Ratgeber · Von Inscalia Redaktion · 2026-09-20 · 6 Min. Lesezeit

Hausgeld, Instandhaltungsrücklage und WEG-Verwaltung: Die laufenden Kosten einer Eigentumswohnung

Das Hausgeld ist die Zahl, die über den Cashflow einer Eigentumswohnung entscheidet. Was darin steckt, was davon auf den Mieter umlegbar ist, wie die Erhaltungsrücklage funktioniert und was du vor dem Kauf prüfen solltest.

Zwischen Kaltmiete und dem Geld, das beim Eigentümer ankommt, liegt das Hausgeld. Es ist die laufende Zahlung an die Eigentümergemeinschaft, und ein Teil davon bleibt beim Eigentümer hängen, egal wie gut vermietet ist. Wer das Hausgeld nicht in umlagefähig und nicht umlagefähig zerlegen kann, rechnet die Nettomietrendite falsch, und zwar immer zu hoch.

Dieser Artikel erklärt, wie das Hausgeld zustande kommt, welche Bestandteile der Mieter trägt, wie die Erhaltungsrücklage funktioniert, was die Verwaltung darf und welche Unterlagen du vor dem Kauf prüfen solltest.

Wie das Hausgeld entsteht

Der Verwalter stellt jedes Jahr einen Wirtschaftsplan auf, die Eigentümer beschließen darüber die Vorschüsse (§ 28 Abs. 1 WEG). Diese monatlichen Vorschüsse sind das Hausgeld. Nach Ablauf des Jahres erstellt der Verwalter die Jahresabrechnung; die Eigentümer beschließen über Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Das Hausgeld ist also eine Vorauszahlung, die am Jahresende abgerechnet wird, für jeden Eigentümer nach seinem Verteilungsschlüssel, in der Regel dem Miteigentumsanteil (§ 16 Abs. 2 WEG).

Inhaltlich besteht das Hausgeld aus vier Blöcken: Betriebskosten des Gebäudes (Wasser, Müll, Hausstrom, Hausmeister, Versicherung, Heizung bei Zentralheizung), Verwaltungskosten, laufende Instandhaltung und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage.

Umlagefähig oder nicht: die Trennlinie

Ob ein Kostenblock auf den Mieter umgelegt werden darf, regelt nicht das WEG, sondern das Mietrecht. Nach § 556 BGB kann der Vermieter Betriebskosten auf den Mieter umlegen, und was Betriebskosten sind, definiert die Betriebskostenverordnung (BetrKV). § 2 BetrKV zählt die umlagefähigen Kostenarten abschließend auf, von der Grundsteuer über Wasser, Heizung, Aufzug, Müll, Hausreinigung und Gartenpflege bis zu Versicherungen und Hausmeister. § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt zwei Blöcke ausdrücklich aus: Verwaltungskosten und Instandhaltungskosten. Damit gilt:

• Umlagefähig, wenn im Mietvertrag vereinbart: Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Müllabfuhr, Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinfeger, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Grundsteuer.
• Nicht umlagefähig: Verwaltervergütung, Kontoführung, Kosten des Beirats, laufende Instandhaltung und Reparaturen, Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Rechts- und Gerichtskosten der Gemeinschaft.

Der nicht umlagefähige Anteil liegt je nach Objekt typischerweise zwischen einem Viertel und der Hälfte des Hausgelds; bei Anlagen mit hoher Rücklagenzuführung oder aufwendiger Technik auch darüber. Diesen Betrag trägt der Eigentümer aus der Kaltmiete. Er gehört in jede Rendite-Rechnung, und zwar aus dem konkreten Wirtschaftsplan, nicht als Pauschale.

Zwei Abrechnungen, zwei Logiken: Die Jahresabrechnung der WEG und die Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter sind zwei verschiedene Dokumente. Die WEG rechnet nach Miteigentumsanteilen und Wirtschaftsjahr ab; der Vermieter muss gegenüber dem Mieter nach dem im Mietvertrag vereinbarten Schlüssel abrechnen, und zwar innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB). Kommt die WEG-Abrechnung spät, wird die Frist gegenüber dem Mieter trotzdem eng.

Die Erhaltungsrücklage

Die Ansammlung einer angemessenen Erhaltungsrücklage gehört nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG zur ordnungsmäßigen Verwaltung; das Gesetz nennt sie seit der Reform 2020 Erhaltungsrücklage, in der Praxis heißt sie weiter Instandhaltungsrücklage. Über die Höhe beschließen die Eigentümer. Als Orientierung wird häufig auf § 28 Abs. 2 der Zweiten Berechnungsverordnung verwiesen, die für den sozialen Wohnungsbau Instandhaltungspauschalen je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr nennt, gestaffelt nach Baualter. Eine zweite verbreitete Faustformel aus der Praxis, die sogenannte Petersche Formel, leitet den jährlichen Bedarf aus den Herstellungskosten und einer angenommenen Lebensdauer des Gebäudes ab. Beides sind Näherungen; verbindlich ist nur der Beschluss der Gemeinschaft.

Drei Punkte zur Rücklage solltest du dem Kunden erklären. Erstens: Die Rücklage gehört der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer als Rechtsträger (§ 9a WEG), nicht dem einzelnen Eigentümer. Wer verkauft, bekommt seinen Anteil nicht ausgezahlt; er ist im Kaufpreis eingepreist. Zweitens: Für die Grunderwerbsteuer mindert der übergehende Rücklagenanteil die Bemessungsgrundlage nicht (BFH, Urteil vom 16.09.2020, II R 49/17). Drittens: Steuerlich sind die Zuführungen zur Rücklage beim Vermieter nicht sofort Werbungskosten; sie werden nach ständiger Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs erst abziehbar, wenn die Gemeinschaft das Geld tatsächlich für Erhaltungsmaßnahmen ausgibt.

