Software für Immobilienvertriebe: Team, Pipeline und Provisionen
Inscalia bündelt Kunden, Berater, Objekte und Provisionen eines Vertriebsunternehmens in einer Plattform. Statt jeder Berater mit eigener Tabelle arbeitet das Team in einer gemeinsamen Pipeline, deren Zahlen in Echtzeit im Dashboard landen. Rollen und Rechte bestimmen, wer welche Kunden und Objekte sieht.
Kurz beantwortet
Was ist eine Software für Immobilienvertriebe?
Ein CRM, das nicht nur Kontakte führt, sondern den kompletten Vertriebsweg abbildet: Lead, Beratungstermin, Objektzuordnung, Reservierung, Finanzierung, Notartermin, Provision. Inscalia hängt dabei jeden Schritt an eine konkrete Einheit, nicht nur an einen Kontakt.
Für wen ist sie gedacht?
Für Vertriebe mit mehreren Beratern und angeschlossenen Vertriebspartnern, die Objekte Dritter vermarkten. Entscheidend ist weniger die Firmengröße als die Frage, ob mehr als eine Person am selben Kunden arbeitet.
Was kostet sie?
Starter 149 €/Monat mit 3 Nutzern, Pro 299 €/Monat mit 10 Nutzern, Enterprise nach Absprache. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Viewer-Zugang zählt als halber Sitzplatz. Alle Beträge netto zzgl. USt.
Wie unterscheidet sie sich von einem allgemeinen CRM?
Ein allgemeines CRM kennt Leads und Abschlüsse. Ein Vertriebs-CRM für Immobilien kennt Einheiten, Reservierungen, Finanzierer, Notartermine und mehrstufige Provisionen — und rechnet mit Kaufpreis, AfA und Grunderwerbsteuer statt mit abstrakten Deal-Werten.
Kunden zentral, Berater getrennt
Jeder Kunde liegt einmal in der Datenbank — mit Kontaktdaten, Selbstauskunft, zugewiesenen Objekten und der kompletten Kommunikationshistorie. Welcher Berater welchen Kunden sieht, steuern Rollen und Rechte: Admin, Advisor, Viewer, Vertriebspartner, Finanzierer, Kunde. Ein Berater sieht seine eigenen Kunden, die Leitung sieht alle. Diese Trennung ist kein Komfortthema, sondern die Voraussetzung dafür, dass ein ausscheidender Mitarbeiter seine Kundenliste nicht mitnimmt und dass DSGVO-Auskünfte beantwortbar bleiben. Viewer-Zugänge für Personen, die nur lesen sollen, zählen als halber Sitzplatz und kosten entsprechend weniger als ein voller Arbeitsplatz.
Eine Pipeline für alle
Die Vertriebspipeline ist ein Kanban-Board, dessen Stufen du an euren tatsächlichen Ablauf anpasst. Jede Karte ist eine Einheit mit Käufer, Kaufpreis und Berater. Statusänderungen sind sichtbar, statt in einem Postfach zu versanden. Der Kaufprozess dahinter läuft in sechs festen Stufen — Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen — jeweils mit eigenen Feldern und Aufgaben. Für die Leitung entsteht daraus die Antwort auf die Frage, die sonst jede Woche neu gestellt wird: Welche Vorgänge hängen, seit wann, und bei wem.
Beratung mit Zahlen statt mit Gefühl
Der Renditerechner gehört zum Beratungsgespräch, nicht zur Nachbereitung. Kaufpreis, Eigenkapital, Zinssatz, Tilgung und Wertsteigerung sind einstellbar; das Ergebnis zeigt Cashflow, Rendite, AfA-Wirkung und die Vermögensentwicklung über 30 Jahre als Diagramm. Jede Berechnung lässt sich pro Kunde speichern und im nächsten Termin wieder aufrufen — inklusive der Annahmen, die damals galten. Das ist im Zweifelsfall auch eine Dokumentation dessen, was dem Kunden gezeigt wurde. Die Kaufnebenkosten setzen sich dabei aus der Grunderwerbsteuer des jeweiligen Bundeslands und 2,0 % für Notar und Grundbuch zusammen.
