wer beide kennt, weiß in Sekunden, welches Dokument mit einem Klick unterschrieben werden kann und welches nicht.

Die drei Stufen der eIDAS-Verordnung

Die Verordnung (EU) Nr. 910/2014, kurz eIDAS, gilt unmittelbar in allen Mitgliedstaaten und definiert in Art. 3 drei Arten elektronischer Signaturen.

1. Einfache elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10): Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Das ist der getippte Name unter einer E-Mail, das Häkchen im Formular oder die mit der Maus gezeichnete Unterschrift. Es gibt keine technischen Anforderungen.
2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 11, Anforderungen in Art. 26): Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, wird mit Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle hat, und ist so mit dem Dokument verbunden, dass eine nachträgliche Änderung erkennbar ist. Technisch ist das eine kryptografische Signatur mit Zertifikat, ohne dass die Identität des Unterzeichners von einem qualifizierten Anbieter geprüft wurde.
3. Qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 12): Eine fortgeschrittene Signatur, die mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt wurde und auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Dafür muss die Identität des Unterzeichners vorher geprüft worden sein, etwa per Video-Ident oder Ausweis. Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS hat sie die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Nach Art. 25 Abs. 1 eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder die Anforderungen an eine qualifizierte Signatur nicht erfüllt. Die einfache Signatur ist also nicht wertlos. Sie ist nur nicht mit der Unterschrift gleichgestellt.

Formvorschriften im BGB

Die Stufe, die du brauchst, ergibt sich aus der Form, die das Gesetz für das jeweilige Geschäft vorschreibt.

• Formfreiheit: Die meisten Verträge sind formfrei wirksam, auch mündlich. Eine einfache Signatur dient dann nur der Dokumentation und dem Beweis.
• Textform (§ 126b BGB): Eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Eine E-Mail erfüllt sie, eine einfache Signatur in einem PDF ebenfalls. Es ist keine Unterschrift nötig.
• Schriftform (§ 126 BGB): Eigenhändige Unterschrift auf der Urkunde. Sie kann nach § 126 Abs. 3 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden, und die elektronische Form nach § 126a BGB verlangt die qualifizierte elektronische Signatur. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur erfüllt die Schriftform nicht.
• Notarielle Beurkundung (§ 128 BGB) und öffentliche Beglaubigung (§ 129 BGB): Sie sind durch keine elektronische Signatur ersetzbar. Der Grundstückskaufvertrag nach § 311b BGB und Grundbucherklärungen nach § 29 GBO bleiben beim Notar.
• Gewillkürte Form (§ 127 BGB): Vereinbaren die Parteien selbst eine Form, genügt im Zweifel die telekommunikative Übermittlung; eine vertraglich vereinbarte Schriftform ist damit in der Regel schon mit Textform erfüllt, wenn nichts anderes bestimmt ist.

Merksatz: Textform: einfache Signatur reicht. Schriftform: nur qualifizierte Signatur. Beurkundung: kein Ersatz.

Wo die einfache Signatur im Immobilienvertrieb reicht

Der größte Teil der Dokumente im Vertriebsprozess ist formfrei oder verlangt höchstens Textform. Dort genügt die einfache Signatur, und was zählt, ist die Nachweisbarkeit.

• Maklervertrag über Wohnung oder Einfamilienhaus: Textform nach § 656a BGB. Die Bestätigung per E-Mail oder die Signatur im Web-Formular genügt.
• Widerrufsbelehrung und Zustimmung zum sofortigen Beginn: Textform beziehungsweise dauerhafter Datenträger. Ein Klick mit Bestätigungs-E-Mail erfüllt das.
• Reservierungsvereinbarung: Grundsätzlich formfrei. Zu beachten ist die Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs aus dem Jahr 2023, nach der eine Reservierungsgebühr in einem vom Makler vorformulierten Vertrag unangemessen benachteiligen kann, wenn der Kunde bei Nichtkauf nichts zurückbekommt. Eine Reservierung, die den Käufer wirtschaftlich zum Kauf zwingt, kann zudem beurkundungspflichtig sein. Die Form ist hier das kleinere Problem, der Inhalt das größere.
• Selbstauskunft und Einwilligungen zur Bonitätsprüfung: formfrei; die Signatur belegt, dass die Angaben vom Kunden stammen.
• Datenschutzeinwilligungen: Die DSGVO verlangt keine bestimmte Form, aber Nachweisbarkeit (Art. 7 Abs. 1). Eine dokumentierte Zustimmung mit Zeitstempel genügt.
• Auftrag an den Finanzierungsvermittler, Beratungsprotokolle, Übergabeprotokolle: formfrei oder Textform.

