CRM für Maklervertriebe: Buchungen, Dokumente und Kundenportal

Inscalia ist ein CRM für Maklerbüros und Maklervertriebe, die ihre Abwicklung digitalisieren wollen. Interessenten buchen selbst einen Termin, Exposés entstehen aus den Objektdaten, Unterlagen liegen im Datenraum statt im Mailanhang, und der Kunde sieht seinen Stand in einem eigenen Portal.

Kurz beantwortet

Was ist ein CRM für Makler?

Eine Software, die Interessenten, Objekte, Termine und Unterlagen zusammenhält. Der Unterschied zu einer Kontaktliste liegt darin, dass jeder Interessent mit einem konkreten Objekt und einem Vorgangsstand verknüpft ist — vom Erstkontakt bis zum Notartermin.

Für wen ist es gedacht?

Für Maklerbüros und Maklervertriebe, die mehr Zeit mit Terminabstimmung und Unterlagenversand verbringen als mit Beratung. Auch kleine Maklerbüros nutzen es, wenn sie ohne zusätzliche Abos für Terminbuchung und Signatur auskommen wollen.

Was kostet es?

Starter 149 €/Monat mit 3 Nutzern, Pro 299 €/Monat mit 10 Nutzern inklusive Online-Buchung, E-Signatur und eigenem Branding. Jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt.

Wie unterscheidet es sich von einzelnen Tools?

Wer Kontaktverwaltung, Terminbuchung, Signatur und Dokumentenablage getrennt einkauft, gleicht die Daten dauerhaft von Hand ab. In Inscalia liegen diese Funktionen im selben Datensatz, sodass ein gebuchter Termin sofort ein Kontakt mit Vorgang ist.

Termine, die der Interessent selbst bucht

Jeder Berater bekommt eine eigene Buchungsseite mit Foto, Name und den Zeiten, die er freigibt. Der Link lässt sich in WhatsApp, E-Mail-Signatur oder Social-Profil setzen. Eine Buchung legt automatisch einen Kontakt an und ordnet ihn dem richtigen Berater zu — es gibt keinen zweiten Ort, aus dem Termine nachgetragen werden müssten. Automatische Erinnerungen vor dem Termin senken die Ausfallquote; ab dem Pro-Paket auch per SMS und WhatsApp. Für kurzfristige Absprachen gibt es zusätzlich die Sofort-Terminvergabe, die das feste Slot-Raster überspringt.

Exposés aus den Objektdaten

Das Exposé entsteht aus den Daten, die ohnehin am Objekt hängen — Kaufpreis, Fläche, Baujahr, Bilder, Lage. Du wählst die Vorlage, Inscalia setzt dein Logo und deine Farben. Ausgeben kannst du als PDF oder als teilbaren Link; der Link lässt sich mit einem Passwort schützen, was bei Objekten sinnvoll ist, die nicht offen im Netz landen sollen. Ändert sich ein Preis, zeigt der Link sofort den neuen Stand, während ein einmal versendetes PDF veraltet. Das erspart die Runde „Bitte das alte Exposé löschen".

Unterlagen an einem Ort statt in Anhängen

Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung und Kaufvertragsentwurf liegen im Datenraum des Objekts, nicht in zehn Mails. Der Zugriff ist rollenbasiert: Interessenten sehen freigegebene Dokumente, Finanzierer ihre Unterlagen, das Team alles. Wer Dokumente hochlädt, kann die KI-Auslese nutzen — sie liest Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr und Mieten aus dem PDF und befüllt die Kennzahlen. Weichen zwei Quelldokumente bei einem Wert um mehr als 10 % voneinander ab, meldet sie den Konflikt, statt sich stillschweigend für eine Zahl zu entscheiden.

Das Kundenportal

Kaufinteressenten erhalten einen eigenen Zugang mit ihren Objekten, den freigegebenen Unterlagen und dem aktuellen Stand ihres Vorgangs. Die Selbstauskunft füllt der Kunde selbst aus, statt sie am Telefon zu diktieren. Sichtbar ist, wo der Kauf gerade steht — Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin. Genau diese Transparenz nimmt die Rückfragen heraus, die sonst als „Wie ist der Stand?"-Anruf ankommen. Kunden- und Investorenzugänge belegen keinen Sitzplatz und kosten deshalb nichts extra.

Unterschreiben ohne zweites Abo

Reservierungsvereinbarungen und vergleichbare Dokumente werden in deinem Branding erzeugt und direkt am Bildschirm unterschrieben — am Handy oder am Rechner. Die Signatur wird mit Zeitpunkt dokumentiert und liegt beim Vorgang. Ein separates Signatur-Abo brauchst du dafür nicht; die E-Signatur ist ab dem Pro-Paket enthalten. Für beurkundungspflichtige Verträge bleibt der Notartermin maßgeblich. Nach der Unterschrift läuft der Vorgang automatisch in die nächste Stufe, statt auf eine manuelle Statusänderung zu warten.

Häufige Fragen

Brauche ich zusätzlich ein Terminbuchungs-Tool?

Nein. Persönliche Buchungsseite, Kalender-Synchronisation und automatische Erinnerungen sind ab dem Pro-Paket enthalten; gebuchte Termine legen den Kontakt direkt an.

Kann ich ein Exposé passwortgeschützt teilen?

Ja. Der Exposé-Link lässt sich mit einem Passwort versehen. Der Empfänger sieht immer den aktuellen Stand, ohne dass du ein neues PDF versendest.

Was passiert bei widersprüchlichen Angaben in den Unterlagen?

Weichen zwei Quelldokumente bei einem Wert um mehr als 10 % ab, markiert die KI-Auslese den Konflikt zur Prüfung. Jeder Wert bleibt manuell editierbar.

Kostet ein Kundenzugang extra?

Nein. Kunden- und Investorenzugänge belegen keinen Sitzplatz. Kostenpflichtig sind nur Arbeitsplätze im Team.

Wie lege ich eine Finanzierung an?

Im Kaufprozess der Einheit wechselst du auf die Stufe Finanzierung und hinterlegst dort die Angaben. Finanzierer erhalten einen eigenen Zugang — fünf sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat.

Gibt es eine Testphase?

14 Tage. Eine Zahlungsmethode wird zu Beginn hinterlegt, abgebucht wird erst nach Ablauf. Kündigst du innerhalb der Testphase, fällt auch die Setup-Gebühr nicht an.

Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. — Quelle: inscalia.de/pricing

Stand dieser Textfassung: 13.09.2026