Ratgeber · Von Inscalia Redaktion · 2026-09-20 · 6 Min. Lesezeit

Nachfassen mit System: Wiedervorlagen, die kein Lead vergessen lassen

Die meisten Abschlüsse im Kapitalanlagevertrieb entstehen nicht im ersten Gespräch, sondern im vierten oder fünften Kontakt. Wie du Wiedervorlagen so anlegst, dass sie zuverlässig auslösen, und wie eine Nachfass-Sequenz aussieht, die nicht nervt.

Fast jeder Vertrieb hat Wiedervorlagen. Fast keiner hat ein System. Der Unterschied zeigt sich am Montagmorgen: Entweder steht eine Liste mit zwölf Namen, Anlass und Telefonnummer bereit, oder jemand scrollt durch das CRM und sucht, wen er noch anrufen wollte. Der zweite Vertrieb verliert Leads nicht an Wettbewerber, sondern an das eigene Vergessen.

Dieser Artikel beschreibt, wie eine Wiedervorlage angelegt sein muss, damit sie funktioniert, welche Kadenz sich für Kapitalanlage-Leads bewährt hat, und wie Nachfass-Sequenzen aussehen, die den Lead nicht verbrennen.

Warum Leads verloren gehen

Ein Kapitalanleger entscheidet selten im ersten Gespräch. Zwischen Erstkontakt und Reservierung liegen im Regelfall mehrere Wochen, in denen er mit Partnerin, Steuerberater oder Bank spricht, Vergleichsangebote einholt und Zeit braucht. In dieser Phase ist der Lead nicht kalt, sondern unentschieden. Wer in dieser Phase nicht nachfasst, überlässt die Entscheidung dem Zufall oder dem Anbieter, der es tut.

Die typischen Ausfälle sind keine Ausnahmen, sondern strukturell: Der Berater notiert „meldet sich" ohne Datum. Die Wiedervorlage steht im Kalender, aber nicht am Kontakt. Der Lead wurde übergeben, und niemand weiß, wer zuständig ist. Oder das Datum ist da, aber der Anlass fehlt, und der Anruf beginnt mit „Ich wollte mal hören".

Die vier Regeln einer Wiedervorlage

1. Jede Wiedervorlage hat ein Datum. Nicht „nächste Woche", sondern ein Tag. Wenn der Lead selbst einen Zeitpunkt nennt, nimm den; sonst schlage einen vor und lass ihn bestätigen.
2. Jede Wiedervorlage hat einen Anlass. Der Anlass ist der erste Satz des nächsten Gesprächs: „Du wolltest bis Freitag mit deiner Steuerberaterin sprechen." Ohne Anlass ist der Anruf eine Störung.
3. Jede Wiedervorlage hat einen Verantwortlichen. Bei Teamarbeit gehört der Name dazu, sonst fühlen sich zwei zuständig und keiner ruft an.
4. Jede Wiedervorlage hat ein Ergebnis. Nach dem Anruf wird sie erledigt, verschoben oder in einen Termin umgewandelt. Eine Wiedervorlage, die ohne Ergebnis liegen bleibt, ist ein verlorener Lead mit Datum.

Grundsatz: Eine Wiedervorlage gehört an den Kontakt, nicht in den Kalender. Der Kalender kennt den Kontext nicht, und der Kontext ist der Anlass.

Eine Kadenz für Kapitalanlage-Leads

Wie oft nachfassen ist keine Frage des Gefühls, sondern der Phase. Die folgende Kadenz hat sich in der Praxis bewährt und ist ein Ausgangspunkt, kein Gesetz.

• Neuer Inbound-Lead: Erstkontakt am selben Tag, spätestens am nächsten Werktag. Bei Nichterreichen zweiter Versuch am selben Tag zu anderer Uhrzeit, dritter am Folgetag, dann eine kurze Nachricht mit Rückrufbitte.
• Nach dem Erstgespräch ohne Termin: Wiedervorlage auf das vom Lead genannte Datum, sonst sieben Tage.
• Nach dem Beratungstermin: Zusammenfassung mit Rechenbeispiel am selben Tag, Wiedervorlage nach drei Werktagen mit der Frage nach offenen Punkten.
• Nach Exposé-Versand für ein konkretes Objekt: zwei Werktage, dann sieben Tage. Bei Kapitalanlage konkurriert das Objekt mit anderen Käufern, das darf der Lead wissen.
• Unentschieden mit genanntem Grund (Bank, Steuerberater, Partner): Wiedervorlage genau auf den Tag nach dem genannten Termin.
• Zurückgestellt (kein Eigenkapital, falscher Zeitpunkt): Wiedervorlage in drei, sechs oder zwölf Monaten, je nach Grund, mit Notiz, was sich bis dahin ändern soll.
• Nach Abschluss: Wiedervorlage nach der Übergabe und nach zwölf Monaten. Zufriedene Käufer sind die günstigste Quelle für Empfehlungen und Zweitkäufe.

Sequenzen: mehrere Kanäle, eine Botschaft

Eine Nachfass-Sequenz ist eine vorher festgelegte Folge von Kontaktversuchen über verschiedene Kanäle. Sie ersetzt nicht den Anruf, sondern sorgt dafür, dass der Lead zwischen zwei Anrufen etwas Nützliches bekommt. Drei Grundsätze:

• Jeder Kontakt liefert etwas: das Rechenbeispiel, die Antwort auf eine Frage aus dem Gespräch, ein Dokument, das er angefordert hatte. Ein Kontakt, der nur nachfragt, ob er sich entschieden hat, hat keinen Wert für ihn.
• Kanäle wechseln: Anruf, dann E-Mail, dann WhatsApp, dann Anruf. Wer dreimal hintereinander anruft, wirkt drängend; wer dreimal hintereinander schreibt, wird überlesen.
• Die Sequenz endet: Nach vier bis sechs Kontakten ohne Reaktion kommt eine letzte, ausdrückliche Nachricht mit der Frage, ob du den Kontakt schließen sollst. Ein Teil antwortet genau darauf.

