Immobilienvertrieb-Software: ein System von der Anfrage bis zum Notar

Inscalia ist eine Vertriebsplattform für Immobilien: Pipeline, Exposés, Termine, Reservierung mit digitaler Unterschrift, Käufer- und Finanziererportal sowie Provisionen liegen in einem System. Der Zweck ist kein größerer Funktionsumfang, sondern weniger Übergaben zwischen Werkzeugen.

Kurz beantwortet

Was ist eine Immobilienvertrieb-Software?

Software, die den Verkaufsprozess einer Immobilie abbildet — nicht nur die Kontakte dazu. Sie kennt Objekte und Einheiten, Reservierungen, Finanzierungen, Notartermine und Provisionen und führt sie als zusammenhängenden Vorgang.

Für wen ist sie gedacht?

Für Bauträger, Immobilienvertriebe und Makler, die mehrere Vorgänge parallel führen. Die Grenze verläuft nicht bei der Firmengröße, sondern dort, wo Kaufvertrag, Exposé und Grundriss an drei verschiedenen Orten liegen.

Was kostet sie?

Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar.

Wie unterscheidet sie sich von einer Werkzeugsammlung?

CRM, Terminbuchung, Signatur und Dokumentenablage einzeln zu betreiben funktioniert — bis die Daten auseinanderlaufen. In einer Plattform hängt der gebuchte Termin am selben Datensatz wie die unterschriebene Reservierung und die abgerechnete Provision.

Das eigentliche Problem: verteilte Unterlagen

Kaufvertrag in der Cloud, Exposé im Postfach, Grundriss irgendwo auf dem Rechner — und der Kunde wartet drei Tage auf eine Antwort, die eigentlich in drei Minuten möglich wäre. Der Zeitverlust entsteht nicht beim Verkaufen, sondern beim Suchen und beim Abgleichen von Ständen. Eine Vertriebsplattform löst zuerst dieses Problem: Jede Unterlage, jede Berechnung und jeder Termin hängt an der Einheit, um die es geht. Wer den Vorgang öffnet, sieht alles, was dazugehört — inklusive der Frage, was als Nächstes ansteht und wer dafür zuständig ist.

Pipeline und Kaufprozess

Die Vertriebspipeline ist ein Kanban-Board mit konfigurierbaren Stufen; jede Karte ist eine Einheit mit Käufer, Kaufpreis und zuständigem Berater. Darunter liegt der Kaufprozess mit sechs festen Stufen: Interesse, Reservierung, Finanzierung, Notar-Vorbereitung, Notartermin, Abgeschlossen. Jede Stufe hat eigene Felder, Aufgaben und Fristen. Die Notar-Vorbereitung führt eine feste Liste mit — Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet, Käufer informiert. So scheitert kein Abschluss an einem vergessenen Dokument, sondern wird sichtbar, bevor der Termin steht.

Dokumente, Exposés und KI-Auslese

Unterlagen liegen im Datenraum der Einheit mit rollenbasiertem Zugriff. Aus PDF-Dokumenten liest die KI Kaufpreis, Wohnfläche, Baujahr und Mieten heraus, versieht jeden Wert mit einem Sicherheitswert und markiert unsichere Werte zur Prüfung. Bei Abweichungen über 10 % zwischen zwei Quelldokumenten meldet sie den Konflikt. Aus denselben Daten entsteht das Exposé — als PDF oder als teilbarer, passwortgeschützter Link in deinem Branding. Ändert sich der Kaufpreis, ändert sich der Link mit.

Termine, Telefonie und Nachrichten

Jeder Berater hat eine eigene Buchungsseite; eine Buchung legt den Kontakt an und ordnet ihn zu. Automatische Erinnerungen laufen ab dem Pro-Paket auch per SMS und WhatsApp. Die Telefonie ist Teil der Plattform: Kontakte lassen sich direkt aus der Liste anrufen, Gespräche werden protokolliert und zusammengefasst. Automatisierte Nachrichten lösen ausschließlich bei eingehenden Leads aus, die sich selbst gemeldet haben — Import und Handanlage lösen bewusst nichts aus. Das ist keine technische Einschränkung, sondern eine Vorgabe aus dem Wettbewerbsrecht.

Portale für Käufer, Partner und Finanzierer

Käufer sehen in ihrem Portal ihre Unterlagen, ihre Berechnung und den Stand ihres Vorgangs und füllen die Selbstauskunft selbst aus. Finanzierer erhalten einen eigenen Zugang mit den Unterlagen, die sie für die Prüfung brauchen — fünf Zugänge sind enthalten, jeder weitere kostet 9 €/Monat. Vertriebspartner arbeiten in einer eigenen Organisation unterhalb deiner Struktur und belegen keinen Sitzplatz. Keiner dieser drei Zugänge kostet einen Arbeitsplatz; bezahlt werden nur Nutzer, die tatsächlich im Vertrieb arbeiten.

Datenschutz und Betrieb

Die Daten liegen auf europäischen Servern und sind je Organisation getrennt; wer welche Kunden und Objekte sieht, steuern Rollen und Rechte. Für den Umstieg gibt es Importe: bis zu 10.000 Kontakte je Durchgang, bis zu 500 Zeilen für Objekte und Deals, dazu OpenImmo-XML mit bis zu 500 Objekten. Vor dem Schreiben zeigt jeder Import eine Vorschau mit erkannten Spalten und Problemzeilen. So lässt sich der Wechsel in Etappen planen, statt an einem Wochenende alles gleichzeitig zu bewegen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Einrichtung?

Die Registrierung und die ersten Objekte sind in kurzer Zeit erledigt; realistisch planst du für Import, Rollen und Branding einen halben bis ganzen Arbeitstag ein. Zum Start gehört ein persönliches Onboarding.

Muss ich für die Testphase eine Zahlungsmethode hinterlegen?

Ja. Die 14 Tage starten mit hinterlegter Karte oder PayPal, abgebucht wird erst danach. Bei Kündigung innerhalb der Testphase entstehen keine Kosten, auch keine Setup-Gebühr.

Wie wird die Setup-Gebühr abgerechnet?

Einmalig, separat per Rechnung und Überweisung — nie automatisch über die Karte. Sie fällt erst nach der Testphase an und wird bei Vertragsverlängerung nicht erneut erhoben.

Kann ich Daten aus meinem bisherigen System übernehmen?

Ja, über CSV-, Excel- und OpenImmo-Import. Kontakte bis 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals bis 500 Zeilen. Die Vorschau zeigt vor dem Schreiben, welche Spalten erkannt wurden.

Brauche ich zusätzlich Tools für Termine und Signatur?

Nein. Buchungsseite mit Erinnerungen und die digitale Signatur sind ab dem Pro-Paket enthalten. Beurkundungspflichtige Verträge bleiben beim Notar.

Gibt es eine Schnittstelle?

Ab dem Pro-Paket stehen API, Webhooks sowie Anbindungen an Zapier und Make zur Verfügung. Objektdaten lassen sich zusätzlich über OpenImmo austauschen.

Läuft die Plattform auch mobil?

Ja, die Oberfläche ist für Telefon und Tablet ausgelegt; zusätzlich gibt es Apps. Funktionen werden mobil angepasst statt abgeschaltet.

Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. — Quelle: inscalia.de/pricing

Stand dieser Textfassung: 13.09.2026