Wo sie nicht reicht

• Kaufvertrag und Auflassung: notarielle Beurkundung nach § 311b BGB und § 925 BGB, ohne Ausnahme.
• Grundbucherklärungen, Vollmachten für den Notartermin, Löschungsbewilligungen: öffentliche Beglaubigung nach § 29 GBO.
• Wohnraummietvertrag über mehr als ein Jahr: Schriftform nach § 550 BGB; ohne Schriftform gilt er als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Für Mietverträge über Geschäftsräume gilt seit Anfang 2025 die Textform.
• Verbraucherdarlehensvertrag: Schriftform nach § 492 BGB; Banken nutzen dafür die qualifizierte Signatur oder Papier.
• Bürgschaft eines Verbrauchers: Schriftform nach § 766 BGB, elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen.

Beweiswert und Prüfspur

Für die qualifizierte Signatur gilt nach § 371a ZPO ein Anscheinsbeweis der Echtheit: Das Gericht geht von der Echtheit aus, solange keine ernsthaften Zweifel begründet werden. Für einfache und fortgeschrittene Signaturen gilt die freie Beweiswürdigung nach § 286 ZPO. Das Gericht entscheidet nach den Umständen, ob es glaubt, dass diese Person zu diesem Zeitpunkt dieses Dokument unterschrieben hat.

Diese Umstände sind die Prüfspur. Sie ist bei der einfachen Signatur das, was ihren Wert ausmacht. Eine gute Prüfspur enthält:

• Zeitstempel von Versand, Öffnen und Signieren
• E-Mail-Adresse oder Mobilnummer, an die das Dokument gesendet wurde, und Nachweis der Zustellung
• IP-Adresse und Gerät beim Signieren
• Hash des signierten Dokuments, sodass spätere Änderungen erkennbar sind
• Kopie des Dokuments in dem Zustand, in dem es signiert wurde, mit Prüfspur als Anlage
• Zusätzlich möglich: Bestätigungscode per SMS vor dem Signieren, der die Zuordnung zur Person verstärkt

Mit dieser Prüfspur ist die einfache Signatur im Streitfall in der Regel gut belegbar. Ohne sie ist sie ein Bild in einem PDF.

Worauf es bei einem Signaturdienst ankommt

• Die Prüfspur ist als Dokument exportierbar und bleibt mit dem signierten PDF verbunden, auch wenn der Dienst gewechselt wird.
• Der Anbieter stellt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und nennt den Speicherort der Dokumente.
• Die Signaturstufe ist je Dokument wählbar, damit ein Mietvertrag qualifiziert und eine Reservierung einfach signiert werden kann.
• Der Kunde muss kein Konto anlegen; ein Link mit Bestätigungscode reicht und nimmt dem Kunden eine Hürde.
• Das signierte Dokument landet automatisch in der Kunden-Akte, nicht im Postfach des Beraters.
• Erinnerungen bei nicht signierten Dokumenten laufen automatisch, mit einer Frist, nach der der Vorgang als offen markiert wird.

Ausblick: eIDAS 2.0 und die europäische Brieftasche

Mit der Verordnung (EU) 2024/1183 wurde eIDAS überarbeitet. Kern ist die europäische Brieftasche für die digitale Identität (EUDI-Wallet), mit der Bürger sich ausweisen und qualifiziert signieren können sollen, ohne für jeden Vorgang ein neues Ident-Verfahren zu durchlaufen. Für den Immobilienvertrieb wird das die qualifizierte Signatur einfacher zugänglich machen; an den Formvorschriften des BGB ändert es nichts. Der Notar bleibt für den Kaufvertrag zuständig.

In Inscalia wird die Reservierungsvereinbarung online unterschrieben, mit Prüfspur und im White-Label des Vertriebs; die digitale Selbstauskunft füllt der Kunde online aus und lädt Nachweise hoch. Beides sind Dokumente, für die die einfache Signatur die passende Stufe ist.

Bevor du ein Dokument in die E-Signatur gibst, stelle eine Frage: Welche Form schreibt das Gesetz vor? Keine oder Textform: einfache Signatur. Schriftform: qualifizierte Signatur oder Papier. Beurkundung: Notar.

Hinweis: Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich.

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