Beachte dabei die Regeln für Werbenachrichten. WhatsApp-Nachrichten und E-Mails zu Werbezwecken sind nach § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG ohne Einwilligung unzulässig; ein Lead, der über ein Formular um Kontakt gebeten hat, hat diese in der Regel für den Zweck der Anfrage erteilt, nicht für einen monatlichen Newsletter. Halte die Sequenz auf den konkreten Vorgang bezogen.

Sequenzen nach Lead-Typ

Der Unentschiedene

Er hat einen Beratungstermin gehabt und ein Rechenbeispiel bekommen. Sequenz: Tag 0 Zusammenfassung per E-Mail, Tag 3 Anruf zu offenen Fragen, Tag 7 WhatsApp mit einer konkreten Ergänzung (etwa die Wirkung einer anderen Tilgung), Tag 14 Anruf mit der Frage nach dem Stand beim Finanzierer, Tag 28 letzte Nachricht.

Der Zurückgestellte

Er hat einen sachlichen Grund, jetzt nicht zu kaufen. Sequenz: eine Wiedervorlage auf den genannten Zeitpunkt, dazwischen höchstens ein Kontakt mit einem Inhalt, der zu seinem Grund passt. Wer im Frühjahr wieder anrufen soll, will im Winter keine drei Objektvorschläge.

Der Nichterreichte

Er hat angefragt, geht aber nicht ans Telefon. Sequenz: drei Anrufversuche zu unterschiedlichen Tageszeiten innerhalb von zwei Tagen, dann eine Nachricht mit zwei Terminvorschlägen oder einem Link zur Terminbuchung, dann nach fünf Tagen ein letzter Anruf. Danach Status „nicht erreicht" mit Wiedervorlage in sechs Wochen.

Ein Sonderfall sind Termine, die der Lead selbst bucht. Wer eine Buchungsseite anbietet, verschiebt einen Teil des Nachfassens auf den Lead: Statt dreimal anzurufen, schickst du nach dem zweiten erfolglosen Versuch den Link, und der Lead wählt selbst einen Zeitpunkt. Der gebuchte Termin ersetzt die Wiedervorlage, und die Erinnerung vor dem Termin senkt die Zahl der Nichterscheiner. Was nicht gebucht wird, fällt nach Ablauf der Frist zurück in die Sequenz.

Übergaben, Urlaub, Ausscheiden

Ein Wiedervorlagen-System bricht an drei Stellen: wenn ein Berater in Urlaub geht, wenn ein Lead zwischen Caller und Berater übergeben wird und wenn jemand das Unternehmen verlässt. Für alle drei gilt dieselbe Regel: Wiedervorlagen gehören an den Kontakt und haben einen Verantwortlichen, also lassen sie sich als Liste an eine andere Person übergeben, ohne dass Wissen verloren geht, sofern der Anlass eingetragen ist.

• Urlaub: Vor der Abwesenheit alle Wiedervorlagen im Zeitraum an die Vertretung umhängen, mit Anlass. Die Vertretung ruft nicht „für den Kollegen" an, sondern zum Anlass.
• Übergabe vom Caller an den Berater: Der Caller legt den Termin oder die Wiedervorlage an, der Berater ist Verantwortlicher. Beide sehen denselben Eintrag, keiner pflegt eine zweite Liste.
• Ausscheiden: Alle offenen Wiedervorlagen des Ausscheidenden werden am letzten Tag verteilt, nicht später. Ein verwaister Lead mit Datum in der Vergangenheit ist für die Auswertung unsichtbar.

Kennzahlen, an denen du das System misst

• Überfällige Wiedervorlagen: Anzahl der Wiedervorlagen, deren Datum verstrichen ist, ohne Ergebnis. Ziel ist null am Ende jeder Woche.
• Kontakte bis Termin: Wie viele Kontakte braucht es im Durchschnitt, bis ein qualifizierter Lead einen Beratungstermin hat? Steigt die Zahl, stimmt der Inhalt der Sequenz nicht.
• Anteil Leads ohne nächsten Schritt: Kontakte mit Status „offen", aber ohne Wiedervorlage oder Termin. Das ist die Menge, die gerade verloren geht.
• Reaktivierungsquote: Wie viele zurückgestellte Leads werden nach der Wiedervorlage zu Terminen? Sie zeigt, ob sich das Zurückstellen lohnt oder ob die Kriterien zu weich sind.

In Inscalia gibt es Wiedervorlagen für Kunden und Kontakte mit täglicher Erinnerung, gespeicherte Ansichten wie „Wiedervorlage heute" oder „kalt geworden" und Nachfass-Sequenzen über Anruf, E-Mail und WhatsApp. Workflows lösen bei neuen Inbound-Leads automatisch die erste Nachricht und die Zuweisung aus, bei manuell angelegten oder importierten Kontakten dagegen nicht, damit keine Nachricht ohne Einwilligung rausgeht.

Lege den Freitagnachmittag als feste Stunde für die Wiedervorlagen der nächsten Woche fest: jede prüfen, Anlass ergänzen, Datum bestätigen. Eine Stunde pro Woche verhindert die meisten Verluste.

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