Exposés und Unterlagen ohne Medienbruch
Aus den Daten einer Einheit erzeugt Inscalia ein Exposé in deinem Branding — als PDF oder als teilbaren Link, der sich mit einem Passwort schützen lässt. Ändert sich der Kaufpreis, ändert sich der Link mit, ohne dass jemand ein neues PDF versendet. Alle Unterlagen liegen im Datenraum der Einheit mit rollenbasiertem Zugriff statt in E-Mail-Anhängen. Für die Leitung heißt das: Es gibt genau eine gültige Version eines Dokuments, und man sieht, wer sie sehen darf.
Provisionen und Partnerstruktur
Vertriebspartner erhalten eine eigene Organisation unterhalb deiner Struktur. Sie belegen dadurch keinen deiner Sitzplätze und rechnen ihr eigenes Abo ab. Provisionen hängen an der Einheit, nicht am Projekt, und bleiben mit Käufer und Verkaufspreis verknüpft — die Herkunft jedes Betrags ist nachvollziehbar. Mehrstufige Strukturen mit Override-Anteilen für übergeordnete Ebenen lassen sich abbilden. Partner sehen ihre offenen und ausgezahlten Positionen selbst; die Buchhaltung filtert und exportiert sie für die Auszahlung.
Kommunikation im selben System
Das geschäftliche Postfach verbindest du über Microsoft oder Google; eingehende Antworten werden per IMAP abgeholt und erscheinen am Kontakt, ausgehende Mails versendet Inscalia über dein Konto. Dazu kommen Telefonie, WhatsApp und automatische Terminerinnerungen ab dem Pro-Paket. Wichtig für die rechtliche Seite: Automatisierte Nachrichten und Workflows lösen nur bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben. Kontakte aus Handanlage oder Import starten bewusst keine automatischen Nachrichten.
Häufige Fragen
Wie verbinde ich unser Postfach?
Unter „Postfach" meldest du dich mit dem geschäftlichen Microsoft- oder Google-Konto an. Bleibt der Versand blockiert, ist bei Microsoft 365 häufig „Authentifiziertes SMTP" oder IMAP für dieses Postfach deaktiviert — das schaltet euer Microsoft-Administrator frei.
Wie viele Kontakte kann ich auf einmal importieren?
Bis zu 10.000 Kontakte je Import als CSV oder Excel, maximal 20 MB. Objekt- und Deal-Importe sind auf 500 Zeilen je Durchgang begrenzt.
Lösen importierte Leads automatische Nachrichten aus?
Nein. Automatisierungen greifen ausschließlich bei eingehenden Leads, die sich selbst gemeldet haben. Import und manuelle Anlage lösen keine WhatsApp-Nachricht und keinen Workflow aus.
Kosten Vertriebspartner einen Sitzplatz?
Nein. Ein Vertriebspartner bekommt eine eigene Organisation unter deiner Struktur mit eigenem Abo. Für dich als Einladenden entstehen dadurch keine Sitzplatzkosten.
Was zählt als halber Sitzplatz?
Die Rolle Viewer. Sie kostet die Hälfte eines vollen Sitzplatzes; je zwei Viewer werden als ein Sitzplatz gerechnet. Kunden, Investoren und Finanzierer belegen gar keinen Sitzplatz.
Können wir die Pipeline-Stufen umbenennen?
Ja. Die Stufen der Vertriebspipeline sind konfigurierbar. Die sechs Stufen des Kaufprozesses von der Reservierung bis zur Beurkundung sind dagegen fest, weil daran Felder und Berechnungen hängen.
Wie starten wir mit bestehenden Daten?
Über den Import: erst Kontakte, dann Objekte und Einheiten. Die Vorschau vor dem Schreiben zeigt erkannte Spalten und Problemzeilen, sodass sich Zuordnungsfehler vor dem Import korrigieren lassen.
Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. — Quelle: inscalia.de/pricing
Stand dieser Textfassung: 13.09.2026