Bauträger-Software: Einheiten, Reservierung und Provision in einem Ablauf

Inscalia ist eine Vertriebsplattform für Bauträger und Projektentwickler. Sie führt ein Neubauprojekt von der Einheitenliste über die Reservierung und die digitale Unterschrift bis zum Notartermin — in einem System statt in Tabelle, Postfach und Cloud-Ordner. Jede Einheit trägt ihren eigenen Status, ihren Käufer und ihre Provision.

Kurz beantwortet

Was ist eine Bauträger-Software?

Eine Software, die Projekte in Einheiten denkt statt in Objekten: Jede Wohnung hat einen eigenen Status (verfügbar, reserviert, verkauft), einen eigenen Käufer und einen eigenen Kaufprozess. Inscalia bildet diesen Ablauf als Pipeline ab und hängt Unterlagen, Reservierung und Provision direkt an die Einheit.

Für wen ist sie gedacht?

Für Bauträger und Projektentwickler, die mehrere Einheiten parallel vertreiben — selbst oder über Vertriebspartner. Wer ein einzelnes Haus verkauft, braucht sie nicht; wer 20 Einheiten und drei Partner koordiniert, verliert ohne sie den Überblick.

Was kostet sie?

Das Starter-Paket kostet 149 €/Monat (5 Projekte, unbegrenzte Einheiten pro Projekt, 3 Nutzer), das Pro-Paket 299 €/Monat (20 Projekte, 10 Nutzer, E-Signatur, Vertriebspartner). Jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, alle Beträge netto zzgl. USt.

Wie unterscheidet sie sich von einer Maklersoftware?

Eine Maklersoftware verwaltet Objekte und Interessenten. Eine Bauträger-Software verwaltet Einheiten innerhalb eines Projekts — mit Kaufpreisliste, Reservierungsstand und Provisionsverteilung pro Einheit. Das ist der Unterschied zwischen „ein Objekt, ein Käufer" und „ein Projekt, 40 parallele Kaufprozesse".

Projekt und Einheiten anlegen

Ein Projekt wird einmal angelegt: Adresse, Bundesland, Baujahr, Ausstattung. Darunter hängen die Einheiten — im Starter-Paket sind fünf Projekte mit unbegrenzt vielen Wohneinheiten je Projekt enthalten, im Pro-Paket zwanzig. Jede Einheit trägt Wohnfläche, Zimmerzahl, Etage, Kaufpreis und ihren eigenen Status. Das Bundesland ist kein Deko-Feld: Daraus zieht die Plattform den Grunderwerbsteuersatz für die Kaufnebenkosten, die später in Exposé, Renditerechnung und Notar-Vorbereitung auftauchen. Wer das Projekt einmal sauber anlegt, muss Kaufpreis und Fläche nie wieder abtippen — sie wandern automatisch in jedes Dokument, das aus der Einheit entsteht.

Kaufpreisliste und Unterlagen importieren

Die Kaufpreisliste kommt selten handgetippt, sondern als Excel-Tabelle vom Projektentwickler. Inscalia importiert CSV- und Excel-Dateien mit bis zu 500 Zeilen je Durchgang, dazu OpenImmo-XML mit bis zu 500 Objekten. Vor dem Schreiben zeigt der Import eine Vorschau mit erkannten Spalten und markierten Problemzeilen, damit keine halbe Liste in der Datenbank landet. Teilungserklärung, Baubeschreibung und Gutachten lädst du als PDF dazu: Die KI-Auslese zieht Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr und Mieten heraus und befüllt die Kennzahlen der Einheit. Jeder erkannte Wert bleibt bearbeitbar — die Auslese ersetzt die Prüfung nicht, sie spart das Tippen.

Einheit reservieren

Eine Reservierung ist im Neubau der Moment, in dem ein Interessent zum Käufer wird. In Inscalia setzt du sie direkt an der Einheit: Der Status springt auf „reserviert", der Käufer wird verknüpft, und der Kaufprozess startet mit der Stufe Reservierung. Ab da ist die Einheit für andere Berater sichtbar belegt — das verhindert den klassischen Fehler, dass zwei Vertriebspartner dieselbe Wohnung verkaufen. Kaufen mehrere Personen gemeinsam, wird der zweite Antragsteller mit erfasst, damit die Vereinbarung von Anfang an vollständig ist. Fällt die Reservierung, geht die Einheit mit einem Klick zurück auf „verfügbar".

