Vom Lead zum Notar: der Ablauf in Inscalia

Diese Seite zeigt die Strecke, die ein Lead in Inscalia zurücklegt, in sieben Stationen: Lead kommt rein, erreichen und qualifizieren, beraten und rechnen, Selbstauskunft und Unterlagen, reservieren, finanzieren, beurkunden und abrechnen. Vier Rollen arbeiten dabei am selben Datensatz — Akquise, Berater, Kunde und Finanzierer. Jede Station hinterlässt, was die nächste braucht, und die Akte sagt jederzeit, wer am Zug ist. Nichts davon erfordert einen Wechsel in ein anderes Werkzeug.

Kurz beantwortet

Was zeigt der Ablauf?

Die sieben Stationen vom Lead bis zur Beurkundung, mit der jeweils zuständigen Rolle und dem Ergebnis, das an die nächste Station übergeben wird.

Wer arbeitet an welcher Station?

Akquise und Caller an Lead und Qualifizierung, Berater an Beratung und Reservierung, der Kunde an Selbstauskunft und Unterlagen, der Finanzierer an der Finanzierungsakte, Notar und Vertrieb am Abschluss.

Was passiert am Ende?

Nach der Beurkundung berechnet Inscalia die Provision über die Struktur und rechnet ab. Das Objekt steht auf „Beurkundet", der Kunde auf „Abgeschlossen".

Muss ich alle Stationen nutzen?

Nein. Wer ohne Finanzierer arbeitet oder Termine anders bucht, lässt die Station aus; der Kaufprozess läuft trotzdem in seinen sechs Stufen weiter.

Station 1 bis 2: Lead und Qualifizierung

Leads kommen aus Meta Lead Ads, Formularen, Import oder Anruf. Dubletten werden erkannt; Inbound-Leads lösen WhatsApp und Aufgaben aus, Handanlage und Import nie. Im Power Dialer telefoniert der Caller mit Skript und Notiz, das Gespräch wird aufgezeichnet und transkribiert, der Lead-Status wird aus dem Gespräch gesetzt, ein Termin direkt gebucht. Aus dem Lead wird ein Kunde mit Wiedervorlage.

Station 3 bis 4: Beratung, Rechnung, Selbstauskunft

Im Beratungsmodus zeigt der Berater Exposé und Live-Rechner — AfA, Steuer, Cashflow über 30 Jahre mit den Zahlen des Kunden, je Einheit gespeichert. Der Kunde findet beides in seinem Portal, füllt die digitale Selbstauskunft aus und lädt Nachweise hoch. Die Akte zeigt „Liegt beim Kunden", bis alles da ist; danach ist die Finanzierungsakte vollständig.

Station 5 bis 6: Reservierung und Finanzierung

Die Reservierungsvereinbarung wird im White-Label elektronisch unterschrieben, mit Prüfspur. Die Einheit steht auf „Reserviert", die Aufgabe „Notartermin" wird angelegt. Der Finanzierer bekommt die Akte in seinem eigenen Portal, stellt Rückfragen und gibt ein Angebot ab; die Kunden-Akte zeigt „Liegt beim Finanzierer", bis die Zusage in der Akte liegt.

Station 7: Beurkunden und abrechnen

Der Notartermin steht im Kalender mit Erinnerung. Nach der Beurkundung berechnet Inscalia die Provision über die hinterlegte Struktur — je Einheit, mit Override-Anteilen — und rechnet ab. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum.

Häufige Fragen

Lösen importierte Leads auch Automationen aus?

Nein. WhatsApp, Aufgaben und Zuweisungen laufen nur bei Leads, die selbst Kontakt aufgenommen haben. Import und Handanlage lösen bewusst nichts aus.

Kann der Kunde seinen Stand selbst sehen?

Ja. Im Käuferportal sieht er Exposé, Rechnung, Selbstauskunft, Unterlagen und die Stufe seines Kaufs; fehlende Nachweise lädt er selbst hoch.

Wie kommt der Finanzierer an die Akte?

Über einen eigenen Zugang mit eigenem Portal. Fünf Finanzierer-Zugänge sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat; sie belegen keinen normalen Sitzplatz.

Was, wenn eine Reservierung platzt?

Die Einheit geht zurück auf „verfügbar"; der bisherige Vorgang bleibt mit seinen Dokumenten nachvollziehbar erhalten.

Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket 124 €/Monat (Starter) bzw. 248 €/Monat (Pro). 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung vereinbart und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 20.09.2026. — Quelle: inscalia.de/pricing

Stand dieser Textfassung: 20.09.2026