Sonderumlagen

Reicht die Rücklage für eine Maßnahme nicht, beschließen die Eigentümer eine Sonderumlage als Ergänzung des Wirtschaftsplans. Zahlen muss, wer im Zeitpunkt der Fälligkeit Eigentümer ist. Beim Kauf ist deshalb entscheidend, ob eine Sonderumlage bereits beschlossen ist und wann sie fällig wird; der Kaufvertrag sollte regeln, wer sie trägt. Eine Sonderumlage, die nach dem Besitzübergang beschlossen wird, trifft immer den Käufer, auch wenn der Sanierungsbedarf lange vorher entstanden ist.

Was die Verwaltung darf und was sie kostet

Der Verwalter wird von den Eigentümern bestellt, nach § 26 Abs. 2 WEG für höchstens fünf Jahre, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums für höchstens drei Jahre. Seit Dezember 2023 kann jeder Eigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG bestellt wird, mit Ausnahmen für kleine Gemeinschaften. Der Verwalter vertritt die Gemeinschaft nach außen (§ 9b WEG), führt die Versammlung durch, die mindestens einmal im Jahr stattfinden muss (§ 24 Abs. 1 WEG), setzt Beschlüsse um und führt die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 7 WEG). Seine Vergütung ist Teil des Hausgelds und nicht umlagefähig. Enthält die Gemeinschaftsordnung eine Veräußerungsbeschränkung nach § 12 WEG, braucht dein Kunde außerdem seine Zustimmung zum Kauf, für die meist eine Gebühr anfällt.

Hausgeld beim Eigentümerwechsel

Mit dem Besitzübergang, den der Kaufvertrag festlegt, geht die Pflicht zur Zahlung des Hausgelds auf den Käufer über. Rückstände des Verkäufers aus der Zeit davor bleiben dessen Schuld; die Gemeinschaft kann sie nicht vom Käufer verlangen, es sei denn, der Kaufvertrag regelt eine Übernahme. Anders bei der Jahresabrechnung: Die Nachzahlung, die sich aus der Abrechnung ergibt, wird erst mit dem Beschluss der Eigentümer fällig, und schuldet sie, wer zu diesem Zeitpunkt im Grundbuch steht. Wer im Sommer kauft, kann also im folgenden Frühjahr die Nachzahlung für ein Jahr tragen, in dem er nur wenige Monate Eigentümer war. Der Kaufvertrag sollte für diesen Fall eine interne Ausgleichsregelung enthalten.

Wie hoch ist ein plausibles Hausgeld?

Eine feste Größe gibt es nicht; Alter, Ausstattung und Rücklagenzuführung bestimmen die Höhe. Für die Plausibilitätsprüfung hilft der Vergleich je Quadratmeter Wohnfläche: Rechne das Hausgeld auf den Quadratmeter um und stell es dem Baujahr und der Ausstattung gegenüber. Ein auffällig niedriges Hausgeld bei einem älteren Gebäude ist häufiger ein Hinweis auf eine zu geringe Rücklage als auf sparsame Bewirtschaftung. Ein hohes Hausgeld bei einem Neubau mit Aufzug, Tiefgarage und Hausmeister ist dagegen oft normal und zu großen Teilen umlagefähig.

Was du vor dem Kauf prüfen solltest

• Aktueller Wirtschaftsplan mit Aufteilung des Hausgelds in umlagefähig und nicht umlagefähig.
• Jahresabrechnungen der letzten drei Jahre: Gab es Nachzahlungen, und warum?
• Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre und die Beschluss-Sammlung.
• Stand der Erhaltungsrücklage insgesamt und anteilig je Einheit, im Verhältnis zu Alter und Zustand des Gebäudes.
• Beschlossene oder diskutierte Sonderumlagen; laufende oder geplante Sanierungen an Dach, Fassade, Aufzug, Heizung.
• Hausgeldrückstände anderer Eigentümer: Fällt ein Eigentümer aus, trägt die Gemeinschaft den Ausfall.
• Laufende Rechtsstreitigkeiten der Gemeinschaft.
• Verwaltervertrag mit Laufzeit, Vergütung und Sondervergütungen.
• Heizungsanlage: Alter, Energieträger und Stand der Pflichten nach dem Gebäudeenergiegesetz.

Für die Rendite-Rechnung

Ein Beispiel: Das Hausgeld einer Wohnung beträgt 280 Euro im Monat. Laut Wirtschaftsplan entfallen davon 170 Euro auf umlagefähige Betriebskosten, 25 Euro auf die Verwaltung, 20 Euro auf laufende Instandhaltung und 65 Euro auf die Rücklage. Die 170 Euro bekommt der Eigentümer über die Betriebskostenvorauszahlung des Mieters zurück. Die restlichen 110 Euro, also 1.320 Euro im Jahr, sind seine Kosten. Bei einer Kaltmiete von 850 Euro im Monat bleiben ihm damit 8.880 Euro im Jahr vor Zins, Tilgung und Steuer, nicht 10.200 Euro.

Im Inscalia-Renditerechner werden die nicht umlagefähigen Kosten je Einheit erfasst und laufen über die gesamte Haltedauer mit; die KI-Extraktion liest ETV-Protokolle aus, damit Rücklagenstand und beschlossene Maßnahmen in der Objekt-Akte stehen.

Faustregel für das Gespräch: Nenne dem Kunden nie das Hausgeld als Ganzes, sondern immer die Zahl, die bei ihm hängen bleibt. Das ist die Zahl, die er später auf dem Kontoauszug sieht.

Hinweis: Keine Rechts- oder Steuerberatung. Stand September 2026; Änderungen möglich.

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