Reservierungsvereinbarung digital unterschreiben

Aus der reservierten Einheit erzeugt Inscalia die Reservierungsvereinbarung mit deinem Logo und deinen Farben — Objekt-, Einheiten- und Käuferdaten stehen bereits im System. Der Käufer unterschreibt am Handy oder am Rechner; die Signatur wird mit Zeitpunkt dokumentiert und liegt beim Vorgang, nicht in einem Postfach. Ein separates Signatur-Abo ist dafür nicht nötig, die E-Signatur ist ab dem Pro-Paket enthalten. Für die beurkundungspflichtigen Schritte bleibt der Notartermin maßgeblich — die digitale Unterschrift deckt die Reservierungsvereinbarung ab, nicht den Kaufvertrag.

Von der Finanzierung bis zum Notartermin

Nach der Unterschrift läuft der Kaufprozess in sechs Stufen weiter: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen. Jede Stufe hat ihre eigenen Felder und Aufgaben. In der Notar-Vorbereitung hakt das Team eine feste Liste ab — Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet, Käufer informiert. Der Kaufpreis aus dem Notartermin fließt in die Grunderwerbsteuer-Berechnung des jeweiligen Bundeslands. Notartermine und Fristen erscheinen im Kalender neben gebuchten Terminen, sodass ein verpasster Beurkundungstermin nicht erst am Tag danach auffällt.

Provision pro Einheit

Weil jede Einheit ihren eigenen Käufer und Verkaufspreis trägt, hängt auch die Provision an der Einheit und nicht am Projekt. Vertriebspartner lädst du ab dem Pro-Paket in deine Struktur ein; sie arbeiten in einer eigenen Organisation unter deiner und belegen keinen deiner Sitzplätze. Jeder Partner sieht seine offenen und ausgezahlten Provisionen in seinem eigenen Zugang — das erspart die Rückfragen, die sonst am Monatsende auflaufen. Für die Buchhaltung lassen sich die Positionen filtern und exportieren, statt sie aus Tabellen und E-Mails zusammenzusuchen.

Häufige Fragen

Muss ich im Test schon eine Zahlungsmethode hinterlegen?

Ja. Die 14-tägige Testphase startet erst, wenn eine Karte oder PayPal hinterlegt ist; abgebucht wird erst nach Ablauf der Testphase. Kündigst du vorher, wird nichts berechnet — auch die Setup-Gebühr nicht.

Wie viele Einheiten kann ein Projekt haben?

Die Zahl der Wohneinheiten je Projekt ist in allen Paketen unbegrenzt. Begrenzt ist die Zahl der Projekte: 5 im Starter, 20 im Pro, unbegrenzt im Enterprise-Paket.

Wie groß darf meine Kaufpreisliste beim Import sein?

Bis zu 500 Zeilen je Import als CSV oder Excel (maximal 10 MB), bei OpenImmo-XML bis zu 500 Objekte (maximal 20 MB). Größere Listen teilst du auf mehrere Durchgänge auf.

Was passiert, wenn eine Reservierung platzt?

Du setzt die Einheit zurück auf „verfügbar". Der bisherige Vorgang bleibt mit seinen Dokumenten erhalten, sodass nachvollziehbar bleibt, wer wann reserviert hatte.

Ist die digitale Unterschrift für den Kaufvertrag ausreichend?

Nein. Der Immobilienkaufvertrag ist beurkundungspflichtig und bleibt beim Notar. Die E-Signatur in Inscalia deckt Reservierungsvereinbarung und vergleichbare Dokumente ab.

Können Vertriebspartner nur bestimmte Einheiten sehen?

Ja. Neben dem vollwertigen Vertriebspartner gibt es die Rolle Objekt-Betrachter: Sie sieht ausschließlich einzeln freigegebene Objekte und kann daraus Exposés versenden, arbeitet aber nicht in der Plattform.

Wie viele Finanzierer kann ich einbinden?

Fünf Finanzierer-Zugänge sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat. Finanzierer belegen keinen normalen Sitzplatz.

Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. — Quelle: inscalia.de/pricing

Stand dieser Textfassung: 13.09.2026