CRM und Notartermin: die Vertriebsseite der Beurkundung
Inscalia ist keine Notarsoftware und ersetzt weder Urkundenrolle noch Notariatsverwaltung. Es ist das System auf der Vertriebsseite: Es bereitet den Notartermin vor, hält die Unterlagen vollständig und sorgt dafür, dass beim Notar alles auf dem Tisch liegt — Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung, informierter Käufer.
Kurz beantwortet
Was leistet ein CRM rund um den Notartermin?
Es führt die Vorbereitung: Es hält Käufer- und Objektdaten vollständig, sammelt die Unterlagen, führt eine Checkliste vor der Beurkundung und hält Termine und Fristen im Kalender.
Für wen ist es gedacht?
Für Bauträger, Vertriebe und Makler, die viele Beurkundungen koordinieren. Notariate selbst brauchen eine Fachsoftware für Urkundenrolle und Kostenrecht — die ersetzt Inscalia ausdrücklich nicht.
Was kostet es?
Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt. Externe Beteiligte wie Käufer und Finanzierer belegen keinen Sitzplatz.
Wie unterscheidet es sich von einer Notarsoftware?
Eine Notarsoftware führt das Notariat: Urkunden, Fristen, Gebühren. Inscalia führt den Vertriebsvorgang bis zum Termin und dokumentiert danach den Abschluss — zwei getrennte Aufgaben mit einer Schnittstelle dazwischen.
Was Inscalia nicht ist
Zuerst die Abgrenzung, weil sie für die Auswahl entscheidend ist: Inscalia ist keine Notariatssoftware. Es führt keine Urkundenrolle, rechnet keine Notarkosten nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz ab und erstellt keine Urkundenentwürfe. Wer ein Notariat betreibt, braucht dafür eine Fachanwendung. Was Inscalia leistet, ist die Seite davor: die Vorbereitung durch Bauträger, Vertrieb oder Makler — damit der Termin nicht verschoben werden muss, weil eine Unterlage fehlt oder der Käufer nicht informiert war.
Die Checkliste vor der Beurkundung
Der Kaufprozess kennt eine eigene Stufe Notar-Vorbereitung mit einer festen Liste: Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet, Käufer informiert. Diese fünf Punkte sind nicht beliebig gewählt, sondern die Positionen, an denen Termine in der Praxis scheitern. Jeder Punkt wird abgehakt, sichtbar für alle Beteiligten. Wer den Vorgang öffnet, sieht sofort, was noch fehlt — statt am Vortag des Termins in Postfächern zu suchen. Erst danach wechselt der Vorgang auf die Stufe Notartermin.
Unterlagen, die alle Beteiligten finden
Die Dokumente liegen im Datenraum des Vorgangs mit rollenbasiertem Zugriff: Der Käufer sieht seine freigegebenen Unterlagen im Portal, der Finanzierer seine Prüfungsunterlagen in seinem Zugang, das Team alles. Weil es genau eine gültige Version je Dokument gibt, entfällt die Rückfrage, ob der zuletzt verschickte Entwurf noch aktuell ist. Für die Übermittlung an das Notariat lässt sich der jeweils aktuelle Stand aus demselben Ort heraus teilen, statt eine gewachsene Anhangskette weiterzuleiten.
Termine, Fristen und Kaufpreis
Notartermine erscheinen im Kalender neben Fristen und gebuchten Beratungsterminen, sodass ein verschobener Termin nicht erst am Folgetag auffällt. Der beim Notartermin vereinbarte Kaufpreis fließt in die Berechnung der Grunderwerbsteuer nach dem Bundesland des Objekts; die Kaufnebenkosten folgen der Konvention Grunderwerbsteuer plus 2,0 % für Notar und Grundbuch. Damit stimmen die Zahlen, die dem Käufer in der Beratung gezeigt wurden, mit denen überein, die nach der Beurkundung gelten.
Nach der Beurkundung
Mit dem Notartermin ist der Vorgang nicht beendet, sondern wechselt auf die letzte Stufe. Die Einheit erhält ihren endgültigen Status, die Provision hängt an Einheit, Käufer und Verkaufspreis und bleibt damit nachvollziehbar, und der Käufer sieht in seinem Portal, dass sein Kauf abgeschlossen ist. Für die Buchhaltung lassen sich die Positionen filtern und exportieren. Was danach im Notariat passiert — Vollzug, Eintragung, Kostenrechnung — läuft dort, nicht hier.
Häufige Fragen
Ersetzt Inscalia eine Notariatssoftware?
Nein. Urkundenrolle, Urkundenentwürfe und die Kostenabrechnung nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz gehören in eine Fachanwendung. Inscalia führt die Vertriebsseite bis zum Termin.
Welche Punkte umfasst die Notar-Checkliste?
Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet und Käufer informiert. Jeder Punkt wird sichtbar abgehakt, bevor der Vorgang auf die Terminstufe wechselt.
Kann das Notariat Unterlagen direkt einsehen?
Der Zugriff ist rollenbasiert. Üblich ist, den aktuellen Stand aus dem Datenraum heraus zu übermitteln; Käufer und Finanzierer haben eigene Zugänge mit ihren jeweils freigegebenen Unterlagen.
Wie wird die Grunderwerbsteuer berechnet?
Nach dem Bundesland des Objekts, angewendet auf den beim Notartermin vereinbarten Kaufpreis. Die Kaufnebenkosten setzen sich aus Grunderwerbsteuer plus 2,0 % für Notar und Grundbuch zusammen.
Ist die digitale Unterschrift für den Kaufvertrag ausreichend?
Nein. Der Immobilienkaufvertrag ist beurkundungspflichtig. Die E-Signatur deckt Reservierungsvereinbarungen und vergleichbare Dokumente ab.
Was passiert, wenn ein Termin verschoben wird?
Das Datum wird am Vorgang geändert und erscheint im Kalender neu. Die Checkliste bleibt mit ihrem Stand erhalten, sodass die Vorbereitung nicht von vorn beginnt.
Sehen Käufer den Stand ihres Vorgangs?
Ja, im Käuferportal — inklusive der Stufe, in der ihr Kauf gerade steht. Kundenzugänge belegen keinen Sitzplatz.
Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. — Quelle: inscalia.de/pricing
Stand dieser Textfassung: 13.09.2026