onOffice-Alternative: worauf es beim Wechsel ankommt

onOffice ist eine Marke der onOffice GmbH. Diese Seite beschreibt neutral, welche Anforderungen bei der Auswahl einer Vertriebssoftware den Ausschlag geben, und wie Inscalia sie abbildet — ohne Aussagen über den Funktions- oder Preisumfang anderer Anbieter.

Kurz beantwortet

Was ist onOffice?

onOffice ist eine Maklersoftware der onOffice GmbH. Zum aktuellen Funktions- und Preisumfang äußern wir uns nicht, weil wir ihn nicht belegen können (Stand: 13.09.2026).

Für wen ist Inscalia eine Alternative?

Für Vertriebe, Bauträger und Makler im Neubau- und Kapitalanlagegeschäft, die den Kaufprozess je Einheit führen und Reservierung, Unterschrift und Provision im selben System brauchen.

Was kostet Inscalia?

Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache; jeder weitere Nutzer 49 €/Monat, netto zzgl. USt. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar.

Worauf kommt es beim Wechsel am meisten an?

Die Datenübernahme und die laufenden Vorgänge. Sinnvoll ist ein Umstieg in Etappen — erst Kontakte, dann Objekte, dann offene Vorgänge — statt alles an einem Wochenende zu bewegen.

Erst den eigenen Ablauf beschreiben

Vor jedem Anbietervergleich steht die Frage, wie der eigene Vertrieb tatsächlich arbeitet: Wie kommt ein Lead herein, wer qualifiziert ihn, wie wird er einer Einheit zugeordnet, wie entsteht die Reservierung, wer bereitet den Notartermin vor, wie wird abgerechnet. Nimm den letzten abgeschlossenen Vorgang und schreibe auf, an welchen Stellen das Team die Software verlassen musste. Jede dieser Stellen kostet dauerhaft Zeit und erzeugt eine zweite Datenquelle. Diese Liste ist der eigentliche Anforderungskatalog — belastbarer als jede Funktionsübersicht.

Was Inscalia abdeckt

Inscalia führt Projekte in Einheiten mit eigenem Status, Käufer, Unterlagen und Kaufprozess. Der Prozess läuft in sechs Stufen bis zum Notartermin, mit fester Checkliste in der Vorbereitung: Grundbuchauszug, Energieausweis, Teilungserklärung, Kaufpreiszahlung vorbereitet, Käufer informiert. Dazu kommen KI-Auslese aus PDF-Unterlagen, Exposé als PDF oder geschützter Link, Buchungsseiten mit Erinnerungen, Telefonie, digitale Unterschrift ab dem Pro-Paket sowie Portale für Käufer, Investoren und Finanzierer. Provisionen hängen an der Einheit, nicht am Projekt.

Migration ohne Stillstand

Beim Wechsel zählt vor allem, welche Exportformate das bisherige System liefert. Inscalia importiert CSV und Excel — Kontakte bis 10.000 Zeilen je Durchgang, Objekte und Deals bis 500 Zeilen — sowie OpenImmo-XML mit bis zu 500 Objekten. Vor dem Schreiben zeigt jeder Import eine Vorschau mit erkannten Spalten und markierten Problemzeilen, sodass Zuordnungsfehler auffallen, bevor sie in der Datenbank stehen. Praktisch bewährt hat sich, zuerst die Kontakte zu übernehmen, dann die Objekte und zuletzt die offenen Vorgänge.

Datenschutz und automatisierte Ansprache

Die Daten liegen auf europäischen Servern, getrennt je Organisation, mit rollenbasiertem Zugriff. Für die Ansprache gilt eine harte Regel: Automatisierte Nachrichten und Workflows lösen ausschließlich bei Leads aus, die selbst Kontakt aufgenommen haben. Importierte oder handangelegte Kontakte lösen nichts aus — das ist keine technische Einschränkung, sondern folgt dem Wettbewerbsrecht, nach dem Kaltakquise ohne Einwilligung unzulässig ist. Markennamen Dritter dienen nur der Identifikation; es besteht keine Verbindung zu den Anbietern. Angaben ohne Gewähr, Stand siehe Datum.

Häufige Fragen

Steht Inscalia mit onOffice in Verbindung?

Nein. Inscalia ist ein eigenständiges Produkt und steht in keiner geschäftlichen Verbindung zur onOffice GmbH. Der Markenname dient hier nur der Identifikation.

Warum vergleicht ihr keine Funktionslisten?

Weil wir Angaben über Wettbewerber nur machen dürfen, wenn sie nachprüfbar sind. Statt fremde Funktionen zu behaupten, beschreiben wir, was Inscalia belegbar kann.

Wie übernehme ich meine Objekte?

Per OpenImmo-XML mit bis zu 500 Objekten je Durchgang oder per CSV/Excel mit bis zu 500 Zeilen. Kontakte laufen über den separaten Kontakt-Import mit bis zu 10.000 Zeilen.

Kann ich parallel testen?

Ja. Die Testphase dauert 14 Tage; viele Teams übernehmen darin zuerst die Kontakte und ein Pilotprojekt, bevor sie umstellen.

Gibt es eine Schnittstelle für eigene Anbindungen?

Ab dem Pro-Paket stehen API, Webhooks sowie Anbindungen an Zapier und Make bereit.

Was passiert mit laufenden Vorgängen?

Sie werden sinnvollerweise zuletzt übertragen, wenn Kontakte und Objekte bereits stehen. Der Kaufprozess lässt sich auf der passenden Stufe starten, statt von vorn zu beginnen.

Preis: Starter 149 €/Monat, Pro 299 €/Monat, Enterprise nach Absprache — alle Beträge netto zzgl. USt. Jeder weitere Nutzer kostet 49 €/Monat, ein Finanzierer-Zugang über die fünf enthaltenen hinaus 9 €/Monat. Im Jahrespaket sind es 17 % weniger. 14 Tage Testphase, danach monatlich kündbar. Die einmalige Setup-Gebühr wird separat per Rechnung gestellt und fällt erst nach der Testphase an. Stand: 13.09.2026. — Quelle: inscalia.de/pricing

Stand dieser Textfassung: 13.09.2026